Документационное обеспечение управления. 2 Общие сведения по дисциплине Документационное обеспечение управления Читается для специальностей 080507 «Менеджмент. - презентация

1 Документационное обеспечение управления

2 2 Общие сведения по дисциплине Документационное обеспечение управления Читается для специальностей «Менеджмент организации» Важность изучения дисциплины Процесс документирования деятельности управленческих процессов организаций всех форм собственности представляет собой взаимосвязанные этапы в деятельности организации. Актуализация проблематики технологий и процессов документационного обеспечения управления обусловлена унификацией принятия управленческих процессов в организации. Этапы документооборота носят унифицированный характер, что не исключает вариативность данных процессов. В рамках курса «Документационного обеспечения управления» студенты получают навыки построения процессов документооборота, их анализа и унификации. Сфера профессионального использования Приобретенные знания можно реализовать на практике при организации работы службы документационного обеспечения управления, документооборота предприятия и выполнении ключевых операций при работе с документами.

3 3 Краткое описание дисциплины Курс посвящен Курс содержит две взаимосвязанные части: историю появления, становления и развития методических основ рационализации делопроизводства и современное документационное обеспечение. В курсе обобщены нормативные и методические материалы в области рационализации документационного обеспечения управления, специальная литература.

4 4 Цели и задачи преподавания дисциплины Основной целью дисциплины является формирование у студентов представлений об особенностях формирования и развития систем национального делопроизводства в различные исторические периоды и ознакомить с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения управления на основе научно обоснованных принципов и методов его совершенствования. Основные задачи курса: - ознакомить с историей развития системы государственного делопроизводства; - показать значение делопроизводства в процессах управления; - изучить современные технологии документационного обеспечения управления; - ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб документационного обеспечения управления; - сформировать у студентов рациональные подходы: к решению задач организации работы с документами в учреждении, методике составления номенклатуры дел, организации делопроизводства по обращениям граждан; - изучить особенности формирования дел на предприятии и его структурных подразделениях.

5 5 Место дисциплины среди смежных дисциплин Данная дисциплина требует предварительного изучения курсов «Информационное обеспечение управления», «Технические средства управления». В то же время учебный курс является одним из базовых для дисциплины «Организационное проектирование».

6 6 Начальные знания Для успешного освоения курса требуется знания: основ современного законодательства (Конституции РФ 1993г., Гражданского, Административного, Трудового кодексов, нормативно-правовых актов по делопроизводству и документационному обеспечению управления), основных положений государственных стандартов по делопроизводству, информационных технологий.

7 7 Итоговые знания, умения и навыки В результате изучения дисциплины студенты должны иметь ПРЕДСТАВЛЕНИЯ: о тенденции развития делопроизводства в государственном аппарате управления в различные исторические периоды; современных направлениях развития и путях совершенствования документационного обеспечения управления; основных научных и практических проблемах организации документационного обеспечения управления. В результате изучения дисциплины студенты должны получить ЗНАНИЯ: нормативно-методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления; современные типовые структуры служб документационного обеспечения управления; методы и технологию обработки документов на основе использования средств организационной и вычислительной техники; рациональную технологию приема, прохождения, подготовки и отправки документов в традиционных и автоматизированных системах документационного обеспечения управления; требования к ручным и автоматизированным информационно-поисковым системам по документам организаций; Методику контроля за сроками исполнения документов. В результате изучения дисциплины студенты должны приобрести УМЕНИЯ И НАВЫКИ: оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов; составлять классификационные справочники (номенклатура дел, классификаторы различных видов, перечень документов со сроками хранения; организовать оперативное хранение документов и подготовить документы к передаче в ведомственный архив.

