Free Powerpoint TemplatesPage 1Free Powerpoint Templates Ділове листування
Free Powerpoint TemplatesPage 2 Лист – це поширений вид документації, один з способів обміну інформацією.
Free Powerpoint TemplatesPage 3 Службові листи належать до основних засобів встановлення інформаційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.
Free Powerpoint TemplatesPage 4 Оволодіння ним - це ціле мистецтво і, деколи, нелегка праця. Тямуще ділове листування здатне збільшити обороти фірми, підприємства, поліпшити взаємозв'язки різних служб, встановити міцні зв'язки із споживачами. Службове листування - важлива частина ділового етикету. Це спілкування в мініатюрі.
Free Powerpoint TemplatesPage 5 Діловий лист – завжди офіційне повідомлення. Інформація, що міститься в діловому листі, носить протокольний характер.
Free Powerpoint TemplatesPage 6 Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніковані. Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя.
Free Powerpoint TemplatesPage 7 КЛАСИФІКАЦІЯ ДІЛОВИХ ЛИСТІВ
Free Powerpoint TemplatesPage 8 - листи, що вимагають листа-відповіді (лист- запитання; лист-прохання; лист-звернення; лист- пропозицію та ін.) Листи-відповіді повинні завжди містити індекс того листа, що став причиною для листування. За функціональною ознакою листи можна розділити на дві групи: - листи, які не потребують листа- відповіді (лист-попередження; лист - нагадування; лист-запрошення та ін.)
Free Powerpoint TemplatesPage 9 За структурним ознаками ділові листи поділяються на: Регламентований (стандартний) лист вирішує типові питання регулярних економіко-правових ситуацій і реалізується у вигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований діловий лист являє собою авторський текст, реалізується у вигляді формально- логічної розповіді чи етикетного тексту.
Free Powerpoint TemplatesPage 10 За тематичною ознакою проводиться умовне розрізнення між діловою й комерційною кореспонденцією. Листування, яке оформляє економічні, правові, фінансові і всі інші форми діяльності підприємства, називається діловою кореспонденцією. Листування з питань матеріально-технічного постачання і збуту належить до комерційної кореспонденції.
Free Powerpoint TemplatesPage 11 За ознакою адресата ділові листи поділяються на: звичайні циркулярні.
Free Powerpoint TemplatesPage 12 За композиційними особливостями ділові листи поділяються на : Одноаспектний лист розглядає одну проблему, питання,а багатоаспектний - декілька. Багатоаспектним вважається лист, що містить однотипні і різнотипні аспекти - прохання, повідомлення, пропозиції.
Free Powerpoint TemplatesPage 13 Реквізити службового листа 11 - Дата 12 - Індекс 13 - Посилання на індекс та дату вхідного документа 15 - Гриф обмеження доступу до документа 16 - Адресат 18 - Резолюція 19 - Заголовок до тексту 20 - Відмітка про контроль 21 - Текст 22 – Відмітка про наявність додатків 23 - Підпис 24 - Гриф погодження 26 - Відбиток печатки 28 - Прізвище виконавця та номер його телефону 29 - Відмітка про виконання документа та відправлення його до справи 30 - Відмітка про наявність в електронній формі 31 -Відмітка про надійдення документа до організації
Free Powerpoint TemplatesPage 14 Види некомерційних ділових листів
Free Powerpoint TemplatesPage 15 Листи-прохання Одним з найпоширеніших видів ділової кореспонденції є листи-прохання. Найрізноманітніші за характером, вони мають спільну ознаку у таких листах викладається певне прохання до керівництва, партнерів, клієнтів, спонсорів тощо. У діловій кореспонденції дуже часто прохання висловлюється в поєднанні з іншою інформацією. Викладаючи якесь прохання, в ньому треба підкреслити зацікавленість організації у його виконанні. Воно може викладатися від першої особи однини, від першої особи множини; від третьої особи однини і від третьої особи множини.
Free Powerpoint TemplatesPage 16 Листи-прохання Шановні ! Ви, мабуть, уже знаєте, що наша компанія розпочала будівництво гальванічного цеху нового зразка. Однак, на жаль, у процесі роботи виявилося, що ми не маємо достатньої кількості фахівців для його випробування та експлуатації. Ось чому ми звертаємось до вас із проханням допомогти нам із підготовкою відповідних кваліфікованих кадрів. У звязку з цим просимо відрядити до нас кількох досвідчених спеціалістів, які б могли провести курс навчання на місці й, можливо, дали б нам деякі практичні рекомендації. Сподіваємось, що ви не відмовитесь допомогти нам. Наперед вдячні (підпис) Зразок
Free Powerpoint TemplatesPage 17 Головна мета даного листа - переконати, довести в необхідності виконань прохання, тому в тексті листа приводяться переконливі докази, додаються розрахунки, кошториси і інші підтверджуючі підстави, які оформляються реквізитом «додаток». Текст даного листа зазвичай будується за наступною формою: в основній частині змісту виклад причини, яка спонукала поводитися з проханням; у завершальній частині висловлюється надія на очікуваний результат. виклад самого прохання;
Free Powerpoint TemplatesPage 18 Типові мовні звороти у листах-проханнях Просимо повідомити… Будь ласка, повідомте нам про… (коли, як, що)… Просимо при нагоді надіслати нам… Якщо зможете, будь ласка, надайте нам інформацію про… Будьте ласкаві терміново надіслати нам усі необхідні документи… Просимо вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь… Просимо у вас детальнішої інформації про… Будемо вам дуже вдячні, якщо Ви… Будьте ласкаві вжити всіх необхідних заходів, щоб виправити ситуацію… Просимо вашої допомоги в справі… Ми будемо дуже вдячні, якщо ви забезпечите нас технічним обладнанням Було б чудово, якби ви письмово підтвердили своє рішення про… Ми були б щиро вдячні, якби ви могли повідомити про своє рішення найближчим часом… Відповідно до нашої угоди прошу вас …
Free Powerpoint TemplatesPage 19 Листи-відповіді Текст листа-відповіді зазвичай починається з повторення прохання. Далі висловлюються результати розгляду прохання, мотивується відмова (якщо це лист-відмова) і констатується сама відмова. Характер інформації ділового листа зазвичай припускає альтернативність очікуваної інформації в листі-відповіді, тобто в діловому листуванні діє принцип паралелізму в аспектах змісту, який відбивається в мові у відповідь кореспонденції.
