Управление поставками проекта Курс «Управление проектами» Лекция.. Раздел стандарта PMBoK 12 Лектор: Аникин Юрий Александрович, консультант, аудитор anikin@raisegroup.com. - презентация

1 Управление поставками проекта Курс «Управление проектами» Лекция.. Раздел стандарта PMBoK 12 Лектор: Аникин Юрий Александрович, консультант, аудитор

2 Цель лекции По усвоении материала слушатель должен знать и уметь: –Понимать необходимость управления поставками и контрактами. –Разрабатывать и анализировать план управления поставками. –Пользоваться инструментами выбора поставщиков. –Проводить анализ контракта, его критических мест. Управление поставками / Цель лекции

3 Управление поставками Управление поставками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения тех необходимых продуктов, услуг или результатов, которые производятся вне исполняющей организации. Отрасль управления, занимающаяся поставками вне проектного менеджмента называется «Управление цепочкой поставок» «Supply Chain Management» Управление поставками / Определение

4 Пример значимости управления поставками Фирма по торговле живыми цветами, Голландия Цветы доставляются за 24 часа из любой точки мира в Голландию Цветы доставляются к конечным продавцам в 50 странах за 24 часа За это время они проходят контроль качества, сортируются, проходят аукцион, упаковываются, доставляются Сотни поставщиков цветов Сотни наименований цветов 50 экспортеров, участвующих в аукционах миллионов стеблей в сутки!

5 Процессы Управления поставками 12.1 Планирование покупок и приобретений 12.2 Планирование контрактов 12.3 Запрос информации у продавцов 12.4 Выбор продавцов 12.5 Администрирование контрактов 12.6 Закрытие контрактов Управление поставками / Процессы

6 12.1 Планирование покупок и приобретений В процессе планирования покупок и приобретений устанавливается, какие нужды проекта можно удовлетворить путем закупок товаров, услуг или результатов у сторонних по отношению к проекту организаций, а какие нужды проекта можно удовлетворить силами команды проекта в процессе выполнения проекта. Управление поставками / Процессы / Планирование закупок

7 Процесс планирования закупок: входы.1 Факторы внешней среды предприятия.2 Активы организационного процесса.3 Описание содержания проекта.4 Иерархическая структура работ, Словарь ИСР.5 План управления проектом –Реестр рисков –Контрактные соглашения, касающиеся рисков –Требования к ресурсам операции –Расписание проекта –Оценка стоимости операций –Базовый план по стоимости Управление поставками / Процессы / Планирование закупок / Входы

8 Процесс планирования закупок: инструменты и технологии.1 Анализ "производить или покупать".2 Экспертная оценка.3 Типы контрактов –Контракты с фиксированной ценой. –Контракты с возмещением затрат. Контракт с возмещением затрат плюс вознаграждение (CPF) или контракт с возмещением затрат плюс процент от затрат (CPPC). Контракт с возмещением затрат плюс фиксированное вознаграждение (CPFF). Контракт с возмещением затрат плюс вознаграждение за результаты (CPIF). –Контракты типа "Время и материалы". Управление поставками / Процессы / Планирование закупок / Инструменты

9 Процесс планирования закупок: выходы, результаты.1 План управления поставками.2 Содержание работ контракта.3 Решения "производить или покупать".4 Запрошенные изменения Управление поставками / Процессы / Планирование закупок / Выходы

10 12.2 Планирование контрактов В процессе планирования контрактов происходит подготовка документов, необходимых для поддержки запроса информации у продавцов и выбора продавцов. Управление поставками / Процессы / Планирование контрактов

11 Процесс планирование контрактов: входы План управления поставками.2 Содержание работ контракта.3 Решения "производить или покупать".4 План управления проектом –Реестр рисков. –Контрактные соглашения, касающиеся рисков –Требования к ресурсам операции –Расписание проекта –Оценка стоимости операций –Базовый план по стоимости Управление поставками / Процессы / Планирование контрактов / Входы

12 Процесс планирование контрактов: инструменты и техники.1 Стандартные формы.2 Экспертная оценка Управление поставками / Процессы / Планирование контрактов / Инструменты

13 Процесс планирования контактов: выходы.1 Контрактные документы.2 Критерии оценки –Понимание требований. –Общая стоимость или стоимость жизненного цикла. –Технические возможности. –Управленческие возможности. –Технические возможности. –Финансовые возможности. –Производственные мощности и заинтересованность. –Категория и величина предприятия. –Рекомендации и отзывы. –Права на интеллектуальную собственность. –Права собственности..3 Содержание работ контракта (обновления) Управление поставками / Процессы / Планирование контрактов / Выходы

14 12.3 Запрос информации у поставщиков, 12.4 Выбор поставщиков Запрос информации у продавцов подразумевает получение от предполагаемых поставщиков ответов в виде предложений цены и заявок на удовлетворение требований проекта. В процессе выбора продавцов получаются заявки или предложения от продавцов, которые оцениваются на основании выработанных критериев для выбора одного или нескольких поставщиков, которых можно рассматривать и как квалифицированных и как приемлемых (по цене) продавцов. Управление поставками / Процессы / Запрос информации и выбор поставщиков

15 Запрос информации и выбор поставщиков: входы.1 Активы организационного процесса.2 План управления поставками.3 Критерии оценки.4 Пакет документации по поставке.5 План управления проектом –Реестр рисков –Контрактные соглашения, касающиеся рисков.6 Предложения (после сбора информации) и типовые договоры.7 Список аттестованных поставщиков (после сбора информации) Управление поставками / Процессы / Выбор поставщиков / Входы

16 Запрос информации и выбор поставщиков: инструменты и техники.1 Система взвешивания.2 Независимые оценки.3 Система отсева.4 Переговоры по контракту.5 Система рейтинговых оценок поставщиков.6 Экспертная оценка.7 Методы оценки предложений Управление поставками / Процессы / Выбор поставщиков / Инструменты

17 Запрос информации и выбор поставщиков: выходы.1 Выбранные продавцы.2 Контракты.3 План управления контрактом.4 Доступность ресурсов.5 План управления поставками (обновления).6 Запрошенные изменения Управление поставками / Процессы / Выбор поставщиков / Выходы

18 12.5 Администрирование контрактов Процесс администрирования контрактов обеспечивает выполнение продавцом и покупателем своих обязательств по контракту. Управление поставками / Процессы / Администрирование контрактов

19 Администрирование контрактов: входы.1 Контракт.2 План управления контрактом.3 Выбранные продавцы.4 Отчеты об исполнении.5 Одобренные запросы на изменение.6 Информация об исполнении работ Управление поставками / Процессы / Администрирование контрактов / Входы

20 Администрирование контрактов: инструменты и техники.1 Система управления изменениями контракта.2 Подготовленный покупателем обзор выполнения работ.3 Инспектирование и аудит.4 Отчетность по исполнению.5 Система расчетов.6 Администрирование претензий.7 Система оперативного учета.8 Информационные технологии Управление поставками / Процессы / Администрирование контрактов / Инструменты

21 Администрирование контрактов: выходы.1 Документация по контракту.2 Запрошенные изменения.3 Рекомендованные корректирующие действия.4 Активы организационного процесса (обновления) –Корреспонденция. –Расписания платежей и запросы на оплату. –Документация об оценке деятельности продавца..5 План управления проектом (обновления) –План управления поставками. –План управления контрактом. Управление поставками / Процессы / Администрирование контрактов / Выходы

22 12.6 Закрытие контрактов Процесс администрирования контрактов обеспечивает выполнение продавцом и покупателем своих обязательств по контракту. Управление поставками / Процессы / Закрытие контрактов

23 Закрытие контрактов: входы.1 План управления поставками.2 План управления контрактом.3 Документация по контракту.4 Процедура закрытия контрактов Управление поставками / Процессы / Закрытие контактов / Входы

24 Закрытие контрактов: инструменты и техники.1 Аудит поставок.2 Система оперативного учета Управление поставками / Процессы / Закрытие контактов / Инструменты

25 Закрытие контрактов: выходы.1 Закрытые контракты.2 Активы организационного процесса (обновления) –Папка контракта. –Приемка результатов поставки. –Документация о накопленных знаниях. Управление поставками / Процессы / Закрытие контактов / Выходы

26 Вопросы для самопроверки 1. Стандарт PMBok предполагает 5 подпроцессов управления поставками в проекте. 2. Оценку поставщиков необходимо делать до начала проекта, на стадии его планирования. 3. Открытость поставщика, его контрактов, списка клиентов и доступность ознакомления с производственным процессом являются его конкурентными преимуществами. 4. Использование внешних поставщиков вместо собственного выполнения работ снимает все риски, связанные со временем. 5. В большинстве случае достаточно простой системы оценки поставщиков, состоящей из 2-3 взвешенных критериев.

27 Вопросы для самопроверки 1. Стандарт PMBok предполагает 5 подпроцессов управления поставками в проекте. 2. Оценку поставщиков необходимо делать до начала проекта, на стадии его планирования. 3. Открытость поставщика, его контрактов, списка клиентов и доступность ознакомления с производственным процессом являются его конкурентными преимуществами. 4. Использование внешних поставщиков вместо собственного выполнения работ снимает все риски, связанные со временем. 5. В большинстве случае достаточно простой системы оценки поставщиков, состоящей из 2-3 взвешенных критериев.

28 Игры / тренинги Два процесса: –подготовка внешнего вида девушки для участия в конкурсе «Мисс Мира» –подготовка футбольной команды для участия в чемпионате мира Составить список необходимых услуг или товаров (5-7 единиц), проражинровать критичность Принять решения «покупать чужое / производить самим», обосновать (придумать критерии) Составить список критериев для отбора поставщиков (таблица: критерий, макс. балл)

29 Заключение Управление поставками – важный процесс управления проектами. Планирование поставок необходимо производить до окончания планирования и бюджетирования проекта. Управление поставками включает: планирование закупок, планирование контрактов, запрос информации, выбор поставщиков, администрирование и закрытие контрактов Необходима деятельность по оценке качества контрактов поставщиков, и деятельность по устранению узких мест. Взаимодействие с поставщиками должно проводиться на постоянной плановой основе, пока не закончен контракт. Заинтересуйте поставщика заранее давать информацию о проблемах, повышающих риски. Правильное управление поставками может и должно снижать риски проекта. Организация, постоянно осуществляющая закупки, должна иметь простую, прозрачную систему для оценки и отбора поставщиков, заполненный реестр поставщиков.