HP Перевод презентации

Зачем нужно Управление Знаниями (УЗ) 1. Обучаться (в процессе работы, от других, используя имеющуюся информацию) 2. Распространять внутри организации и поощрять повторное использование (изученного, созданного, опыта применения) 3. Взаимодействовать с остальными 4. Внедрять инновации (создавать, изобретать…)

Шаги внедрения УЗ 1. Сформулировать 3 основные цели, связанные с решением проблем или реализации возможностей, для которых создается система УЗ 2. Обеспечить 9 ответов на вопросы о людях, процессах и технологиях 3. Определить стратегию УЗ 4. Добиться принятия руководством 10 обязательств 5. Создать и воплотить план внедрения

Цели управления знаниями Улучшить качество и скорость принятия решений Упростить поиск релевантной информации и ресурсов Обеспечить повторное применений идей, документов, опыта Избежание чрезмерных усилий Избежание повторения одинаковых ошибок Реализация преимущества из накопленного опыта Повсеместное и быстрое распространение важной информации Содействие стандартизации и повторяемости процессов и процедур Обеспечение доступности методов, инструментов, шаблонов, техник и примеров Обеспечение всеобщего доступа к редким и дефицитным навыкам, опыту, компетенциям Демонстрация клиентам того, как знания используются для их блага Ускорение контакта с клиентами Активизация рычагов, влияющих на рост организации Содействие повторному использованию лучших практик при решении проблем Содействие инновациям

Пример 3 х главных целей УЗ 1. Увеличить процент выигранных тендеров путем организации процесса разработки предложений. 2. Снижение издержек при продаже и доставки путем использования лучших практик 3. Улучшение качества выполнения заказов путем сотрудничества с клиентами и партнерами

9. Вопросы Люди 1. Какие люди в вашей организации должны участвовать в программе УЗ? 2. Каковы различные роли, которые должны играть участники? 3. Кто является заинтересованными участниками и лидерами, поддерживающими новые инициативы? Процесс 1. Какие из существующих процессов должны быть изменены для включения деятельности по УЗ? 2. Какие новые процессы должны быть созданы? 3. Какие политики (ограничения) должны быть изменены или созданы для обеспечения желаемого поведения? Технология 1. Какие существующие инструменты могут быть использованы для поддержки новых инициатив? 2. Какие новые инструменты должны быть созданы или приобретены? 3. Какая потребуется интеграция инструментов и систем?

Пример: люди Какие группы работников вашей организации должны участвовать в программах УЗ? 1. Консультанты 2. Менеджеры проектов 3. Менеджеры Какие роли будут играть участники: 1.Консультанты: должны взаимодействовать как менеджеры проектных команд и объединений практиков 2. Менеджеры проектов: должны использовать контент (опыт) предыдущих проектов и вносить вклад в новые 3.Менеджеры: должны контролировать (убеждаться), что консультанты и менеджеры проектов выполняют четко свои роли 4. Лидеры УЗ: должны предоставлять нужных людей, обеспечивать процесс работы и все необходимые технологические составляющие Кто является заинтересованными участниками и лидерами, поддерживающими новые инициативы? 1. Старший (ведущий) исполнитель: спонсирует программу, обеспечивает финансирование, договаривается по проектным мероприятиям, определяет цели, проверяет ход работ по проекту 2. Команда менеджмента: руководство по областям, достижение поставленных целей, обеспечение хорошей производительности 3. Идеиные лидеры (вдохновители): возглавление сообществ, поддержка процессов, использование инструментария

Пример: процесс Какие из существующих процессов должны быть изменены для включения деятельности по УЗ? Взаимодействие команд проекта: замена специализированных сервисов и общих файловых ресурсов стандартными областями групповой работы Система задач и поощрений (мотивации) служащих: добавление специфических для УЗ целей и поощрений Какие новые процессы должны быть созданы? Фиксация (захват информации): сбор проектной информации и документации Повторное использование: поиск существующего контента и контактов предыдущих проектов, максимально возможное применение их в текущих проектах Какие политики (ограничения) должны быть изменены или созданы для обеспечения желаемого поведения? Взаимодействие: быть уверенным, что все проектные команды используют в работе стандартные области групповой работы Фиксация, повторное использование: удостовериться следованиям процессам сбора и использования существующей информации по ранее проводимым проектам

Пример: технологии Какие существующие инструменты могут быть использованы для поддержки новых инициатив? Потоковые (многочисленные) дискуссии Виртуальные комнаты встреч (виртуальные встречи) Какие новые инструменты должны быть созданы или приобретены? Средства (инструменты) групповой (совместной) работы Структурированные хранилища данных (репозитории) Какая потребуется интеграция инструментов и систем? Потоковые дискуссии – с почтовой и поисковой службами Средства групповой работы и репозитории – с почтовым, поисковым сервисами и Workflow (автоматизированным процессом делопроизводства)

