ТЕМА 6. Унифицированные системы документации. Кафедра ГТАП Институт права Преподаватель – к.полит.наук, доцент Н.А.Царева
Содержание 2 1.Учебный материал 2.Вопросы для самопроверки 3.Рекомендуемая литература
Унификация документов 3 выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения. может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.
Основная цель унификации документов 4 заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных. Объекты унификации - документы на любых видах носителей.
Нормативной базой унификации 5 - Государственная система ДОУ; - межгосударственные и государственные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД); - Типовые методические указания по проведению отраслевой /ведомственной/ унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления; - Основные положения ЕСКК ТЭСИ и УСД в РФ; - Другие документы Ростехрегулирования; - общероссийские классификаторы ТЭСИ.
Принципы унификации 6 > унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов; > единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа; > комплексность унификации - предусматриваются все требования к документу на стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения; > информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, а также для придания документам юридической силы; > стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени; > экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков; > сопряжение с действующими системами классификации и кодирования ТЭСИ.
Требования при унификации к документам: 7 стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей
Структура унифицированного документа представлена ниже в виде таблицы: Заголовочная часть Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего) Характеристика документа (индекс, код по ОКУД) Наименование документа Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков Содержательная часть Заголовок графы таблицы Заголовок графы таблицы Название количественно-суммового основания документа Значение Значение Название количественно-суммового основания документа Значение Значение Примечание Оформляющая часть Дата заполнения документа Подпись юридически ответственных лиц, за правильность составления документа
Унифицированная форма документа 9 созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицированная система документации - созданная с использованием методов унификации документации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации (УСД), отраслевые (ведомственные) УСД, УСД организаций.
Основные методы унификации документации 10 К методам содержательной унификации относятся: установление ограничительных номенклатур действующих форм; создание типовых форм; построение единой модели документов для групп однородных задач (использование формуляра-образца); унификация и стандартизация реквизитов. Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем, осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. метод содержательной унификации метод формальной унификации
Метод формальной унификации 11 унификация структур документов; создание общих синтаксических правил построения документа; унификация методов контроля информации документа; унификация типов носителей и форматов документов
УСД состоят 12 из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.
Общероссийские УСД Наименование общероссийской УСДАббре- виатура Код по ОКУД Федер.органы исп.власти, ответственные за ведение УСД УС организационно- распорядительной документации УСОРД Росархив УС первичной учетной документацииУСПУД Госкомстат УС банковской документацииУСБД Банк России УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций УСФДБ Минфин России УС отчетно-статистической документацииУСОСД Госкомстат УС учетной и отчетной бухгалтерской документации УСУОБД Минфин России УС документации по трудуУСДТ Минтруд России УС документации Пенсионного фонда РФУСДПФ Пенсионный фонд УС внешнеторговой документацииУСВД Минэкономразвития
Унифицированные системы документации и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории 14 общероссийские организаций отраслевые (ведомственные)
Общероссийская унифицированная форма документа (УФД) 15 УФД, входящая в состав общероссийской УСД и обязательная для применения на всей территории РФ в определенном виде экономической деятельности, утверждается федеральными органами исполнительной власти, ответственными за разработку общероссийских УСД, в состав которых входят данные УФД. Отраслевая (ведомственная) УФД - унифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой (ведомственной) УСД, разрабатывается на основе общероссийских УФД или во взаимосвязи с ними. УФД организации - унифицированная форма документа, входящая в состав УСД организации и обязательная для применения в данной организации.
1-я стадии разработки и ведения УФД 16 - организация разработки общероссийской УФД головная организация проводит по разработке УСД предварительное исследование, изучаются: - законодательные и нормативные документы; - отраслевые (ведомств.) номенклатуры и перечни; - руководящие документы; -формы документов, используемых в традиционных условиях для решения задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД. Определяется комплекс подсистем и задач, для которых предназначены разрабатываемые формы документов. Результаты исследования служат базой для подготовки технического задания на разработку УСД.
Содержание технического задания 17 основание для разработки УСД; срок разработки; цели и задачи разработки УСД; характеристика объекта классификации; структура УСД и перечень основных требований, предъявляемых к ней; взаимосвязь с другими системами документации и нормативно-техническими документами; источники информации для разработки УФД; этапы работ и сроки их выполнения; дополнительные указания.
