Назначение, состав и архитектура систем электронного документооборота. Угрозы информации, характерные для них

Системы электронного документооборота (Electronic Document Management System) представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения. Автоматизация процесса Автоматизация процесса документооборота помогает организации значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, и повысить качество системы управления в целом.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор.

Основные понятия и принципы Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации. Электронный документ (ЭД) документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Основные принципы электронного документооборота: 1. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. 2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения 3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). 4. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. 5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. 6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Преимущества СЭД Сокращение времени доступа к информации Сокращение дублирования документов и информации Упрощение доступа к данным Оптимизация хранения документов и данных Автоматизация бизнес процессов Улучшение качества обслуживания клиентов Повышение дисциплины и качества работы Повторное использование информации Повышение качества данных Повышение сохранности документов и информации

Структура системы электронного документооборота

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

Виды систем электронного документооборота Клиент-серверные системы. В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность. Системы на основе баз данных. Эти системы, как правило, интегрированы с базами данным типа SQL или Oracle. Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации.

Системы на основе web технологий. Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технологии является возможность отказаться от клиентских приложений. Доступ к системе документооборота с рабочих мест пользователей может осуществляться посредством web браузеров. Системы на основе «облачных» технологий. Данные системы похожи по своей сути на системы с web технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электронного документооборота используется сервер хостинг-провайдера.

В зависимости от степени интеграции, СЭД можно разделить на следующие виды: Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы). Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы. Системы управления групповой работой. Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу. Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы.

Встроенные модули в составе информационных систем управления. Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают. ERP системы

Анализ угроз СЭД Угрозы СЭД можно сгруппировать по нарушаемым свойствам безопасности, к которым относятся: - угроза конфиденциальности; - угроза целостности; - угроза доступности.

Угрозы конфиденциальности – это угрозы несанкционированного доступа и ознакомления с учетом тонких политик безопасности СЭД. Список угроз НСД к СЭД, целью которых является нарушение конфиденциальности хранимой информации. К данным нарушениям относятся: 1. Угроза рабочих мест 2. Угроза сервера ОС 3. Угроза сервера АСЭД 4. Угроза сервера БД 5. Угроза каналов связи между компонентами системы

Угрозы целостности – угрозы, при реализации которых информация теряет заранее определенные системой вид и качество. В СЭД объектами данной угрозы могут быть все компоненты описанной общей модели СЭД: Документы Сервер БД Аппаратная система

Угрозы доступности – характеризуют возможность доступа к хранимой и обрабатываемой в СЭД информации в любой момент. Самыми частыми и самыми опасными (с точки зрения размера ущерба) являются непреднамеренные ошибки штатных пользователей, операторов, системных администраторов и других лиц, обслуживающих компоненты СЭД.