Назначение системы Business Studio Формализация, документирование и оптимизация бизнес-процессов Внедрение системы менеджмента качества в соответствии. - презентация

1

2 Назначение системы Business Studio Формализация, документирование и оптимизация бизнес-процессов Внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO Поддержка внедрения информационных систем Главная цель использования: Организация эффективной работы бизнеса Решаемые задачи:

3 Business Studio сегодня 7 лет на рынке Более 1100 клиентов в России и странах СНГ Более 120 партнерских ВУЗов и бизнес-школ

4 Фокус на систему управления Цели и показатели Модель бизнес-процессов Организационная структура Система управления организации – это система, с помощью которой организация управляет объектами внутренней и внешней среды (клиентами, ресурсами, оборудованием, продуктами и т.д.) для достижения поставленных целей. Включает в себя следующие основные элементы: 1.Систему целей и показателей, которая показывает, куда должна стремиться организация 2.Модель бизнес-процессов, определяющую, что для этого нужно ежедневно делать 3.Организационную структуру, показывающую, «кто будет работать» Очередность расположения элементов сверху вниз показывает правильную последовательность проектирования системы управления. Структура системы управления компании

5 Формализация стратегии Возможности системы Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

6 Проектирование. Формализация стратегии Удобным инструментом формализации стратегии является стратегическая карта. На ней изображается дерево целей, которых необходимо достичь организации. Дерево может быть разбито на проекции в соответствии с методологией Дейвида П. Нортона и Роберта С. Каплана. При проектировании целей обязательно должны быть разработаны показатели их достижения. Если для цели нельзя придумать показатель, то она не может являться целью для данной организации. Для наглядности показатели могут быть размещены на стратегической карте.

7 Проектирование. Показатели Показатели характеризуются множеством параметров, наиболее интересным из которых является история значений показателя. Все значения показателя хранятся в соответствии с выбранным периодом измерения. Для каждого значения показывается тенденция его изменения и вписывается ли он в допустимые границы.

8 Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Возможности системы Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

9 Проектирование бизнес-процессов. Нотации моделирования IDEF0 Бизнес-процесс – регулярно повторяющаяся последовательность действий, направленная на получение заданного результата, ценного для организации. Business Studio позволяет создать иерархическую модель бизнес-процессов или описать ряд отдельных процессов. Для этого она поддерживает наиболее популярные нотации моделирования. Процедура (Cross Functional Flowchart) Процесс (Basic Flowchart) EPC (Event-Driven Process Chain)

10 В соответствии с процессным подходом для бизнес-процесса заполняются параметры: результат требования к срокам владелец бизнес-процесса и исполнители Также для процесса могут бы разработаны показатели его результативности и эффективности (KPI). Проектирование бизнес-процессов Параметры бизнес-процессов

11 Проектирование бизнес-процессов Согласование и утверждение процессов или изменений членами команды упрощается при помощи механизма рассылок.

12 Объекты Проектирование бизнес-процессов Для документов можно определить атрибуты, приложить файл с шаблоном документа. Справочник «Объекты» служит для хранения объектов, которые могут быть ассоциированы со стрелками на диаграммах IDEF0, Процесс или Процедура или размещены на диаграмме EPC. Это могут быть, например, материальные объекты или документы.

13 Требования В свойствах стрелки на диаграммах IDEF0, Процесс и Процедура указываются требования для каждого объекта, являющегося результатом процесса. Проектирование бизнес-процессов

14 Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Возможности системы Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

15 Формирование иерархии подразделений и должностей в справочнике «Субъекты» или с помощью организационной диаграммы Поддержка 4 типов субъектов: Подразделение, Должность, Внешний субъект, Роль Проектирование организационной структуры

16 Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное моделирование и ФСА Возможности системы Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

17 Проектирование. Имитационное моделирование и ФСА Оптимизация бизнес-процессов Business Studio позволяет оценить время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса. В результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения и стоимости процесса.

18 Проектирование. Имитационное моделирование и ФСА Оптимизация организационной структуры В результате проведения имитационного моделирования Business Studio рассчитывает текущую загрузку ресурса, его перегрузку и рекомендуемое количество ресурсов.

