Управление общественных отношений Пермской городской Думы Отдел по делам некоммерческих организаций Управления Министерства юстиции РФ по Пермскому краю Управление социальной политики администрации г. Перми Фонд поддержки социальных инициатив «Содействие» «Подготовка отчета некоммерческой организацией» Ведущие семинара: Совейко Алена Николаевна - Совейко Алена Николаевна - специалист отдела по делам некоммерческих организаций Управления Министерства юстиции РФ по Пермскому краю. Самарина Нина Николаевна- Самарина Нина Николаевна- президент Фонда поддержки социальных инициатив «Содействие». г. Пермь 2009г.
Программа семинара Требования Министерства юстиции к отчетам предоставляемых общественными и некоммерческими организациями Виды и формы отчетности некоммерческих организаций Требования к содержательной и финансовой части отчета, предоставляемых победителями конкурса социально значимых проектов Презентация конкурса отчетов для некоммерческих организаций города Перми "История добрых дел"
Постановка проблемы Социологические исследования последних лет показывают, что во взаимодействии некоммерческих организаций с населением и потенциальными партнерами из других секторов существуют две основные проблемы. Низкая информированность граждан о том, что собой представляют НКО и чем они занимаются. Отсутствие доверия к их деятельности со стороны населения.
Результаты исследования проведенного общественной палатой осенью 2007 года. «Что такое НКО? » Создание и широкое распространение отчетов организациями третьего сектора могло бы стать одним из шагов на пути решения их проблем во взаимодействии с местным сообществом.
Совейко Алена Николаевна- специалист отдела по делам некоммерческих организаций управления Министерства юстиции РФ по Пермскому краю. Требования Министерства юстиции к отчетам предоставляемых некоммерческими организациями. Содержательные и финансовые вопросы.
Самарина Нина Николаевна- президент Фонда поддержки социальных инициатив «Содействие» г. Пермь Виды и формы отчетности некоммерческих организаций
Виды обязательной годовой отчетности для зарегистрированных некоммерческих организаций Налоговая отчетность и бухгалтерская отчетность. Готовятся в организации и предоставляются в налоговые органы по месту регистрации организации. Отчетность НКО о своей деятельности в государственные органы. Она обязательна для всех НКО, кроме товариществ собственников жилья, а также садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединений граждан. Отчетность за целевое использование средств в соответствии с Уставом организации. Этот вид подразумевает создание отчета о деятельности НКО с финансовыми показателями, утверждаемого вышестоящим органом организации (обычно это общее собрание членов) по формальной процедуре. Этот документ хранится в организации и по закону должен предъявляться всем желающим. Публичная годовая отчетность.
Публичный годовой отчет Публичный годовой отчет – это отчетность НКО перед своими донорами, клиентами, партнерами, перед обществом в целом о деятельности и финансах организации за год. позволяет: информировать общественность о вашей деятельности и вкладе вашей организации в развитие общества продемонстрировать значимость и надежность организации клиентам, коллегам по сектору, органам власти, потенциальным донорам, партнерам проанализировать деятельность организации за год, оценить сильные и слабые стороны (анализ динамики развития и перспектив развития) создать систему сбора информации (важно для молодых НКО) повысить значимость организации в глазах сотрудников и волонтеров
Публичный годовой отчет НКО - это документ, ёмко и наглядно представляющий деятельность вашей организации в прошедшем году. Он информирует клиентов, сотрудников, партнеров и общество в целом с одной стороны о том, как некоммерческая организация реализует цели, заложенные в ее миссии или стратегических планах, с другой - о финансовых поступлениях средств в организацию и их использовании. Функции годового отчета Информационная Мотивационная Отчетная Презентационная Фандрайзинговая
Кому может быть направлен отчет: сотрудники, волонтеры и члены организации, учредители и члены попечительского (консультативного совета), клиенты организации (фактические и потенциальные получатели услуг) доноры, государственные органы и учреждения, партнеры (настоящие и будущие), другие НКО, соискатели, желающие работать в вашей организации, средства массовой информации, широкая общественность, потребители услугорганизации исследователи
Основные принципы отчетности открытость является необходимым условием доверия к нему; полнота (вся информация, которая является существенной для того, чтобы пользователи могли оценить экономическую, экологическую и социальную результативность организации, должна быть включена в отчет способом, соответствующим заявленным границам, сфере и временным рамкам отчета); значимость степень важности, присваиваемая каждому аспекту, показателю или фрагменту информации, и определяющая порог, при котором информация становится достаточно значимой для включения в отчет); точность для сообщаемой информации должны быть достигнуты такая степень точности и такой малый уровень погрешности, чтобы пользователи могли использовать эту информацию для принятия решений с высокой степенью уверенности.); сопоставимость (в процессе подготовки ряда отчетов организация должна последовательно подходить к определению их границ и сферы, сообщать о любых изменениях, а также заново формулировать ранее опубликованные сведения);
Основные принципы отчетности объективность (при подготовке отчетов необходимо избегать предвзятости в отборе и представлении информации, а также следует стремиться представить сбалансированную картину результативности организации); доступность изложения (организация должна осознавать разнообразные потребности и особенности различных групп заинтересованных сторон и должна публиковать информацию в такой форме, которая доступна максимальному количеству пользователей, в то же время сохраняя приемлемый уровень детальности); своевременность (отчеты должны публиковаться с такой периодичностью, которая отвечает потребностям пользователей и согласуется с характером самой информации); культура изложения и оформления (наличие четкой структуры, хорошая организация материала для восприятия читателя с использованием визуального ряда, грамотный язык и хороший стиль изложения, дизайн и полиграфия).