Free Powerpoint TemplatesPage 20 У листі-відповіді є: · Наявність посилання на первинний лист і його тему. · Використання однакових мовних засобів виразу (перш за все термінології) в обох листах. · Порівнянність об'ємів інформації і аспектів вмісту в обох листах. · Дотримання певної послідовності у викладі аспектів змісту.
Free Powerpoint TemplatesPage 21 Перше і основне правило листа - відповіді – не затягувати з відповіддю, не примушувати вашого кореспондента чекати. Якщо обставини складаються так, що ви не можете дати відповідь у встановлений термін, повідомте про це адресата, а також про ті терміни, в які ви можете дати відповідь остаточно. Неодмінно вибачтеся за затримку, вказавши при цьому її об'єктивну причину. У листі-відповіді вказується номер і дата документа, на який дається відповідь.
Free Powerpoint TemplatesPage 22 Лист-відповідь (підтвердження) Шановний п. Пекарський! Ми офіційно підтверджуємо свою згоду на розробку проекту з організації спільного виробництва супутникових антен. Створена нами з цього приводу технічна комісія на чолі з п. Івановим прибуде на переговори наступного місяця. Просимо повідомити зручні для вас час і місце переговорів. З повагою (підпис) Зразок
Free Powerpoint TemplatesPage 23 Лист-підтвердження Лист-підтвердження це письмове підтвердження попередньої угоди, домовленості або запрошення. Містить повідомлення про отримання будь-якого відправлення або про те, що раніше складений документ залишається в силі.
Free Powerpoint TemplatesPage 24 Вчасно надісланий лист - підтвердження є виграшним з таких причин: По-перше, такий лист утверджує реноме (репутацію) досвідченого ділового партнера, який з належною по вагою ставиться до тих, з ким має справу. По-друге, є нагода ще раз ненавязливо запросити до співпраці та підтвердити свою зацікавленість у ній. По-третє, такий лист дає можливість повідомити деякі необхідні деталі (організаційні та ін.) справи, про яку йдеться.
Free Powerpoint TemplatesPage 25 Лист-погодження Шановні панове! Висловлюю щиру подяку за пропозицію працювати з вами над розробкою програмного забезпечення. Уважно вивчивши запропонований вами проект контракту, я вирішив погодитись на ваші умови. Ще раз дякую й сподіваюсь, що наша співпраця буде плідною. З найкращими побажаннями Андрій Олександрович (підпис) Зразок
Free Powerpoint TemplatesPage 26 Лист-нагадування. Іде в тих випадках, коли не вдається отримати відповідь за допомогою телефонних переговорів або особистих зустрічей. Воно складається з двох елементів: нагадування про виконання дії; заходи, які будуть прийняті у випадку невиконання раніше укладеного договору або угоди. Зразок
Free Powerpoint TemplatesPage 27 Лист-запрошення. Пишеться в тому випадку, коли організація хоче запросити іншу організацію на яке-небудь торжество або захід. У даному діловому листі вказується час, місце і дата проведення заходу. Зразок
Free Powerpoint TemplatesPage 28 У даному виді листа висловлюється подяка за виконання будь-якого роду діяльності. Зразок Лист-подяка.
Free Powerpoint TemplatesPage 29 Гарантійний лист. Складається з метою підтвердження певних зобов'язань і адресується організації, або окремій особі. Зразок
Free Powerpoint TemplatesPage 30 Супровідний лист. Супровідний лист складається при відправленні адресату документів чи матеріальних цінностей. Подібного роду лист виправдовує себе в тих випадках, коли містить додаткові роз'яснення та додається до документа. Зразок
Free Powerpoint TemplatesPage 31 Лист-повідомлення. У даному вигляді ділового листа дається будь-яка інформація, що не вимагає відповіді або підтвердження зі сторони, якій висилається цей лист. Зразок
Free Powerpoint TemplatesPage 32 Види комерційних ділових листів
Free Powerpoint TemplatesPage 33 Лист – запит Лист-запит це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи поса дової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо. Лист-запит це комерційний документ, звертання покупця до продавця із проханням надати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж прислати пропозицію на поставку товару.
Free Powerpoint TemplatesPage 34 Зразок
Free Powerpoint TemplatesPage 35 Лист-претензія (рекламація). Рекламація містить претензії до сторони, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання та вимоги відшкодування збитків. Вона може бути пред'явлена відносно якості, кількості товарів, термінів поставки і т.п. Рекламація містить: - підстави для пред'явлення претензій; - докази події збитків; - конкретні вимоги сторони, висувати претензії.
Free Powerpoint TemplatesPage 36 Зразок
Free Powerpoint TemplatesPage 37 Ведення ділової кореспонденції це справжнє мистецтво, оволодіти яким вдається далеко не кожному. Ділова кореспонденція має бути обличчям, виразним і неповторним. Навіть памятаючи, що діловий лист усе-таки діловий і не дозволяє виходити за певні стилістичні та тематичні рамки, при бажанні й у ньому можна показати, що за ним також приховується особистість. Висновок
Free Powerpoint TemplatesPage 38