Обзор приложений Microsoft ® Office 2007 Быстрый старт представляет: - презентация

1 Обзор приложений Microsoft ® Office 2007 Быстрый старт представляет:

2 Быстрый старт в Microsoft Office 2007 Содержание курса Обзор. Новый взгляд на знакомые программы Урок 1. Новый Office: создан специально для вас Урок 2. Ответы на важные вопросы В каждом уроке имеется список контрольных вопросов.

3 Обзор. Новый взгляд на знакомые программы Открыв программу выпуска 2007 системы Microsoft Office, можно увидеть, что многие программные элементы имеют знакомый вид. Но также сразу замечается новый внешний вид верхней части окна. Меню и панели инструментов заменены лентой, содержащей вкладки, которые можно открыть для доступа к командам. Эта презентация знакомит с основными приемами работы в новом офисе. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

4 Цели учебного курса Сделать краткий обзор отличий системы Microsoft Office выпуска 2007 и объяснить, почему понадобилось вводить изменения. Продемонстрировать, как можно использовать ленту для выполнения типичных действий. Познакомить с новым форматом файлов. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

5 Урок 1 Новый Office: создан специально для вас

6 Да, знакомые приложения Microsoft Office сильно изменились. Но эти изменения сделали их лучше. С введением ленты команды и другие необходимые инструменты стали более заметны, а доступ к ним стал лучше. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

7 Что расположено на ленте? Лента состоит из трех элементов: вкладок, групп и команд. Вкладки расположены вдоль верхней части ленты. На каждой из них представлены инструменты для решения основных задач в данной программе. Группы представляют собой наборы связанных команд. Они остаются на экране и готовы к использованию, предоставляя визуальные подсказки. Команды собраны в группы. Командой может быть кнопка, строка меню или поле, в которое вводятся данные. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

8 Что расположено на ленте? Как начать работу? Например, в программе Word 2007 это вкладка Вкладка «Главная». На ней собраны команды, которые используются наиболее часто при создании документов: команды для форматирования шрифта (группа «Шрифт» ), параметры абзаца (группа «Абзац» ) и стили текста (группа «Стили» ). Начните с первой вкладки. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

9 Как организованы команды? Команды организованы в соответствии с тем, как они используются. Часто используемым командам больше не нужно тесниться в меню или на панели инструментов с множеством других, не относящихся к делу команд. Это наиболее употребительные команды, и поэтому теперь они сделаны наиболее заметными. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

10 Отображение большего числа команд только при необходимости Наиболее часто используемые команды всегда доступны на ленте. Другие команды появляются только тогда, когда они необходимы, в ответ на выполненное действие. Например, вкладка «Работа с рисунками» появляется в Word на ленте, когда вставляется рисунок, и исчезает после вставки рисунка. Таким образом лента реагирует на действие пользователя. Поэтому не стоит беспокоиться, если все команды постоянно не видны. Начните работу, и необходимые команды появятся под рукой. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

11 Дополнительные параметры, если они нужны Иногда в нижнем правом углу группы появляется стрелка, называемая кнопкой вызова диалогового окна. Это означает, что для группы доступны дополнительные параметры. На вкладке «Главная» щелкните стрелку в группе «Шрифт». Например, чтобы добраться до редко используемого параметра шрифта в PowerPoint ® 2007: Откроется диалоговое окно «Шрифт» с полным набором команд для работы со шрифтом. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

12 Перед выбором эффекта воспользуйтесь режимом предварительного просмотра Знакомы ли вы с циклической процедурой сделал-отменил-сделал? Вы сделали изменение, получили не то, что хотели, поэтому выполнили отмену и продолжаете этот процесс до тех пор, пока не получите нужный результат. Теперь можно увидеть «живой» предварительный просмотр выбранного варианта перед тем, как принять решение. Это позволяет экономить время и получать лучшие результаты. Анимация. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Воспроизведение. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

13 Перед выбором эффекта воспользуйтесь режимом предварительного просмотра Знакомы ли вы с циклической процедурой сделал-отменил-сделал? Вы сделали изменение, получили не то, что хотели, поэтому выполнили отмену и продолжаете этот процесс до тех пор, пока не получите нужный результат. Теперь можно увидеть «живой» предварительный просмотр выбранного варианта перед тем, как принять решение. Это позволяет экономить время и получать лучшие результаты. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

