Внедрение системы электронного документооборота на ОГУП «Областной аптечный склад» Первый заместитель генерального директора Яковенко В.А.

ОГУП «Областной аптечный склад Специализируется на поставке лекарственных средств и изделий медицинского назначения, включает в себя: Головное подразделение-офис (150 сотрудников) Оптовое звено – склад (237 сотрудников) Аптечная сеть аптек в 4-х филиалах расположенных на территории Челябинской области ( 1500 сотрудников)

Предпосылки для внедрения СЭД Новая концепция управления компанией – бизнес единица АПТЕКА Процесс централизации информационного потока (бухгалтерия, кадры, ОТиЗ); Увеличение внутреннего и внешнего документооборота; Возникновение потребности у топ менеджеров в СЭД;

Цель внедрения СЭД Основная цель внедрения системы электронного документооборота - повышение качества управления рабочими процессами и избавление от бумажного делопроизводства.

Внедрение СЭД-решение проблем Усиление и персонализация контроля над деятельностью сотрудников, повышение исполнительской дисциплины; Предотвращение потерь документов; Увеличение производительности труда сотрудников, рабочих групп и предприятия в целом; Формирование единого информационного пространства предприятия;

Выбор СЭД DIRECTUM, БОСС-Референт, DocsVision ; Функциональные возможности программного комплекса; стоимость внедрения; стоимость владения; подбор компании по внедрению и оценка ее возможностей;

процесс внедрения… Создание проектной группы по внедрению Определены этапы внедрения: - сначала центр(офис), после рабочей эксплуатации-удаленные подразделения; - сначала простые документы( служебные записки, ОРД), на следующем этапе - договоры Составлен план- график внедрения, определены ответственные за каждый этап Назначен ответственный за актуализацию всех справочников СