Тема 7. Общий анализ современных методологий оценки эффективности информационной системы Обзор методологий оценки эффективности ИС Совокупная стоимость владения – характеристика методики, ее сущность.

7.1. Обзор методологий оценки эффективности ИС. Существует целый спектр методик, применяемых как для анализа ИТ- инфраструктуры, так и для оценки отдельно взятых проектов. Рассмотрим некоторые из них: 1. Совокупная стоимость владения. 2. Экономическая добавленная стоимость. 3. Совокупный экономический эффект. 4. Информационная экономика. 5. Система показателей IT.

1. Совокупная стоимость владения Совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO) является наиболее эффективным механизмом мгновенной оценки общего объема затрат предприятия на IT-инфраструктуру. Была разработана компанией Gartner Group в 80-х годах XX века. Методика TCO предусматривает оценку затрат на IT-инфраструктуру и на отдельные ее компоненты. Совокупные затраты включают как прямые или «бюджетные», которые берутся из бухгалтерских документов, так и «непрямые» финансовые расходы, которые предприятие несет в виду неэффективности работы информационной системы и сервисных IT-служб. По своей сути, методика TCO очень хорошо ложится на механизмы анализа операционных и технологических рисков.

2. Экономическая добавленная стоимость Экономическая добавленная стоимость (Economic Value Added, EVA)-является достаточно простой методикой, суть которой в вычислении разницы между чистой операционной прибылью предприятия и всеми затратами, понесенными предприятием на IT-инфраструктуру. Методика предложена компанией Stern Stewart & Co. Применять результаты данной методики можно лишь в динамике. Методика EVA может быть применена как для оценки отдельного проекта по реформированию банковской информационной системы (например, внедрения CRM), так и для оценки эффективности процессов преобразования IT-инфраструктуры в целом.

3. Совокупный экономический эффект Совокупный экономический эффект (Total Economic Impact, TEI) гетерогенная методика, разработанная компанией Forrester Research. Она позволяет оценить проект внедрения того или иного компонента информационной системы предприятия с точки зрения трех показателей «Стоимости», «Преимуществ» и «Гибкости». «Стоимость» вычисляется по методике «Совокупная стоимость владения» (TCO) и является единственной количественной оценкой данной методики. «Преимущества» и «Гибкость» есть оценки качественные.

«Преимущества» позволяют судить о соответствии возможностей внедряемого продукта или компонента информационной системы требованиям проекта внедрения. Дополнительные возможности, которые появятся в работе сотрудников предприятия по итогам внедрения такого компонента или продукта должны быть оценены, как с точки зрения повышения эффективности работы, так и по их влиянию на выявленные операционные и технологические риски «Гибкость» рассматривается как показатель, характеризующий сложность процесса внедрения. Т.е. оцениваются затраты, которые нужно понести на «включение» нового компонента в информационную систему предприятия потребуется ли переделка всей системы предприятия ввиду внедрения нового компонента, достаточны ли возможности по настройке компонента для подключения его к существующей системе, потребуется ли адаптация такого компонента и так далее.

Завершающий шаг методики TEI анализ рисков, возникающих в процессе приобретения, внедрения и эксплуатации анализируемого компонента информационной системы. Очевидно, что методика TEI имеет достаточно узкий спектр применения. Ее можно использовать для анализа вариантов внедрения какого-то определенного компонента IT-инфраструктуры предприятия. Например, при выборе банком скоринговой системы от разных производителей.

4. Система сбалансированных показателей Система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard, BSC), применительно к IT, является качественным подходом к оценке эффективности как IT-инфраструктуры в целом, так и отдельного проекта внедрения. Основной упор делается на формализацию целей IT-проекта, в привязке к бизнес-целям организации и ее планам стратегического развития. Применение методики BSC предполагает проведение ряда шагов: 1. формализация стратегической цели текущего проекта; 2. привязка целей и ключевых показателей IT-проекта к бизнес-целям организации (этот этап имеет много общего с методикой BSC); 3. выбор решения по перечню «требуемых возможностей», во многом совпадающих с критерием «Преимущества» методики «Совокупный экономический эффект» (TEI);

4. оценка прибыли и затрат с использованием методики «Совокупная стоимость владения» (TCO); 5. оценка рисков проекта по критериям соответствия выбранного решения исходному проекту, внедрения выбранного решения, его эксплуатации и финансовому риску; 6. расчет финансовых показателей проекта внедрения с привлечением методик вычисления «Чистого приведенного дохода» (NPV), «Внутренней нормы доходности» (IRR), «Экономической добавленной стоимости» (EVA), «Отдачи от инвестиций» (ROI) и других. Методика REJ является наиболее сложным и комплексным инструментом оценки проекта внедрения IT-решения. Она не может эффективно оценивать проекты преобразования IT-инфраструктуры в целом.