14 Помещение команды на собственную панель инструментов Часто ли приходится пользоваться командами, доступ к которым осуществляется не так быстро, как хотелось бы? Их можно легко добавить на панель быстрого доступа. Расположенная над лентой при первом запуске программы Microsoft Office панель быстрого доступа содержит команды там, где они всегда видны и находятся под рукой. Анимация. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Воспроизведение. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

15 Помещение команды на собственную панель инструментов Часто ли приходится пользоваться командами, доступ к которым осуществляется не так быстро, как хотелось бы? Их можно легко добавить на панель быстрого доступа. Расположенная над лентой при первом запуске программы Microsoft Office панель быстрого доступа содержит команды там, где они всегда видны и находятся под рукой. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

16 Работа при различных разрешениях экрана Все, что было показано до сих пор, применимо, если экран имеет высокое разрешение и окно программы развернуто. В противном случае все может выглядеть по-другому. Низкое разрешение. Если установлено низкое разрешение экрана, в некоторых группах на ленте отображается только имя группы, а команды в группе не видны. Чтобы отобразить команды в группе, щелкните стрелку на кнопке группы. Как именно? Вот так: Быстрый старт в Microsoft Office 2007

17 Работа при различных разрешениях экрана Все, что было показано до сих пор, применимо, если экран имеет высокое разрешение и окно программы развернуто. В противном случае все может выглядеть по-другому. Окно программы не развернуто: для некоторых групп отображаются только имена групп. Как именно? Вот так: Планшетные ПК. На этих компьютерах с небольшим экраном лента подстраивается и содержит меньшие по размеру версии вкладок и групп. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

18 Упражнения для практического занятия 1.Добавление маркированного списка в документ Word. 2.Применение стилей заголовков в документе Word. 3.Вставка рисунка в документ Word. 4.Форматирование текста в документе Word с помощью мини-панели инструментов. 5.Добавление кнопки на панель быстрого доступа в Excel ® и последующее удаление кнопки. 6.Дополнительные параметры в Excel. Интерактивное практическое заданиеИнтерактивное практическое задание (требуются Word 2007 и Excel 2007 часть выпуска 2007 системы Microsoft Office) Быстрый старт в Microsoft Office 2007

19 Тест 1, вопрос 1 Где на ленте отображаются команды «Вставить», «Вырезать» и «Копировать»? (Выберите один вариант ответа.) 1.На последней вкладке. 2.На первой вкладке. 3.На панели быстрого доступа. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

20 Тест 1, вопрос 1, ответ: На первой вкладке. Эти команды используются часто, поэтому логично, что они отображаются на первой вкладке ленты. Конечно, при желании их можно добавить на панель быстрого доступа. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

21 Тест 1, вопрос 2 При переходе с компьютера с высоким разрешением экрана к компьютеру с низким разрешением не видны команды в группе. Что надо сделать? (Выберите один вариант ответа.) 1.Щелкните вкладку Вид. 2.Щелкните панель инструментов Вид. 3.Щелкните стрелку на кнопке группы. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

22 Тест 1, вопрос 2, ответ: Щелкните стрелку на кнопке группы. Если команды не видны из-за разрешения экрана или из-за того, что окно не было развернуто, команды в группе можно отобразить, щелкнув стрелку на кнопке группы. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

23 Урок 2 Ответы на важные вопросы

24 Теперь можно оставить ленту в покое и посмотреть на другие новшества. Элемент управления Кнопка Microsoft Office является новым элементом, а также в программах Word, Excel, PowerPoint и Access 2007 используются новые сочетания клавиш и новые форматы файлов. В этом уроке объясняется работа с некоторыми новыми возможностями. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

25 Что произошло с меню Файл? Кнопка Microsoft Office отображается в верхнем левом углу окна в некоторых программах Microsoft Office, таких как Word и Excel. Но эта кнопка содержит больше команд, чем было в меню «Файл». Быстрый старт в Microsoft Office 2007