Стратегии управления знаниями Мотивировать: взаимодействовать, моделировать, ставить цели, распознавать, поощрять Подсоединяться: присоединяться к сети, пересекать организационные границы, взаимодействовать, организовывать сообщества, общаться, рассказывать истории (обмениваться опытом), встречаться лично Поддерживать: базы данных, набор навыков и умений, репозитории документов Анализировать: проверки, сущности, результаты, выученные уроки, испробованные практики, создание атмосферы, социальные сети, позитивные отклонения Систематизировать: объединять, критически рассматривать, интегрировать, оценивать, отмечать указателями (тэгами), повышать качество, стандартизировать Рассеивать (распространять): распределять, публиковать, агрегировать, персонифицировать Требовать: УЗ строго по графику работ, область проведение экспертизы, вопросов к эксперту, поиск, помощь пользователей, e-Learning, потоковые дискуссии, расспросы Действовать: генерация и принятие решений, репликация (повторение) удачных практик, улучшение процессов (деятельности), встраивание в Workflow, ответы, повторное использование Изобретать: создавать, развивать, придумывать, трансформировать, стимулировать, пере-обдумывать, представлять

Пример стратегии УЗ Мотивировать: измерять и поощрять взаимодействие, распределение, сбор информации, повторное ее использование Подсоединяться: уговорить (заставить) всех консультантов и проектных менеджеров взаимодействовать по проектам, активно участвовать в практических сообществах Поддерживать: сохранять (запоминать) предложения и прочую документацию по всем проектам Анализировать: выбирать проверенные испытанные практики из проектной документации Систематизировать: проверять, приложены ли мета-данные (категории и описание документа) к документам проекта, приводить планы проекта к единому шаблону (форме) Рассеивать (распространять): делать легким для всех поиск нужного контента, методов, инструментов, шаблонов, техник и примеров Требовать: искать проверенные практики и шаблоны планов (решений) для каждого нового проекта Действовать: использовать проверенные практики и шаблоны планов (решений) в каждом новом проекте, обеспечивать обратную связь с заказчиками и партнерами для улучшения качества проекта Изобретать: использовать обратную связь с заказчиками и партнерами для улучшения существующих сервисов и создания новых сервисных предложений

Обязательства ведущего исполнителя (куратора проекта) 1. Утверждать разумный бюджет для людей и издержек в системе УЗ 2.Гарантировать, что всем лидерам УЗ хватает времени делать свою работу качественно, и они имеют возможность встречаться друг с другом не реже одного раза в год 3.Учиться, как представлять обзорную презентацию программы УЗ 4. Учиться использовать все инструменты УЗ, демонстрировать работу личным примером 5. Регулярно общаться на тему деятельности организации в сфере УЗ 6. Во время совещания руководства и сотрудников уделять время для сообщений сферы УЗ 7. Гарантировать указание всех целей системы УЗ для всех сотрудников и их обязательное исполнение 8. Инспекция набора целей УЗ с тем же вниманием, как и прочих индикаторов и показателей производительности компании 9. Поощрять сотрудников, которые учатся, обмениваться знаниями, используют существующие практики, взаимодействуют в среде УЗ, предлагают инновации 10. Гарантировать предоставление времени и средств для обучения, обмена знаниями, взаимодействия, и т.п.

План реализации 1. Определить руководство программой 2. Выбрать желаемый способ движения знаний (управления знаниями, knowledge flow) 3. Выбрать и обеспечить необходимым инструментарием людей, процессы и технологические компоненты

Руководство программой 1. Роли и описание работы для лидеров УЗ, лидеров (руководителей) проектов и ассистентов по знаниями 2. Сочетание персонала, занятого в программе, виртуальных команд и сообществ лидеров 3. Задачи и расписания для повторяющихся конференций и встреч 4. Процессы для создания и обновления плана регистрации и исполнения, новых выпусков и отчетных каталогов 5. Процесс принятия решений

Пример: виртуальная команда УЗ Состав участников: старайтесь сохранить его малочисленным Цели: Создавать планы и принимать решения Управлять проектами Делать свою работу События: Каждые две недели – контрольные звонки Периодические встречи лицом-к-лицу Инструменты: Область групповой работы (Team space) – для виртуальных встреч и совместного доступа к данным

Способы движения знаний (knowledge flow) Сбор: процессов и репозиториев для сохранения конечных знаний Соединение: совместная работа, общества и социальные сети для общего доступа к неявным знаниям Измерение границ: «наведение мостов» через границы организации для обеспечения обмена знаниями между ранее изолированными группами Открытие: процессы для изучения информации из существующих источников, включая системы, базы данных и библиотеки Создание: процессы для стимуляции инноваций и облегчения изобретений

Человеческие составляющие Культура и ценности Менеджеры знаний Пользовательские обзоры, отчеты удовлетворенности персонала Социальные сети Сообщества Тренировки Документация Общение Помощь пользователям и знаниевый Help-desk Цели, задачи, система оценок Стимулы и поощрение (мотивация)

Составляющие процесса Методологии Создание Сохранение Повторное использование Выученные уроки Проверенные практики Взаимодействие Контент-менеджмент (управление контентом) Классификация Система мер и отчетность Управление изменениями Workflow Оценка Анализ социальных сетей Тщательное исследование Деление опытом (Storytelling)

