Схема данных в Access Преподаватель: Французова Г.Н.

Структура реляционной базы данных в Access задается схемой данных, которая имеет иерархическую структуру и называется кано­нической реляционной моделью предметной области.

Схема данных графически отображается в отдельном окне, где таблицы представлены списками полей, а связи линиями между полями разных таблиц.

При построении схемы данных Access автоматически определя­ет по выбранному полю тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь «один к одному». Если поле связи является уникальным клю­чом в главной таблице, а в подчиненной таблице является не клю­чевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь «один ко многим» от главной таблицы к подчиненной.

Кроме указанных типов связей в Access существуют связи-объе­динения, обеспечивающие объединение записей таблиц не по клю­чевому полю, а в следующих случаях:

связываемые записи в обеих таблицах совпадают (связи уста­навливаются по умолчанию); для всех записей первой таблицы, для которых отсутствуют связи со второй, устанавливают связи с пустой записью вто­рой таблицы; для всех записей второй таблицы, для которых отсутствуют связи с первой, устанавливают связи с пустой записью первой таблицы.

Обеспечение целостности данных При создании схемы данных пользователь включает в нее таб­лицы и устанавливает связи между таблицами. Причем для связей типа «один к одному» и «один ко многим» можно задать параметр обеспечение целостности данных, а также автоматическое каскад­ное обновление и удаление связанных записей.

При создании схемы данных пользователь включает в нее таб­лицы и устанавливает связи между таблицами. Причем для связей типа «один к одному» и «один ко многим» можно задать параметр обеспечение целостности данных, а также автоматическое каскад­ное обновление и удаление связанных записей.

Обеспечение целостности данных означает выполнение для взаимосвязанных таблиц следующих условий корректировки базы данных:

в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись, для которой не существует в главной таблице ключа связи; « в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице; значения ключа связи главной таблицы должно приводить к изменению соответствующих значений в записях подчинен­ной таблицы,

В случае если пользователь нарушил эти условия в операциях обновления или удаления данных в связанных таблицах, Access вы­водит соответствующее сообщение и не допускает выполнения опе­рации.

Access автоматически отслеживает целостность данных, если между таблицами в схеме данных установлена связь с параметрами обеспечения целостности. При вводе некорректных данных в свя­занные таблицы выводится сообщение. Access не позволяет созда­вать связи с параметрами целостности в схеме данных, если ранее введенные в таблицы данные не отвечают требованиям целостности.

Отметим, что установление между двумя таблицами связи типа «один к одному» или «один ко многим» и задание параметров цело­стности данных возможно только при следующих условиях:

связываемые поля имеют одинаковый тип данных, причем имена полей могут быть различными; обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access; главная таблица связывается с подчиненной по первичному простому или составному ключу (уникальному индексу) глав­ной таблицы.

Если для выбранной связи обеспечивается поддержание целост­ности, то можно задать режим каскадного обновления и удаления связанных записей. В режиме каскадного обновления связанных за­писей при изменении значения в поле связи главной таблицы Access автоматически изменит значения в соответствующем поле в подчиненных записях.

В режиме каскадного удаления связанных записей при удалении записи из главной таблицы Access выполняет каскадное удаление подчиненных записей на всех уровнях.

Первоначальное создание схемы данных Создание схемы данных начинается в окне базы данных с вы­полнения команды Сервис|Схема данных или нажатия кнопки Схема данных на панели инструментов.

Включение таблиц в схему данных После нажатия кнопки Схема данных открывается окно Добав­ление таблицы, в котором можно выбрать таблицы и ззопросы, которые нужно включить в схему данных (рис. 2.3).

Для размещения таблицы в окне Схема данных надо выделить ее в окне Добавление таблицы и нажать кнопку Добавить.

Для выделения нескольких таб­лиц надо, держа нажатой клавишу <Ctrl>, щелкнуть на всех табли­цах, переносимых в схему. После включения всех нужных таблиц в схему данных надо нажать кнопку Закрыть.

В результате в окне Схе­ма данных будут представлены все включенные таблицы со списком своих полей. Для установления связи между парой таблиц в схеме данных надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь.

