ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СТИЛЕЙ Яблоновская СОШ 3, Тахтамукайский район, Республика Адыгея Учитель информатики Нигматуллин Р.Р. - презентация

1 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СТИЛЕЙ Яблоновская СОШ 3, Тахтамукайский район, Республика Адыгея Учитель информатики Нигматуллин Р.Р.

2 1. О стилях При работе с документом часто приходится к однородным фрагментам, например, заголовкам, названиям рисунков и таблиц, основному тексту документа и т. п., применять одинаковое оформление. Конечно, можно для каждого фрагмента устанавливать требуемые параметры шрифтов, абзацев и др. Но это, во-первых, долго и утомительно, а во- вторых, трудно запомнить, где и какие установлены параметры оформления. Облегчить единообразное оформление документов поможет использование стилей. 2 Стилем называется набор параметров форматирования, который применяется к абзацам текста, таблицам, спискам и знакам (символам), чтобы быстро изменить их внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу параметров форматирования.

3 Стиль абзаца определяет внешний вид абзаца, то есть параметры шрифта, выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы. Стиль списка применяет одинаковое выравнивание, знаки нумерации или маркеры и шрифты ко всем спискам. Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание. Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты. Помимо указанных, стиль может включать и некоторые другие параметры. 3

4 Использование стилей позволяет обеспечить единообразие в оформлении документов и возможность быстрого изменения оформления. Использование стилей при оформлении заголовков документа повышает эффективность работы в режиме отображения Структура и работу со Схемой документа, позволяет автоматически создавать оглавление. Каждый шаблон имеет набор стилей, которые «передаются» создаваемому документу. В последующем, при работе с документом, можно изменять параметры стилей, можно добавлять стили из других шаблонов и документов, можно создавать новые стили. Стили можно сохранять в документе или в шаблоне. Стиль всегда имеет имя. Стили с одним и тем же именем в разных документах и шаблонах могут иметь разное оформление. Документ всегда оформлен с использованием стилей, даже если специально они не применялись. В некоторых случаях стиль фрагментов документа устанавливается автоматически. Например, при вставке номеров страниц, вставке значка сноски и ввода текста сноски и во многих других случаях Word автоматически присваивает этим элементам документа соответствующий стиль. 4

5 2. Назначение стиля 2.1. Назначения стиля для произвольного фрагмента Фрагмент документа, для которого назначается (применяется) стиль, в общем случае должен быть выделен. Для назначения стиля можно использовать раскрывающийся список Стиль панели инструментов Форматирование, но удобнее пользоваться областью задач Стили и форматирование (рис. 1) 5 Рис. 1.

6 Обычно в списке стилей указаны только доступные в данный момент стили. Это стили текущего шаблона и пользовательские стили, созданные в текущем документе. Для получения полного списка основных стилей в раскрывающемся списке Показать, расположенном в нижней части области задач Стили и форматирование (рис. 1), выберите режим Все. 6 Рис. 1.

7 Состав полного списка стилей зависит от текущего шаблона или выбранной библиотеки стилей. Но и этот список, как правило, не является полным. Скрыты некоторые стили, автоматически присваиваемые при работе с документом. Для отображения самого полного списка в раскрывающемся списке Показать, (рис.1), выберите режим Специальное и в окне Настройки формата (рис.2) отметьте нужные стили. 7 Рис. 2. При желании этот режим отображения стилей можно сохранить в шаблоне текущего документа (рис.2) флажок сохранять настройки в шаблоне.

8 Если после применения стиля к фрагментам документа применялось какое-то другое оформление, то в области задач Стили и форматирование могут отображаться все варианты в текущем документе. Например, в документе к абзацам применен стиль Мой текст, но в некоторых фрагментах, помимо стиля, применен другой размер шрифта (12 пт.), установлено полужирное и курсивное начертание. Все эти варианты будут отображены в списке стилей (рис.3 ). 8 Рис. 3. Для того, чтобы в списке стилей показывались только названия стилей без их разновидностей, выполните команду Сервис/Параметры и во вкладке Правка окна Параметры снимите флажок вести учет форматирования.