Составляющие технологий Пользовательский интерфейс Интранет Области для совместной работы Виртуальные комнаты встреч Порталы Репозитарии Опросы, дискуссии, форумы Вопросы эксперту Метаданные, тэги Поисковые системы Архивация Блоги Энциклопедии Подкасты Обединение, накопление Социальное ПО Внешний доступ Приложения Workflow Приложения для автоматизации процессов e-Learning Управление подписями (электронная подпись) Стимулирование отслеживания показателей Автоматизация отчетности

«Подводные камни» Взваливать на себя слишком много Фокусировка внимания только на технологиях Не затрагивать составные части Тратить много времени на изучение и планирование, мало внимания уделяя созданию прототипа и его опытной эксплуатации Не применяя того, что уже создано и успешно применяется

Приоритеты Правильно расставить по местам лидеров УЗ Сбалансировать людские ресурсы, процессы и технологические компоненты Обеспечить руководство и процессы взаимодействия Выдерживать ежегодные всеобщие собрания по УЗ лицом-к- лицу всех представителей компании Чаще общаться Убедить старшего исполнителя (куратора) активно поддерживать программу (проект) Взаимодействовать с другими программами УЗ Сфокусироваться на достижение конкретного экономического эффекта Добиваться регулярных улучшений в среде УЗ Установить три основных цели каждому исполнителю и проверять их как минимум раз в год

Примеры Человеческая составляющая Составляющие процесса Составляющие технологий

Культура и ценности Мы заботимся о наших клиентах. Мы ставим клиента на первой место во всем, что бы мы не делали Мы доверяем и уважаем личность. Мы подходим к нашей работе с верой в то, что люди хотят делать хорошую работу – и будут делать ее хорошо, если им обеспечить все необходимые инструменты и поддержку. Мы демонстрируем высокий уровень достижений. Мы постоянно реализовываем лучшие пути достижения результатов Мы действуем быстро и ловко. Мы добиваемся результата быстрее, чем наши конкуренты. Мы выдаем конкретные усовершенствования. Мы являемся технологичной компанией, которая изобретает полезное и действительно нужное Мы добиваемся результатов посредством командной работы. Эффективное взаимодействие – ключ к успеху Мы руководим нашим бизнесом посредством бескомпромиссной честности. Мы открыты, честны и прямы в своих действиях

Менеджеры знаний Лидер – ведет за собой остальных людей Менеджер – ответственный за бизнес результаты Менеджер проекта – осуществляет работу в срок и в соответствии с бюджетом Коммуникатор – пишет, говорит, публикует Аналитик – анализирует информацию, принимает решения Эксперт – по людским ресурсам, процессам, технологическим компонентам Уважаемый – обладает незапятнанной репутацией Объединяет – людей между собой Силен – помогает людям делиться знаниями друг с другом Продавец – использует знания для привлечения

Отчет удовлетворенности персонала 1. Насколько вы удовлетворены поддержкой менеджера того, что вы тратите время на сохранение или повторное использование знаний? 2. Насколько вы удовлетворены возможностями доступа к знаниевым ресурсам, находясь на сайте заказчика? 3. Насколько вы удовлетворены возможностью экономии времени и/или усилий в работе над предложениями и обязательствами путем повторного использования знаний? 4. Как вы удовлетворены возможностью поиска информации или знаний, необходимых для создания заявки (предложения) или предложения 5. Как вы удовлетворены возможностью поиска информации или знаний, необходимых вам на стадии поступления задачи (обязательства)? 6. Насколько вы удовлетворены актуальностью состояния системы знаниевых он-лайн ресурсов, используемых наиболее часто? 7. Удовлетворены ли вы опытом использования Репозитария профилей проектов для нахождения проекта, похожего на ваш? 8. Удовлетворены ли вы сервисами, предоставляемыми Советниками по знаниям?

Сообщества Профессии – это сообщества практики с богатейшим набором видов деятельности, руководства и структур Сообщества решений предназначены для решений проблем, которые не встраиваются ни в одну из профессий, со временем они могут перерасти в отдельные профессии Форумы по специальностям предназначены для узкопрофильных обсуждений, для которых не требуется сообщество, но нужно организованное дерево обсуждения. Могут перерасти в сообщества Профессии Подчинены обучению и развитию Выращивают членов сообщества, готовых соответствовать определённой роли, и стать профессионалом в этой роли, а также предоставлять услуги в этой роли Мотивация: овладеть мастерством професии Сообщества решений Концентрируются на определённой темы Могут вовлекать носителей различных ролей Основное внимание уделяется развитию, продаже и предоставлению определённого набора решений и получению максимального количества знаний, касающихся этого вопроса Мотивация: продавать и предоставлять услуги на экспертном уровне Форумы по специальностям Слабо связанные группы людей, которые хотят расширить свой кругозор по определённой теме Никто не обязан вносить определённый вклад в общее дело предоставления чего либо Мотивация: спрашивать и учиться

Цели Сохранение: сохранять контент и опыт из проектов и заявок Повторное использование:повторно использовать контент и опыт из проектов и заявок Участие: активно участвовать хотя бы в 1 сообществе практики