Далее при нажатой кноп­ке мыши протащить курсор в соответствующее поле подчиненной таблицы. При установлении связи по соответствующему ключу не­обходимо выделить все поля, входящие в ключ главной таблицы, и перетащить их на одно из полей связи в подчиненной таблице.

Для выделения всех полей, входящих в составной уникальный ключ, не­обходимо отмечать поля при нажатой клавише. При установ­лении связи откроется окно Связи. При этом в строке Тип отноше­ния автоматически устанавливается тип «один ко многим».

При составном ключе связи в окне Связи необходимо для каж­дого ключевого поля главной таблицы Таблица|3 зопрос выбрать соответствующее поле подчиненной таблицы, названной Связанная таблица|3 зопрос.

В этом же окне можно задать параметр Обеспечение целостности данных для выбранной связи. Если же таблицы уже содержат дан­ные, не отвечающие требованиям целостности, то связь «один ко многим» не устанавливается и появляется соответствующее сообще­ние с соответствующей инструкцией.

После задания параметра це­лостности можно в окне Связи отметить каскадное обновление свя­занных полей или каскадное удаление связанных записей. После установления связей между таблицами получим схему дан­ных в окне Схема данных. Перемещения и изменения размеров таб­лиц осуществляется принятыми в операционной системе Windows способами.

Проверка работоспособности схемы данных осуществля­ется при конструировании форм, ззопросов, отчетов и при их исполь­зовании, а также при непосредственной работе с таблицами.

Модификация структуры базы данных К модификации структуры базы данных относятся изменения структуры отдельных таблиц и схемы данных. Все изменения струк­туры таблиц производятся в режиме конструктора таблиц.

Изменения полей, которые не являются ключами или полями связи Состав и последовательность, а также тип данных, свойства или имена этих полей можно изменять независимо от наличия связей таблицы с другими таблицами базы данных. Однако, если преобра­ зования недопустимы, попытка изменения типа данных может при­вести к потере данных.

Изменение или удаление ключевого поля Для загруженной и несвязанной таблицы при попытке изменить свойства или удалить ключевое поле система предупреждает о воз­можности потери данных при удалении ключа. Если, например, удаляется поле в составном ключе, с других полей этого ключа бу­дет снят признак ключа.

Для отказа от определения первичного ключа в таблице доста­точно нажать кнопку ключевое поле или удалить индекс ключа в окне Индексы после нажатия соответствующей кнопки на панели инструментов. Если требуется изменить ключ таблицы, которая имеет связи с другими таблицами, то необходимо предварительно разорвать связи.

Изменения, сделанные в структуре таблиц, автома­тически не переносятся системой в использующие их формы, за­ просы и отчеты.

Изменение схемы данных При модификации схемы данных осуществляется изменение со­става ее таблиц удаление, добавление таблиц и изменение связей. Необходимость в изменении связей возникает, в частности, при изменении ключей в таблицах. Изменение ключа по составу, по типу и размеру его полей не может производиться до тех пор, пока не удалены связи таблицы в схеме данных.

При изменении типа данных для не ключевых полей, но задей­ствованных в связях таблицы, также предварительно необходимо удалить эти связи в схеме данных.

Для внесения изменений в схему данных необходимо закрыть все таблицы и выполнить команду Сервис|Схема данных или нажать кнопку Схема данных на панели инструментов.

Добавление таблиц выполняется при нажатии кнопки Добавить таблицу. В окне Добавление таблицы надо выделить нужную таблицу и нажать кнопку Добавить.

Удаление таблицы из схемы данных осуществляется переходом в окно Схема данных. В этом окне надо удалить связи таблицы и при отмеченной таблице выполнить команду Правка|Удалить или нажать клавишу.

Удаление связи осуществляется, если связь отметить щелчком мыши, нажать правую кнопку мыши, вызывающую контекстное меню, а затем выполнить команду Удалить связь. Помеченную связь можно также удалить по команде Правка|Удалить или клавишей

Изменение параметров связи выполняется командой Связи|Изменить связь или соответствующей командой контекстного меню.

Литература: