Тема 8. Морфологические и синтаксические особенности текстов служебных документов Документная лингвистика Документоведение и документационное обеспечение управлением Управление персоналом ИСМД, кафедра культурологии Чулкова Светлана Борисовна

СОДЕРЖАНИЕ 2 1. Ключевые понятия 2. Учебный материал 1) Понятие грамматической нормы 2) Употребление имен существительных 3) Употребление числительных 4) Употребление личных местоимений 5) Синтаксис простого и сложного предложения в текстах документов 6) Стандартный (нейтральный) порядок слов и инверсия 7) Использование причастных и деепричастных оборотов 3. Вопросы для самопроверки 4. Рекомендуемая литература

КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ 3 грамматическая норма грамматическое управление части речи существительные числительные личные местоимения склонение синонимия синтаксис порядок слов причастные и деепричастные обороты простое и сложное предложения

Грамматические нормы делятся на словообразовательные, морфологические и синтаксические. Грамматическая система, как известно, обладает относительно большой устойчивостью и слабой восприимчивостью к влиянию социальных факторов. Литературные нормы на грамматическом уровне, по сравнению с нормами на других уровнях языковой системы, легче поддаются регламентации; они обстоятельно изучены и кодифицированы. Нормированность речи - это ее соответствие литературно-языковому идеалу.

Грамматические нормы Немало колебаний и затруднений в области морфологии вызывает образование и употребление различных грамматических категорий и форм имен существительных, прилагательных, числительных, местоимений и глаголов. Колебания в грамматическом роде имен существительных. Равноценных нормативных родовых вариантов в современном русском языке немного: скирд - скирда, эполет - эполета, унт - унта и др. Некоторые из них различаются степенью употребительности: вольер вольера, арабеск арабеска, клипс - клипса, идиом - идиома, перифраз перифраза (чаще употребляются формы женского рода), жираф - жирафа, бутс - бутса, лангуст - лангуста (чаще мужского рода).

Грамматические нормы В предложном падеже единственного числа у существительных мужского рода основным являемся окончание -е. Вариантное окончание -у возможно лишь и сочетаниях с предлогами в и на в обстоятельственном значении места, реже состояния или времени действия: в цеху, в снегу, на берегу. Затруднения обычно возникают в употреблении имен существительных, одинаково легко принимающих флексию -е и флексию -у: в отпуске/у, в цехе/у, в аэропорте/у и др. Литературная норма в данном случае допускает обе формы, однако они дифференцируются стилистически. Так, формы в цехе, в отпуске имеют нейтральную окраску, а в цеху, в отпуску разговорную; формы на береге, на бале, в саде, в стоге, на борте, на шкафе и т.п. носят оттенок устарелости.

Синонимия полных и кратких форм прилагательных Полные и краткие формы качественных прилагательных могут быть синонимичными лишь в предикативной функции. Данные формы различаются стилистически: краткие носят книжный характер, полные разговорный или нейтральный. Кроме того, для краткой формы характерен оттенок категоричности, для полной смягченности: он смелый (справедливый, глупый и т.д.) он смел (справедлив, глуп).

Ошибки в образовании и употреблении форм имен прилагательных Формы имен прилагательных характеризуются богатой системой синонимических соответствий: синонимия простых (синтетических) и сложных (аналитических) форм сравнительной и превосходной степеней сравнения (глубже более глубокий, глубочайший самый глубокий глубже всех наиболее глубокий); притяжательных прилагательных и форм косвенных падежей существительных (варенье из малины малиновое варенье, ветер с севера северный ветер, книга брата братова книга); синонимия притяжательных прилагательных, различающихся суффиксами (отцов отцовский, мужний мужнин, соколиный соколий, вражий вражеский).

Формы сравнительной степени Распространенными ошибками является образование: 1) сравнительной и превосходной степеней сравнения путем соединения аналитической и синтетической форм: более сильнее, самый сильнейший; 2) плеонастических сочетаний типа несколько поподробнее (форма поподробнее имеет значение 'несколько, немного'); 3) форм сравнительной степени от относительных прилагательных: более синонимический ряд, более разговорный вариант. Такие формы допускаются в произведениях художественной литературы, где их употребление стилистически мотивировано: Мы хороним самого земного изо всех прошедших на земле людей (В. Маяковский); В такой непроглядный вьюжный вечер успех решался не тем, кто железней или метче, а удачливей кто (Л. Леонов); 4) форм превосходной степени путем присоединения к прилагательным в форме положительной степени приставки нам-: наивыгодный, наиприятный.

Употребление числительных При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на один, сказуемое ставится в форму единственного числа: В 1996 г. на предприятие был принят 31 специалист. При подлежащем, имеющем в составе числительные два, три, четыре, двое, трое, четверо и более, сказуемое ставится в форму как единственного, так и множественного числа.

Употребление числительных Подлежащее со словами большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также с отрицательными и неопределенными местоимениями согласуется со сказуемым в форме единственного числа (грамматическое согласование) и в форме множественного числа (согласование по смыслу). Большинство высказалось против. Ряд поправок к закону был принят. Но: Большинство зрителей заранее заняли отведенные для них места.