ЭТАПЫ РАБОТЫ НАД ОТЧЕТОМ 1.Создание рабочей группы для работы над отчетом 2.Конкретизация целей создания и распространения отчета 3.Разработка структуры отчета и формата публикации 4.Выбор показателей, характеризующих основные направления деятельности организации 5.Сбор и анализ необходимой информации из достоверных источников 6.Написание отчета 7.Публикация отчета в выбранном формате 8.Распространение отчета среди представителей целевых групп, сбор комментариев 9.Анализ обратной связи и определение механизмов усовершенствования последующих изданий отчета.
Преимущества и недостатки форматов публичного годового отчета Формат Плюсы Минусы 1. Самостоятельное печатное издание - привычный бумажный формат, удобный для восприятия и представительских целей, - сравнительно дешево (если простая распечатка на бумаге) - высокая стоимость (при высокохудожественном типографском исполнении) 2. Публикация в периодическом издании - сравнительно недорого- воспринимается как один из материалов периодического издания, что понижает значимость отчета и уменьшает интерес к нему 3. Компакт-диск (CD)значительно дешевле, чем печатная копия отчета удобен для тиражирования; можно не делать лишних копий, создавая каждый раз при необходимости только нужное число копий, при грамотном использовании гиперссылок можно дать большое количество информации - не всегда удобен для представительских целей, т.к. многие не любят читать тексты с экрана компьютера
Преимущества и недостатки форматов публичного годового отчета 4. Размещение отчета на сайте организации - легкость и быстрота доступа, неограниченное количество пользователей, - возможность быстрого обновления данных, - возможность оперативной обратной связи от целевых групп, - нет ограничений, связанных с объемом, - сравнительно дешево, - возможность иметь отчет на нескольких иностранных языках - ограниченный доступ населения к Интернету (по разным данным, в России пользуются Интернетом до 12% населения), - необходимость активного продвижения (например, упоминания на сайтах других организаций и в поисковых системах), - не всегда пригоден для представительских целей, т.к. многие не любят читать большие тексты с экрана, а распечатывать не хотят 5. «Живая презентация» - возможность получения быстрой обратной связи, - возможность модифицировать презентацию под конкретную аудиторию, - возможность сопроводить отчет музыкой и другими аудио- и видео-материалами - необходимость специального оборудования, - нужен человек, представляющий отчет (обладающий навыками презентации, обращения с техникой и т.д.), - у слушателей ничего не остается «в руках» по окончании презентации
Структура годового отчета Содержательная часть миссия и задачи организации; организационная структура (члены Правления, учредители, сотрудники, их квалификация, функциональные обязанности, постоянство состава участников команды, степень участия в мероприятиях); общественная проблема, над решением которой работает организация; целевая группа - это те люди, для которых вы, собственно и работаете (исключительно важно дать четкое представление о ее составе и численности); стратегия деятельности (опишите с помощью каких ресурсов и как вы будете решать поставленные задачи, заострите внимание на используемых методиках и технологиях, как собственных, так и разработанных коллегами из других организаций, регионов, стран); проекты, программы, кампании, крупные мероприятия, услуги за отчетный период, в том числе: краткая справочная информация (география/место проведения, сроки), количественные и качественные показатели результатов деятельности, возможности для сотрудничества, контактное лицо);
Содержательная часть публикации (в СМИ, специальных изданиях); участие в международных проектах, конференциях и семинарах; веб-ресурсы организации, сайт; финансы (размеры и источники доходов и расходов, остаток); партнеры, доноры (их число, из каких регионов и организаций, оценка их реального вклада (важно зафиксировать реальный вклад каждого партнера в вашу деятельность, указать, каким образом происходило их участие и какая именно оказана помощь, на основании какого документа проводились совместные работы); благодарности, награды и дипломы; организационные изменения и повышение квалификации сотрудников; наличие инновационных аспектов в вашей деятельности; планы на будущее, перспективы развития; контактная информация;
Структура годового отчета Финансовая часть Цель составления финансовой отчетности оценка эффективности, целесообразности и целевого расходования финансовых средств, имеющихся у организации. В сочетании с содержательным отчетом это должно показать, насколько эффективно использованы средства, отвечает ли результативность проекта уровню мероприятий и степени реализации поставленных задач В разделе «Доходы организации» могут быть подразделы: денежные поступления от доноров, членские взносы, доходы от коммерческой деятельности НКО (плата за участие в мероприятиях, за получение услуг и т.д.), денежный эквивалент «натуральных» вкладов, При описании доходов организации уместно назвать ваших доноров. Не жалейте места на перечисление имен и фамилий всех тех, кто материально помог вам в прошедшем году, и сумм, ими пожертвованных (если, разумеется, доноры не против такой огласки; это стоит отдельно с ними согласовать).