9 3. Назначения стиля таблице 1. Поставьте курсор в любую ячейку таблицы. 2. Нажмите кнопку Автоформат панели инструментов Таблицы и границы или выполните команду Таблица/Автоформат. 3. В окне Автоформат таблицы (рис. 4) выберите нужный стиль. 9 Рис. 4. Учитывая особенности содержания таблицы можно устанавливать или не устанавливать специальные параметры оформления для строки заголовка и последней строки, для первого и последнего столбца (флажки группы Изменить оформление).

10 4. Создание стиля 4.1. Имена создаваемых стилей Каждый стиль должен иметь уникальное имя. Новому стилю нельзя присвоить имя, уже используемое для какого-либо стиля текущего документа или шаблона текущего документа. Нельзя также использовать имена, зарезервированные для встроенных стилей Word. 10

11 4.2. Создание стиля абзаца Стиль абзаца обычно создается на основе заранее оформленного фрагмента текста. Это может быть один или несколько абзацев. 1. Выделите абзац, но основе оформления которого создается стиль. 2. Нажмите кнопку Создать стиль в области задач Стили и форматирование. 3. В окне Создание стиля (рис. 5) введите имя создаваемого стиля. 11 Рис. 5.

12 4. Убедитесь, что в раскрывающемся списке Стиль выбран режим Абзаца. 5. В раскрывающемся списке Основан на стиле по умолчанию указан стиль, на основе которого создается новый стиль (это стиль, который был применен для выделенного фрагмента документа перед тем, как было изменено его оформление). Можно оставить этот стиль, но тогда при каждом изменении базового стиля в создаваемом стиле будут изменяться параметры, за исключением тех, которые указаны в нижней части окна. Например, создаваемый стиль (см. рис.5) основан на стиле Обычный и отличается от него параметрами: Шрифт: Arial, 11 пт, Отступ: первая строка 1,27 см, По ширине. При изменении в стиле Обычный других параметров, например, установки полужирного начертания, эти же параметры будут установлены и для создаваемого стиля. Для того, чтобы создаваемый стиль не зависел от других стилей, в раскрывающемся списке Основан на стиле выберите режим (нет). 12

13 6. В раскрывающемся списке Стиль следующего абзаца можно выбрать стиль, который будет установлен для следующего абзаца. При нажатии клавиши Enter для завершения абзаца, оформленного созданным стилем, к следующему абзацу будет применен выбранный стиль. Обычно выбирают этот же стиль, за исключением стилей, используемых для оформления заголовков. В этом случае удобнее выбрать стиль, который используется для оформления основного текста документа. 7. В разделе Форматирование, а, также, пользуясь возможностями меню кнопки Формат, можно изменить параметры создаваемого стиля. 8. Для добавления создаваемого стиля в шаблон текущего документа установите флажок Добавить в шаблон. 9. Установка флажка Обновлять автоматически позволит изменять оформление всех фрагментов документа, для которых будет назначен создаваемый стиль, простым изменением формата любого фрагмента без переопределения параметров стиля. С одной стороны, это ускоряет оформление документа, но с другой стороны, может вызвать ряд трудностей. Флажок лучше не устанавливать. 13

14 4.3. Создание стиля знака Стиль знака обычно создается на основе заранее оформленного фрагмента текста. 1. Выделите фрагмент текста, но основе оформления которого создается стиль. Фрагмент может включать в себя любое количество знаков (символов) текста. Желательно, чтобы выделенный фрагмент не включал в себя символ конца абзаца. 2. Нажмите кнопку Создать стиль в области задач Стили и форматирование. 3. В окне Создание стиля (рис. 6) введите имя создаваемого стиля. 14 Рис. 6.

15 4. В раскрывающемся списке Стиль выберите режим Знака. 5. В раскрывающемся списке Основан на стиле по умолчанию указан параметр Основной шрифт абзаца. В этом случае при изменении параметров шрифта абзаца, в создаваемом стиле знака также будут изменяться параметры, за исключением тех, которые указаны в нижней части окна. Но и они могут изменяться. Например, создаваемый стиль (рис.6) основан на основном шрифте абзаца и отличается от него параметрами: Шрифт: Comic Sans MS, полужирный, курсив. При изменении в абзаце других параметров шрифта, например, размера шрифта, эти же параметры будут установлены и для создаваемого стиля. А при установке полужирного начертания шрифта абзаца в создаваемом стиле будет установлено обычное начертание. Для того, чтобы все установленные параметры создаваемого стиля не зависели от параметров шрифта абзаца, в раскрывающемся списке Основан на стиле выберите режим (свойства). 6. В разделе Форматирование, а, также, пользуясь возможностями меню кнопки Формат, можно изменить некоторые параметры создаваемого стиля. 7. Для добавления создаваемого стиля в шаблон текущего документа установите флажок Добавить в шаблон.

