1 Компьютерные технологии в управлении проектами Цель курса – овладеть теоретическими основами компьютерных технологий в управлении проектами и приобрести базовые практические навыки использованиея программного обеспечения управления проектами, достаточные для дальнейшего самостоятельного овладения им.

2 Изучаемые теоретические вопросы 1. Сущность управления проектами 2. Основы технологии PERT 3. Модель проекта 4. Представление модели проекта в программе Microsoft Project 5. Разработка плана выполнения проекта 6. Мониторинг проекта и корректировка плана

3 Сущность управления проектами Управление проектами – вид управленческой деятельности, состоящий в организационном обеспечении выполнения проектов при условии соблюдения заданных смет и сроков. Цель управления проектами – рациональное распределение имеющихся ресурсоввв для выполнения всех работ, предусмотренных проектом, в заданные сроки и без сверхнормативных затрат.

4 Сущность управления проектами Проект (с точки зрения управления проектом) – последовательность работ, реализующая заданную цель в установленные сроки и в рамках заданной сметы. Сетевой план – документ, устанавливающий время проведения всех работ, необходимых для завершения проекта. Финансовый план проекта – документ, устанавливающий сроки поступления финансовых ресурсоввв и финансирования затрат, предусмотренных сметой проекта.

5 Сущность управления проектами Работа технологическая операция или мероприятие, характеризующиеся затратами времени на выполнение, потребностью в ресурсах и условиями, при которых они могут выполняться независимо от других работ. Ресурсы работники, специалисты, машины и оборудование, материалы и другие условия, необходимые для выполнения работ и подконтрольные менеджеру проекта. Ресурсы бывают: –складируемые; –нескладируемые

6 Критерии качества управления проектами чистая текущая стоимость проекта; срок сдачи проекта в эксплуатацию; затраты на реализацию проекта; своевременность финансирования и поставок; равномерность загрузки ресурсоввв; соблюдение запланированных сроков выполнения работ; отношения в трудовом коллективе, взаимоотношения с подрядчиками, инвесторами и другими партнёрами.

7 Факторы, учитываемые менеджером проекта 1. Последовательность работ, обусловленная технологией 2. Обеспеченность работ материальными и трудовыми ресурсами 3. Возможность привлечения дополнительных ресурсоввв 4. Режим работы специалистов, возможность сверхурочной работы и сопряжённые с ней затраты 5. Своевременность финансирования 6. Риски и неопределённости 7.Потери, сопряжённые с отставанием реализации проекта от графика 8. Человеческий фактор

8 Технология PERT Простые проекты: один менеджер Иерархически организованные проекты: коллектив менеджеров Большие проекты со сложными сетевыми зависимостями: компьютерные технологии Согласованное выполнение множества проектов Метод критического пути (critical path method, CPM) Метод PERT (project evaluation and review technique, методика оценки и уточнения проекта) Оптимальный сетевой план, который очень трудно выполнить Ежедневное и даже ежечасное уточнение плана действий

9 Метод критического пути

10 Поиск критического пути

11 Модель проекта и её компьютерное представление 1. Таблица работ 2. Таблица ресурсоввв 3. Распределительная таблица 4. Календари 5. Общая информация по проекту

12 Формы представления данных в программе Microsoft Project 1. График Ганта (Gantt Chart) 2. Таблица ресурсоввв (Resource Sheet) 3. График PERT (Network Diagram) 4. Календарь (Calendar)

13 Общая информация по проекту Наименование проекта –Project Project Information… Summary Title: Дата начала проектных работ –File Properties… Shedule from: = Start –File Properties… Start date: Имя календаря проекта –File Properties… Calendar: Данные о менеджере проекта –Project Project Information… Summary Manager: Данные о компании, реализующей проект –Project Project Information… Summary Company: Денежная единица, используемая в модели проекта –Tools Options View Symbol Средняя продолжительность рабочего дня, рабочей недели, рабочего месяца –Tools Options Calendar Hours per day/per week/Days per month

14 Таблица работ порядковый номер работы (ID) наименование работы (Task Name) продолжительность (Duration) список предшествующих работ (Predecessors) список ресурсоввв, назначенных на данную работу (Resource Names) дата и время начала и завершения (Start, Finish) ограничения на срок выполнения процент завершённости (% Comp.) примечания ………

15 Ввод данных о работах

16 Ввод данных о работах (продолжение)

17 Таблица ресурсоввв порядковый номер ресурса (ID) наименование ресурса (Resource Name) тип ресурса (складируемый, нескладируемый) (Type); способ начисления затрат (Accrue At); только для складируемых ресурсоввв: –единица измерения (Material Label) –цена за единицу (Std.Rate) только для нескладируемых ресурсоввв: –наименование календаря, назначенного ресурсу (Base Calendar) –плата за привлечение данного ресурса (Std.Rate) –плата за использование ресурса (Cost/Use) ………