26 Что произошло с меню Файл? Кнопка Microsoft Office также предоставляет доступ в программах к настройкам, которые управляют такими регулировками, как параметры проверки правописания. В предыдущих версиях программ Office параметры можно было устанавливать в диалоговом окне «Параметры», которое открывалось с помощью команды меню «Сервис». Теперь доступ ко многим из этих параметров открывается по щелчку кнопки Microsoft Office. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

27 Как создать новый документ? При создании нового документа, книги, презентации или базы данных можно использовать большое полноцветное окно, помогающее начать работу. Можно начать работу привычным образом с пустого или существующего файла. Или, чтобы начать создавать документы, взгляните сначала налево. Под узлом Microsoft Office Online щелкните «Отличительные» и осуществите выбор из каталога ссылок на шаблоны и учебные курсы, размещенные в Интернете. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

28 Что произошло с прежними сочетаниями клавиш? Если вы предпочитаете работать с помощью клавиатуры, а не мыши, следует знать, что вместе с лентой в употребление введены новые сочетания клавиш. Для всех кнопок на ленте имеются сочетания клавиш. Для ввода команд часто требуется нажатие меньшего количества клавиш. Это изменение обеспечивает два больших преимущества относительно предыдущих версий программ Office: Быстрый старт в Microsoft Office 2007

29 Что произошло с прежними сочетаниями клавиш? Новые сочетания клавиш называются также по- новому: всплывающие подсказки. На рисунке показан пример использования всплывающих подсказок для удаления стиля заголовка в Word. Нажмите клавишу ALT, чтобы появились всплывающие подсказки. Нажмите клавишу «H», чтобы выбрать вкладку «Главная». Нажмите клавишу «E», чтобы выбрать кнопку «Удалить форматирование» в группе «Шрифт» для удаления стиля заголовка. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

30 Старые сочетания клавиш, начинающиеся с CTRL, по-прежнему работают, их можно использовать, как и раньше. Например, с помощью сочетания клавиш CTRL+C по- прежнему можно копировать данные в буфер обмена, а с помощью CTRL+V вставлять их из буфера обмена. Что произошло с прежними сочетаниями клавиш? Работа со старыми сочетаниями клавиш Быстрый старт в Microsoft Office 2007

31 Что делать, если не удается найти команду? Если не удается найти нужную команду, можно воспользоваться справкой. В приложениях Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007 имеется визуальное, интерактивное справочное руководство, позволяющее быстро отыскивать нужные элементы. Анимация. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Воспроизведение. [Автор: здесь вставляется SWF-файл; прежде чем вставить SWF-файл, удалите этот заполнитель.] Быстрый старт в Microsoft Office 2007

32 Что делать, если не удается найти команду? Если не удается найти нужную команду, можно воспользоваться справкой. В приложениях Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007 имеется визуальное, интерактивное справочное руководство, позволяющее быстро отыскивать нужные элементы. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

33 Сведения о новых форматах файлов В Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007 используются новые форматы файлов. Повысилась безопасность файлов, и уменьшился риск повреждения файлов. Уменьшенный размер файлов. Новые возможности. Для этого изменения существует множество веских причин: Быстрый старт в Microsoft Office 2007

34 Для документов, книг и презентаций формат файла по умолчанию теперь содержит букву «x» в конце, что означает принадлежность к формату XML. Например, в Word по умолчанию документ теперь сохраняется с расширением DOCX, а не DOC. Если файл сохраняется в виде шаблона, происходит то же самое: к прежнему расширению файла добавляется буква «X» (например, DOTX для документов Word). Если файл содержит код или макросы, его следует сохранять, используя новый формат с поддержкой макросов. Для документа Word это будет DOCM; для шаблона Word DOTM. Сведения о новых форматах файлов Еще немного сведений о новом формате в Word, Excel и PowerPoint: Быстрый старт в Microsoft Office 2007

35 Работа с файлами из предыдущих версий программ Возможно, вы будете первым в своем коллективе, установившим выпуск 2007 системы Microsoft Office. Или, может быть, что вы работаете с отделами, которые должны использовать документы Office, сохраненные в прежнем формате. Не беспокойтесь, существует возможность обмена документами между выпуском 2007 системы Microsoft Office и прежними версиями программ. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