5. Информационная экономика. Информационная экономика (Information Economics, IE) является качественным методом оценки IT-проекта или портфеля проектов. Он предполагает формирование списка критериев оценки эффективности проекта и его анализ с точки зрения потенциальных выгод, которые реализация проекта должна принести для предприятия. Результатом процесса оценки будет рейтинг проекта с точки зрения его важности для основных бизнес-процессов предприятия. В случае применения методики IE к портфелю проектов или при выборе вариантов реализации того или иного проекта сравнение IE-рейтингов даст возможность объективного выбора лучшего из вариантов.

6. Система показателей IT. Система показателей IT (Balanced IT Scorecard, BITS) служит развитием методики BSC в сторону большей применимости для компаний, ключевые бизнес-процессы которых зависят от информационных технологий. Фактически, единственным изменением в данной методике, по сравнению с BSC, является дополнительная формализация показателей эффективности анализируемого процесса. В качестве таких показателей методика BITS рекомендует использовать следующие четыре: 1. помощь в развитии бизнеса компании; 2. повышение уровня сервиса, как для внутренних, так и для внешних потребителей; 3. повышение качества принятия решений; 4. повышение производительности труда. Наиболее эффективным образом методика BITS может быть применена для анализа деятельности сервисной IT-службы предприятия.

7.2. Совокупная стоимость владения – характеристика методики, ее сущность. Совокупная стоимость владения (TCO Total Cost of Owneship) методика, разработанная в конце 80-х годов XX века компанией Gartner Group для расчета финансовых затрат на владение компьютерами на платформе Wintel (MS Microsoft+Intel). Методика была усовершенствованна в 1994 г. фирмой Interpose и переработана в полноценную модель анализа финансовой стороны использования информационных технологий. Предприятия тратят на содержание своих информационных систем гораздо больше средств, чем предполагают. Почему так происходит и можно ли оптимизировать затраты на содержание своей собственной IT- инфраструктуры? Именно эти цели и преследует методика TCO. Методика TCO при расчёте учитывает прямые и непрямые затраты.

Прямые затраты на IT-инфраструктуру: 1. Оборудование и программное обеспечение: -Покупка оборудования ноутбуки, рабочие станции, сервера, периферийные устройства (мониторы, принтеры, сканеры и пр.), устройства хранения информации, источники бесперебойного питания, карты расширения всех видов, сетевое коммуникационное оборудование (хабы, коммутаторы и т.д.), кабельная система, оборудование серверной комнаты, климат-контроль для нее (если есть). -Приобретение программного обеспечения все приобретаемое и оплачиваемое отдельно программное обеспечение, включая все виды лицензий, подписка на обновления для ПО -Аренда компьютерного, коммуникационного и копировально- множительного оборудования -Затраты на комплектующие (дополнительная память, жесткие диски, CD- ROM и т.д.) и расходные материалы (тонеры-картриджи для принтеров и ксероксов, ленты и диски для резервного копирования и т.п.).

2. Затраты на IT-персонал : - Зарплаты всех сотрудников, занятых в сфере информационных технологий (включая руководство). - Командировочные затраты, связанные с IT-персоналом -Обучение и сертификация персонала - Аутсорсинг (оплата IT-услуг, оказываемых внешними подрядчиками) 3. Затраты на каналы связи, сервисы сети Интернет и электронного обмена данными: -Абонентская плата за интернет-подключение и каналы связи между офисами, если таковые имеются; -Абонентская плата за «Банк-клиент», приложения электронной коммерции и т.д.; -Содержание Web-сервера (если он размещен на площадке провайдера), поддержку доменного имени, внешних серверов электронной почты и проч ; -Оплата удаленного доступа сотрудников, работающих вне корпоративной сети.

