Государственный университет управления Институт инноватики и логистики Управление информационными ресурсами Часть 1 Татьяна Анатольевна Родкина д.э.н., профессор

Тематический план 1. Сущность и особенности современных систем управления информационными ресурсами. 1.1.Цель, задачи и структура курса «Управление информационными ресурсами» 1.2. Виды информационных ресурсов и типовые функции информационных процессов Иерархия и состав персонала, управляющего информационными ресурсами 1.4. Эволюция и особенности современных систем управления информационными ресурсами. 2. Системы документационного обеспечения управления 2.1. Состав документации в организации 2.2. Направления совершенствования документационной деятельности (унификация, стандартизация, классификация) 2.3. Требования к составлению и оформлению документов в соответствии с законодательной базой РФ 2.4. Бизнес-технологии работы с документами с использованием современных компьютерных средств

Цель курса «Управление информационными ресурсами» Ознакомление с основными способами и методами управления информационными ресурсами Приобретение навыков управления информационными ресурсами в профессиональной деятельности с использованием современных технико- коммуникационных и программных средств

Задачи курса Изучение методологии анализа и проектирования информационных процессов и их документационного обеспечения Изучение технических средств реализации процессов управления информационными ресурсами Изучение программных средств реализации процессов управления информационными ресурсами Изучение сетевых (коммуникационных) технологий

Возможность решения этих задач требует наличия определенных знаний, которые могут быть сгруппированы в 4 направления: 1. Знание способов анализа и проектирования информационной составляющей профессиональных бизнес-процессов 2. Знание современных технических средств обработки информации. 3. Знание современных программных средств управленческой деятельности. 4. Знание возможностей современных коммуникационных систем. Речь идет не об узко профессиональных знаниях. Динамика развития информационных технологий настолько высока, что невозможно одинаково хорошо знать все области данного направления. Но человек, который ими управляет должен иметь возможность свободно ориентироваться в современных информационно-коммуникационных средствах, чтобы осуществить их адекватный выбор.

Структура курса ТЕОРИЯ Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности Методология анализа и проектирования информационного обеспечения управленческой деятельности Технические средства информационного обеспечения управленческой деятельности Программные средства информационного обеспечения управленческой деятельности Сетевые технологии информационного сервиса ПРАКТИКА Умение работать с общими и профессионально-ориентированными программными средствами: Обработка документационных сообщений Обработка экономической информации на основе табличных процессоров Работа с персональными базами данных Работа с деловой и презентационной графикой ………………………

Информационные технологии управления Средства труда – техника и программы Рабочая сила – специализированный и неспециализированный персонал Предмет труда – информационные ресурсы

Виды информационных ресурсов и типовые функции информационных процессов Данные – это первичные сведения, получаемые в результате прямого наблюдения за событием в каком-либо объекте в форме чисел, символов, знаков и слов. Как правило, это любые количественные, качественные, описательные характеристики рассматриваемого объекта, отражение окружающей действительности. Информация – это сведения, полученные после соответствующей переработки данных, которые раскрывают содержание чисел, символов или слов, описывающих то или иное событие. Другими словами, информация – это интерпретированные данные, независимо от формы их представления, циркулирующие в каналах коммуникации. Знания – информация, обработанная и воспринятая отдельным индивидуумом.

Виды информационных ресурсов и их трансформация в информационном процессе Данные (сведения) Информация Знания Определение достоверности и передача в коммуникативный процесс Критерии восприятия

Что такое информационный процесс? Каковы типовые функции информационного процесса? Информационный процесс – это процесс, в котором информация рассматривается в качестве основного объекта с определенной последовательностью изменений. В ходе реализации информационного процесса при трансформации данных в информацию и знания осуществляются следующие типовые функции управления информацией: Сбор информации в местах ее возникновения Обработка и анализ информации Накопление информации и ее хранение Транспортировка информации.