Употребление числительных При противопоставлении однородных членов, выраженных существительным в единственном числе, с использованием противительных союзов (а, но и др.), а также союзов не только, но и; не столько, сколько сказуемое ставится в форму единственного числа: В этом случае действует не инструкция, а постановление. Вам был выслан не отдельный сборник, а комплект документов. При повторяющемся соединительном союзе и, да сказуемое ставится в форме множественного числа: И тот и другой способны на это. Если перед однородными подлежащими повторяются слова весь, каждый, любой, никакой, сказуемое стоит в форме единственного числа: Каждая справка, каждый протокол был взят на контроль.

Морфологические признаки официально-делового стиля речи 13 К морфологическим признакам данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов). В их числе следующие: 1) существительные – названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель); 2) существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова); 3) отглагольные существительные с частицей не- (лишение, несоблюдение, непризнание); 4) производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

Морфологические признаки официально-делового стиля речи 5) инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь); Это вызвано целевой установкой большинства официально-деловых документов. 6) глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф…). 7) сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально- технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п.). 8) Преобладание имени существительного над местоимением. Имя существительное во избежание неточностей не заменяется местоимением и повторяется даже в рядом стоящих предложениях.

Морфологические признаки официально-делового стиля речи 9) Явное преобладание существительного над другими частями речи; расщепление глагола на сочетание "глагол + существительное" портить наносить ущерб; предлагать вносить предложение; помогать оказывать помощь, содействие; мешать оказывать противодействие; поддерживать оказывать поддержку оплачивать производить оплату. Употребление сложных отыменных предлогов: в целях, в отношении, за счет, ввиду, во избежание, в силу, в течение, в продолжение, в связи с …, по мере, в отличие от …, в соответствии и др. (сравни: в целях подготовки – чтобы подготовить, для подготовки; в силу нарушения – из-за нарушения). Например: "Государственная налоговая служба была создана в целях контроля за соблюдением налогового законодательства. Главное управление налоговых расследований было создано в соответствии с Законом РФ от 2 июля 1992 года".

Синтаксические признаки официально-делового стиля 1) употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8–10), например: … штрафы в качестве меры адми- нистративного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве; 2) наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время);

Синтаксические признаки официально-делового стиля 3) нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже. Например: результаты деятельности органов налоговой полиции…; 4) преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными. Например: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

Синтаксические признаки официально-делового стиля 5) Употребление словосочетаний, включающих сложные отыменные предлоги, а также предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков. Например: Все граждане России по истечении финансового года должны заполнить налоговые декларации. 6) Употребление инфинитивных конструкций со значением долженствования. Например: Налоговая полиция должна действовать строго по закону. Данные постановления должны быть доведены до сведения всех граждан.

Координация главных членов предложения Современными языковыми нормами на синтаксическом уровне допускается немало вариантных форм: ждать отпуск / отпуска, не читал книгу / книги, двое пришло / пришли и т.д. Вариантные формы рода и числа сказуемого: пять (большинство, несколько) студентов уехало / уехали; трое проголосовало / проголосовали; инженер выступил /выступила и т.д.

Координация главных членов предложения Варианты форм числа сказуемого отмечаются при подлежащем, выраженном словом или сочетанием слов со значением количества. 1. Подлежащее выражено собирательным числительным, обозначающим группу лиц: трое писало / писали; уехало /уехали пятеро. 2. Подлежащее выражено сочетанием количественного или собирательного числительного с существительным в родительном падеже, а также сочетанием слов большинство, множество, несколько с существительным в родительном падеже: пять спортсменов выступило / выступили; двое бойцов погибло / погибли; большинство артистов уехало /уехали.

Координация главных членов предложения 3. При подлежащем, выраженном сочетанием слова часть с неодушевленным существительным в родительном падеже, а также сочетанием слов много, немного, мало, немало, столько, сколько с существительным в родительном падеже, сказуемое всегда употребляется в единственном числе: Часть аудиторий отремонтирована. 4. При подлежащем, выраженном сложным существительным с первой частью пол- (пол-яблока, полкомнаты, полведра и т.д.) или сочетанием числительного полтора (полторы) с существительным, сказуемое предпочитается в форме единственного числа, а в прошедшем времени в форме среднего рода единственного числа: В субботнике участвует полгруппы; Сэкономлено полтора миллиона рублей. Но если при подлежащем есть определение во множественном числе, сказуемое употребляется во множественном числе: Кончились эти мучительные полторы недели неизвестности; Первые полчаса прошли быстро.

Координация главных членов предложения 5. Вариантные формы рода сказуемого современные литературные нормы допускают при подлежащем существительном мужского рода, называющем женщину по профессии, роду деятельности: секретарь позвонил / позвонила, технолог предложил / предложила. Сказуемое в таких случаях может употребляться и в мужском и в женском роде. Форма женского рода сказуемого обычно используется для того, чтобы подчеркнуть пол действующего лица, а также если при подлежащем есть определение или приложение в форме женского рода: Наша секретарь заболела; Операцию сделала хирург Петрова.