К «непрямым затратам» следует отнести все затраты,связанные с эксплуатацией IT-инфраструктуры, не имеющие статьи в бюджете предприятия. К таким затратам относятся: 1. Самообучение пользователей работе со своим компьютером и набором программного обеспечения, обучение коллег и помощь им. 2. Самостоятельное обслуживание пользователем своего компьютера и набора программ резервное копирование, восстановление после сбоя, отладка программ, установка драйверов новых устройств и т.д. 3. Использование служебных компьютеров и информационных систем для «работы на сторону», для развлечения, игр и т.п. 4. Коррупционные схемы при покупке оборудования, комплектующих и расходных материалов, заказе услуг.

5. Простои в работе информационной системы в целом или отдельных ее частей, связанные с: - недостаточной мощностью (низкой доступностью) или неустойчивой работой компонентов системы; - ожиданием реакции со стороны IT-сервиса; - запланированного или внепланового (аварийного) останова системы или отдельных ее частей. Расчет «непрямых» расходов на содержание IT-инфраструктуры достаточно сложная вещь. Для того чтобы в рамках методики TCO учесть все перечисленные выше пункты, нужно провести всеобъемлющий аудит информационной системы предприятия.

В первую очередь нужно обратить внимание на: 1. Провести детальный анализ (аудит) IT-инфраструктуры, выявляя при этом узкие места (недостаточная надежность, доступность или низкая производительность тех или иных компонентов системы, отсутствие резервного копирования, антивирусной защиты, корпоративных систем защиты информации и пр.) 2. Проанализировать все сбои и простои, случившиеся в сети за выбранный Вами период, акцентируя свое внимание как на причинах, приведших к останову, так и на действиях по его ликвидации. Если останов был плановый (регламентные работы, upgrade и пр.) следует выяснить, выполнялись ли данные работы в рамках заранее согласованного плана, были ли завершены в срок 3. Если в организации существует централизованная служба компьютерной поддержки (Help Desk или Service Desk) нужно проанализировать скорость прохождения заявок на сервисные работы и выяснить причины, приводящие к задержкам в их исполнении.

5. Необходимо минимизировать «видовое разнообразие» аппаратного обеспечения корпоративной сети. 6. Часть наиболее типичных сервисных работ стоит перевести на аутсорсинг отдать на обслуживание сторонним сервисным организациям. 7. Провести аттестацию персонала предприятия на предмет компьютерный грамотности и проверять заявленный уровень таковой при приеме сотрудников на работу.

Для эффективной работы по аудиту IT-инфраструктуры предприятия необходимо сформировать рабочую группу, в состав которой войдут сторонние специалисты и ряд менеджеров со стороны предприятия Заказчика. Менеджеры со стороны Заказчика должны быть специалистами в прикладных областях, связанных с бизнес-процессами, происходящими на предприятии и будут выполнять функции бизнес- аналитиков. Рабочая группа должна в обязательном порядке включать одного из топ-менеджеров предприятия, наделенного полномочиями принимать ответственные для бизнеса решения. Расчет совокупной стоимости владения (TCO), обработка его результатов и составления рекомендаций по оптимизации затрат на IT- инфраструктуру предприятия - один из признанных инструментов повышения эффективности бизнес-процессов и получения конкурентных преимуществ.

КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ ТЕМЫ Методика TCO предусматривает оценку затрат на IT- инфраструктуру и на отдельные ее компоненты. Совокупные затраты включают как прямые или «бюджетные», которые берутся из бухгалтерских документов, так и «непрямые» финансовые расходы, которые предприятие несет в виду неэффективности работы информационной системы и сервисных IT-служб. 7.2 Экономическая добавленная стоимость (Economic Value Added, EVA) является достаточно простой методикой, суть которой в вычислении разницы между чистой операционной прибылью предприятия и всеми затратами, понесенными предприятием на IT-инфраструктуру. 7.3 Совокупный экономический эффект (Total Economic Impact, TEI) гетерогенная методика, позволяет оценить проект внедрения того или иного компонента информационной системы предприятия с точки зрения трех показателей «Стоимости», «Преимуществ» и «Гибкости». 7.4 Система сбалансированных показателей Основной упор делается на формализацию целей IT-проекта, в привязке к бизнес-целям организации и ее планам стратегического развития. 7.5 Быстрое экономическое обоснование. Ключевой идеей методики является взгляд на IT с точки зрения бизнес-приоритетов компании, стратегических планов ее развития, и основных финансовых показателей (ROI и др.). 7.6 Информационная экономика предполагает формирование списка критериев оценки эффективности проекта и его анализ с точки зрения потенциальных выгод, которые реализация проекта должна принести для предприятия.