Формирование единого корпоративного информационного пространства Докладчик: Юлия Химич

Основные цели формирование единого хранилища документов; обеспечение направления/получения документов удаленным пользователям для согласования, подписания, ознакомления, выдачи резолюции, исполнения; коллективная разработка документов.

Задачи Обеспечение «прозрачной» работы с документами удаленных предприятий; Сокращение времени доставки и обработки документов; Исключение многократной регистрации одного документа; Формирование консолидированных отчетов; Исключение дублирования экземпляров одного документа

Предлагаемое решение: технология ДОУ Унификация: классификации документации; основных процедур обработки документов; бланков документов; регистрационных номеров; маршрутов движения документов (согласования, рассылки)

Предлагаемое решение: технология ДОУ Разработка корпоративных (типовых) регламентов/инструкций; Разработка локальных регламентов/инструкций на основе корпоративных (согласно специфики каждого предприятия)

Предлагаемое решение: технология ДОУ Примеры: Категория документов 1 уровень Категория документов 2 уровень Вид, подвид документов Распорядительные1. Приказ1.1. по основной деятельности 1.2. по личному составу О приеме (восстановлении) на работу О переводе на другую работу О перемещении О предоставлении отпуска классификации документации

Предлагаемое решение: технология ДОУ Примеры: бланков документов ПРИКАЗ О начале опытно-промышленной эксплуатации корпоративной системы электронного документооборота Директор ООО «Юридическое лицо 1» М.И. Королев 15 марта 2006г. Директор ООО «Юридическое лицо 2» А.А.Денисов 15 марта 2006г ЮЛ1-0058/ЮЛ г. Москва С целью реализации проекта «Электронный документооборот» ПРИКАЗЫВАЕМ: 1. Начать в ООО «Юридическое лицо 1» и ООО «Юридическое лицо 2» опытно- промышленную эксплуатацию корпоративной системы электронного документооборота с 16 марта 2006 г. в соответствии с Программой (приложение). 2. Возложить руководство технологическим процессом электронного документооборота на начальников канцелярий Сидорову Т.Е. и Иванову А.И. 3. Возложить обязанность по организации с 16 марта 2006 г. обучения пользователей системы электронного документооборота на Директоров по персоналу. 4. Контроль исполнения приказа возложить на руководителя проекта «Электронный документооборот» А.П. Круглову. Исп.: Руководитель проекта электронный документооборот Круглова А.П., ХОЛДИНГ Проект ПП-00087

Предлагаемое решение: технология ДОУ Примеры: регистрационных номеров Код юридического лица – код подразделения – индекс – календарный год – номер по порядку ЮЛ1 – 01 – Вх – 08 –

Предлагаемое решение: Техническое решение Файловое хранилище и журналы регистрации; Система электронного документооборота; Портал; ER-система

Предлагаемое решение: технология ДОУ Пример реализации СЭД: Рисунок 1. Схема взаимосвязи серверов Документ передается только туда, где он необходим

Предлагаемое решение: технология ДОУ Пример реализации СЭД: Рисунок 2. Интерфейс выбора пользователей удаленных серверов

Предлагаемое решение: технология ДОУ Пример реализации СЭД: Рисунок 2. Интерфейс выбора удаленного предприятия (города) с целью формирования списков доступных пользователю корпоративных документов

Предлагаемое решение: технология ДОУ Пример реализации СЭД: Рисунок 3. Интерфейс журналов регистрации