Вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних пристроїв
Після вивчення цього навчального елементу, Ви зможете: оформляти документи, дотримуватись при цьому певних вимог; оформляти документи друкарським способом згідно вимог; розміщувати реквізити в залежності від положення табулятора.
Загальні вимоги до оформлення документів 1. Документи оформляються на папері формату А4 ( мм) та А5 ( мм). 2. Для кожного формату встановлюються два варіанти розміщення реквізитів: кутовий та повздовжний. 3. Документ має береги: ліве – 2,5-3 мм; праве – 1-1,5 мм; верхнє – 20 мм (три міжрядових інтервали); нижнє - 20 мм. 4. В документах, оформлених на двох та більше сторінках, друга та наступні сторінки нумеруються. 5. Номери сторінок друкуються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» (стор) і розділових знаків.
Вимоги до документів, оформлених друкарським способом 1. Реквізити (крім тексту), які складені з декількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. При цьому складові частини реквізитів «адресат», «гриф затвердження» відокремлюються один від одного 1,5 – 2 міжрядковими інтервалами. 2. Розшифрування підпису в реквізиті «підпис» друкується на рівні останнього рядка назви посади. Завідувач складу 12 Київського заводу "Агат"В.С.Мозговий 3. Реквізити документа відокремлюють один від одного 2-3 інтервалами: 2 - в разі виготовлення документа на бланку формату А5, 3 - на бланку формату А4.
4. Текст документів на аркушах формату А4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервала, а на аркушах формату А5 через 1 міжрядковий інтервал, якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату А5, невеликий, то його можна друкувати через 1,5 інтервали. 5. Якщо довжина реквізиту 19 (заголовок до тексту документа) перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), то його можна продовжити до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка до тексту не ставлять. 6. Якщо в документі кілька грифів затвердження, грифів погодження, то їх розташовують на одному рівні вертикальними рядами: перший гриф від межі лівого берега; другий через 104 мм від межі лівого берега. Вимоги до документів, оформлених друкарським способом
Основна вимога до шрифтів 1.У разі підготовлення документа на комп'ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 1412 друкарських пунктів і гарнітуру Тіmes New Roman. 2. Деякі реквізити (04, 05, 09, 19, 28, 30) можна друкувати шрифтами менших розмірів (811 друкарських пунктів).
Положення табулятора
0 (нульове) 05 код форми документа 08 назва структурного підрозділу 10 назва виду документа 11 дата 13 посилання на індекс і дату вхідного документа 14 місце складання або видання документа 19 заголовок до тексту 21 текст документа 22 (лише слова Підстава, Додаток) 23 (лише назва посади) 24 гриф погодження 25 візи 27 відмітка про засвідчення копій (крім слова копія й розшифрування підпису); 28 прізвище та номер телефону виконавця 29 відмітка про виконання документа та направлення його до справи слів СЛУХАЛИ:, ВИСТУПИЛИ:, УХВАЛИЛИ:, ВИРІШИЛИ: – у протоколах, витягах з протоколів, НАКАЗУЮ: – в наказах ПРОПОНУЮ:, ДОЗВОЛЯЮ: – в розпорядженнях
1-е для початку абзаців у тексті, списків 2-е 12 індекс документа (номер) слова від у реквізиті 13 рекомендується друкувати текст у реквізиті 22 (можна друкувати через пробіл після слова Додаток:, Підстава) розшифрування підписів у реквізитах 23 (першого при подвійному), 24, – розшифровку підпису.
3-є для складання таблиць і трафаретних текстів 4-е 16 адресат 18 резолюція (нище адресату) 5-е 15 Гриф обмеження доступу до документа 17 Гриф затвердження (слово ЗАТВЕРДЖУЮ) 24 Гриф погодження (другий гриф погодження) Напис на додатку до документа Додаток 1 32 запис про державну реєстрацію (нище Грифзатвердження)
6-е для друкування розшифрування підписів у реквізитах 17 Гриф затвердження 23 Підпис 24 Гриф погодження (розшифровку підпису в другому грифі погодження) 27 Відмітка про засвідчення копій 7-е для проставлення реквізитів 4, 5 друкування слова Копія в реквізиті відмітка про надходження документа до організації 15 гриф обмеження доступу до документа
Дякуємо за увагу!