Иерархия и состав персонала, управляющего информационными ресурсами CIO Мастер-инженер Системный инженер Системный администратор: Администратор по сетям Администратор по БД Системный оператор Пользователи информационных ресурсов Специализированный персонал ИТ-менеджеры Неспециализированный персонал Chief Information Officer

время эволюция Эволюция информационных технологий Ручная ИТ Механическая ИТ Электрическая ИТ Электронная ИТ (большие ЭВМ – 60-годы 20 века, ПК- 80-е годы 20 века)

Особенности современных систем управления информационными ресурсами 1. Распределенная компьютерная техника 2.«Дружественное программное обеспечение» 3. Развитые коммуникации 4. Развитие интернет 5. Беспроводные технологии 6. Средства мультимедиа

Принципы формирования информационных ресурсов Интегрированность информации (единое информационное пространство, возможность коллективной работы над документами, сетевой обмен) Гибкость (возможность адаптивной перестройки формы и способа представления информации в процессе работы над ней) Интерактивность (диалоговый режим решения задач, ON-LINE-технологии)

Стратегии внедрения информационных технологий Новая ИТ приспосабливается к действующей системе управления Новая ИТ внедряется в модернизированную усовершенствованную систему управления Обоснуйте выбор стратегии внедрения ИТ по общепринятым критериям сопоставления затрат и результатов

Системы документационного обеспечения управления Согласно разным источникам, в документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов организаций и предприятий

Основная тенденция развития документационного обеспечения – автоматизация процессов (электронный документооборот) Технологии электронного документооборота должны сохранять преемственность традиционной культуре управления бумажными документами.

Понятийно-терминологический аппарат документационного обеспечения ГОСТом документ определяется как: «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве». Каждый документ состоит из отдельных элементов. Обязательные элементы, присущие определенному виду документа называются реквизитами. Например, вид документа (приказ, должностная инструкция и т.д.), дата документа, текст документа – это его реквизиты, которые требуют соответствующих правил оформления. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе составляют его формуляр-образец.

Делопроизводство – комплекс бизнес- процедур, охватывающих весь цикл создания, оформления документов и работы с ними. Документооборот – является составной частью делопроизводства и определяется ГОСТом (ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Существует ли понятийная разница между документооборотом и делопроизводством?

РД – распорядительная документация ОД – организационная документация СД – справочная документация ЭД – экономическая документация НТД – научно-техническая документация Виды документации в организации РДОДСД Справочно- информационная документация Справочно- аналитическая документация ЭДНТД Научная документация Техническая документация

Виды документов по группам документации РДОДСДЭДНТД Постановление Решение Распоряжение Приказ Устав Положение Инструкция Протокол Регламент Штатное расписание СИД Докладная записка Объяснительная записка Заявление Представление Переписка: служебное письмо, факс, телефонограмма САД Акт Справка Сводка Заключение Отзыв Список Плановые Финансовые Расчетно- денежные Отчетно- статистические Документы по ценообразованию Документы по МТС и сбыту Торговые и внешнеторговые НД Отчет о НИР Диссертация Монография Статья ТД ЕСКД ЕСТД БТ Документы по изобретениям и открытиям Стандарты Проектные документы Документы по показателям качества

Документирование информации - это язык общения организаций между собой и для того чтобы понимать друг друга необходимо соблюдать определенные единые правила.

Основные направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности Унификация Стандартизация Классификация

Что такое унификация документации? Унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Итог унификации документации Создание Унифицированных Систем Документации (УСД) практически по всем направлениям управленческой деятельности организации.

Состав УСД Основные положения системы Порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце Требования к бланкам документов соответствующей УСД Унифицированные формы документов, соответствующие требованиям ГОСТ Порядок оформления, внедрения и ведения системы.

