Виды внутрених документов Университета. Внутрение документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах Университета в соответствии с внутреними правилами разработки документов оформляемые в электроном виде или на бумажном носителе.

Локальный нормативный акт – нормативный документ, принятый Университетом в установленом порядке в пределах своей компетенции по определеному виду деятельности. Нормативный правовой акт – официальный документ установленой формы, принятый (изданый) в пределах компетенции уполномоченого государственого органа (должностного лица), иных социальных структур (муниципальных органов, профсоюзов, акционерных обществ и т.д.) или путём референдума с соблюдением установленой законодательством процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитаные на неопределёный круг лиц и неоднократное применение.

приказ распоряжение акт план, программа протокол положение инструкция, правила, регламент информационая справка Уставдоговор, соглашение служебная, докладная, объяснительная записки отчет, сводка штатное расписание, табель учета рабочего времени и т.д.

Устав – организационый документ, свод правил, регулирующих деятельность юридического лица, его взаимоотношений с другими лицами и государствеными органами, права и обязаности в определеной сфере государственого управления, хозяйственой или иной деятельности.

Приказ – локальный нормативный акт Университета, издаваемый для решения основных и оперативных задач, стоящих перед Университетом. Распоряжение – локальный нормативный акт распорядительного характера, издаваемый преимуществено по оперативным вопросам повседневной учебной, производствено-хозяйственой и административной деятельности Университета, а также по вопросам оперативного управления деятельностью Университета (совещания, конференции и т.д.).

Служебная записка – документ, составляемый руководителем структурного подразделения Университета на имя руководителя другого структурного подразделения Университета, с описанием каких-либо проблем, ситуаций, просьб, предложений в части своей компетенции. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником Университета и представляемый вышестоящему руководителю. Докладная записка – документ, адресованый руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Положение – локальный нормативный акт, принимаемый Университетом в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством Российской Федерации, содержащий нормы права, определяющий общие правила организации и осуществления деятельности в Университете по конкретному направлению.

Протокол – локальный нормативный акт организационо-распорядительного характера, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, советах, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах, заседаниях коллегиальных органов Университета. Акт – документ, составленый в двух и более экземплярах для подтверждения установленых фактов, событий, действий.

Инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий выполнение какого-либо рода деятельности; свод указаний, правил, устанавливающих порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо. Правила – форма локального нормативного акта Университета, устанавливающего процедурные нормы, которые определяют порядок осуществления какого-либо рода деятельности в Университете, обязательные для исполнения неких условий всеми участниками образовательного процесса либо трудовых правоотношений. Регламент – форма локального нормативного акта Университета, устанавливающего порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществления деятельности в Университете, ограничивающие их определеными пределами.

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Внутрений документ регистрируется один раз в подготовившем его структурном подразделении Университета. Регистрационые номера присваиваются в пределах календарного года в СЭД в соответствующей группе документов. Не зарегистрированые документы структурных подразделений на рассмотрение ректору Университета не принимаются.

При регистрации к номерам приказов и распоряжений присваиваются соответствующие индексы: приказы по основной деятельности Университета – общ приказы по административно-хозяйственой работе – ахр приказы по личному составу: кадровые приказы по принятию работников в штат – /к приказы по принятию работников – совместителей – /кс приказы, касающиеся финансовых вопросов и отпусков работников – к/2 приказы по оформлению командировок – кк

приказы по движению контингента студентов и слушателей: очной формы обучения – о очно-заочной формы обучения – в заочной формы обучения – з экстернатной формы обучения – э по новому набору – н самарского филиала ГБОУ ВО МГПУ – с довузовской подготовки – дтп по повышению квалификации – пк по личному составу аспирантов и докторантов – а распоряжения ректора и проректоров – р внутрение распоряжения структурного подразделения - /номенклатурный номер структурного подразделения, где - порядковый номер приказа согласно календарному (учебному) году. Дата и в приказе (распоряжении) проставляется строго рукописно синей пастой авторучки. Регистрация производится работниками общего отдела в день подтписания или на следующий рабочий день с момента подтписания приказа (распоряжения) ректором (проректором) или лицом его замещающим

Все проекты приказов и распоряжений Университета должны быть подготовлены в соответствии с правилами оформления документов. Приказ (распоряжение) Университета может быть издан ректором Университета или лицом, исполняющим его обязаности, а также проректорами в части своей компетенции. Проекты приказов (распоряжений) Университета разрабатываются структурными подразделениями Университета по поручению руководства или по собственой инициативе. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управление кадров на основании соответствующих представлений и служебных записок.

Документы должны оформляться на бланке установленой формы в Университете. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача документов, их копий работникам стороних организаций допускается только с разрешения ректора Университета или лица, исполняющего его обязаности.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: наименование учредителя Университета; наименование Университета; вид документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата; регистрационый номер; наименование документа (заголовок к тексту); текст приказа (распоряжения); подтпись должностного лица; на оборотной стороне последнего листа проекта приказа оформляется лист согласования. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении.., О регистрации.., О создании... Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение», «в соответствии» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационого номера и заголовка к тексту. Констатирующая часть может отсутствовать, если предтписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова приказываю (пишется разреженым шрифтом (2 пт) строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом приказываю. После слова приказываю ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предтписываемых действий.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подтпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданый документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

Согласования включают должности, личные подтписи, расшифровку подтписей и дату. Согласования проставляются на обороте последнего листа приказа. Подтпись состоит из наименования должности лица, подтписавшего документ, личной подтписи и расшифровки подтписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Период от момента создания, до момента регистрации приказа/распоряжения не должен превышать семи дней. Время согласования между согласующими не должно превышать двух дней.

Приказы (распоряжения) подтписывает ректор Университета, а в его отсутствие исполняющий обязаности ректора или проректор в соответствии с приказом о разграничении полномочий. Подготовка проекта приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку самого проекта приказа; согласование проекта; подтписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования.

Проекты всех приказов по основной и по административно- хозяйственой деятельности Университета в обязательном порядке визируются начальником отдела правового обеспечения или его заместителем, в части их соответствия нормам законодательства Российской Федерации, начальником общего отдела или его заместителем в части соответствия правил документирования. Проекты приказов по основной и по административно-хозяйственой деятельности Университета, затрагивающие финансовые и имущественые интересы Университета, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером или лицом, его замещающим. Проекты приказов, содержащие вопросы планирования поступления и использования финансовых средств, в обязательном порядке визируются начальником планово-финансового управления или лицом, его замещающим. Проекты приказов в обязательном порядке визируются курирующими проректорами, руководителями структурных подразделений по направлениям деятельности. Проекты приказов, основаные на решении ученого совета, в обязательном порядке визируются ученым секретарем ученого совета.

При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подтписаный приказ (распоряжение), а также в согласованый проект документа не допускается. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданые приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, «Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой».

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов от пятого положения табулятора пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера. Например: Приложение к приказу ГБОУ ВПО МГПУ от Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ.

Распоряжение не должно содержать предтписаний, носящих нормативный характер. Обеспечение качественой подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности Университета и их согласование с заинтересоваными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект приказа (распоряжения). Проекты приказов (распоряжений) представляются на подтпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Датой приказа (распоряжения) является дата его регистрации. Приказы (распоряжения) регистрируются в общем отделе по порядку номеров в пределах календарного года. Электроные копии приказов (распоряжений) общий отдел направляет адресатам через СЭД в соответствии с указателем листа рассылки, который составляется и подтписывается исполнителем. Электроная копия обязательно направляется исполнителю.

на адрес электроной почты получите задание. Выполнить и отправить на эл. почту: в срок (включительно).