Вимоги до оформлення ділової документації навчального закладу: склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Реквізит службового документа це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу та (або) надання юридичної сили.

Реквізит службового документа Національний стандарт встановлює 32 реквізити документа, кожен з яких має певний код. Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним.

Реквізит службового документа Існує два способи розташування реквізитів кутовий та поздовжній. Постійні реквізити розташовують вздовж верхньої частини аркуша. Увага! Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) 28 знаків (73 мм).

Обов'язкові реквізити Назва організації; Назва виду документа; Дата документа; Реєстраційний індекс документа; Текст документа; Підпис. Якщо у документі відсутній або невірно оформлений один з цих реквізитів, документ втрачає чинність, не має юридичної сили.

07 – назва організації Назва організації має відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні). Подають її у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

09 – довідкові дані про організацію Розміщують нижче назви організації. Складові елементи: Поштова адреса; Номер телефону, телекса, факсу; Адреса електронної пошти та вебсайту; Посилання на ліцензії та патенти; Номери рахунків у банку.

Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу Правила надання послуг поштового зв'язку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від (зі змінами) вул. Миру, 18, м. Харків, 61007

05 – код організації Проставляється за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту Додаткові дані про організацію

Зразок для бланку (укр. мова) ХАРКІВСЬКА ЗАГАЛЬНООСВІТНЯ ШКОЛА І-ІІІ СТУПЕНІВ 168 ХАРКІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ вул. Велика Кільцева, 12, м. Харків, 61143, тел , Код ЄДРПОУ

Зразок для бланку (рос. мова) КОММУНАЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ДОШКОЛЬНОЕ УЧЕБНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ (ЯСЛИ-САД) __ КОМБИНИРОВАННОГО ТИПА ХАРЬКОВСКОГО ГОРОДСКОГО СОВЕТА» просп. Орджоникидзе, 19, г. Харьков, тел , Код ЕГРПОУ

Типи магістралей скорочуються наступним чином: «проспект» – «просп.»; «бульвар» – «бульв.»; «провулок» – «пров.» (російською – «пер.»); «алея», «набережна», «проїзд», «шосе», «вїзд» – не скорочуються.

Тексти українською і російською мовами на бланках мають розміщуватися симетрично в межах одного абзацу. У бланках наказів реквізити адреси і телефони не зазначаються. Бланки:

10 – НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовуються в організації. Назва виду документа друкується великими літерами: НАКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ... При створенні документа за допомогою ПК назву виду документа можна оформити напівжирним шрифтом. У листах назву виду документа не зазначають.

11 – дата документа Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік У документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифоровий спосіб оформлення дат: 25 листопада 2012 р. або 25 листопада 2012 року

Дата це один із реквізитів, що надає документу юридичної сили. Дату підписання проставляють у лівій верхній частині документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, його дату проставляють нижче підпису ліворуч. Крапка в кінці дати не ставиться!

Що вважається датою для різних видів документів? Для організаційних документів, що регламентують діяльність навчального закладу, положень, інструкцій, правил тощо датою документа буде дата його затвердження, її слід проставляти безпосередньо у грифі затвердження. Датою розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) буде дата підписання. Для листа основною буде дата його реєстрації, яку проставляють у день підписання. На документах, що спільно видають декілька організацій, зазначається лише одна дата.

Проставляння дати Дату власноручно проставляє посадова особа, яка затверджує або підписує документ, у момент підписання або затвердження. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).

12 – реєстраційний індекс документа Порядковий номер документа, який можна доповнювати індексом за номенклатурою справ. Місце розташування реквізиту залежить від бланка та виду документа.

На бланку листів - у верхній частині сторінки зліва: _____________________________ На бланку наказу _____________________________ АКТ (ПРОТОКОЛ)

13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь Розташовують на спеціально відведеному місці на бланку: у верхній частині сторінки зліва нижче або на рівні реєстраційного індексу на 135 від

16 - Адресат Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи, громадяни. Розміщують у правому верхньому куті документа. 1. У разі адресування документа організації або її структурного підрозділу без зазначення посадової особи їх назви подають у називному відмінку: Департамент освіти Харківської міської ради

16 - Адресат 2. Якщо документ надсилають посадовій особі, то назву організації зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному: Друкарня видавництва «Основа» Головному редакторові Савченку І.П.

16 - Адресат 3. Якщо документ адресується керівникові організації або його заступнику - назва організації входить до складу назви посади адресата: Директору Харківської загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів 000 Савченку І.П.

17 – гриф затвердження документа Розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа. Документ може бути затверджений: - посадовою особою (посадовими особами); - рішенням колегіального органу; - іншими розпорядчими документами.

17 – гриф затвердження документа ЗАТВЕРДЖУЮ Директор Харківської загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів 000 підпис О.Д. Макаренко

17 – гриф затвердження документа ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Харківської загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів

22 – відмітка про наявність додатків Додатки до документів можуть бути трьох видів: - додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів); - додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом; - додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.

22 – відмітка про наявність додатків Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1». У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак «» перед цифровим позначенням не ставиться.

22 – відмітка про наявність додатків У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом. Наприклад: Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

22 – відмітка про наявність додатків Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їхніх примірників, наприклад: Додатки: 1. Довідка про педагогічний стаж на 1 арк. в 1 прим. 2. Графік роботи на 1 арк. в 1 прим.

23 – підпис Підписують, як правило, перший примірник документа. Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків (без відступу від лівого краю). До складу підпису входять: - назва посади особи, яка підписує документ; - особистий підпис; - ініціал(и), прізвище. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

23 – підпис Завідувач підпис О.О.Ооооо Завідувач дошкільного навчального закладу підпис О.О.Ооооо

24 – гриф погодження ПОГОДЖЕНО Директор Харківської загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів 000 (підпис) О.Д. Макаренко

24 – гриф погодження Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють таким чином: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання педагогічної ради ХЗОШ

26 – печатка Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів.

26 – печатка Примірний перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою наведено: у додатку 3 Примірної інструкції для ДНЗ; у додатку 4 Примірної інструкції для ПНЗ.

27 – відмітка про засвідчення копій Цей реквізит проставляють під реквізитом Підпис, наприклад: Згідно з оригіналом Директор Романенко О.О.Романенко Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою.

28 – прізвище виконавця та номер його телефону Цей реквізит обовязковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Він розміщується в нижньому лівому куті лицьового боку останньої сторінки документа (шрифт 10-11): Іваненко

31 – відмітка про надходження Містить такі дані: Дату (за потреби – годину і хвилини) надходження документа; Реєстраційний індекс документа. Розміщують: У правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа або Вх. 234 від