1 Применение информационных технологий при разработке регламентирующей документации Лозовицкий Игорь Борисович. - презентация

1 1 Применение информационных технологий при разработке регламентирующей документации Лозовицкий Игорь Борисович

2 Характерис-ка предприятия Компании на стадии реализации бизнес-идеи Предприятия, созданные в период плановой экономики Стихийно развивающиеся предприятия Динамично развивающиеся предприятия Система управления «Ручная»«Устарела»«Атрофирована»«Актуальна» Характерис-ка системы управления Обязанности и полномочия закреплены «на словах» Сформирована в условиях плановой экономики. Нормативная документация не обновляется или обновляется не в полном объеме Стратегия «размыта» и не формализована. Разработана организационная структура, закреплены основные зоны ответственности Формализована стратегия развития. Описаны бизнес- процессы. Разработана организационная структура. Разработан пакет регламентных документов Уровень риска НизкийВысокий Очень высокий Низкий Масштаби- руемость ОтсутствуетВозможнаОтсутствуетВысокая СМК (ISO) Нет Функциональная модель (до 1994 г.) Нет (м.б. формально) Процессная модель ISO 9001:2000 Зависимость от персонала Очень высокая СуществуетВысокаяНет Конкурентно- способность ВысокаяНизкаяНизкаяВысокая

3 3 Преимущества Компании Для Плательщиков: –Наш процессинговый центр связан в режиме реального времени с биллинговыми системами ведущих операторов связи, что обеспечивает моментальное пополнение лицевого счета абонента и его немедленный доступ к оплаченной услуге. –Шаговая доступность - на сегодняшний день наша сеть в Москве и области составляет более 750 терминалов (ежемесячный прирост терминалов). Для провайдеров услуг: –Широкая розничная сеть для оплаты услуг –Низкие комиссионные Для банков: –Возможность предоставить своим клиентам дополнительные услуги по приемлемым ценам –Нет необходимости иметь договорные отношения со всеми провайдерами услуг – достаточно подключиться к нам

4 4 Ландшафт процессов верхнего уровня (сеть терминалов самообслуживания системы дистанционной оплаты)

5 5 Региональное развитие Группы Компаний 93 терминала в Санкт-Петербурге 760 терминалов в Москве и МО 13 терминалов в г. Смоленске Также планируется установка терминалов в: г. Алматы (респ. Казахстан) г. Алматы (респ. Казахстан) г. Казань г. Казань г. Самара г. Самара г. Волгоград г. Волгоград г. Нижний Новгород г. Нижний Новгород г. Екатеринбург г. Екатеринбург г. Краснодар г. Краснодар г. Новосибирск г. Новосибирск г. Ростов-на-Дону г. Ростов-на-Дону г. Саратов г. Саратов

6 Проблема создания комплексной регламентирующей документации Структуризация деятельности Регламентирует основные аспекты производственной и управленческой деятельности Организация должна проводить улучшения, т.е. регламенты должны постоянно изменяться Комплексные регламенты работы структурных подразделений, исполнителей, документированное описание процессов и процедур (более 500 документов)

7 Задачи документирования деятельности Создать документацию, соответствующую требованиям стандарта (10-15 % от затрат) Управлять этой документацией, сделать ее доступной для всех сотрудников организации и постоянно поддерживать в актуальном состоянии (85-90 % от затрат)

8 Сложное управление документами Более простое управление моделью Модель требует усилий на сопровождение, но делать это значительно легче, чем поддерживать систему документов Кроме того, благодаря получению документов из единой системы они не будут противоречить друг другу «Менеджмент модели» вместо «Менеджмента документов»

9 Положение об организационной структуре Положение о подразделении Руководство по качеству Должностные инструкции Регламент процесса Документо- оборот Описание участия внешнего субъекта Регламент процедуры Информационные модели предприятия Система взаимосвязанных информационных моделей предприятия

10 Требования к программному продукту Программный продукт Доступность в освоении Командный подход Генерируемая отчетность Создание и обработка информации Функциональность

11 Структура моделей методологии ARIS, диаграммы процессов ARIS и BPWin

12 ОргМастер - связь классификаторов (проекция), графическое отображение документооборота; Business Studio – нотации IDEF0 и CFFC

13 Критерии выбора программного продукта Отчетность Цена Интерфейс Критерии выбора программы ВысокаяСредняяНизкая ДоступныйДружественныйРусифицированный Microsoft WordMicrosoft Excelhtml навигатор

14 Требования ГОСТ Р ИСО 9001:2001 к распространению информации У заинтересованных лиц отсутствует ПО для моделирования, и им нельзя передать информацию непосредственно в файлах Большое количество документов и необходимость их обновления затрудняет распространение бумажных копий. Даже у небольшой компании число регламентных документов может достигать 200 Приемлемым является распространение документации в формате одного из распространенных текстовых редакторов. Но при большом количестве документов сложно анализировать и быстро находить информацию 4.1 Для успешного руководства и действия организации требуется управление в систематической и видимой форме Для эффективной работы системы менеджмента качества должна быть введена в действие соответствующая документация. Документация становится наиболее эффективной, когда текущая и точная информация поступает туда, куда это надо и когда это необходимо П р о б л е м а

15 Использование корпоративного портала позволяет эффективно и оперативно представлять информацию о компании. Благодаря этому обеспечивается высокая скорость принятия решений и гибкость реакции. На портале должна быть всесторонне отражена полная информация о компании Каждый из участников видит в свой аспект проекта Корпоративный портал – средство коммуникации

16 Пример корпоративного справочника (HTML-справочник) (1) Корпоративный справочник позволяет быстро получить информацию через системы навигации и гиперссылок Системы навигации Системы гиперссылок

17 Пример корпоративного справочника (HTML-справочник) (3) Генерация справочника происходит из модели, созданной в программе. При изменении (дополнении, уточнении) модели генерируется новый справочник, который обновляется на портале. Таким образом поддерживается информация о компании в актуальном состоянии.

18 HTML – корпоративная база знаний об организации деятельности Компании 1.HTML-Навигатор позволяет сделать результаты работы по созданию ОРД, моделированию и описанию бизнес-процессов доступными всем сотрудникам компании. 1.HTML-Навигатор позволяет сделать результаты работы по созданию ОРД, моделированию и описанию бизнес-процессов доступными всем сотрудникам компании. 2.Модели и регламентные документы можно мгновенно обновлять и затем просматривать на любом рабочем месте, где установлен стандартный WEB- браузер. 3.При открытии HTML-Навигатора с помощью стандартного браузера отображается дерево с соответствующими справочниками (Процессы, Субъекты, Объекты). 4.Каждому элементу дерева сопоставлен один основной документ, который позволяет сформировать программа. Например, при выборе процесса откроется Документ "Регламент процесса", при выборе Подразделения – "Положение о подразделении", при выборе должности – "Должностная инструкция". 5.Ключевая возможность HTML-Навигатора - переход между документами. Каждый объект системы в HTML-Навигаторе представлен гиперссылкой, в том числе и приложенные к объектам внешние файлы (например, формы документов в формате Microsoft Word). Благодаря этому обеспечивается удобная быстрая работа с информацией. 6.Программа позволят сформировать HTML-Навигатор с заданным объемом информации: документация по конкретному процессу, вся регламентная документация заданного подразделения, документация по всем объектам..

19 Матрица «процессы - ответственные»