Финансовая часть Раздел «Расходы организации» может выстраиваться либо по статьям расходов: оплата труда (включая необходимые налоговые отчисления), оплата аренды и коммунальных платежей, прямые расходы на производство товаров/ услуг для клиентов (предметы обихода, продукты питания, мебель и пр.), оборудование, канцелярские, административные, офисные расходы, командировочные и транспортные расходы, публикации, издательские расходы, рассылка и связь, представительские расходы; либо по направлениям деятельности: программа А, проект Б, событие В.
Правила качественного отчета структурированность отчета и четкая расстановка акцентов, оптимальный объем, сочетание текста и иллюстраций, четкое изложение материала и оформления, доступность языка изложения, удобство чтения, содержательность, включение в отчет перспективных планов организации, наличие финансовой части в отчете, отражение динамики развития организации,
Преимущества, которые дает создание годовых отчетов НКО Демонстрация значимости деятельности организации Годовой отчет становится инструментом создания деловой репутации и привлечения ресурсов (например, потенциальные доноры используют его при оценке деятельности организации и проведении сравнительного анализа). В бизнес-сообществе практика создания и распространения годовых отчетов существует уже давно и стала нормой делового общения, поэтому они вправе ожидать подобного поведения от серьезных деловых партнеров. Готовность раскрывать информацию о деятельности и финансах организации и умение эту информацию преподнести являются необходимыми показателями настоящего профессионализма, подтверждают серьёзность и честность организации. Стремление к открытости и прозрачности в деятельности является одним из основных условий становления демократии. Поэтому эти ценности начинают исповедовать не только представители бизнеса, но и власти. Наличие прозрачного имиджа у НКО может приносить ему не только моральные дивиденды. Это серьезный аргумент при работе с властями.
Преимущества, которые дает создание годовых отчетов НКО Выполняет функцию презентационного материала о деятельности НКО, раскрывает текущее положение дел, результаты работы НКО и ее финансовое положение. Это особенно важно для потенциальных деловых партнеров и доноров. Распространение годового отчета позволяет информировать общество о вкладе организации в его развитие. Действуя как «рекламная акция», годовой отчет ведет к улучшению репутации организации в глазах общества, повышает доверие к ней, что в конечном счете ведет к улучшению позиции организации на рынке услуг и созданию более благоприятных условий для развития всевозможного партнерства. Создание годового отчета - важный элемент организационной культуры. Отчет - инструмент описания и самоанализа деятельности организации. По сути дела, это повод собрать воедино разрозненную информацию и проанализировать на основе собранных фактов сделанное, увидеть сильные и слабые стороны работы, наметить новые ориентиры развития. Кроме того, становится виден результат работы, повышается мотивация членов организации.
Конкурс отчетов для некоммерческих организаций города Перми "История добрых дел" Номинации конкурса Наш проект – отчеты по реализации проектов Х городского конкурса социально значимых проектов Лучший отчет органов территориального самоуправления г.Перми Лучший годовой отчет некоммерческой организации Интернет-версия годового отчета Отчет-дебют – первый отчет организации
Конкурс отчетов для некоммерческих организаций города Перми "История добрых дел" Сроки предоставления отчетов на конкурс: До 27 февраля 2009 года Фонд поддержки социальных инициатив «Содействие» Адрес : г.Пермь, ул. Советская, д. 51а Тел.: (342) , Президент Фонда – Нина Николаевна Самарина Президент Фонда – Нина Николаевна Самарина