Как работать с оригиналами электронных документов? ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ» Виноградов В.И. Директор по ППО, Марковская Т.Г. Ведущий специалист www.oviont.ruwww.oviont.ru, - презентация

1 Как работать с оригиналами электронных документов? ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ» Виноградов В.И. Директор по ППО, Марковская Т.Г. Ведущий специалист

2 О компании «ОВИОНТ ИНФОРМ» – Разработка ПО и распространение IT-услуг с 1997 г. – Более 40 тыс. клиентов по Москве и Московской области – Программы для подготовки и сдачи отчетности в контролирующие органы, подготовки к сверке – Проекты по автоматизации налоговых органов АИС «Налог 2 Москва», Федерального казначейства «Казна-2000» и муниципальных органов г. Москвы – Партнер СКБ Контур с 2004г. – Известный программный продукт «Баланс-2W Экстерн»

3 Что представляет собой электронный документ? Юридически значимый электронный документ – это файл, утвержденного формата, подписанный одной или несколькими (квалифицированными) электронными подписями, возможно, дополненный набором файлов подтверждающих документов, полученных в результате соблюдения Порядка его передачи, если таковой существует, при наличии договора (или заявления) о присоединении к Порядку, подписанным(и) сторонами, который не противоречит законам Российской Федерации. Электронный юридически значимый документ (ЭД) - это один или несколько файлов.

4 От бумажных документов к электронным

5 Что необходимо предъявить при истребовании документов? Ответ: Предъявить нужно набор файлов или заверенную копию на бумажном носителе с указанием, что она является копией электронного документа или электронную скан-копию бумажного документа.

6 Нормативная база 1-ФЗ от «Об электронной цифровой подписи» 63-ФЗ от «Об электронной подписи» 149-ФЗ от «Об информации, информационных технологиях и защите информации» Статья 160 ГК РФ «Письменная форма сделки» Допускает использование ЭП при наличии соглашения сторон. 129-ФЗ от «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ от «О бухгалтерском учете» вступает в силу с ФЗ от «О внесении изменений в часть первую и вторую НК РФ…» определяются требования сопровождать усиленной квалифицированной ЭП электронные документы для налогового и бух. учета и отчетности. Приказ от Утверждены форматы для счетов-фактур. Приказ от Утверждены рекомендованные форматы для ТОРГ-12 и Акта сдачи работ Письма МФ от /1/409 и /1/521 О представлении в НО заверенной бумажной копии электронного документа

7 Что можно делать с электронными документами? Создавать, Сохранять в виде файлов на диске, Передавать (обмениваться), Подписывать / Переподписывать; Просматривать, проверять: – Просмотреть и/или распечатать в удобочитаемом виде (в утвержденной печатной форме); – Просмотреть исходный файл и проверить корректность формата, утвержденного контролирующим органом; – Проверить и просмотреть сведения об электронной подписи; – Просмотреть юридически значимые документы, подтверждающие отправку документов отправителем и прием их получателем; – Проверить целостность комплекта электронного документооборота; Импортировать в информационные системы для их автоматизированной проверки и обработки

8 Зачем электронные документы сохраняют в специальном формате? XML-форматы ЭД определяют структурированное представление информации, позволяющее осуществлять ее автоматизированную обработку.

9 Сохранение ЭД в виде файлов на диске

10 От представления отчетности к обмену первичными электронными документами

11 Файлы электронных документов сохранили, а как дальше работать с ними? Просмотреть состав файлов и их назначение Просмотреть файлы ЭД как в удобочитаемом печатном виде, так и в исходном виде XML-файлов Проверить ЭП под документом и сертификат ключа ЭП владельца (доверие, срок действия,…) Проверить целостность комплекта подтверждающих документов Отправить или принять для проверки

12 Специализированный файл-менеджер: Баланс-2: Просмотр электронных документов» 12

13 Специализированный файл-менеджер: «Баланс-2: Просмотр электронных документов» Просмотр и печать файлов электронных документов отчетности в ФНС, ПФР и ФСС в удобочитаемом виде; Проверка и просмотр сведений об электронной подписи; Просмотр документов, подтверждающих отправку документов отправителем и прием их получателем; Прием и формирование пакетов электронных документов, подписанных ЭП и объединенных в zip-архив (для предоставления в кредитные учреждения или другим лицам по месту требования); Проверка целостности комплекта электронных документов и легитимности ЭП, формирование протокола произведенной проверки; Возможность работы с электронным документооборотом абонентов, использующих сервисы различных специализированных операторов связи. 13

