Стратегия выбора и внедрения корпоративной СЭД для госучреждений: подход Аналитического центра при Правительстве Российской Федерации 9 сентября 2015

Общий подход Аналитического центра к выбору программной платформы для создания СЭД Исходное состояние: 1. СЭД отсутствует или существующая СЭД не удовлетворяет требованиям. 2. На рынке имеется множество «привлекательных» альтернатив по созданию СЭД. Намерение: 1. Внедрить СЭД (доработать существующую СЭД: на существующей платформе/на новой платформе). 2. Выбрать программную платформу. Какую? Как? ? 1. Анализ рынка СЭД, формирование расширенного перечня платформ 12345N …. 2. Выбор наиболее приемлемых вариантов Выбор наиболее рационального варианта ! Аналитические статьи Реклама, выставки и семинары Отзывы специалистов Функциональные возможности Положительный опыт внедрения в госсекторе Прототип (пилотный проект) СЭД Методика оценки Эксперты различных категорий Стоимость владения

Выбор наиболее рационального варианта программной платформы для создания СЭД 1. Постановка задачи и разработка прототипов (пилотных проектов) СЭД 2. Тестирование прототипов СЭД и их экспертная оценка (отработка пяти основных технологических циклов на реальных данных) Формирование экспертных заключений на прототипы СЭД и выбор наиболее предпочтительной платформы Результаты оценки функциональности тестируемого объекта (на примере одного из вариантов) Номер технологического цикла Итоговая оценка по технологическому циклу Коэффициент нормирования Нормированная оценка 143,00440,98 243,50440,99 340,00401,00 478,50800,98 543,40440,99 Средняя оценка функциональности 0,99 Примечание: для оценки функциональности прототипа СЭД, в привязке к каждому процессу, реализуемому в рамках рассматриваемого технологического цикла, использовались следующие критерии: 0 – процесс не реализован; 1 – процесс реализован частично, выявлены ошибки или сбои в работе; 2 – процесс реализован частично, выявлены семантические ошибки (нарушение логики); 3 – процесс реализован полностью, но не используются все исходные данные, выданные Исполнителю в постановке задачи; 4 – процесс реализован полностью, отрабатывается в полном объёме.

Примеры рассматриваемых основных технологических циклов для выбора наиболее рационального варианта программной платформы для создания СЭД ТЦНаименование ТЦКраткий комментарий 1Подготовка и проведение рабочего совещания в АЦ Перед проведением рабочего совещания происходит формирование плана совещания (повестки), определяется состав участников, время, место и продолжительность проведения. Далее следует рассылка извещений о проведении совещания его участникам. При необходимости осуществляется постановка задач. По итогам совещания составляется протокол совещания с указанием сформированных Руководителем поручений. 2Поступление задания от Аппарата Правительства РФ и его отработка Отработка задачи на примере подготовки аналитических материалов Управлением государственных программ и проектов. Цикл – от поступления входящего письма, до отправки ответа. 3Отработка поручения Руководителя АЦ В качестве примера отработки поручения рассматривается процесс подготовки и согласования ТЗ на закупку/выполнение работ/оказание услуг в соответствии с требованием Приказа Руководителя АЦ 01-06/54. 4Отработка планового документа на примере государственной регистрации программы для ЭВМ На основании подготовленного плана государственной регистрации проводятся мероприятия по подготовке, согласованию, утверждения и отправке комплекта документов, представляемых в Роспатент для государственной регистрации программы для ЭВМ (на примере САУ РИД). Отрабатывается технологический цикл, заканчивающийся получением и регистрацией в СЭД письма о государственной регистрации программы для ЭВМ. 5Организация и проведение типового мероприятия в АЦ Размещение и согласование организационных документов по проведению мероприятия, отслеживание своевременного исполнения поручений; Оповещение сотрудников АЦ, задействованных в подготовке мероприятия, о совещаниях/оргкомитетах и т.п.; Согласование шаблона/текста письма для участников мероприятия, а также программы мероприятия; Архивация документов по прошедшим мероприятиям.

Пример формализованного описания реализуемого технологического цикла (подготовка и проведение совещания)

Количественная оценка каждого варианта программной платформы для создания СЭД Показатели Нормированная оценка Весовой коэффициент Общая оценка 1. Функциональность 0,990,40 2. Удобство использования 0,930,150,14 3. Качество интерфейса 0,800,150,12 4. Технологичность 1,000,10 5. Простота настройки и доп. возможности 0,800,100,08 6. Понятность выполнения действий 0,870,100,09 ИТОГО0,93 Общая оценка тестируемого объекта (на примере одного из вариантов) Дополнительные показатели Средняя оценка Коэффициент нормирования Нормированная оценка 1. Удобство использования 2,8030,93 2. Качество интерфейса 2,4030,80 3. Технологичность 3,0031,00 4. Простота настройки и дополнительные возможности 2,4030,80 5. Понятность выполнения действий 2,6030,87 Результаты оценки тестируемого объекта по дополнительным показателям (пример)

Результаты экспертных оценок программных платформ для построения СЭД (по итогам тестирования прототипов) Оцениваемые показатели Программные платформы Directum Логика ЕСМ.СЭД Company Media EOS-Дело Функциональность 0,400,370,390,37 Удобство использования 0,140,070,120,09 Качество интерфейса 0,120,050,11 Технологичность 0,100,060,080,05 Простота настройки и дополнительные возможности 0,080,050,060,04 Понятность выполнения действий 0,090,050,070,04 Итого 0,930,650,820,70 Оценивание проводилось в АЦ, по результатам тестирования пилотных проектов. В тестировании принимали участие 15 сотрудников АЦ, 6 сотрудников Аппарата Правительства РФ, 1 сотрудник ФСО и 5 независимых экспертов

Обобщённая схема реализованной Стратегии выбора и внедрения корпоративной СЭД Корректная постановка целей и задач Выбор оцениваемых параметров и формирование критериев оценки Сужение множества рассматриваемых вариантов до 4-5 (первичный фильтр ) Разработка и тестирование прототипов на основных технологических циклах Разработка внедрение наиболее рационального варианта СЭД Что хотим от СЭД (цель внедрения)? Для чего нужна СЭД и кто будет ее пользователями? Каковы имеются ограничения (регламентные, технические, лицензионные, финансовые)? Функциональные Стоимостные Технологические Дополнительные Из предварительно сформированного множества вариантов Привязка к специфике документооборота организации Без лоббирования чьих-либо интересов 5-7 детально расписанных технологических циклов Корректная методика и шкала оценки Привлечение экспертов (потенциальных пользователей) различных категорий Чёткая постановка задачи разработчику Качественное проведение испытаний Эксплуатация Модернизация

Спасибо за внимание! Карпенко Анатолий Николаевич Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации Заместитель начальника Управления информационных технологий (495)