НПЦ «Прогтехника», 2008 г. Автоматизация учета ТМЦ с использованием технологии штрих-кодирования в бюджетных учреждениях. - презентация

1 НПЦ «Прогтехника», 2008 г. Автоматизация учета ТМЦ с использованием технологии штрих-кодирования в бюджетных учреждениях

2 НПЦ «Прогтехника», 2008 г. Применение технологии штрих-кодирования: Автоматизация учета ТМЦ Объем учета материальных ценностей (МЦ) в большинстве бюджетных учреждений составляет порядка 80 % от всего бюджетного учета, таким образом данная технология оптимизирует самую трудозатратную часть работы бухгалтера. Что такое штрих-код? Штрих-код - это автоматическая технология идентификации. Он позволяет собирать данные быстро и точно. Штрих-код состоит из серии параллельных, расположенных рядом штрихов и промежутков между ними. Предопределенная ширина используется для кодирования данных в символы. Чтобы считать информацию содержащуюся в штрих-коде, сканирующее устройство, например, лазерный сканер, необходимо просто поднести к штрих-коду, после чего ширина штрихов и пробелов анализируется декодером и первоначально закодированные данные восстанавливаются в формате воспринимаемом программным обеспечением.

3 НПЦ «Прогтехника», 2008 г. Повышение точности вводимых данных. Повышение точности данных наиболее часто является главным фактором, мотивирующим внедрение комплекса штрих-кодирования. Использование штрих- кодирования позволяет достичь 99% точности вводимых данных, сводит до минимума риск ошибки пользователя, при проведении операций с МЦ. Повышение эффективности учетных процессов. При больших объемах информации применение данной технологии в несколько раз уменьшает время формирования документов. Кроме обеспечения практически идеальной точности данных, штрих-кодирование позволяет пользователям работать быстрее не принося в жертву точность. Легко увидеть преимущества штрих-кодирования на примере процесса формирования требования-накладной, когда приходится исправлять ошибки ввода данных пользователя и тратить время на идентификацию МЦ. Улучшение процессов инвентаризации, оприходования и планирования. Штрих-кодирование помогает учреждениям легче управлять МЦ, позволяя в режиме реального времени отслеживать наличие и движение МЦ, в кратчайшие сроки проводить полную инвентаризацию, принимать соответствующие решения о необходимости закупки МЦ и производить как краткосрочное, так и долгосрочное планирование. ОСНОВНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ШТРИХ-КОДИРОВАНИЯ: Автоматизация учета ТМЦ

4 НПЦ «Прогтехника», 2008 г. Используемое оборудование для штрих-кодирования. Автоматизация учета ТМЦ Сканер штрих-кода лазерный ручной Metrologic MS 5145 Eclipse USB. Сканер недорог по стоимости приобретения, прост в установке и применении. В сканере MS5145 Eclipse применена технология Code Sense Mode – сканер находится в состоянии ожидания считывания до тех пор, пока в его поле зрения не появится штрих-код. Другие предметы, не имеющие маркировки, не активизируют сканер. Данная технология позволяет снизить расход электроэнергии и увеличить срок службы сканера. Терминал сбора данных Symbol MC Терминал Symbol MC 1000 оснащен лазерным сканером и имеет слот формата SD (Secure Digital) для расширения памяти. идеальное сочетание цены и качества. Терминал MC 1000 позволит оперативно провести инвентаризацию на удаленных складах и в подразделениях.

5 НПЦ «Прогтехника», 2008 г. Оприходование ОС и МЗ. 1.Ввод данных об основном средстве или виде материальных запасов. 2.Оформление приходных документов. 3.Печать этикетки штрих-кода. 4.Маркировка основного средства или вида материальных запасов. 5.Печать инвентарной карточки ОС. Перемещение, списание ОС и МЗ. 1.Оформление документов по внутреннему перемещению ОС и МЗ. 2.Оформление документов по списанию ОС и МЗ. Проведение инвентаризации ОС и МЗ. 1.Проведение инвентаризации с применением терминала сбора данных. 2.Оформление инвентаризационной ведомости ОС и МЗ. Порядок работы пользователя по учету движения МЦ: Автоматизация учета ТМЦ

6 НПЦ «Прогтехника», 2008 г. Оприходование ОС и МЗ : Автоматизация учета ТМЦ Ввод данных об основном средстве или виде материальных запасов. Ввод данных об основном средстве или виде материальных запасов. При вводе данных в карточку ОС пользователь либо считывает штрих-код при помощи лазерного сканера с уже существующей маркировки на ОС, либо формирует автоматически, нажав на соответствующую кнопку. Печать этикетки штрих-кода. Печать этикетки штрих-кода. Маркировка объекта учета. Маркировка объекта учета. Аналогичные операции осуществляются и с номенклатурой материальных запасов. Аналогичные операции осуществляются и с номенклатурой материальных запасов. Печать инвентарной карточки учета со штрих-кодом. Печать инвентарной карточки учета со штрих-кодом.

7 НПЦ «Прогтехника», 2008 г. Перемещение, списание ОС и МЗ: Автоматизация учета ТМЦ Оформление документов по перемещению и списанию ОС и МЗ. Оформление документов по перемещению и списанию ОС и МЗ. Во всех документах по перемещению и списанию материальных ценностей порядок работы одинаков. 1. Пользователь заполняет шапку документа. 2. Подносит сканер штрих-кодов к маркировке основного средства (либо его инвентарной карточке) или другого объекта материальных ценностей. 3. При считывании штрих-кода соответствующий элемент попадает в табличную часть документа. 4. Аналогичным образом заполняются другие документы. 5. При заполнении документов по материальным запасам выбор по штрих-коду работает в обработке подбора материалов.

8 НПЦ «Прогтехника», 2008 г. Проведение инвентаризации ОС и МЗ: Автоматизация учета ТМЦ Оформление документов при проведении инвентаризации ОС и МЗ. Оформление документов при проведении инвентаризации ОС и МЗ. 1. Пользователь с помощью терминала сбора данных Symbol MC 1000 и предустановлен- ной программы инвентаризации сканирует штрих-кода материальных средств с разбив- кой по материально-ответственным лицам. 2. Данные инвентаризации сохраняются в файл, состоящий из кода МОЛ, штрих-кода и количества МЦ. 3. Бухгалтер открывает новый документ «Инвентаризационная ведомость», выбирает МОЛ и счет учета МЦ. 4. Нажатием кнопки «Заполнить» документ заполняется учетными данными по МЦ. 5. Далее выполняем загрузку файла инвентаризации. 6. Заполняется фактические наличие МЦ и значения отклонений. 7. При проведении формируются корректирующие проводки по МЦ.

9 НПЦ «Прогтехника», 2008 г. Автоматизация учета ТМЦ Все вопросы можно задавать по электронной почте либо по телефонам нашей линии консультаций. Координаты НПЦ «Прогтехника» ООО Научно-производственный центр «Прогтехника» Телефоны: (495) , , (499) , г.Москва, пр-т Маршала Жукова, д.2,стр.1, оф Спасибо за внимание!