Программная инженерия Основы эффективного общения по электронной почте Дмитриев А.В. in4mix2006.narod.ru. - презентация

1 Программная инженерия Основы эффективного общения по электронной почте Дмитриев А.В. in4mix2006.narod.ru

2 Введение Место электронной почты в современном проекте Много ли мы общаемся? Умеет ли человек работать с почтой?

3 Программа Тема письма Представление и подпись Цитирование Краткость Выделение текстом Выбор адресатов Управление своими ресурсами

4 Представление и подпись В начале первого письма сделайте вступление: как вас зовут чем занимаетесь почему решили написать это письмо почему отправили его именно на этот адрес В конце письма: Подведение резюме письма (если длинное) Благодарность Подпись (как к вам потом обращаться)

5 Тема письма Позволяет выделить письмо из набора по определенному критерию Неподходящие темы: Без темы От Виктории Вчерашний разговор... Срочно, Важно применять по необходимости

6 Цитирование Цитирование – это включение в тело письма содержимого предыдщего письма, на которое вы отвечаете Позволяет понять о чем идёт речь Важно при затяжной переписке Позволяет избежать недопонимания Не тратится лишнее время на вопросы, которые были решены ранее Рекомедуется сохранять контекст всей переписки

7 Краткость Человек склонен длинные письма откладывать на потом Если при прочтении первых 5-10 строк он не понял сути, вероятность, что он его отложит увеличивается Рекомендация: выражать суть письма в 10 строк При невозможности этого первые строки должны содержать краткое содержание письма

8 Выделение ключевых моментов Если письмо длинное, выделяйте текстом Основные места, даты, ограничения То, что требует реакции Вопросы Предложения, решения Например: К понедельнику 23 января Не стоит применять алгоритм *Присутствие обязательно*

9 Выбор адресатов Правильное заполнение полей: To: прямые заинтересованные, от них ожидается ответ CC: заинтересованные и потенциально интересующиеся BCC: ??? Кнопка Reply to all Пользоваться осторожно

10 Управление ресурсами Нерациональное чтение почты прерывает процесс Снижается производительность Рекомендуется читать почту только в выделенное время Отключение уведомления о приходе писем Сохраняйте отсутствие необработанных писем

11 Используйте правила Правила размещения писем позволяют сохранять Inbox пустым

12 Правила работы с письмами Письмо нужно читать только один раз Читаемое письмо можно: Рассмотреть и отреагировать Удалить Отложить Перенаправить

13 Итоги Электронная почта широко используется в рабочем процессе Знание основ эффективного общения через позволяет сэкономить Время команды Свое время

14 Q&A

15 Спасибо Основы эффективного общения по электронной почте Дмитриев А.В. in4mix2006.narod.ru