Действующие в настоящее время УСД УС ОРД УС банковской документации УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций УС отчетно-статистической документации УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий УС документации по труду УС документации Пенсионного Фонда РФ УС внешнеторговой документации

Что такое стандартизация документации? Стандартизация– это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения оптимальной степени упорядочения в области документирования управленческой деятельности. Итог стандартизации документации Государственные стандарты (ГОСТы) на все виды документов. Например,: ГОСТ Единая система классификации и кодирования технико- экономической информации; ГОСТ Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате; ГОСТ УСД. Требования к построению формуляра-образца. ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. И др.

Что такое классификация документации? Классификация – это логическая операция, которая заключается в распределении элементов рассматриваемого множества определенных предметов по подмножествам (классам) на основании общего признака или группы признаков Итог классификации документации Классификаторы основных видов управленческой деятельности. В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов.

Виды классификаторов по области применения Общероссийские Отраслевые Классификаторы предприятий и организаций

Виды классификаторов по основному содержанию 1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях: Общероссийский классификатор стандартов (ОКС); Общероссийский классификатор продукции (ОКП); Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); Общероссийский классификатор валют (ОКВ); и др. 2. Классификаторы информации об организационных структурах: Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ); Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР); Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др. 3. Классификаторы информации о населении и кадрах: Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)

Состав, реквизиты и требования оформления ОРД ГОСТ Р

Состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа

Пример оформления общего бланка организации (угловое расположение реквизитов) | РОСАРХИВ | Государственное учреждение | Всероссийский научно-исследовательский институт | | документоведения и архивного дела | | (ВНИИДАД) | | Профсоюзная ул., д. 82, Москва, | | Тел./факс (095) | | | | http :// | | ОКНО , ОГРН , | | ИНН/КПП / | | |________________ N ____________________________ | | |На N ____________ от ___________________________ | |

Пример оформления общего бланка организации (горизонтальное расположение реквизитов) | РОСАРХИВ | | Государственное учреждение | | | Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела | | (ВНИИДАД) | | Профсоюзная ул., д. 82, Москва, | | Тел./факс (095) | | | ОКПО , ОГРН , ИНН/КПП / | | | ____________ N ______________ | | | | На N _______ от _____________ | | | | | |

Существуют ли принципиальные различия отечественных и зарубежных методологий документационного сервиса? 1. Зарубежные технологии работы с документами связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово «документооборот») 2. Предмет регламентации в традиционных западных системах управления документами – систематизированное хранение уже исполненных документов (подобно отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами как система хранения и коллективного доступа к документам. Термин «электронный архив» достаточно точно передает традиционную западную идеологию автоматизированной системы работы с документами. 3. Традиционная идеология работы с документами в России – делопроизводство (включая, естественно, архивное дело). Российская делопроизводственная традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также детально регламентированный и контролируемый «доархивный» документооборот.

Особенности современных систем документационного сервиса Документы изготавливаются самими авторами с помощью ПК (не надо секретарей-машинисток) Передача документов осуществляется авторами с помощью систем коммуникации. Авторы и исполнители документов задействованы в технологиях делопроизводства и документооборота начиная с момента создания документа и вплоть до контроля исполнения и работы с документальным архивом. Вывод: ВЫВОД: Система автоматизации делопроизводства – ключевой инструмент повышения эффективности труда лиц, участвующих в принятии решений и соответственно деятельности всей организации в целом.

Основные проблемы формирования и функционирования автоматизированных систем обработки документов В основе любой автоматизации должно лежать совершенствование управленческих процессов и делопроизводства в целом. Превентивная регламентация видов управленческих процедур с детализацией видов документов и состава информации (пример – бухгалтерская документация, обязательность составления которой определяется Федеральным законом «О бухгалтерском учете») Комплексная автоматизация всех этапов работы с документами для достижения максимального эффекта. Разработка единых правил работы с документами во всех подразделениях, построение единой корпоративной системы делопроизводства и документооборота, а не упорядочение отдельных участков работы.

