© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August "Сбалансированная система показателей эффективности - ССП " ("Balanced Scorecard - BSC") Аксель Г. Коэтц Старший эксперт проекта ТАСИС «Институциональная реформа государственного сектора в РФ» Иркутск, 23 августа 2007 года Данный документ является полным только совместно с устной презентацией и последующей дискуссией. Методология является интеллектуальной собственностью KPI Cologne и может использоваться только с разрешения KPI. Изолированное использование отдельных слайдов может привести к неверному пониманию. Вопросы: Др. Аксель Г. Кётц, KPI, Tel or +49(0)

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Проблема Качественные цели и пути их достижения зачастую широко обсуждаются, но нередко остаются неизмеренными Борьба за выживание в повседневной рабочей текучке заставляет нас забыть об обеспечении будущих потребностей Высшему руководству необходимы инструменты для идентификации проблем и незавершенных дел без излишних обсуждений и анализов

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August ССП существенно меняет дело Контроль соотношения между конкурирующими целями: –Краткосрочные финансовые / бюджетные цели –Долгосрочные цели расширения мощностей –Потребности клиентов –Эффективность процессов Создание "баланса" между настоящими и будущими потребностями Обеспечение уверенности в том, что мы оставим будущим поколениям в наследство структуры не хуже, чем те, которые достались нам

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Определение ССП Система ССП организовывает постоянную сбалансированную оптимизацию по всем измерениям эффективности, а именно: –Клиенты / Потребители / Рыночные цели Финансовые цели –Бизнес-процессы Организационные мощности, обучение и инновация ССП помогает определить задачи для всех измерений, планировать и контролировать результативность мероприятий, направленных на достижение поставленных целей, и обеспечивать их сбалансированное внедрение Следовательно, ССП является постоянным (циклическим) процессом, а не инструментом и не проектом

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Ключевые измерения ССП Миссия Клиент Как мы удовлетворяем потребности наших клиентов? Как мы создаем добавленную стоимость для наших клиентов Внутренние процессы Какие бизнес процессы нужно оптимизировать, чтобы удовлетворить клиентов и не нарушить бюджетные ограничения? Финансы Как мы помогаем клиенту создать добавленную стоимость, при этом контролируя затраты? Как мы обеспечиваем свой рост и способность к переменам, успевая решать текущие задачи? Обучение персонала и рост компании Стратегия

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Общий обзор процесса ССП Миссия Стратегия Ключевые факторы успеха, привязанные к измерениям ССП Показатели для измерений ССП Количественная система отчетности по измерениям ССП Количественный план действий по измерениям ССП

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Процесс построения ССП (1) Миссия –Х–Хранить историю и память общества. Обеспечивать безопасное хранение общественно важных документов. Обеспечивать легкий доступ к документам для всех легитимных пользователей Видение и стратегия Ключевые факторы успеха ССП Показатели измерений ССП Количественная система отчетности по измерениям ССП Количественный план действий по измерениям ССП

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Процесс построения ССП (2) Миссия Стратегия –О–Обеспечивать безопасное и экономичное хранение и консервацию –С–Стимулировать использование архивов и обеспечивать простой, быстрый и беспрепятственный доступ для легитимных пользователей –П–Поддерживать нашу работу путем применения новейших технологий –И–Инвестировать в долгосрочное повышение качеств персонала и сделать Архив уважаемым работодателем –Д–Добиваться (частичного) возмещения для рыночных архивных услуг Ключевые факторы успеха / ССП Показатели измерений ССП Количественная система отчетности по измерениям ССП Количественный план действий по измерениям ССП

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Процесс построения ССП (3) Миссия Стратегия Ключевые факторы успеха / ССП –Клиенты –Финансы –Процессы –Мощности Показатели измерений ССП Количественная система отчетности по измерениям ССП Количественный план действий по измерениям ССП Клиенты Документы хранятся безопасно и защищены Быстрый и легкий доступ для легитимных пользователей Привлечение новых пользователей и участие в образовательных проектах Финансы Обеспечение достаточного бюджета для инвестиций в новые технологии Рассмотрение возможностей возмещения затрат за счет платежей клиентов в виде процентов от некоторых статей расходов Процессы Новейшие технологии физического хранения и процессы Новейшая ИТ-поддержка хранения, выдачи и электронной доставки Административные процессы четко организованы Мощности Создание привлекательной рабочей среды и рабочих условий Инвестиции в развитие человеческих ресурсов Достаточное аппаратное и сетевое обеспечение для внедрения электронных процессов

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Процесс построения ССП (4) Миссия Видение и стратегия Ключевые факторы успеха / ССП Показатели измерений ССП Количественная система отчетности по измерениям ССП Количественный план действий по измерениям ССП Клиенты Количество единиц хранения (документов) Number of Inquiries Количество запросов (n) Количество предоставленных документов Количество просветительских курсов для школьников и студентов Финансы Инвестиционный бюджет Возмещение затрат в процентах и в денежных единицах, в целом и по отдельным услугам Процессы Процент документов, которые могут быть выданы в электронном виде Среднее время ответа на информационный запрос (в днях) Мощности Количество дней обучения на человека и в год Инвестиции в развитие и обновление оборудования (в денежных единицах и в % от исходных инвестиций)

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Процесс построения ССП (5) Миссия Видение и стратегия Ключевые факторы успеха / ССП Показатели измерений ССП Количественная система отчетности по измерениям ССП Количественный план действий по измерениям BSC Клиенты Факт.План.+/- Количество запросов Количество вводных курсов Комментарии Бюджет Факт.План+/- Комментарии % -75%

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Процесс построения ССП (6) Миссия Видение и стратегия Ключевые факторы успеха / ССП Показатели измерений ССП Количественная система отчетности по измерениям ССП Количественный план действий по измерениям ССП и обратно к измерению результатов Клиенты: мероприятия Публикация информации об услугах архивов в деловых газетах и журналах Привлечение школ и проведение курсов для детей Бюджет Планируемый эффект удвоить количество запросов до 2000

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Анализ результатов политики: Квадрант ССП Клиенты Финансы Процессы Мощности Хорошая ситуация в настоящее время, проблемы впереди

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Резюме ССП Система ССП в разнообразных вариантах широко применяется в сфере государственного управления Система ССП может быть применена практически во всех сферах политики и институтах государственного сектора, включая Архивы, но… –требуется политическая воля для ее внедрения и преданные люди, которые смогут пережить первые периоды отчетности –требуется правильный сбор данных, желательно с использованием соответственных информационных хранилищ и автоматического сбора и обработки данных –требуются начальные вложения, но что более важно, умы на уровне управленческих кадров в администрации –необходимы желание и возможности отвечать за последствия, иначе это может превратиться в увлекательную, но дорогую игру Если эти "но" удастся преодолеть, система ССП может значительно повысить управляемость и прозрачность решений

© Koetz Partner International Dr A G Koetz Unicenter 2920, D Cologne KPI Management and Policy Consultants Balanced Scorecard in the State Archives Irkutsk, 23 August 2007 Balanced Scorecard and Application in the State Archives Irkutsk, 23 August Конец