8 8 Содержание лекционного курса Тема 1. Отечественное делопроизводство XV-XVII вв. Тема 2. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. Тема 3. Делопроизводство в учреждениях России XIX – начале XX вв. Тема 4. Становление и развитие советского делопроизводства Тема 5. Законодательная и нормативно-правовая база документационного обеспечения управления в 90 –е гг. ХХ в. Тема 6. Управленческие документы: функции, унификация, стандартизация и классификация. Требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению управленческих документов Тема 7. Организационно- правовых документов: требования к оформлению Тема 8. Организация службы документационного Обеспечения управления Тема 9. Организация документооборота на предприятии (в организации) Тема 10. Организация делопроизводства по обращениям граждан Тема 11. Номенклатура дел: определение и функциональное назначение Тема 12. Подготовка дел к передаче в архив предприятия (организации)

9 9 Тема 1. Отечественное делопроизводство XV-XVII вв. Цели и задачи изучения темы Изучение приказного делопроизводства в России в XV - XVII в. 1) анализ основных этапов развития отечественного делопроизводства и их обоснование в научной литературе 2) изучение особенностей приказного делопроизводства Первая тема курса является вводной в изучении становления делопроизводства в России в XV - XVII в. Рассмотрены следующие проблемы: основные этапы становления и развития отечественного делопроизводства и их обоснование в научной литературе, особенности, черты приказного делопроизводства.

10 10 Тема 2. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. Цели и задачи изучения темы Изучение коллежского делопроизводства в России в XVIII в. 1) изучение особенностей коллежского делопроизводства 2) анализ Генерального регламента 1720 г. как основного законодательного акта по делопроизводству в XVIII в. 3) изучение видового состава документов коллежского делопроизводства 4) изучение основных правил оформления дел и основных условий хранения документов

11 11 Тема 3. Делопроизводство в учреждениях России XIX – начале XX вв. Цели и задачи изучения темы Изучение министерского делопроизводства в России в XIX – начале XX вв. 1) изучение особенностей министерского делопроизводства; 2) изучение основных видов документов министерского делопроизводства; 3) анализ работы с документами в губернских учреждениях; 4) сравнение архивного хранения документов в XVIII нач. XIX вв.

12 12 Тема 4. Становление и развитие cоветского делопроизводства Цели и задачи изучения темы Изучение советского делопроизводства 1) изучение первых декретов советского правительства по делопроизводству; 2) анализ деятельности института техники управления и Оргстроя по делопроизводству; 3) анализ деятельности Главного архивного управления по рационализации делопроизводства; 4) изучение Единой государственной системы делопроизводства.

13 13 Тема 5. Законодательная и нормативно-правовая база ДОУ в 90 –е гг. ХХ в. Цели и задачи изучения темы Изучение законодательных и нормативно-правовых документов, регламентирующих документационное обеспечение управления. 1) анализ законодательных актов РФ в сфере информатизации и документации 2) анализ нормативно–правовых актов федеральных органов исполнительной власти, регламентирующих вопросы документационного обеспечения 3) изучение государственных стандартов на документацию и унифицированных систем документации 4) изучение документов по труду и охране труда

14 14 Тема 6. Управленческие документы Цели и задачи изучения темы Изучение управленческих документов и правил их оформления. 1) изучение основных функций управленческих документов 2) изучение классификаций документов 3) анализ унифицированных документов, стандартизации документов 4) изучение основных правил к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению управленческих документов

15 15 Тема 7. Организационно- правовые документы Цели и задачи изучения темы Изучение основных требований к оформлению организационно-правовых документов. 1) изучение видового состава организационно-правовых документов 2) изучение основных учредительных документов организации 3) изучение основных правил оформления организационно- правовых документов 4) анализ реквизитов организационно- правовых документов

16 16 Тема 8. Организация службы документационного обеспечения управления Цели и задачи изучения темы Изучение организации службы документационного обеспечения управления. 1) изучение цели, задач и функций службы документационного обеспечения управления и ее структурных подразделений 2) изучение организационной структуры и должностного состава службы документационного обеспечения управления 3) анализ локальных нормативных документов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления и ее подразделений 4) анализ должностных инструкций сотрудников службы документационного обеспечения управления

17 17 Тема 9. Организация документооборота на предприятии (в организации) Цели и задачи изучения темы Изучение организации документооборота на предприятии. 1) изучение понятия, структуры документооборота 2) изучение основных форм делопроизводства 3) анализ основных этапов прохождения входящих документов 4) анализ основных этапов прохождения исходящих документов 5) изучение внутреннего документооборота

18 18 Тема 10. Организация делопроизводства по обращениям граждан Цели и задачи изучения темы Изучение организации делопроизводства по обращениям граждан 1) изучение общественно-политического и социального значения обращений граждан 2) изучение федеральных и региональных законодательных актов, регламентирующих делопроизводство по обращениям граждан 3) изучение основных видов обращений граждан 4) изучение организации личного приема граждан

