Интеграция библиотечных и архивных информационных систем Антопольский А.Б. (НП ЭЛБИ) Маркарова Т.С. (ГНПБ им К.Д. Ушинского)

Исходные данные для разработки Единая тематическая область Организационное единство Общность пользователей Опыт автоматизации каталога библиотеки Отсутствие опыта автоматизации в архиве Различия в организации фондов, моделях данных, типологии документов, лингвистических средствах,

Постановка задачи Разработка информационной системы, интегрирующей электронный каталог (ЭК) ГНПБ им К.Д. Ушинского и Справочно-поисковый аппарат Научного архива РАО

Цели интегрированной системы Ввести в активный научный оборот ценные материалы Научного архива РАО; Повысить эффективность информационного обслуживания пользователей архива и библиотеки; Автоматизировать процессы справочного информационного обслуживания в Научном архиве РАО; Производить поиск по одному запросу одновременно в СПА и ЭК; Заложить основы для создания единой автоматизированной технологии комплектования и информационного обслуживания в библиотеке и архиве; Автоматизировать подготовку статистической отчетности по Научному архиву РАО

Задачи разработки Создать единое лингвистическое обеспечение интегрированной системы на основе тезауруса ГНПБ Разработать структуру БД для СПА, совместимой с БД ЭК на основе АБИС «Ирбис» Разработать технологию ввода существующих данных СПА в БД (ретроспективная оцифровка описей) Разработать технологию дальнейшего ведения БД СПА при пополнении Научного архива и автоматизированного составления новых описей в БД СПА Разработать технологию дополнительного индексирования СПА Разработать технологию поиска в СПА Разработать технологию сквозного поиска в БД ЭК и БД СПА Разработать технологию ведения объединенного лингвистического обеспечения ЭК и СПА

Содержание фондов Научного архива РАО Научный архив РАО является уникальным собранием по истории отечественной педагогики и народного образования, начиная с 18-го века и до наших дней. Он содержит разнообразные материалы, характеризующие деятельность образовательных и научных учреждений, личные фонды крупнейших ученых в сфере педагогики и психологи, материалы съездов и конференций, а также фонд диссертаций, защищенных в научных учреждениях АПН и РАО

Структура архива Научный архив РАО включает около 140 фондов. Фонды состоят из дел, всего в совокупности во всех фондах содержится св. 100 тыс. дел Фонды имеют 3 разновидности, отличающиеся по источнику комплектования, составу документов и по структуре СПА: Фонды организаций, в которых выделяются два подтипа – документы организаций и персональные данные. Личные фонды Архивные коллекции Для каждого фонда составлена одна или несколько описей, в зависимости от однородности дел в фонде. Некоторые новые фонды не имеют описей. Особая структура у диссертационного фонда (около 6 тыс. диссертаций). Опись отсутствует, но имеется ручная картотека, включающая минимум библиографических сведений (автор, наименование, место защиты, дата).

Справочно-поисковый аппарат СПА реализован в виде описей. Для каждого фонда (кроме фонда диссертаций) составлена опись, иногда описей для одного фонда несколько. Всего СПА включает до 200 описей. Каждая опись включает; Титульный лист, содержащий номер и наименование фонда, номер описи и дате составления. Пояснительную записку (предисловие), в которой в свободной форме описывается содержание фонда, история его формирования, для личных фондов – приводятся биографические сведения о фондообразователе и другая информация. Может быть несколько отдельных предисловий. Оглавление, в котором перечисляются разделы описи, иногда снабженные цифровыми индексами с указанием первой страницы раздела описи или диапазона страниц.

Структура описи дела Индекс дела Заголовок дела Дата Количество листов Примечание

Классификации в СПА Классификации дел могут иметь вид: Систематической классификации Хронологической Алфавитной (только для персональных данных) Систематическая классификация используется для каждого фонда своя. Для фондов организаций характерными являются рубрики, именующие структурные подразделения организаций, для коллекций - содержание классификаций уникальное.

Общие принципы интегрированной системы 1.БД ЭК остается в неизменном виде, в соответствии с АБИС «ИРБИС» 2.Для СПА создается отдельная БД в «ИРБИС», состоящая из 2 связанных файлов: Фонды и описи Дела 3.Библиографические описания диссертаций вводятся в общий ЭК ГНПБ по стандартным правилам каталогизации. 4.Поиск в БД СПА отдельный, исходя из структуры данной БД. 5.При просмотре описания фонда выдаются идентификаторы всех дел фонда, при просмотре дела – описание фонда.

Сквозной поиск в БД ЭК и СПА Сквозной поиск для БД СПА организуется по полю «Наименование дела» и «Рубрика» - лексический поиск по ненормированной лексике ; по наименованию организации - по нормированному словарю и (фасету тезауруса), но на первом этапе - просто показывая пользователю значения, имеющиеся в БД; по виду документов - по нормированному словарю по ФИО - показывая пользователю значения, имеющиеся в БД по тематической классификации (ББК) – поиск только фонда целиком по дескрипторам тезауруса – основной рекомендуемый режим предметного и тематического поиска

Лингвистическое обеспечение интегрированной системы Основной инструмент сквозного поиска – тезаурус по педагогике и психологии Рубрики систематических классификаций включаются в тезаурус 1) в виде дескрипторов, если рубрики дескриптороспособны 2) в виде аскрипторов, заиндексированных дескрипторами – существующими или новыми Дополнительно формируются фасеты тезауруса 1)Виды архивных документов, объединенный со словарем видов документов из ЭК 2)Хронологический 3)наименования организаций со специальной парадигматикой, указывающей переименования, слияния и проч.. 4)Словарь личных имен, объединенный с словарем значений полей «Автор» из ЭК.

Основные технологические операции создания БД СПА Оцифровка описей и ввод их в БД, Обработка систематических классификаций описей, и пополнение тезауруса ГНПБ Индексирование рубрик и ввод ПОДа в БД Создание формализованных описаний фондов и описей, Интеллектуальная обработка наименований дел, включая выделение корпоративных и личных имен, и определение вида документов дела,

Перспективы Представление тезауруса и нормированных словарей средствами OWL, т.е. создание единой онтологии по педагогике и психологии Представление форматов СПА и ЭК средствами DC XML Создание единой системы метаданных по тематической области в семантическом вебе