19 Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное моделирование и ФСА Разработка ТЗ на внедрение информационных систем Возможности системы Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

20 Проектирование. Планирование автоматизации бизнес-процессов Стадии проектирования 1.Описание процессов «как есть» или проектирование «с нуля». 2.Встраивание в процессы действий сотрудников, связанных с работой в ИС. 3.Установление соответствия между действиями и функциями ИС Регистрация накладной поставщика Регистрация отгрузки готовой продукции

21 Структура 1.Автоматизируемые процессы 2.Перечень формируемых отчетов 3.Структура Информационной системы 4.Автоматизируемые рабочие места Проектирование. Разработка ТЗ на внедрение информационных систем Формирование Технического задания в системе Business Studio

22 Формирование регламентирующей документации Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное моделирование и ФСА Разработка ТЗ на внедрение информационных систем Возможности системы Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

23 Внедрение. Формирование регламентирующей документации Формирование основных видов регламентирующих документов по процессам, оргструктуре и объектам Вывод отчетов в формате Microsoft Word, Microsoft Excel или HTML-навигатора Изменение существующих или создание новых шаблонов документов и отчетов с помощью Мастера отчетов Поддержка пакетного формирования отчетов Возможности по формированию документов и отчетов

24 Внедрение. Формирование регламентирующей документации Основные виды регламентирующих документов

25 1. Редактирование структуры отчета Внедрение. Формирование регламентирующей документации Мастер отчетов 2. Форматирование документа в MS Word

26 Доведение документации до сотрудников Формирование регламентирующей документации Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное моделирование и ФСА Разработка ТЗ на внедрение информационных систем Возможности системы Цикл разработки и оптимизации системы управления организации

27 Внедрение. Доведение документации до сотрудников Документ в формате Microsoft Word

28 Внедрение. Доведение документации до сотрудников Документ в формате Microsoft Excel

29 Внедрение. Доведение документации до сотрудников HTML-навигатор Удобное распространение информации среди исполнителей и заинтересованных лиц Использование на Intranet- и Internet-порталах Поддержка гиперссылок на объекты системы HTML Viewer Полнотекстовый поиск во всей базе документов Прямой выход пользователя на часто используемый документ с помощью ярлыка на рабочем столе компьютера

30 Доведение документации до сотрудников Формирование регламентирующей документации Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное моделирование и ФСА Разработка ТЗ на внедрение информационных систем Возможности системы Цикл разработки и оптимизации системы управления организации Передача схем процессов на исполнение в BPM-системы

31 Возможность передачи разработанных схем процессов в BPM-систему обеспечена благодаря поддержке формата XPDL. BPM-системы – это современный класс информационных систем, позволяющих управлять исполнением бизнес-процессов в реальном времени. Использование стандарта XPDL помогает: выполнить настройку BPM- системы на исполнение процессов. сформировать «бесшовную» систему управления предприятием благодаря быстрому и удобному переходу от модели непосредственно к автоматизации процессов. Диаграмма процесса, сформированная в Business Studio Диаграмма процесса после передачи в DIRECTUM

32 Контроль показателей Доведение документации до сотрудников Формирование регламентирующей документации Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное моделирование и ФСА Разработка ТЗ на внедрение информационных систем Возможности системы Анализ показателей Цикл разработки и оптимизации системы управления организации Передача схем процессов на исполнение в BPM- системы

33 Контроль и анализ значений показателей. Модуль «Кокпит» Cockpit – это модуль, предназначенный для ввода, просмотра, контроля и анализа информации в Business Studio. Он предоставляет возможность без использования лицензии Professional или Enterprise выполнять те работы, которые не требуют полноценной функциональности системы.

34 Контроль и анализ значений показателей. Дополнительные средства Контроль показателей Руководители организации получают возможность контролировать значения показателей с помощью набора специальных отчетов, которые они могут: cформировать самостоятельно в Business Studio получить от сотрудника в виде файла MS Word или MS Excel просмотреть на корпоративном сайте организации, который Business Studio формирует автоматически Сбор значений через MS Excel Business Studio автоматически рассылает сотрудникам отчеты по , которые они должны заполнить в MS Excel, и затем автоматически загружает их в свою базу данных.

35 Контроль показателей Доведение документации до сотрудников Формирование регламентирующей документации Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное моделирование и ФСА Разработка ТЗ на внедрение информационных систем Возможности системы Анализ показателей Цикл разработки и оптимизации системы управления организации Передача схем процессов на исполнение в BPM- системы Контроллинг бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем

36 Модуль «Контроллинг бизнес-процессов» предназначен для автоматического сбора статистических данных о реальном протекании процессов из информационных систем предприятия (BPM, ERP, CRM и других). Отслеживаемые параметры Количество запусков и завершений бизнес-процесса Фактическая длительность бизнес-процесса Время запуска процесса в течение суток Отклонения времени выполнения бизнес-процесса можно своевременно увидеть, проанализировать и предпринять корректирующие меры.