Расщепленное сказуемое Одно и то же действие может быть обозначено с помощью глагола (работать, участвовать, бороться, осматривать и др.) и словосочетания, состоящего из глагола и существительного в винительном падеже (проводить работу, принимать участие, вести борьбу, производить осмотр и др.). Иногда использование расщепленного сказуемого обоснованно: именно такая конструкция позволяет пишущему подчеркнуть официальный характер действия. Так, «осмотреть оборудование» может любой, кому это интересно, а «произвести осмотр» -- только специалист.

Порядок слов в предложении и инверсия Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается: Вчера получено письмо. Вчера письмо получено. Письмо получено вчера. Письмо вчера получено. Получено письмо вчера. Получено вчера письмо.

Порядок слов в предложении и инверсия Однако нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что порядком слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1 и 6 варианте акцент сделан на слове «письмо», во 2 и 4 -- на факте его получения, в 3 и 5 -- на времени получения. Кроме того, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности. Предложение 1 звучит более официально, нежели 6, хотя между ними и нет смыслового различия. Эти свойства русского синтаксиса, несомненно, требуют от человека, работающего с текстом, языкового чутья и особого внимания к построению фразы. Следует помнить, что в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, поставив ее в конец предложения -- в актуализированную позицию.

Использование деепричастных оборотов Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Деепричастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. С одной стороны, использовать его очень удобно: он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях, т.е. способствует краткости изложения. Есть правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т.е. названо действующее лицо).

Использование деепричастных оборотов Неправильно: «Проработав два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха». Правильно: «После того как он проработал два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха». Неправильно: «Изучая проблемы транспорта, нами были получены следующие результаты...». Правильно: «Изучая проблемы транспорта, мы получили следующие результаты...».

Нанизывание косвенных падежей Длинные цепи существительных в косвенных падежах (чаще всего в родительном) -- одна из ярких и весьма неприятных примет делового стиля. Причиной этого стилистического недостатка обычно бывает стремление пишущего изъясняться как можно более официально. С этой целью автор избегает глаголов, заменяя их отглагольными существительными. Неправильно: «Для выполнения требования повышения качества образования...». Правильно: «Чтобы повысить качество образования...». Неправильно: «Мы согласились с принятыми нашими коллегами решениями». Правильно: «Мы согласились с решениями, которые приняли наши коллеги».

Сложное предложение в официальном тексте Предложения, состоящие из двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов), называют сложными. Части могут соединяться с помощью союзов или только с помощью интонации. В письменном тексте части сложного предложения обычно разделяются запятой или другими знаками препинания. Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений, в особенности сложнопод- чиненных, т.е. таких, в которых одна из частей является главной, другая -- придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как письмо будет получено, мы примем меры...» и т.п.), условия («Если обязательства не будут выполнены, мы применим штрафные санкции...» и т.п.), цели («Предлагается рассмотреть вопрос на президиуме, для того чтобы выработать общую точку зрения...» и т.п.) и др.

Сложное предложение в официальном тексте Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля, как «безглагольность». Недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает речь тяжеловесной, осложняет понимание. Нередко замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением дает пишущему возможность вернуть в текст глагол, придать сообщению ясность и динамику.

Сложное предложение в официальном тексте Недопустимо соединение в одном предложении в качестве однородных членов причастных или деепричастных оборотов и придаточных предложений. - Неправильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и какие меры можно принять для их устранения». - Правильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и определить, какие меры можно принять для их устранения». При использовании сложноподчиненных предложений важно следить за тем, чтобы придаточная часть, относящаяся к отдельному слову, сочеталась с ним лексически. - Неправильно: «Просим вас подтвердить прохождение обследования в вашей медсанчасти студента N, а также была ли ему выдана справка». - Правильно: «Просим вас подтвердить прохождение обследования в вашей медсанчасти студента N, а также указать, была ли ему выдана справка».

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ Перечислите языковые признаки официально-делового стиля (лексические, морфологические, синтаксические). 2. Расскажите об употреблении кратких и полных форм прилагательных. 3. Каковы особенности употребления числительных? 4. Расскажите об особенностях синтаксиса простого и сложного предложения в текстах документов. 5. Что такое стандартный (нейтральный) порядок слов и инверсия? 6. Объясните правила использования причастных и деепричастных оборотов.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ Проанализировать грамматические, морфологические и синтаксические особенности любого делового текста.

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА Введенская Л.А. Русский язык и культура речи: учебное пособие для вузов / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – Изд. 27-е. – Ростов-на- Дону: Феникс, – 539 с. 2. Зайцев А.Н. Язык и стиль служебных документов // Секретарское дело

35 Использование материалов презентации Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления. Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается только после получения письменного согласия авторов.