Технология управления запасами и её реализация программным приложением «Оптимизация товарных запасов» г. Новосибирск 2011 г.

Содержание 1.Технология управления запасами 2.Цели управления запасами 3.Формирование проектов заказов 4.Аналитика руководителей коммерческих подразделения и собственника 5.Экономическая эффективность использования программного приложения «Оптимизации товарных запасов»

1. Технология управления запасами

Таблица связи объектов управления запасами и их ключевых показателей эффективности наименование объектов управления запасами оборачиваем ость запасов - ОЗ процент обеспечения запасами плана продаж по выручке - ПВ стоимость излишних запасов - ИЗ сумма упущенной выручки из-за товарного дефицита - ДЗ оперативная прибыль или маржинальна я наценка - МН годовая, квартальная, месячная рентабельно сть инвестиций - РИ своевременно сть и правильность подготовки и использования документов управления запасами - ДУ относительная сумма отсрочки платежей периода, относительная и абсолютная величина кредиторской и дебиторской задолженностей периода - КДЗ 1.1. Товарные запасами и товарный ассортимент компании Инвестиции в запасы Товары поставщика Товарные запасами и товарный ассортимент структурных подразделений: складов, филиалов, магазинов Товарные запасы ответственности менеджера по закупкам Товарная группы (ассортиментная или товарная матрица, нормативные, выставочные запасы сети, филиалов, магазинов) Номенклатурная позиция

ошибка спроса тз

Проекты заказов менеджеров по закупкам

Прогноз спроса товаров регулярного потребления

Оценка точности прогнозирования спроса товаров регулярного потребления

Оценка точности прогнозирования месячного спроса за годовой период

Оценка вклада излишних запасов и упущенной выручке объектов бизнес-процесса управления запасами

Объекты управления запасами 1.1. Товарные запасами и товарный ассортимент компании 1.2. Инвестиции в запасы 1.3. Товары поставщика 1.4. Товарные запасами и товарный ассортимент структурных подразделений: складов, филиалов, магазинов 1.5. Товарные запасы ответственности менеджера по закупкам 1.6. Товарная группы (ассортиментная или товарная матрица, нормативные, выставочные запасы сети, филиалов, магазинов) 1.7. Номенклатурная позиция 1.1. KPI : оборачиваемость запасов- ОЗ, процент обеспечения запасами плана продаж по выручке - ПВ, стоимость излишних запасов - ИЗ, сумма упущенной выручки из-за товарного дефицита компании - ДЗ, своевременность и правильность подготовки и использования документов управления запасами - ДУ 1.2. KPI : оперативная прибыль или маржинальная наценка - МН, годовая, квартальная, месячная рентабельность инвестиций в запасы компании - РИ 1.3. KPI : годовая, квартальная, месячная рентабельность инвестиций в товары поставщика - РИ, процент обеспечения запасами плана продаж по выручке - ПВ, сумма упущенной выручки из-за товарного дефицита компании - ДЗ, изменение себестоимости закупок, годовые, квартальные оценки выполнения заказов поставщиком, своевременность и правильность подготовки и использования документов управления запасами - ДУ 1.4. KPI : оборачиваемость запасов - ОЗ, процент обеспечения плана продаж по выручке - ПВ, стоимость излишних запасов - ИЗ, сумма упущенной выручки из за товарного дефицита - ДЗ, оперативная прибыль или маржинальная наценка - МН, годовая, квартальная, месячная рентабельность инвестиций в запасы подразделений - РИ, своевременность и правильность подготовки и использования документов управления запасами - ДУ 1.5. KPI : оборачиваемость запасов - ОЗ, процент обеспечения плана продаж по выручке - ПВ, стоимость излишних запасов - ИЗ, сумма упущенной выручки из за товарного дефицита - ДЗ, оперативная прибыль или маржинальная наценка - МН, годовая, квартальная, месячная рентабельность инвестиций в запасы товаров, закрепленными за менеджером - РИ, своевременность и правильность подготовки и использования документов управления запасами - ДУ 1.6. KPI : оборачиваемость запасов - ОЗ, процент обеспечения плана продаж по выручке - ПВ, стоимость излишних запасов - ИЗ, сумма упущенной выручки из за товарного дефицита - ДЗ, оперативная прибыль или маржинальная наценка - МН, годовая, квартальная, месячная рентабельность инвестиций в запасы товарных групп- РИ 1.7. KPI : оборачиваемость запасов- ОЗ, процент обеспечения плана продаж по выручке -ПВ, стоимость излишних запасов - ИЗ, сумма упущенной выручки из за товарного дефицита - ДЗ, оперативная прибыль или маржинальная наценка - МН, годовая, квартальная, месячная рентабельность инвестиций в запасы номенклатурной позиции - РИ