37 Анализ показателей Анализ несоответствий и их последствий Доведение документации до сотрудников Формирование регламентирующей документации Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное моделирование и ФСА Разработка ТЗ на внедрение информационных систем Возможности системы Цикл разработки и оптимизации системы управления организации Контроль показателей Контроллинг бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем

38 Business Studio существенно облегчает выполнение следующих этапов разработки и поддержания СМК: Разработка целей в области качества Описание основных и вспомогательных процессов Разработка показателей процессов Разработка документации СМК Ознакомление персонала с документацией Поддержание документации СМК в актуальном состоянии Сбор результатов измерений Планирование и проведение внутренних аудитов Анализ данных Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий Подготовка к сертификации и сертификация Поддержка СМК Business Studio позволяет организации разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO

39 Поддержка СМК. Формирование регламентирующей документации Business Studio позволяет получить Руководство по качеству, в котором описано, как требования стандарта выполняются в действующей СМК, как взаимодействуют между собой ее основные объекты.

40 Поддержка СМК. Примеры обязательных процедур СМК В Business Studio приведены примеры процедур, которые являются обязательными для документирования в рамках стандарта ISO 9001:2008

41 Поддержка СМК. Планирование и проведение аудитов Business Studio позволяет: планировать аудиты фиксировать результаты проведенных аудитов формировать отчеты по этим результатам получать график аудитов на основе составленного плана

42 Поддержка СМК. Cockpit – сбор сообщений о несоответствиях Cockpit позволяет организовать ввод сообщений о несоответствиях с любого рабочего места без использования лицензий Business Studio и вовлечь в процесс улучшения качества всех сотрудников.

43 Поддержка СМК. Анализ данных Business Studio поддерживает методику анализа несоответствий, их последствий и причин возникновения (FMEA) с применением диаграммы Исикавы. Контрольные карты, построенные по значениям показателей, позволяют отслеживать состояние процесса во времени и, главное, воздействовать на процесс до того, как он выйдет из-под контроля.

44 Доведение документации до сотрудников Формирование регламентирующей документации Формализация стратегии Проектирование бизнес-процессов Проектирование организационной структуры Имитационное моделирование и ФСА Разработка ТЗ на внедрение информационных систем Возможности системы Цикл разработки и оптимизации системы управления организации Передача схем процессов на исполнение в BPM- системы Анализ показателей Анализ несоответствий и их последствий Контроль показателей Контроллинг бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем ЭТАП исполнения бизнес-процессов Интеграция с ECM-системой DIRECTUM

45 Интегрированное решение Business Studio + DIRECTUM ECM-система DIRECTUM – это система электронного документооборота и управления взаимодействием. Интеграция Business Studio и DIRECTUM предоставляет уникальную возможность построения бесшовной системы управления, включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов на основе технологии BPM. Результат интеграции: реализуется стратегически правильный алгоритм внедрения информационных технологий «сверху-вниз» сокращаются временные и материальные затраты на построение эффективной комплексной системы управления обмен схемами процессов обмен°общими справочниками передача регламентирующей документации из Business Studio в DIRECTUM передача статистических данных о выполнении процессов из DIRECTUM в Business Studio Схема передачи данных между системами:

46 Дополнительные возможности Использование MetaEdit Создание параметров: Простых Объектных Структур Списков Создание справочников: Линейных Иерархических

47 Результаты и эффекты от использования Результаты использования Система целей и показателей (BSC/KPI) Формализованные бизнес- процессы Распределенные полномочия и ответственность между руководителями и подразделениями Подробные инструкции для исполнителей Пакет регламентирующий документации Оптимизированная штатная численность сотрудников Своевременная информация о реальных параметрах протекающих процессов СМК в рабочем состоянии Эффекты Достижение стратегических целей организации Повышение управляемости и прозрачности Увеличение производительности труда исполнителей Сокращение потерь и убытков от неправильных действий сотрудников до 100% Минимизация времени обучения новых сотрудников Снижение зависимости от «ключевых» сотрудников Разгрузка Топ-менеджеров от «текучки» и предоставление им возможности заниматься стратегическими задачами Снижение трудоемкости работ по проектированию, автоматизации и актуализации системы управления в 2-3 раза

48 Ключевые преимущества системы Простота, удобство и высокая скорость освоения специалистами Использование самых популярных нотаций моделирования бизнес-процессов Интегрированность: в одном инструменте собраны все востребованные бизнесом методики и технологии Формирование на выходе конкретизированных регламентирующих документов, не требующих дополнительной доработки. Мощный Мастер отчетов, позволяющий формировать отчеты с использованием всех возможностей форматирования Microsoft Word и поддерживающий сложные выборки данных. Расширение структуры данных (модуль MetaEdit): создание собственных параметров (в т.ч. списков) и справочников.

49 О клиентах

50 Группа компаний «Современные технологии управления» Адрес: , Самара, ул. Антонова-Овсеенко, д.59 "В", 1 этаж. Телефон: +7 (846) Партнерская сеть Партнерская сеть объединяет ведущие консалтинговые и ИТ-компании России и стран СНГ в городах: Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Омск, Челябинск и других. Координаты партнеров размещены на сайте: Спасибо за внимание!