36 Можно открыть файл, созданный в прежних версиях Office, начиная с Office 95 и до Office Просто откройте файл, как обычно. –После работы с файлом в программе версии 2007, возможно, потребуется сохранить файл. По умолчанию в диалоговом окне Сохранение документа файл, созданный в предыдущей версии, сохраняется в той же версии. –В процессе сохранения выполняется проверка совместимости и пользователь уведомляется о том, что определенные новые возможности, добавленные в документ, будут отключены или преобразованы как можно точнее. Работа с файлами из предыдущих версий программ Вот как это сделать. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

37 Ваши коллеги, у которых установлены версии Word, Excel или PowerPoint от 2000 до 2003 (с последними исправлениями и пакетами обновлений), могут открывать файлы версии Работа с файлами из предыдущих версий программ Вот как это сделать. –Когда они попытаются открыть ваш документ, появится приглашение загрузить программу преобразования, с помощью которой можно будет открыть этот документ. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

38 Сведения о новом формате файлов в Access Новый формат файлов в Access 2007 (ACCDB) поддерживает новые возможности программного продукта. Например, программа Access поддерживает тип данных «Вложение», который позволяет сохранять в базе данных документы и файлы в виде сжатых вложений, и многозначные поля. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

39 При создании новой базы данных в Access 2007 она автоматически использует новый формат файла с расширением ACCDB. –В более ранних версиях Access используются MDB- файлы. Если MDB-файлы были ранее сохранены в Access 2003, Access 2002 или Access 2000, их можно открыть в Access 2007 и работать с ними. –Однако новые возможности Access 2007 не доступны для MDB-файлов. Если необходимо использовать новые возможности, воспользуйтесь командой Сохранить как, чтобы преобразовать базу данных в формат ACCDB. Сведения о новом формате файлов в Access Совместимость версий Быстрый старт в Microsoft Office 2007

40 Когда Access 2007 используется для открытия базы данных, сохраненной в Access 95 или Access 97, в Access 2007 выводится запрос на обновление базы данных до формата ACCDB. Сведения о новом формате файлов в Access Совместимость версий –Если не планируется использовать базу данных в более ранних версиях Access (и если не используется репликация или защита на уровне пользователей), эту базу данных следует обновить. –Важно! Базу данных формата ACCDB можно открыть только в Access Быстрый старт в Microsoft Office 2007

41 Упражнения для практического занятия 1.Создание нового документа в Word. 2.Удаление из документа личных сведений и комментариев. 3.Сохранение файла Word в разных версиях. 4.Проверка параметров в Excel. 5.Использование сочетаний клавиш в Excel. Интерактивное практическое заданиеИнтерактивное практическое задание (требуются Word 2007 и Excel 2007 часть выпуска 2007 системы Microsoft Office) Быстрый старт в Microsoft Office 2007

42 Тест 2, вопрос 1 Где находится первая кнопка, нажав которую, можно добраться до команд открытия и закрытия файлов? (Выберите один вариант ответа.) 1.На первой вкладке. 2.В левом верхнем углу. 3.В нижней части ленты. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

43 Тест 2, вопрос 1, ответ: В левом верхнем углу. Это кнопка Microsoft Office. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

44 Тест 2, вопрос 2 Какая клавиша нажимается на клавиатуре первой, когда требуется с помощью сочетания клавиш выбрать вкладку на ленте? (Выберите один вариант ответа.) 1.ALT. 2.SHIFT. 3.CTRL. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

45 Тест 2, вопрос 2, ответ: ALT. При нажатии этой клавиши выводятся подсказки, каждая из которых показывает клавишу, которую надо нажать для вызова соответствующей вкладки. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

46 Тест 2, вопрос 3 Ваши коллеги, у которых не установлен выпуск 2007 системы Microsoft Office, могут открывать ваши файлы Word, Excel и PowerPoint (Выберите один вариант ответа.) 1.Истина. 2.Ложь. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

47 Тест 2, вопрос 3, ответ: Истина. В выпуске 2007 системы Microsoft Office имеется много средств, помогающих обмениваться документами с пользователями, которые работают в более ранних версиях программ Office. Быстрый старт в Microsoft Office 2007

48 Краткий справочник Резюме практических заданий этого учебного курса см. в кратком справочнике. кратком справочнике Быстрый старт в Microsoft Office 2007

49 Презентация подготовлена с использованием учебных материалов Microsoft ® Меркуловым В.Н.