Procurement rules Правила проведения закупок Joint Technical Secretariat Beneficiary Seminar Семинар для бенефициариев

What is procurement? 2 Procurement is the timely acquisition of goods, works, and services, which respects the following condition in accordance with the Article 1 and 2 of Annex IV to the Grant Contract: -the objectives of organisation are concerned; -fairness, integrity and transparency through competition; -economy and effectiveness; -best value for money; -avoid any conflicts of interest.

Что такое закупки? 3 Закупки – это своевременное приобретение товаров, работ и услуг при соблюдении следующих условий, отвечающих Статьям 1 и 2 Приложения IV к Грантовому контракту: -соответствие целям организации; -справедливость, честность и прозрачность конкуренции; -экономичность и эффективность; -оптимальный баланс цены и качества; -отсутствие конфликта интересов.

ATTENTION! 4 Project Beneficiaries and partners form Estonia and Latvia, as well as Russian Federation public entities, should follow their NATIONAL PROCUREMENT PROCEDURES and additionally follow the rules of nationality and origin set out in Article 2 of Annex IV to the Grant Contract. Russian Beneficiaries and partners that are not public entities must respect Article 1 to 7 of Annex IV to the Grant Contract. It is recommended to use PRAG (chapters 2 to 5 and templates) as a model of best international practice (Article 3 of Annex IV).

ВНИМАНИЕ! 5 Бенефициар проекта, партнеры из Латвии и Эстонии, а также российские государственные/муниципальные организации следуют своим национальным процедурам закупок, а также правилам национальной принадлежности и происхождения Статьи 2 Приложения IV к Грантовому контракту. Российские Бенефициары и партнеры, не являющиеся государственными/муниципальными организациями должны соблюдать Статьи 1-7 Приложения IV к Грантовому контракту. Рекомендуется также использовать PRAG (Главы 2-5 и формы документов) в качестве наиболее удачных международных моделей (Статья 3 Приложения IV).

Good procurement principles 1 Strict rules should be followed in each procurement procedure in order to acquire best price-quality ratio. -No discrimination – against product, services, suppliers, contractors or service providers on grounds of nationality, as long as the rules of origin and nationality are respected. -Fair competition – all tenderers must be given the same information and the same opportunities to come up with winning bids. -Clear specification – tenderers cannot complete effectively unless they know precisely the requirements of the purchaser.

Принципы «правильных» закупок 1 В каждой процедуре закупок необходимо соблюдать строгие правила для достижения лучшего соотношения цены и качества. -Отсутствие дискриминации – не должно быть дискриминации товаров, услуг, поставщиков, провайдеров по национальному признаку, как указано в правилах национальной принадлежности и происхождения. -Всем участникам тендера должна быть предоставлена одинаковая информация, и у них должны быть равные возможности для победы. -Точная спецификация – участники тендера не смогут эффективно конкурировать, если не будут точно знать требования заказчика.

Good procurement principles 2 -Effective publicity (announcement) – particularly important for publicly funded procurement where, typically the purchasers are not experts in the field. This is where use of the internet is increasingly important. For publications in the national or regional press the EU guidelines on visibility should be followed. -Adequate timescales – bidders are given sufficient time to respond to advertisements expressing an interest in the purchasers requirement, to respond to invitations to participate in the bidding and to prepare and submit their offers. (PRAG: 60 days for Supplies and 90 days for Works in international tenders, 30 for Supplies and 60 for Works in local tenders)

Принципы «правильных» закупок 2 -Эффективная реклама (объявление тендера) – тендерный процесс вряд ли будет успешным, если потенциальные участники не услышат о его требованиях. Это особенно важно для государственных закупок, где обычно покупатель не является специалистом в данной отрасли. Особо важен здесь играет Интернет. В публикациях в национальной или региональной прессе необходимо соблюдать принципы ЕС в отношении визуализации. -Адекватные временные рамки – участникам даётся достаточное время ответить на объявление тендера, заявить о своем участии, подготовить и подать свою заявку с предложением. (PRAG: 60 дней для поставок и 90 дней для работ в международных тендерах, 30 дней для поставок и 60 дней для работ в местных тендерах)

Good procurement principles 3 -Use of relevant objective criteria – it is crucial that the criteria used for the elimination of unsuitable candidates, the selection of participants in contract award procedures and the award of contracts on the basis of the offer(s) economically most advantageous to the purchaser are both objective and relevant to the requirement. -Adequate records - it is essential to be able to justify decisions later on if there are any challenges or doubts about the decisions that were made.

