Словарь терминов ДКД Краткий словарь употребляемых терминов Алгоритм работ: 1) выберите букву, с которой начинается искомое слово 2) ищите искомое слово в списке

А Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ Администрация – органы или должностные лица учреждения, осуществляющие исполнительно – распорядительную деятельность Адресат – получатель документа; реквизит документа, включающий наименование получателя документа и его почтовый адрес Акт – обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке; официальный документ, составленный несколькими лицами или комиссией и подтверждающий установленные факты или события Анкета – перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких – либо сведений Аппарат управления – система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление в какой – либо сфере деятельности; совокупность работников учреждения или организации, выполняющих управленческие функции.

Б Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письма или документа Бланк должностного лица – бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения переписки

В Вид документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Виза согласования документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа Внутренний документ – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации Входящий документ – документ, поступивший в учреждение Входящий номер документа – регистрационный номер входящего документа Выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке

Г Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг. Графа таблицы – часть таблицы в виде столбца, предназначенная для заполнения реквизитами – основаниями. Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта РФ или муниципального образования. Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ. Государственный стандарт – нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг. Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об основном характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Д1 Дата документа - реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия. Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Доверенность – документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких – либо действий от имени доверителя. Договор – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Доклад – устное выступление на заседании Докладная записка – документ, адресованный руководителю, излагающий какой – либо вопрос с выводами и предложениями. Досье – документы, относящиеся к какому – нибудь делу или вопросу.

Д2 Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ личного происхождения – документ, связанный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации компьютером. Документация – совокупность документов по определенному признаку. Документация по личному составу – приказы по личному составу, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и т.д. Документирование – научная дисциплина, разрабатывающая способы создания документов, принципы; запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

З Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заголовочная часть документа – часть документа, содержащая наименование вида документа, краткое содержание и периодичность, а также наименование раздела сводного документа, к которому относится данный документ. Заголовок к тексту документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заключение – документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому- либо документу или вопросу. Заявка – документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары и услуги.

И Извещение – разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии. Индекс дела – цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на обложку. Инициативный документ – документ, послуживший основанием для решения какого – либо вопроса и оформления дела. Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности. Исходящий документ – документ, отправляемый из организации. Информационное письмо – письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению. Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информационно – справочная документация – письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы и другие. Информация о гражданах – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

К1 Канцелярия – структурное подразделение организации, ведающее делопроизводством. Картотека по личному составу – каталог документальных материалов, содержащих сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате отдельных лиц. Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Ключевые слова – слова, каждое из которых необходимо, а все вместе достаточные для выражения содержания документа. Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации. Код организации – идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения. Код формы документа – идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

К2 Коммерческая тайна – информация, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, не имеющим к ней свободного доступа на законном основании. Консервация документа – предохранение документа от разрушающего действия внешней среды. Контракт – документ об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Конфиденциальная информация – документационная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ Копированием документов – воспроизведение документов без промежуточных печатных форм. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Корреспондент - учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

М Макет - модель документа, отображенная текстом, излагающим методику оформления и зоны размещения его реквизитов. Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Н Наименование документа – обозначение вида письменного документа. Незавершенная копия – копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Носитель информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной, в том числе в преобразованном виде.

О1 Обзор – документ, составленный в целях информирования подведомственных и других организаций о работах той или иной области. Общий бланк документа – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно – распорядительных документов, за исключением писем. Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Объяснительная записка – документ, поясняющий какое – либо действие, факт, событие, представляемый руководителю. ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций. ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации. Опись – юридически оформленный перечень документов. Описание документов – изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках и на обложках дел. Организационная документация – положения, уставы, инструкции, правила. Организация работы с документами – создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в документационном обеспечении управления. Оригинал документа – экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования. Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных привалами документирования.

О2 Отметка для автоматического поиска документов – реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документ. Отметка о поступлении документа в организацию – реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере. Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнении планов, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

П1 Первичный документ – документ, содержащий исходную информацию. Переменный реквизит – реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения. Переписка – письменный сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами. Перечень - систематизированный список документов, предметов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Печать – вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего – либо, сам оттиск. Письменный документ – текстовой документ, информация которого зафиксирована каким – либо типом письма. Почтовый индекс – условное обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи, осуществляющему прием и доставку почтовых отправлений. Пояснительная записка – документ, разъясняющий отдельные положения основного документа. Правила – правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений. Письмо – почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением.

П2 Подлинник документа – первый или единственный экземпляр официального документа. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Поисковые данные документа – сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер страницы документа. Положение – правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности. Постановление – правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил. Постоянный реквизит документа – реквизит документа, наносимый на бланк при его изготовлении. Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов. Претензионные письма – письма, отправляемые виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договора и различного рода обязательств. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных задач в деятельности организации. Протокол – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятий решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, переговорах.

Р Распорядительная документация – приказы, распоряжения, постановления, решения, указания. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации. Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска. Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска. Регистрационный штамп – штамп, проставляемый на входящем документе при его поступлении в учреждение. Регистрация документа – фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационных формах. Регламент – правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления. Реестр – список каких-либо объектов, составляемый в целях их учета или справочно- информационных целях. Резолюция – реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа. Реквизит – обязательный информационный элемент оформления официального документа. Решение – правовой акт, принимаемый некоторыми совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетентности.

С Сводка – документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому – либо вопросу. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Система ОРД – система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, организаций, их подразделений. Сопроводительное письмо – письмо, составляемое для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей. Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета. Справка – документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера. Стандарт – нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. Стандартизация – воспроизведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов. Сводка – документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому – либо вопросу. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Система ОРД – система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, организаций, их подразделений. Сопроводительное письмо – письмо, составляемое для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей. Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета. Справка – документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера. Стандарт – нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. Стандартизация – воспроизведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов.

Т Таблица – форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Текст документа – информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть. Телеграмма – краткое текстовое сообщение, предаваемое средствами телеграфной сети. Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телеграфной сети. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках. Техническая документация – обобщенное название документов, отражающих результат строительного проектирования, инженерных изысканий и других работ по строительству. Типовые документы – документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам. Трафаретный текст документа – текст документа, отпечатанный на бланке при его изготовлении, со свободными местами для последующего их заполнения. Товарный знак (эмблема) – обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических лиц от однородных товаров и услуг других. Трафаретный текст – унифицированный текст документа, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию.

У Указ – правовой акт, издаваемый президентом РФ. Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера. Унификация – сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их обработке, учету, хранению. Унифицированная система документации – рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по правилам и требованиям, применяемым в определенной сфере деятельности. Управленческая документация – совокупность документов, применяемых при оформлении действий органов управления во всех сферах народного хозяйства. Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации. Учредительный договор – договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.

Ф Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, преданного по каналам факсимильной связи. Факсимиле – воспроизведение техническими средствами точного изображения текста, сделанного от руки. Формат документа – установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов. Формирование дела – отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Ц Циркулярное письмо – направленное из вышестоящего органа управления в несколько адресов.

Ш Шаг письма – расстояние между одинаковыми элементами одноименных смежных отпечатков знаков. Шаг строки – расстояние между основаниями смежных строчек. Штамп – вид печати прямоугольной формы. Штамп бланка – группа реквизитов и их постоянных частей, воспроизводимых на бланке документа в виде единого блока. Штатное расписание – перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов.

Э Экспедиция – специальное подразделение канцелярии по приемке и отправке документов. Экспертиза ценности документа – определение научного, хозяйственного и иного значения документа в целях отбора его для хранения и установления сроков хранения. Эмблема организации - символическое графическое изображение, отражающее суть деятельности организации. Электронное сообщение – документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.

Ю Юридическая сила (статус) документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.