14 «Баланс-2: Просмотр электронных документов»: Определение назначения файлов

15 Состав архива ЭД по видам электронного документооборота

16 «Баланс-2: Просмотр электронных документов»: Просмотр файлов документов

17 «Баланс-2: Просмотр электронных документов»: Просмотр исходных файлов документов

18 «Баланс-2: Просмотр электронных документов»: Проверка электронной подписи и сертификата

19 «Баланс-2: Просмотр электронных документов»: Проверка целостности комплекта документооборота

20

21 Передача электронной отчетности налогоплательщиков по месту требования Письмо-рекомендация ЦБ РФ от Т Требования к Составу электронных документов, заверенных ЭЦП налогового органа, представляемых налогоплательщиком по месту требования (ФНС РФ) Письмо ФНС РФ от г. «О некоторых вопросах реализации технологии проверки ЭП должностных лиц налоговых органов при представлении налоговой отчетности в электронном виде по месту представления»

22 «Баланс-2: Просмотр электронных документов»: Формирование пакета для отправки электронного документа

23 «Баланс-2: Просмотр электронных документов»: Прием и проверка пакета электронных документов

24 Работа с электронными документами абонентов различных операторов связи Вы можете просматривать и проверять электронные документы налогоплательщиков, которые были переданы через различных спецоператоров связи или доверенных операторов документооборота, т.е. – документами, подписанными электронными подписями различных УЦ, – использующими различные СКЗИ.

25 Какими документами можно обмениваться? Можно обмениваться любыми электронными документами, прописанными в регламенте как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и в неформализованными документами. Формализованные документы: Счет-фактурыУтвержденный XML-формат Товарная накладная (ТОРГ-12, код формы по ОКУД ) Рекомендованный XML-формат Акт приемки-сдачи работ (услуг)Рекомендованный XML-формат Неформализованные документы: Информационное письмо (Произвольная форма)Microsoft Word (.doc); Microsoft Excel (.xls); Office Open XML (.docx,.xlsx); Joint Photographic Experts Group (.jpeg,.jfif,.jpg); Rich Text Format (.rtf); Portable Document Format (.pdf); Текстовый файл (.txt) Договор (Произвольная форма) Товарно-транспортная накладная (1-Т, код формы по ОКУД ) ……..

26 Обмен счетами-фактурами Согласно порядку обмена (утвержденному Приказом Минфина 50н), электронный счет-фактура может быть передан только через оператора электронного документооборота в установленном ФНС формате. Приказ ФНС России от 5 марта 2012 года ММВ-7-6/138, утвердивший данный формат, вступил в силу 23 мая 2012 года. Приказом Минфина 50ноператора электронного документооборотаПриказ ФНС России от 5 марта 2012 года ММВ-7-6/138

27 Поддержка схемы документооборота электронных счетов-фактур

28 Программа «Баланс-2: Хранение и обмен электронными документами» - «толстый» клиент системы ДИАДОК

29 Возможности программы «Баланс-2: Хранение и обмен электронными документами» отправка и прием электронных юридически значимых документов в соответствии с требованиями к документообороту через систему ДИАДОК подписание и отправка контрагентам электронных документов, подготовленных во внешних программах сохранение электронных документов в виде файлов на диске импорт файлов электронных документов для хранения в базе данных объединение документов в комплекты с указанием связей между ними, контроль полноты комплектов

30 «Баланс-2: Хранение и обмен электронными документами»: Отправка и прием электронных документов

31 «Баланс-2: Хранение и обмен электронными документами»: Сохранение и импорт файлов электронных документов

32 «Баланс-2: Хранение и обмен электронными документами»: Групповое с охранение файлов электронных документов

33 «Баланс-2: Хранение и обмен электронными документами»: Группировка документов в комплекты

34 «Баланс-2: Хранение и обмен электронными документами»: Дополняет систему Диадок Локальное хранение документов Хранение электронных документов, полученных через различных операторов документооборота, а также скан-копий бумажных документов Возможность работы в автономном режиме, а также при неустойчивом Интернет- соединении Работа с комплектами документов

35 Предлагаемые решения для работы с электронными документами Баланс-2: Просмотр электронных документов Специализированный файл-менеджер Баланс-2: Хранение и обмен электронными документами Специализированная программа обмена и хранения документов

36 Разработка новых форм и форматов электронных документов В рамках РОСЭУ (НП «Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг» ведется разработка форм и форматов «Единого Акта приема товарно- материальных ценностей», объединяющего ТОРГ-1,…, ТОРГ-4. Работа находится на стадии согласования.

37 Спасибо за внимание!