Укрупненный состав типовых бизнес-процедур системы обработки документов в организации Управление входящей документацией Управление внутренней документацией Управление исходящей документацией Регистрация входящей документации Сортировка и передача входящей документации по назначению Разработка документов Оформление документации (согласование и утверждение) Контроль за исполнением документации Регистрация исходящей документации Отправка исходящей документации Система обработки документов в организациях Хранение и поиск документации

Проблемы формирования высокоэффективных систем автоматизации обработки документов на отдельных этапах делопроизводства и документооборота Выявление типовых управленческих процедур и разработка шаблонов документов их регламентирующих (трафаретные тексты). Разработка табеля форм документов (кто составляет документ, кто согласовывает, кто подписывает, куда документ передается, где хранится, периодичность) Регламентация процесса регистрации документов (единая регистрационная форма в соответствии с ГСДОУ, стандартизация набора справочников для автоматизации заполнения максимального количества полей и различных учетных форм в XML-формате) Упорядочение номенклатуры дел организации

Классификация автоматизированных систем работы с документами (4 класса) 1. Автоматизированный документооборот -Регистрация содержания документов -Выполнение бизнес-процессов, связанных с движением документов -Маршрутизация 2. Автоматизированное делопроизводство Средства первого класса (документооборот) + Б-П разработки документов) + -Ввод и распознавание документов -Регистрация документов (бумажных и/или электронных) -Задание поручений по документам -Контроль исполнения -Хранилище документов -Поиск -Экспорт-импорт данных -Доступ к архиву документов в Интернете -Обмен сообщениями -Работа в сетях -Защита от несанкционированного доступа 3. Система управления документами Средства первых двух классов + -Средства массовой загрузки документов (средства проектирования форм для автоматического ввода из Интернета, новостных лент и пр.) -Архивы -Хранение на CD,DVD и пр. -Разнообразные средства вывода 4. Система управления знаниями Средства первых трех классов + -Средства ввода, обработки, поиска, хранения и отображения сложноструктурированных знаний -Классификаторы -Информационно-аналитические средства

Критерии выбора автоматизированной системы по функциональности 1. Функции навигации и организации доступа обеспечивают удобство доступа пользователей к различным приложениям и включают: Групповые и персональные очереди заданий на обработку документов; Средства навигации по иерархии данных в системе; Возможность манипуляции представлениями данных; Средства инициализации функций обработки документов И др. 2. Функции «картотека/учет» обеспечивают: Фиксацию сопроводительной информации о документах; Наличие атрибутов документов и ссылок; Ведение справочников; Разработку учетных карточек документов; Определение бизнес-логики обработки учетных карточек (проверка значений полей, обеспечение уникальности, автоматическая нумерация); Определение операций обработки документов; Поддержку жизненного цикла обработки документа и т.п.

Критерии выбора автоматизированной системы по функциональности 3. Функции «Архив/обработка изображений» включают: Хранение файлов документов; Управление блокировками, версиями; Оптимизацию стоимости хранения; Сканирование; Распознавание текстов документов. 4. Функции «Маршрутизация/контроль» обеспечивают: Доставку документов на рабочие места пользователей; Обработку документов в режиме on-line off-line (с использованием электронной почты) Сбор информации о действиях пользователей Контроль текущего состояния документов. 5. Функции автоматизации бизнес-процессов включают: Средства моделирования бизнес-процессов; Среду мониторинга и реализации бизнес-процессов Средства накопления статистики об исполнении бизнес-процессов Средства анализа стоимости и эффективности бизнес-процессов.

Критерии выбора автоматизированной системы по функциональности 6. Функции групповой работы включают: Средства организации различных телеконференций и групповых обсуждений (аудио- видео- off-line-форумов и пр.) при разработке документов. 7. Функции поиска/управления знаниями включают: Полнотекстовый и атрибутивный поиски, поиск по классификаторам; Средства организации сложных поисковых запросов; Технологии интеллектуального поиска; Средства каталогизации и классификации документов; Создание баз знаний по различным предметным областям. 8. Открытость предполагает возможность расширения функций системы за счет специальных средств, предоставляемых программным обеспечением.