Выделение финансово-значимых товаров

Ранжирование товаров по оперативной прибыли или маржинальной наценке – МН

Ранжирование товаров по оборачиваемости запасов - ОЗ

Ранжирование товаров по рентабельности инвестиций в запасы – РИ

2. Цели управления запасами

Управление пополнением товарных запасов – базовая задача в торговле Основную часть активов в торговле, до 90%, составляют оборотные средства. Финансовая результативность использования оборотных средств зависит от оборачиваемости запасов. Излишние и неликвидные запасы омертвляют часть оборотных средств. Следствие дефицита ликвидных запасов - упущенная выручка. В идеале, точный прогноз спроса на период пополнения запасов исключает как дефицит ликвидных запасов, так и излишние запасы, при этом оборачиваемость инвестиций в запасы максимальна.

Снижение ошибок прогнозирования месячного спроса в раз самый короткий путь: к ликвидации излишних, неликвидных запасов, к устранению дефицита ликвидных запасов, к сокращению потерь оборотных средств

Периодически из-за ошибок прогнозирования накапливаются излишние запасы, превышающие месячный спрос в 3 – 7 раз, образуется дефицит ликвидных товаров. Причины – постоянный дефицит времени или знаний и опыта персонала коммерческих структур для выполнения операций аналитического прогноза, определения точек заказа по каждой товарной позиции.

Диапазон месячных ошибок прогнозирования лучших менеджеров по закупкам колеблется от 80% до 280%. Программное приложение «Оптимизации товарных запасов» удерживает ошибки прогнозирования спроса в период пополнения запасов в диапазоне от 20% до 60%.

Товарные запасы Проекты заказов Обеспеченность запасами Излишние запасы Дефицит нормативных запасов Критичное изменение спроса Продажи Менеджер отдела закупок Излишние запасы Приходы, остатки в пути бронь расходы заказ принятый Экономика заказов Обеспеченность запасами Излишние запасы Доступные запасы Критичное изменение спроса Рекомендации по политике продаж Рентабельность бизнеса Уровень прибыли Оборачиваемость инвестиций Резервы увеличения оборотных средств Рекомендации по продажам СобственникКоммерческий директор Закупки Дефицит ликвидных запасов Контур управления товарными запасами Максимальный Минимальный Страховой запасы

Назначение программного приложения «Оптимизации товарных запасов» : снижение ошибок прогнозирования месячного спроса в раз, оптимизация товарного ассортимента, увеличение оборачиваемости запасов в 2 – 2,5 раза увеличение объёмов продаж.

Расчетные и фактические запасы

3. Аналитика руководителей коммерческих подразделения и собственника

Проекты заказов руководителя

Возможности для руководителя снабжением Анализ структуры заказов в разрезе менеджеров и поставщиков Анализ динамики обоснований заказов Дополнение заказов до уровня целевого заказа Анализ результативности работы менеджеров Анализ рекомендаций по корректировке политики закупок товаров. Ведение договорных условий поставки

Аналитика собственника бизнеса Финансовая значимость товаров Рентабельность бизнеса в целом и по каждому товару в отдельности Анализ прибыльности товаров Оборачиваемость инвестиций в запасы Резервы увеличения оборотных средств

Структура резервов оборотных средств Затраты на хранение и стоимость неликвидных товаров Стоимость излишних запасов ликвидных товаров Упущенная из - за дефицита выручка Недоиспользование целевых заказов

Отчет о потерях оборотных средств

Рекомендации по продажам – Увеличить цену – Уменьшить цену – Добиться роста продаж – Оценить целесообразность продаж – Снизить запасы – Приоритетное финансирование (сезон)

Рекомендации по продажам

Рекомендации по продажам. Отчет.

