Инструкция по правильному формированию бухгалтерских документов в дела Подготовил: Д.Иманбаева г. Алматы, 2011 г.

ШАГ 1. Крепление фискального чека Фискальный чек надо прикреплять к основному документу не в левом верхнем углу, как показано на рисунке А), а в разных местах, чтобы сформированное дело не выглядело «косогором» (см. рисунок Б). Такая неровная поверхность дела создает проблемы при прошивке. Во избежание «двойной работы*», рекомендую прикреплять фискальные чеки в разных местах документа, как показано на рисунках В, Г, Д и обязательно приклеивать, а не скреплять степлером, тогда на деле не будет ни «бугорков», ни «косогоров» и прошивать будет легче, без двойной работы. В) Г) Д) А)Б)

*Двойная работа – выполняется исполнителем при прошивке документов, если не соблюдены эти правила при формировании документов, а именно: снимает все скобы переклеивает фискальные чеки в нужные места равномерно распределяет все нестандартного размера документы (чек-заявку, товарную накладную, пл.поручение и т.д.) Ж) Е) ШАГ 2. Формирование других, нестандартного размера документов Документы нестандартного размера, как чек-заявка, товарная накладная, платежное поручение и т.д. – распределяются по поверхности как показано на рис. Е, Ж., т.е. по верхнему краю, следующий в середине, последующий по нижнему краю

ШАГ 3. Упаковка сформированного дела 1. Толщина сформированного дела не должна превышать 4-5 см., если документы одного дела превышают этот объем, то документы необходимо разделить на два тома, например, с и с Документы формируются согласно Перечню в Приложении 6 «Процедуры отправки почтовой корреспонденции» 2. Упаковывать каждое дело надо так, чтобы документы не рассыпались при транспортировке, например, перевязать/перетянуть/закрепить скотчем, не повредив документы Примечание: при формировании дел для отправки в ЦО, строго соблюдать требования, изложенные в «Процедуре отправки почтовой корреспонденции»

ШАГ 4. Прошивка документов Обязательной прошивке подлежат документы постоянного хранения и сроком хранения свыше 5 лет, это: бухгалтерские документы документы по основной деятельности, личного состава Приказы (основной деятельности, по командировкам, по личному составу) Прошивкой/структурированием/списанием архивных документов занимается Заведующий канцелярией/архивист Так выглядит правильно сформированное и прошитое дело ВОПРОСЫ?