16 4.4. Создание стиля таблицы Стиль таблицы невозможно создать на основе заранее оформленного образца таблицы. 1. Нажмите кнопку Создать стиль в области задач Стили и форматирование. 2. В окне Создание стиля (рис. 7) введите имя создаваемого стиля. 3. В раскрывающемся списке Стиль выберите режим Таблица. 16 Рис. 7.

17 4. В раскрывающемся списке Основан на стиле можно выбрать стиль таблицы, на котором будет основан создаваемый стиль. В этом случае при изменении параметров базового стиля таблицы, в создаваемом стиле также будут изменяться параметры, за исключением тех, которые указаны в нижней части окна. Для того, чтобы все параметры создаваемого стиля таблицы не зависели от другого стиля, в раскрывающемся списке Основан на стиле выберите режим Обычная таблица. 5. В разделе Форматирование, а, также, пользуясь возможностями меню кнопки Формат, установите параметры оформления и свойства таблицы. В раскрывающемся списке Применить форматирование к можно выбирать элементы таблицы, для которых устанавливается отдельное оформление (строка заголовка, последняя строка, столбец слева, столбец справа и.т.п.). 6. Для добавления создаваемого стиля в шаблон текущего документа установите флажок Добавить в шаблон. 17

18 4.5. Создание стиля списка Стиль списка обычно создается на основе заранее оформленного фрагмента текста. 1. Выделите фрагмент текста, но основе оформления которого создается стиль. 2. Выполните команду Формат/Список и перейдите во вкладку Список стилей окна Список. 3. Нажмите кнопку Добавить. 4. В окне Создание стиля (рис. 8) введите имя создаваемого стиля. 18 Рис В разделе Форматирование, а также, пользуясь возможностями меню кнопки Формат, можно изменить некоторые параметры создаваемого стиля. 6. Для добавления создаваемого стиля в шаблон текущего документа установите флажок Добавить в шаблон.

19 5. Изменение стиля 5.1. Изменение произвольного стиля Для изменения параметров любого стиля (абзаца, знака, таблицы или списка) щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля в области задач Стили и форматирование и выберите в контекстном меню команду Изменить. В появившемся окне Изменения стиля в разделе Форматирование, а, также, пользуясь возможностями меню кнопки Формат, установите другие параметры стиля. Внешний вид и содержание окна Изменения стиля, возможности изменения параметров стиля различны для различных стилей. В процессе изменения параметров оформления, стиль можно сохранить в шаблоне, для чего установите флажок Добавить в шаблон. Для стиля абзаца, кроме того, можно установить автоматическое обновление. После изменения стиля изменится оформление всех фрагментов документа, для которых был назначен этот стиль. Некоторые встроенные стили Word изменить невозможно, в частности, стиль таблицы Обычная таблица, стиль знака Шрифт абзаца по умолчанию, стиль списка нет списка. 19

20 5.2. Изменение стилей абзаца и знака Наиболее удобна процедура изменения стилей абзаца и знака путем переопределения для выделенного фрагмента. 1. Выделите фрагмент документа, оформленный изменяемым стилем. 2. Измените оформление. 3. Щелкните правой кнопкой мыши по названию изменяемого стиля в области задач Стили и форматирование и выберите в контекстном меню команду Обновить в соответствии с выделенным фрагментом (рис. 9). 20 Данная процедура изменения стиля неприменима к некоторым встроенным стилям Word, в частности, к стилю Обычный. Рис. 9.