Техническое задание 18 подписывается головной организацией по разработке УСД, организациями- соисполнителями согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку УСД, рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям.
Стадии разработки и ведения УФД 19 2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов (УФД); 3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта общероссийской УФД; 4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской УФД; 5-я стадия - тиражирование бланков форм документов; 6-я стадия – ведение общероссийской УФД.
Регистрация унифицированных форм документов 20 Общероссийские унифицированные формы документов, утвержденные в установленном порядке, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем их включения в ОКУД. Порядок регистрации отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства или организации.
Ведение унифицированных форм документов 21 общероссийских УСД включает внесение изменений во входящие в них общероссийские унифицированные формы документов (УФД), их замену и включение новых УФД, а также внесение изменений в ОКУД. общероссийских УСД обеспечивают федеральные органы исполнительной власти и организации, ответственные за разработку этих систем документации. Отраслевых (ведомственных) УФД и УФД организаций обеспечивают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти и организации.
Международное сотрудничество в области УСД 22 осуществляется по линии международных организаций (ООН, ИСО, МОТ, ЮНЕСКО, ЕЭК, Евростат и других.), занимающихся указанным вопросом, а также на двусторонней и многосторонней основах с соответствующими организациями других стран. В рамках ИСО оно осуществляется техническим комитетом по стандартизации ТК 257 "Документы и информация в управлении, торговле, промышленности и банковском деле" во взаимосвязи с техническими комитетами ИСО/ТК 154 "Документы и информационные элементы в управлении, торговле и промышленности" и ИСО/ТК 68 "Банковское дело и соответствующие финансовые службы".
Положение об унифицированной системе налоговой документации Министерства РФ по налогам и сборам 23 Основные требования, предъявляемые к унифицированным формам документов. Приложение 2 1. Формы документов должны быть стабильны во времени. 2. Унифицированные формы налоговых документов и бланки, применяемые для их изготовления, должны иметь стандартный формат ряда А: А3; А4; А5; А6. 3. Документы должны иметь однообразную структуру расположения основных реквизитов, основанную на формулярах - образцах. 4. Формы документов должны быть максимально приспособлены для машинной обработки содержащейся в них информации и удобны для восприятия их человеком. 5. Количество разнообразных форм документов должно сводиться к минимуму. 6. Расположение реквизитов в документах должно обеспечивать удобство их заполнения и последующей обработки. 7. Наименования реквизитов УФНД должны соответствовать наименованиям, принятым в ОК ТЭИ. 8. Содержащиеся в документах термины и единицы измерения должны быть унифицированы для сопоставимости взаимосвязанных экономических показателей. 9. Реквизиты должны располагаться с учетом рационального использования площади и формата бланка. 20. Форма документа должна содержать идентификационные признаки ответственного исполнителя и содействовать выполнению процедур, обеспечивающих придание юридической силы документу.
Вопросы и задание для самопроверки 24 1.Цели и задачи унификации документов управления. 2.Направления, принципы унификации документов. 3.Цели и задачи создания УСД. 4.Изучите ГОСТ Р ИСО Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Управление документами Общие требования. 5.Разработайте унифицированную форму документа.
Рекомендуемая литература 25 Информационные технологии управления / Под ред. Г.А. Титоренко.М.: ЮНИТИ-ДАНА: с. Костров А.В. Основы информационного менеджмента.М.: Финансы и статистика: с. Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. М.: Форум : ИНФРА-М: с. Делопроизводство: Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой.М.: Изд-во МЦФЭР: с. Копылов В.А. Информационное право. М., Кузнецов В.А. Информационно-аналитическое обеспечение государственного и муниципального управления в Дальневосточном федеральном округе: [монография]/ Хабаровск: Изд-во ДВАГС, с. Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., Основы информационной безопасности: учебное пособие: [теория и практика] / авт. : Е. Б. Белов, В. П. Лось, Р. В. Мещеряков, А. А. Шелупанов.М.: Горячая линия-Телеком,
26 Использование материалов презентации Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления. Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается только после получения письменного согласия авторов.