19 19 Тема 11. Номенклатура дел Цели и задачи изучения темы Изучение основных требований к оформлению и утверждению номенклатуры дел. 1) изучение особенностей и назначения номенклатуры дел 2) изучение основных требований к составлению и оформлению номенклатуры дел 3) изучение методики составления номенклатуры дел 4) изучение основных требований к утверждению номенклатуры дел

20 20 Тема 12. Подготовка дел к передаче в архив предприятия (организации) Цели и задачи изучения темы Изучение методики проведения экспертизы ценности документов и основных правил передачи дел в архив организации. 1) изучение системы экспертных органов и функций экспертной комиссии 2) изучение организации и проведения экспертизы ценности документов 3) изучение основных правил передачи дел в архив организации

21 21 Контрольные мероприятия Текущий контроль Тест Рубежный контроль Тест Итоговый контроль Тест Экзамен

22 22 Глоссарий Глоссарий – обеспечивает толкование и определение основных понятий, необходимых для адекватного осмысления материала. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период Регистрация документа запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения Контроль исполнения документов совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов Дело совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку Формирование дела группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела Оформление дела подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами Номенклатура дел систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

23 23 Список литературы Основная Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. – М.: Эксмо, 2006 Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб. пособие. - М., с. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. - М, Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учеб. для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова, и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., Делопроизводство: Учебник для вузов Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. Я.З. Лившица и В.А. Цикулина / МГИАИ. - М., Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих / ЦБНТ Минтруда РФ. - М., Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. 2-е изд. - Новосибирск, Копнов А.В. Организация документационного обеспечения управления (Учебно- метод. пособие). - Томск, Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М Стенюков М.В. Документы: Делопроизводство /Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятий/. - М.: 1997.

24 24 Список литературы Дополнительная Андреева В.И. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы. - М.: Технолюкс-2, 1994 Андреева В.И. Образцы документов делопроизводства. - М.: ЗАО «Бухгалт. бюл.», 1996 Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. М., Дела в порядке: (Документация образовательного учреждения) Под ред. О. Д. Владимирская, Г. П. Грибова. - СПб.: СПГУПМ, 1998 Делопроизводство : учеб. для образоват. учреждений нач. проф. образования : учеб. пособие для студентов учреждений сред. проф. образования, обучающихся по специальностям социал.-экон. Профиля. Под. ред. Е. Н. Басовской. - М.: Academia, 2005 Документооборот : концепции и инструментарий. Под ред. В. Л. Арлазарова. - М.: УРСС, 2004 Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов управленческими документами (теоретико- методологический аспект) // Отечественные архивы С.3-9. Колтунова М. В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. - М.: Дело, 1999 Логинова Н. К. Делопроизводство и корреспонденция: Учеб. пособие. - Екатеринбург: Урал. гос. экон. ун-т, Печникова Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учеб. Пособие. - М.: ЭКМОС, 1999 Рогожин М. Ю. Деловые документы в примерах и образцах: Новый ГОСТ Р / М.Ю. Рогожин. - М.: МЦФЭР, 2003 Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. - М. : Academia, 2004 Салазкина Л. П. Основы делопроизводства. Требования к тексту документа. Кемерово: Кузбассвузиздат, 1997 Санкина Л. В. Современные правила оформления управленческих документов / Санкина Л. В., Вялова Л. М., Шатина Н. В.; Учеб.-информ. центр при Гос. налоговой инспекции по г. Москве. - М., 1998 Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЭР, 2002 Спивак В. А. Делопроизводство : Учеб. пособие / В. А. Спивак. - СПб.: Питер принт, 2003 Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. - М., Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Практика ведения деловой переписки в англоговорящих странах // Секретарское дело С

25 25 Сведения об авторах Половнева Людмила Сергеевна Место работы: Белгородский государственный университет Ученая степень: Ученое звание: Должность: ассистент Кафедра: документоведения Контактная информация: Адрес г. Белгород, ул. Студенческая 14 Рабочий телефон

26 26 Сведения об авторах Колесникова Валентина Лаврентьевна Место работы Белгородский государственный университет Ученая степень Ученое звание Должность ассистент Кафедра документоведения Контактная информация Адрес г.Белгород, ул.Студенческая, 14 Рабочий телефон

27 27