18 Распределительная таблица количество единиц каждого ресурса, назначенного на каждую работу количество ресурсовв-часов использованиея ресурсоввв на каждой работе объём сверхурочного использованиея ресурсоввв на каждой работе затраты в связи с использованиеем ресурсоввв на каждой работе ………

19 Календари (структура данных)

20 Планирование: согласование использованиея ресурсоввв Tools Level Resources… переключатель Manual включить (иначе задержки будут вводиться автоматически) Look for overallocations on a = Minute by Minute Clear leveling values before leveling включить Leveling order = Standard Level from… to… вводить задержки только в течение определённого периода Level only within available slack – вводить задержки только по некритическим работам в пределах резерва времени; Leveling can adjust individual assignments on a task – при необходимости менять количество назначенных на работу ресурсоввв, увеличивая время выполнения; Leveling can create splits in remaining work – прерывать работы в период дефицита ресурсоввв, возобновляя по окончании дефицита.

21 Планирование: нештатные ситуации Если развязать дефицит ресурсоввв не удаётся, то мешают: ограничения на сроки выполнения работ; календари работ и ресурсоввв, отличающиеся от базового; контрольные сроки выполнения (если столбец Deadline таблицы работ не пуст); изменения в графике затрат ресурсовв-часов на некоторые работы, внесённые вручную; количество ресурсоввв, назначенных на некоторые работы, слишком велико. Если ни одна из этих причин не действует, обычно помогает согласование только для тех работ, которым не хватает ресурсоввв: выделить их в таблице ресурсоввв; дать команду Tools Level Resources… Level Now; в появившемся диалоговом окне выбрать вариант Selected resources

22 Планирование Полезные советы: –Tasks with fixed dates вместо All tasks на панели инструментов –Task information Advanced Effort driven –View More Views… Resource Allocation распределительная таблица в разрезе ресурсоввв (левый верхний квадрант); расписание использованиея каждого ресурса на каждой работе в каждый интервал времени (правый верхний квадрант). Наконец, Tools Tracking Save Baseline сохранить составленный план в качестве утверждённого.

23 Мониторинг Цель мониторинга – – обеспечить наличие оперативного плана на любой момент времени выполнения проекта с учётом реального хода его выполнения Задачи мониторинга – – найти способы устранения допущенного отставания и выхода на согласованный график выполнения проекта – если это невозможно: доказать необходимость перезаключения договоров по поводу ресурсоввв; доказать необходимость изменения плана финансирования (со всеми вытекающими организационными последствиями и потерями); Предложить обновлённый вариант сетевого плана и плана финансирования, сводящий потери к минимуму

24 Мониторинг Предпосылки мониторинга –Tools Tracking Save Baseline –Систематический ввод данных о ходе фактической реализации проекта работ в столбцы таблицы работ, имена которых начинаются со слова Actual. В процессе ввода данных мониторинга проекта: –согласованный вариант плана, хранящийся в столбцах таблицы работ, имена которых начинаются со слова Baseline, не меняется; –оперативный план, отражённый в столбцах Start, Finish, Duration etc., автоматически уточняется (без согласования ресурсоввв) применительно к ситуации, отражённой данными столбцов Actual

25 Мониторинг: автоматизированный ввод данных Используется, если проект выполняется без существенных отклонений от оперативного плана Tools Tracking Update Project –Update work as complete through = On –Указать дату, по состоянию на которую вводятся данные мониторинга (по умолчанию – текущий момент) –For Entire project Результат: Start и Finish Act. Start и Act. Finish

26 Мониторинг: полуавтоматический ввод данных Если часть проекта выполняется без существенных отклонений от оперативного плана Последовательность действий: –Выделить работы, выполняемые без отклонений от оперативного плана –Tools Tracking Update Project –Update work as complete through = On –Указать дату, по состоянию на которую вводятся данные мониторинга (по умолчанию – текущий момент) –For Selected tasks Результат: для выбранных работ – Start и Finish Act. Start и Act. Finish

27 Мониторинг: ручной ввод данных Для работ, выполнение которых отклонилось от оперативного плана, данные мониторинга вводятся прямо в столбцы Act. Start, % Complete и Act. Finish. Часто достаточно вручную ввести данные по первой из задержавшихся работ, чтобы оперативный план по остальным отразил фактический ход выполнения работ, после чего можно использовать полуавтоматическую процедуру ввода. Данные мониторинга имеют приоритет перед моделью проекта, но в случае противоречия между ними выдаётся предупреждение.

28 Мониторинг: нештатные ситуации Непредумышленный ввод данных мониторинга (в т.ч. процента завершённости работ) может стать: –препятствием согласованию использованиея ресурсоввв; –причиной неожиданного поведения модели проекта при составлении оперативного плана.