Принципы «правильных» закупок 3 -Использование объективных и уместных критериев – важно, чтобы критерии для отсева несоответствующих участников, отбора участников тендера и определения победителя на экономически наиболее выгодных для покупателя условиях были объективными и соответствующими требованиям. -Адекватный учет – необходимо быть способным обосновать принятые решения позже, если возникнут проблемы или сомнения в отношении принятых решений.

General rules of procurement Every procurement procedure should follow two selection criteria: -the eligibility check of the tenderer or candidate to take part in the procure needs to be carried out in order to identify possible grounds for exclusion in advance; -criteria for assessing its financial, economic, technical and professional capacity.

Общие правила закупок В каждой процедуре закупок следует соблюдать 2 правила отбора : -участники или кандидаты на участие проверяются с точки зрения соответствия требованиям, чтобы заранее определить возможные причины отсева ; -вырабатываются критерии оценки их финансового, экономического, технического и профессионального уровня.

Basic steps in procurement -Development of Procurement Plan; -Development of technical specification or Terms of Reference (if nessesary); -The Call Forwarding / Publication/ Request for offers; -Receiving tenders from potential suppliers/ service providers/ contractors; -Making the decision on the offers; -Notification of the decision to the responsible bodies and possible contractors; -Document issued by the responsible authority/authorities confirming that procurement documentation is in compliance with the requirements set in the national legislation (if applicable); -Contract procedure with the winner of the procurement.

Основные шаги в процессе закупок -разработка плана закупок; -разработка технической спецификации или технического задания (если требуется); -рассылка / публикация объявления о тендере (приглашения к тендеру); -прием заявок от потенциальных поставщиков / провайдеров / подрядчиков; -принятие решения по поданным заявкам; -уведомление о решении уполномоченных лиц и кандидатов; -уполномоченный орган издает акт, подтверждающий, что отобранный победитель соответствует требованиям национального законодательства (если требуется); -заключение контракта с победителем.

Types of contracts 16 Service contracts: -Studies: identification and preparation of projects, feasibility studies, economic and market studies, technical studies, evaluations and audits -Technical assistance: advisory role, to manage or supervise a project, or to provide the experts specified in the contract Supply contracts: -Purchase, leasing, rental or hire (with or without option to buy) of equipment -A contract for the supply of equipment and, incidentally, for installation Works contract: -The execution, or both the execution and design, of works -Outcome of building or civil engineering works

Виды контрактов 17 Контракты на предоставление услуг: -Исследования: определение и подготовка проектов, технико- экономических обоснований, исследований экономики и рынка, технических исследований, оценка и аудит -Техническая помощь: консультации по управлению проектами и надзору или предоставление услуг экспертов, указанных в контракте Контракты на поставки: -Покупка, лизинг, аренда (с или без возможности покупки) оборудования -Контракт на поставки оборудования и, среди прочего, для установки Контракты на выполнение работ: -Выполнение либо проектирование и выполнение работ -Прямые результаты строительства или строительные работы

Mixed contracts 18 Mixed (hybrid) contracts (PRAG Article 2.4.9): -Contract between the Beneficiary or partner and a service provider, supplier or construction firm covering two or more of the following: works, supplies and services. -Beneficiary or partner determines the procurement procedure to be used depending on which of the components (works, supplies or services) prevails. This assessment must be made on the basis of: - the value, and - the strategic importance of each component relative to the contract as a whole.

Смешанные контракты 19 Смешанные (гибридные) контракты (статья PRAG): -Контракт между бенефициарием или партнёром и поставщиком услуг, поставщиком и строительным предприятием, который охватывает два или более из следующих понятий работы, поставки и услуги. -Бенефициарий или партнёр определяет правила закупок, которые будут использоваться в зависимости от того, какие составляющие (работы, поставки или услуги) доминируют. Эта оценка должна осуществляться на основании: - стоимости и - стратегической важности каждой составляющей по отношению к контракту как единому целому.

Thresholds for procedures- overview 20 SERVICES 200,000 Internation al restricted tender procedure 10,000 Competitive negotiated procedure 10,000 Single tender SUPPLIES 150,000 Internation al open tender procedure < 150,000 but 60,000 Local open tender procedure 10,000 Competitive negotiated procedure WORKS 5,000,000 Internation al open tender procedure < 5,000,000 but 300,000 Local open tender procedure 10,000 Competitive negotiated procedure

Пороги процедур - обзор 21 УСЛУГИ 200,000 Правила между- народного ограниченно го тендера 10,000 Процедура конкурентных переговоров 10,000 Единичный тендер ПОСТАВКИ 150,000 Процедура открытого междуна- родного тендера < 150,000 но 60,000 Процедура открытого местного тендера 10,000 Процедура конкурентны х переговоров РАБОТЫ 5,000,000 Процедура открытого междуна- родного тендера < 5,000,000 но 300,000 Процедура открытого местного тендера 10,000 Процедура конкурентны х переговоров

Rules of Nationality and Origin ALL Beneficiaries and partners have to follow rules of nationality and origin include in Article 2 of Annex IV of the Grant Contract Procurement by grant Beneficiaries in the context of European Union external actions, even though they can follow national procurement rules as provided for under Article 8.2 of Annex IV. Project partners from Russia should follow the rules set in the Article 4.8 of the Agreement between the Government of Russian Federation and the European Community on financing and implementing the Cross Border Cooperation programme "Estonia - Latvia - Russia".

Правила национальной принадлежности и происхождения Все бенефициары и партнеры должны соблюдать правила национальной принадлежности и происхождения Статьи 2 Приложения IV Грантового контракта «Закупки бенефициаров грантов в контексте внешних акций ЕС», даже если они могут следовать национальным правилам закупок, как указано в Статье 8.2 Приложения IV. Партнеры из Российской Федерации должны следовать правилам Статьи 4.8 Соглашения Российской Федерации и Европейского Союза о финансировании и реализации Программы приграничного сотрудничества «Эстония – Латвия – Россия».

Nationality and Origin Rules eligible countries. Annex IV: award of procurement contracts is open to all natural and legal persons of EU Member States and : - ENPI countries: Algeria, Armenia, Azerbaijan, Belarus, Egypt, Georgia, Israel, Jordan, Lebanon, Libya, Moldova, Morocco, Palestinian Authority of the West Bank and Gaza Strip, Russian Federation, Syria, Tunisia, Ukraine - IPA countries (pre-accession): Croatia, The former Yugoslav Republic of Macedonia, Turkey, Albania, Bosnia, Montenegro, Serbia, including Kosovo - EEA Member States: Iceland, Liechtenstein, Norway - International Organisations

Правила национальной принадлежности и происхождения – приемлемые страны. Приложение IV: участие в контрактах на закупки открыто для всех физических и юридических лиц из стран-членов ЕС и : - Страны Программы ЕИСП: Алжир, Армения, Азербайджан, Беларусь, Египет, Грузия, Израиль, Иордания, Ливан, Ливия, Молдова, Марокко, Палестинские территории Западный берег и сектор Газа, Российская Федерация, Сирия, Тунис, Украина. - Страны-бенефициары Инструмента по вступлению в ЕС: Хорватия, бывшая югославская республика Македония, Турция, Албания, Босния, Черногория, Сербия, включая Косово. -Государства-члены Европейской экономической зоны: Исландия, Лихтенштейн, Норвегия -Международные организации

Rules of Nationality 26 The national rules of nationality and origin of the co-financing Member State can be applied under the following conditions: -the national rules in question do not restrict the conditions of eligibility and origin as defined in Article 21.1 of the ENPI Regulation [Regulation (EC) No 1638/2006]; -the project in question is co-financed by a public entity in an EU Member State. Evidence of this co-financing is to be submitted by the JMA to the Commission upon request. Application of national rules of nationality and origin

Rules of Nationality 27 - Tenderers must state, in the tender, the country of which they are nationals by presenting the usual proof of nationality under their national legislation. - This rule does not apply to experts proposed by service providers taking part in tender procedures or service contracts financed by the grant. - All countries mentioned in previous slide are acceptable, REGARDLESS OF THE PROGRAMME ELIGIBLE AREA! Rules of Nationality

28 - Участники тендера должны указать в своей заявке свою страну, предоставив принятые национальным законодательством документы о национальности. -Это правило не действует в отношении экспертов, предлагаемых провайдерами услуг, которые участвуют в тендерах по гранту. - Все страны, упомянутые в предыдущем слайде, приемлемы, БЕЗ ОГЛЯДКИ НА ТЕРРИТОРИЮ ОХВАТА ПРОГРАММЫ! Правила национальной принадлежности

29 ENPI Regulation 1638/2006 art. 21.6: ALL supplies and materials purchased under contracts financed shall originate in a EU Member State or ENPI, IPA, EEA country (previous slide) - Includes the materials to be used for the construction - Does not apply to Contractors equipment to be used during the construction - Contractors must present proof of origin no later than when the first invoice is presented, for equipment and vehicles of a unit cost on purchase of more than The certificate of origin must be made out by the competent authorities of the country of origin of the supplies (Chamber of commerce…) and must comply with the rules laid down by the relevant EC legislation (see next slide). Rules of Origin

30 Регламент ЕИСП 1638/2006 ст. 21.6: Все поставки и закупки материалов оборудование и транспортные средства по Грантовому контракту должны иметь страной происхождения одно из вышеперечисленных государств должны происходить из стран-членоа ЕС или ЕИСП, стран-бенефициаров Инструмента по вступлению в ЕС, государств Европейской экономической зоны (предыдущий слайд) - Включать материалы для использования в строительстве - Не касается оборудования подрядчика, которое будет использоваться при строительстве - Подрядчики должны представить подтверждение происхождения не позже представления первого счета, для оборудования и машин при цене за единицу – при покупке на сумму свыше Сертификат происхождения должен быть выдан компетентным органом власти страны происхождения поставок (Торговая палата…) и должен отвечать правилам соответствующего законодательства ЕС (см. следующий слайд). Правила происхождения

31 The term origin is the economic nationality of goods in international trade and is defined in the relevant EC legislation on rules of origin for customs purposes (Customs Code, Council Regulation 2913/1992): - Goods originating in a country shall be those wholly obtained or produced in that country (Article 23) - Goods whose production involved more than one country shall be deemed to originate in the country where they underwent their last, substantial, economically justified processing or working in an undertaking equipped for that purpose and resulting in the manufacture of a new product or representing an important stage of manufacture (Article 24) Rules of origin, customs

32 Термин происхождение является «экономической национальностью» товаров в международной торговле и определен в соответствующем законодательстве ЕС о правилах происхождения для таможенных процедур (Таможенный кодекс, Регламент Совета 2913/1992): - Страной происхождения считается та, где товар был получен или полностью произведен (ст. 23) - Если товар производился в нескольких странах, страной происхождения считается та, где произошло последнее, значительное, экономически оправданное изменение или переработка товара на специально для этих целей установленном оборудовании и с получением нового продукта или представляющем важный этап в создании продукта. (ст. 24) Правила происхождения, таможня

Exceptions may be justified by: - Unavailability of products and services in the markets of the countries concerned - For reasons of extreme urgency - If the eligibility rule were to make the realisation of a project, a programme or an action impossible or exceedingly difficult - NOT applicable just because a product of ineligible origin is cheaper than the EU or local product! - By derogation only (request to JTS/JMA) 33 Nationality and origin, exceptions

Исключения могут быть оправданы из-за: - Отсутствия продукции и услуг на рынках охваченных стран - По причине неотложной срочности - Если правило приемлемости приводило к невозможности или чрезмерной сложности осуществления Программы или проекта - Не применяется если продукт неприемлемого происхождения дешевле продукта ЕС или местного продукта! - При частичной отмене (запрос в СТС/СОУ) 34 Национальная принадлежность: исключения

-Follow national procurement procedures rules (consult with the national office of Procurement) -If national rules not for you, follow PRAG, as a model of best international practise (Article 3 of Annex IV) -Follow the rules of nationality and origin -The contract must be awarded to the most economically advantageous tender in accordance with the principles of transparency, fair competition for potential contactors, and taking care of avoiding any conflict of interest. 35 Important

Выполняйте национальные правила по закупкаv (консультируйтесь с национальным офисом по закупкам) -Если национальные правила не распространяются на вас, следуйте PRAG, как модели самой лучшей международной практики (ст. 3 приложения IV) -Выполняйте правила национальной принадлежности и происхождения -Контракт должен быть предоставлен подавшему наиболее экономически выгодное предложение в соответствии с принципами прозрачности, честной конкуренции потенциальных исполнителей, заботясь о том, чтобы избежать конфликта интересов. 36 ВАЖНО

Programmas nākotne.. 37 Thanks for attention! Спасибо за внимание!