21 5.3. Автоматическое изменение стиля Если для стиля абзаца при его создании или последующем изменении было установлено автоматическое обновление, то для изменения его параметров достаточно выделить любой абзац, к которому применен стиль, и изменить параметры оформления. При этом будет изменен стиль и оформление всех фрагментов документа, для которых он был назначен. Стили списков всегда имеют автоматическое обновление, которое нельзя отменить. Для стилей знаков и таблиц автоматическое обновление недоступно. 21

22 5.4. Автоматическое обновление стилей В документе могут использоваться стили шаблона этого документа. Можно установить их автоматическое изменение при изменении стилей в шаблоне. Обновление произойдет, если название стиля документа совпадает с названием стиля шаблона. 1. Выполните команду Сервис/Шаблоны и надстройки. 2. Во вкладке Шаблоны окна Шаблоны и надстройки установите флажок Автоматически обновлять стили. Автоматическое обновление можно установить только сразу для всех стилей. 22

23 6. Копирование стилей 6.1. Копирование в другой открытый документ При копировании стиля в любой открытый документ можно воспользоваться копированием формата. 1. Выделите фрагмент документа с копируемым стилем. 2. Нажмите кнопку Копировать формат панели инструментов Стандартная (рис. 10) 23 Рис. 10.

24 3. После этого кнопка Копировать формат останется нажатой, а слева от указателя мыши появится значок копирования стиля. Стиль выбранного фрагмента будет установлен для того фрагмента документа, который будет выделен мышью. 4. В документе появится копируемый стиль. Так можно применить стиль выбранного фрагмента один раз. Для следующего копирования стиля необходимо снова выделять фрагмент документа и нажимать кнопку Копировать формат. Если же требуется многократно применять стиль выделенного фрагмента, то необходимо щелкнуть два раза по кнопке Копировать формат (щелкать надо быстро, чтобы кнопка осталась нажатой), а затем можно будет многократно выделять разные фрагменты. Ко всем выделенным фрагментам будет применен выбранный стиль. По окончании работы по копированию стиля, необходимо нажать клавишу клавиатуры Esc или щелкнуть один раз по кнопке Копировать формат, чтобы она пришла в обычное состояние. 24

25 Копировать стиль в другой документ можно и копированием текста, для которого установлен нужный стиль. 1. Фрагмент документа с копируемым стилем любым способом скопируйте в другой документ. 2. Удалите скопированный фрагмент. 3. Копируемый стиль останется в документе. Обе эти процедуры можно использовать только в том случае, если в документе, в который копируется стиль, не было стиля с этим же именем. 25

26 6.2. Копирование в произвольный документ При копировании стиля в произвольный документ или при копировании нескольких стилей сразу, можно использовать другую процедуру. 1. Выполните команду Сервис/Шаблоны и надстройки. 2. В окне Шаблоны и надстройки нажмите кнопку Организатор. 3. В правой части вкладки Стили окна Организатор нажмите кнопку Закрыть файл, а затем нажмите кнопку Открыть файл, которая появится на ее месте. 26 Рис. 11.

27 4. В окне Открытие документа выберите документ или шаблон, в который копируются стили. 5. В левой части вкладки Стили окна Организатор выделите копируемые стили и нажмите кнопку Копировать (рис. 11). Если в документе, в который копируются стили, уже имеются стили с такими именами, выйдет запрос на замену стилей. Если документ, в который копируются стили, не открыт, то при закрытии окна Организатор выйдет запрос на сохранение изменений в документе. 27 Рис. 11.

28 7. Удаление стилей Для удаления стиля в области задач Стили и форматирование щелкните правой кнопкой мыши по названию удаляемого стиля и в контекстном меню выберите команду Удалить. В окне запроса на удаление стиля подтвердите удаление. При необходимости удаления большого числа стилей лучше воспользоваться другой процедурой. 1. Выполните команду Сервис/Шаблоны и надстройки 2. В окне Шаблоны и надстройки нажмите кнопку Организатор. 3. В левой части вкладки Стили окна Организатор выделите удаляемые стили и нажмите кнопку Удалить (рис.12) 28 Рис. 12.

29 4. Подтвердите удаление стилей. После удаления стиля абзаца или списка к фрагментам документа, для которых они были назначены, применяется стиль Обычный. После удаления стиля знака к фрагментам документа, для которых он был назначен, применяется стиль абзаца, в котором находятся эти фрагменты. После удаления стиля таблицы к таблицам, для которых он был назначен, применяется стиль Обычная таблица. Из документа никакими средствами нельзя удалить некоторые встроенные стили Word, например, стили Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д., стиль Обычный и другие. 29