Модель для анализа функциональности системы навигация и организация доступа маршрутизация/ контроль автоматизация бизнес-процессов архив/обработка изображений поиск/управление знаниями групповая работа открытость картотека/учет

Основные характеристики автоматизированных систем работы с документами Платформа Основные приложения ДостоинстваНедостатки Microsoft Exchange Электронная почта и календарное планирование; Базы данных контактов; Архив документов. Большая инсталяционная база; Одна из оптимальных систем организации электронной почты и средств группового планирования Слабые инструменты разработки; Ограничения в организации хранилища данных Lotus Notes Электронная почта и календарное планирование; Архив документов; Подсистема Workflow Поддерживает концепцию универсальной очереди заданий; Наличие средств разработки приложений; Комплексность решений Ограничения в организации хранилища данных Нестандартный интерфейс пользователя

Documentum Архив документов Система управления конструкторскими документами Канцелярия Интеграция с cистемой управления проектами Готовый инструмент для внедрения архива документов Есть средства маршрутизации документов Требует внедрения дорогостоящей инфраструктуры PC DOCSАрхив документов. Система управления конструкторскими документами Готовый инструмент для внедрения архива документов Есть средства маршрутизации документов Требует внедрения дорогостоящей инфраструктуры StaffWare Система workflow Возможность реализации процессного подхода Средства моделирования и контроля исполнения бизнес- процессов Требует внедрения дорогостоящей инфраструктуры Ограничения в реализации хранилища данных универсальности очереди заданий

Optima-Workflow Канцелярия и делопроизводство; Архив документов; Система автоматизации различных процессов обработки документов Возможность интеграции в инфраструктуру MS Невысокая стоимость решения Множество сервисных модулей Невозможность доработки без участия производителя LanDocs Канцелярия и делопроизводство; Архив документов; Интеграция с системой управления проектами Возможность интеграции в инфраструктуру MS Невысокая стоимость решения Невозможность доработки без участия производителя DocsVision Канцелярия и делопроизводство; Архив документов; Система автоматизации различных процессов обработки документов Возможность интеграции в инфраструктуру MS Невысокая стоимость решения Невозможность доработки без участия производителя

Вопросы для обсуждения и контроля 1. Каковы цели, задачи и структура изучаемого курса? 2. Какими знаниями Вы будете обладать после изучения курса? 3. Что является предметом и средством труда при реализации информационных технологий управления? 4. Определите специфику персонала управляющего информационного процессами. 5. Назовите и охарактеризуйте виды информационных ресурсов и типовые функции информационных процессов 6. Определите этапы эволюции информационных технологий и охарактеризуйте каждый этап. 7. Назовите особенности современных информационных технологий управления. 8. Определите принципы формирования информационных ресурсов 9. Обоснуйте выбор стратегии внедрения информационных технологий по общепринятым критериям сопоставления затрат и результатов

Вопросы для обсуждения и контроля 10. Какова основная тенденция развития документационного обеспечения систем управления? 11. Дайте определение понятий «документ», «реквизит», «формуляр-образец». 12. Существует ли понятийная разница между документооборотом и делопроизводством? 13. Перечислите виды документации в организации и приведите примеры состава документов по группам документации 14. Охарактеризуйте основные направления совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности 15. Что является итогом унификации,классификации и стандартизации документации? 16. Перечислите виды классификаторов по области применения 17. Чем регламентируется состав, реквизиты и требования оформления ОРД? 18. Существуют ли принципиальные различия отечественных и зарубежных методологий документационного сервиса? 19. Назовите особенности современных систем документационного сервиса. 20. Перечислите проблемы формирования и функционирования автоматизированных систем обработки документов 21. Охарактеризуйте укрупненный состав типовых бизнес-процедур системы обработки документов в организации 22. Перечислите классы автоматизированных систем работы с документами. 23. Каковы функции и критерии выбора автоматизированной системы работы с документами по функциональности? 24. Назовите существующие автоматизированные систем работы с документами и охарактеризуйте их.