«ДОКУМЕНТЫ НУЖНО НЕ ТОЛЬКО ХРАНИТЬ…». АРХИВ АРХИВ (лат. archivum, от греч. archeion присутственное место), 1) учреждение или его часть, хранящая документы. - презентация

1 «ДОКУМЕНТЫ НУЖНО НЕ ТОЛЬКО ХРАНИТЬ…»

2 АРХИВ АРХИВ (лат. archivum, от греч. archeion присутственное место), 1) учреждение или его часть, хранящая документы. 2) Совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, предприятий и отдельных лиц.

3 Главными задачами архива являются: Главными задачами архива являются: - комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; - комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; - обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов хранящихся в архиве - обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов хранящихся в архиве Главные задачи ведомственного архива.

4 Формирование дел и требования к составлению номенклатур дел. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов делопроизводства, являются формирование дел и составление номенклатур дел. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов делопроизводства, являются формирование дел и составление номенклатур дел.

5 Основные требования к формированию дел. - документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; - документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела; - группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела; - дело должно содержать не более двухсот пятидесяти листов, при толщине не более 4 см. - дело должно содержать не более двухсот пятидесяти листов, при толщине не более 4 см.

6 Группировка отдельных категорий документов Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

7 Экспертиза ценности документа Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документациями, утвержденными архивной службой. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документациями, утвержденными архивной службой.

8 Основные функции экспертной комиссии - организация ежегодного отбора документов для хранения; - организация ежегодного отбора документов для хранения; - рассмотрение описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения, в т. ч. и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению. - рассмотрение описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения, в т. ч. и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

9 Подготовка и передача дел в архив. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ЕГСД и настоящих Правил.

10 АРХИВ Руководство и контроль Учебно-воспитательная документация документацияКадры

11 РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ Устав образовательного учреждения (далее - ОУ ); Устав образовательного учреждения (далее - ОУ ); Приказы директора ОУ по основной деятельности; Приказы директора ОУ по основной деятельности; Приказы директора ОУ по основной деятельности личного состава Приказы директора ОУ по основной деятельности личного состава Локальные акты; Локальные акты; Журналы регистрации поступающих и отправляемых документов. Журналы регистрации поступающих и отправляемых документов.

12 УЧЕБНО-ПЕДАГОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Приказы директора ОУ по личному составу обучающихся; Приказы директора ОУ по личному составу обучающихся; Алфавитная книга записи учащихся; Алфавитная книга записи учащихся; Личные дела учащихся; Личные дела учащихся; Классные журналы; Классные журналы; Отчёты о работе учреждения; Протокола.

13 КАДРЫ Приказы по личному составу учреждения; Личные карточки работников Т-2; Личные дела работников; Книга учёта личного состава работников.

14 АРХИВ Учебно - воспитательная документация Приказы по учащимся учреждения Алфавитная книга записи учащихся Личные дела учащихся учреждения Классные журналы Отчёты о работе учреждения Протокола Кадры Приказы по личному составу учреждения Личные карточки работников Т-2 Личные дела работников Книга учёта личного состава работников Руководство и контроль Уставы Приказы о основной деятельности личного состава Приказы по основной деятельности учреждения Локальные акты Входящие и исходящие документы

15 В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет дела Полное или частичное оформление дел

16 Дела постоянного хранения подшиваются в твёрдую обложку суровыми нитками в четыре прокола. На обложки дела постоянного хранения должны быть проставлены реквизиты.

17

18 Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. В конце дела на отдельном листе, составляется завершительная надпись.

19 Дела временного хранения оформляются упрощённо: - не прошиваются; - листы не нумеруются; - уточнение на обложках не производится; - описи на дела не составляются; - учёт ведется по номенклатуре дел.

20 Книги приказов с 1949 по 2004годы хранятся в рукописном виде.

21 С 2004 года приказы печатаются и оформляются по установленным стандартам и сдаются на хранение в школьный архив.

22 Обеспечение сохранности дел Дела хранятся в закрывающихся шкафах предохраняющие их от пыли, воздействия солнечного света.