4. Экономическая эффективность использования программного приложения «Оптимизации товарных запасов»

Экономическая эффективность использования программы «Оптимизация товарных запасов» Снижение товарных запасов на 10% - 30% Увеличение оборачиваемости инвестиций в запасы в 2-2,5 раза Снижение потерь от отсутствия ликвидных товаров на 5%-10% Снижение затрат на хранение товаров на 1%-3% Увеличение ежемесячного потока свободных денежных средств на сотни тысяч рублей на каждую 1000 номенклатурных позиций. Сроки достижения этих показателей месяцев Сроки внедрения технологии и окупаемость – 1-3 месяцев

Конкурентные преимущества использования программы «Оптимизация товарных запасов» Повышение производительности и качества труда менеджеров по закупкам Предоставление показателей для объективной системы мотивации персонала подразделений закупки Концентрация ресурсов бизнеса на управлении запасами финансово-значимых товаров Хранение истории с дискретностью 1 месяц Короткие сроки внедрения и интеграции программы в учетную систему заказчика «как есть» Экспериментальное подтверждение финансовой эффективности использования программы и сроков внедрения

Экспериментальная оценка финансовой результативности использования программного приложения "Оптимизация товарных запасов" показатели товарных выборок:лекарственных средств комплектующие вычислительной техники гигиенические товары малярный инструмент отделочные покрытия, без пересчёта на 1000 номенклатурных позиций среднемесячное снижение затрат на закупки или увеличение среднемесячной суммы свободных оборотных средств на каждую 1000 номенклатурных позиций, руб среднегодовой период оборачиваемости запасов, дней оборачиваемости запасов сокращении излишних запасов, дней 4,615, увеличение оборачиваемости запасов, раз 2,52,16,82,0 среднемесячная ошибка прогнозирования спроса персоналом, % 64%55%85%97%67% программная среднемесячная ошибка прогнозирования спроса, % 17%19%38%21%25% оценка снижения ошибок прогнозирования месячного спроса программным приложением ОТЗ 3,82,82,24,62,7 количество товарных позиций в тестовой выборке, шт среднемесячный процент излишних запасов, % 39%31%84%66%6% среднемесячная стоимость излишних запасов, руб процент неудовлетворённого спроса, % 1%18%2%0,03%0,94% упущенная выручка, руб среднемесячное снижение затрат на закупки или увеличение среднемесячной суммы свободных оборотных средств, руб

Последовательность и содержание работ по внедрению программного приложения "Оптимизации товарных запасов" 1. Создание отчётов (программы) выгрузки базы данных и ежедневных отчётов суточного товарооборота из учётной системы заказчика. 2. Выгрузка базы данных периода из учетной части заказчика и закачка их в программное приложение "Оптимизации товарных запасов" 3. Создание аналитического отчета по результатам управления запасами в базовом периоде, обоснование рекомендации по совершенствованию системы управления запасами. 4. Установка программного приложения "Оптимизации товарных запасов" на рабочих местах пользователей. 5. Проведение 20 часового курса обучению работе с программном приложением ОТЗ менеджеров по закупкам компании. 6. Эксплуатационно-аналитическое сопровождении внедрения в течение 4 месяцев.

Реквизиты связи с разработчиками программы ОТЗ: Юшко Валерий Борисович: моб , тел. (8-383) Рыбак Владимир Владимирович: моб , тел: (8-383) г. Новосибирск