О стандартах и эффективности документационного обеспечения управления в отечественном бизнесе Афанасьев С.И. – исполнительный директор РОО «Гильдия Управляющих Документацией» Октябрь 2007 года

В настоящее время рынок предлагает более 70 программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию документационного обеспечения управления (ДОУ). Не поддается учету число таких систем созданных силами ИТ служб самих предприятий и организаций. Беспорядок и бессистемность документооборота воспринимается его обладателями как собственный индивидуальный путь в обеспечении управления документации. Существует ли шаблон, по которому можно определить каких элементов не достает в технологии документооборота, что следует усилить или расширить, где решения слишком громоздки и не достаточно эффективны? Рынок программных продуктов по автоматизации ДОУ предлагает многочисленные решения

Каждый производитель программного продукта по автоматизации ДОУ, без зазрения совести может сообщить в своих рекламных проспектах об уникальности своих разработок, их абсолютной универсальности поскольку единых стандартов качества не существует. Как помочь руководителям общих отделов и секретариатов выбрать требуемую систему электронного документооборота, подработать технологию управления документацией соответствующую российским и международным требованиям, потребности самого аппарата управления. Качество программных продуктов для автоматизации ДОУ

В советское время существовала Единая государственная система по работе с документами (ЕГСД), существовал шаблон, по которому можно определить проблемы или наоборот абсолютное соответствие нормативным требованиям любой технологии или системы документооборота. Нужны ли универсальные регламенты сегодня для формирования систем электронного документооборота в государственных учреждениях, коммерческих структурах? Единые требования к технологиям и системам автоматизации ДОУ

Первое - все национальные стандарты и требования к документообороту носят рекомендательный характер, и даже государственные аппараты могут придерживаться, а могут и не придерживаться существующих правил. Второе - неизбежная интеграция в международные экономические и политические процессы заставляют сверять наши регламенты и стандарты с аналогичными документами, применяемыми в международной практике. Система стандартов в области ДОУ

Принят национальный стандарт на базе ISO 15489, который определяет общие требования функционирования делопроизводственных структур и технологий. Переведены на русский европейские «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота» (MoReq). Отечественные автоматизированные системы ДОУ показали абсолютную адекватность европейским требованиям MoReq, и после доработки могли бы соответствовать таким требованиям полностью. Международные стандарты в области ДОУ в России

Первый путь – создавать собственные требования и стандарты. Второй путь – изучать международные стандарты и после определенной доработки, а может быть и без доработки, принимать их в качестве национальных стандартов. Разрабатывать собственные стандарты исключительно хлопотное дело. Существует реальная возможность на базе международных стандартов создавать собственную базу, естественным образом интегрироваться в правовое и экономическое международное пространство. Пути развития базы стандартов в области ДОУ

«Гильдией Управляющих Документацией» подписан договор с Еврокомиссией о применении MoReq в России. «Гильдия Управляющих Документацией» работает в команде с ведущих европейских компаний и профессиональных ассоциаций по разработке второй, более совершенной версии MoReq-2. Сегодня не существует четкой государственной позиции в вопросе развития стандартной базы ДОУ. Решением «Гильдии Управляющих Документацией» начата работа по переводу международных стандартов, приведения их в статус «стандартов организации» с целью их дальнейшего использования в практической деятельности. Европейские требования к электронному документообороту

Стандарт «Взаимодействие систем автоматизации ДОУ», разработан по инициативе «Гильдии Управляющих Документацией» группой специалистов ведущих компаний: IBS, IT, ВНИИДАД, Гранит-Центр, ИнтерТраст, НТЦ ИРМ, ЭОС. Предложенные механизмы, позволяют создать единое информационное пространство, т.е. сделать реальным взаимодействие различных систем, установленных в различных предприятиях и государственных учреждениях, имеющих различные принципы и платформы построения без астрономических капиталовложений и существенной переделки работающих систем. Стандарт «Взаимодействие автоматизированных систем ДОУ»

- создать единый для всех программный продукт; - принять стандарт, в рамках которого будут функционировать представленные на рынке системы электронного документооборота. Технологически и экономически второй путь предпочтительней. Создать единый и совершенный программный продукт, отражающий особенности каждого отдельного аппарата управления практически невозможно и весьма дорого. Возможные пути решения задачи взаимодействия различных систем

Правительством давно поставлена задача о создании такого решения, чтобы, по крайней мере, органы власти могли общаться в едином информационном пространстве в рамках, имеющихся систем электронного документооборота, обмениваясь информацией, как по горизонтали, так и по вертикали. Стандарт существует 3 года и все это время «Гильдия Управляющих Документацией безрезультатно пытается предоставить стандарт Мининформсвязи России Росинформтехнологии для практического применения. Правительство России об информационном взаимодействия органов власти

Объединиться профессиональным сообществом и начать использовать предлагаемый стандарт как «стандарт организации», т.е. «Гильдии Управляющих Документацией». В случае успеха, дорабатывать его и расширять сферу применения, добиться, чтобы стандарт стал рабочим и жизнеспособным, добиваться придания ему статуса национального стандарта. Гранит-Центр, НТЦ ИРМ, Электронные Офисные Системы уже применяют стандарт в своих новых разработках Роль профессиональной общественности в продвижении стандартов

Как сделать, чтобы стандарты стали нормой жизни? Рынок наводнен множеством программных продуктов и делопроизводственных технологий, без каких либо ссылок на общепринятые нормы и требования. Маркетинговая политика компаний скрывает недостатки и несет потребителю, зачастую, недостоверную, искаженную информацию. Влияние стандартов на рынок систем автоматизации ДОУ

По российскому законодательству стандарты не являются обязательными для исполнения и поэтому не могут влиять на качество программных продуктов. Нужен независимый орган, который будут давать объективную оценку тому или иному продукту, общественный орган, сертифицирующий качество продуктов и технологий делопроизводственной сферы. «Гильдией Управляющих Документацией» зарегистрирована система добровольной сертификации «Документационное Обеспечение Управления» (ДОУСЕРТИФИКАТ), призванная привести в соответствие единых требований рынок программных продуктов и технологий в области ДОУ. Система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ»

Готовится к переизданию известный справочник «Качественный анализ систем автоматизации ДОУ». В новой редакции будет более глубокий анализ систем с применением механизмов MoReq, будут даны рекомендации пользователю, выбирающему или модернизирующего систему электронного документооборота. Принято решение о формировании единого реестра внедрений систем электронного документооборота в стране. Аудит систем автоматизации ДОУ»

Государственные органы любого уровня не могут не иметь единых правил работы с документами, поскольку являются элементами единого государственного механизма управления. Закон «О делопроизводстве в органах государственной власти» мог бы исключить неопределенности связанные с отсутствием жестких требований выполнения стандартов, заставит строго исполнять государственные регламенты в делопроизводстве государственного аппарата. Нужен ли Закон о ДОУ?

Тел ,