Организация электронного документооборота для дистанционных сотрудников с использованием ЭЦП Карасев Павел ИТ Директор ООО «Кьези Фармасьютикалс» МОСКВА 21 ИЮНЯ 2014 ГОДА Люди, идеи, инновации! СЭД: особенности российского рынка, 25 ноября 2014

О компании 3 завода 4 исследовательских центра Филиалы в 25 странах 4000 сотрудников 115 в России 24 бренда

Moscow St.Petersburg Novosibirsk Ekaterinburg Kazan Krasnodar Rostov-Don КЬЕЗИ В РОССИИ И ПОТРЕБНОСТЬ В ДИСТАНДИОННОЙ РАБОТЕ Voronez N.Novgorod Samara Krasnoyarsk Irkutsk Tumen Barnaul Yaroslavl Perm Volgograd Chelyabinsk Pyatigorsk Moscow oblast Ufa Ryazan Saratov Novokuznetsk Медицинский представитель – 62 чел. Менеджер по работе с органами здравоохранения – 9 чел. Региональный менеджер – 8 чел. Территориальный менеджер – 1 чел. Медицинский представитель – 62 чел. Менеджер по работе с органами здравоохранения – 9 чел. Региональный менеджер – 8 чел. Территориальный менеджер – 1 чел. Smolensk Khabarovsk Vladivostok Численность – 115 человек Офисные сотрудники – 35 человек Региональные сотрудники – 80 человек

АКТУАЛЬНОСТЬ ПРОЕКТА 1. Реально существующая потребность фармацевтической компании Кьези Фармасьютикалс в: урегулировании трудовых отношений с персоналом, работающим вне офиса уменьшении правовых рисков снижении издержек на документооборот 2. Глава 49.1 Трудового кодекса (Федеральный закон от ФЗ) «Особенности регулирования труда дистанционных работников»

Электронный документооборот? Электронный документооборот должен стать реальностью (Д.Медведев, ) … Внутренний документооборот до сих пор ведется на бумаге, компьютеры используются как пишущие машинки. Мы пятый год переводим нашу работу в электронный вид. На рассылку документов по ведомствам уходят тонны бумаги. Так никто не делает, а мы очень богатые и леса у нас много (Д.Медведев, )

ЗАДАЧИ: 1 Рассмотреть зарубежный опыт и российскую действительность 2 Выявить преимущества и недостатки дистанционной занятости 3 Проанализировать российское законодательство в сфере ДТ и ЭП 4 Определить потребность компании в дистанционных сотрудниках 5 Оценить эффективность от перехода на дистанционный труд 6 Разработать схемы перевода сотрудников на дистанции выдачи ЭЦП 7 Разработать форму ДС об изменении трудового договора 8 Выбрать систему ЭДО с возможностью использования ЭЦП 9 Перевести всех региональных сотрудников на дистанционный труд 10 Внедрить систему ЭДО с использованием ЭЦП

ПЛАН ПРОЕКТА Состав мероприятий Срок реализации Ответственный Оценка экономических и юридических рисков проекта Март 2014HR Проведение тендера среди поставщиков Апрель 2014HR \ IT Согласование договора на оказание услуг провайдера Май 2014IT Подготовка шаблона дополнительного соглашения об изменении трудового договора Май 2014HR. Подготовка шаблона уведомления об изменении трудового договора Май 2014HR. Внесение изменений и утверждение ПВТР Июнь 2014HR Рассылка уведомлений об изменении трудового договора сотрудникам до HR Автоматизация шаблона в 1С: ЗУП Июнь 2014HR \ IT Установка и тестирование системы ЭДО Июнь – Август 2014IT Информационная рассылка, публикации на корпоративном портале Май - Июль 2014HR Издание и публикация приказа о переводе на дистанционную занятость с использованием ЭДО Июнь 2014HR Подготовка дополнительных соглашений на всех переводимых сотрудников Июль 2014HR Сбор заявлений с сотрудников на оформление ЭП и подача в удостоверяющий центр Июль 2014HR Подписание документов с сотрудниками, и выдача сертификатов и токенов HR Тренинг по использованию ЭП и ЭДО Август 2014IT

ПРЕИМУЩЕСТВА ДИСТАНЦИОННОГО ТРУДА Сокращение расходов Нет необходимости открытия обособленного предприятия Нет аттестации рабочих мест Не требуется ведение трудовых книжек Простота расторжения трудового договора Возможность использовать ЭДО Труд для инвалидов и молодежи Комфортный труд – лучшие условия найма Уменьшение затрат на транспорт Улучшенные возможности организации РМ Гибкий график с «плавающими» часами начала/окончания РД Больше проф коммуникаций, меньше социальных Разумный баланс работа-личная жизнь Ты-хозяин своего времени = повышение качества работы Минимизация стрессов от рабочих совещаний ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ:ДЛЯ РАБОТНИКА:

НЕДОСТАТКИ ДИСТАНЦИОННОГО ТРУДА Нужны менеджеры с богатым опытом по управлению человеческими ресурсами на расстоянии Необходима хорошая организация дистанционной работы и менеджер-координатор Пропадает ощущение рабочего процесса Срыв сроков при отсутствии контроля Вероятность потерять навыки работы в команде Проблема недопонимания при использовании только Размывается корпоративная культура Сохранность корпоративного оборудования Информационная безопасность Ниже вероятность продвижения по службе Снижение мотивации - ограничение в социальных контактах, творческом выражении, публичном признании

СХЕМЫ ПЕРЕВОДА СОТРУДНИКОВ НА ДИСТАНЦИОННЫЙ ТРУД И ПОЛУЧЕНИЯ ЭЦП Сотрудник под роспись получает сертификат и токен Ответственный сотрудник лично или почтовой службой отправляет токен и сертификат дистанционному сотруднику Удостоверяющий центр выпускает сертификат и передает токен с записанным на нем электронным ключом ответственному лицу компании Ответственный сотрудник по доверенности передает пакет документов удостоверяющему центру Сотрудник заполняет заявление и отправляет в офис компании Внесение записи в карточку Т-2 Подписать с сотрудниками ДС об изменении условий трудового договора Подготовить на каждого ДС об изменении условий трудового договора Информирование сотрудников об особенностях дистанционного труда и ЭДО Приказ по организации об установлении дистанционной занятости

ДЛЯ РАБОТЫ ЭДО С ЭЦП НЕОБХОДИМО Программное обеспечение для обмена электронными документами ЭЦП сотрудника и компании ПО для шифрования и защиты данных Удостоверяющий центр

Как это работает 1С:8.3 Зарплата и управление персоналом Сервер TaxCom Ноутбук, Esmart, КРОПТО ПРО

МОТИВАЦИЯ – НЕ ВОПРОС?! Современные фармацевтические компании должны соответствовать принципам нового менеджмента «Следи за результатами, а не за подчиненными!» Система удаленного контроля и постановки задач (CRM система Кьези) Действующая система оценки, завязанная на результатах деятельности дистанционных сотрудников (система KPI) Программы и инструменты материальной и нематериальной мотивации (Долгосрочная программа мотивации, Корпоративный портал, «Пряники!»)

ВОПРОСЫ? Павел Карасев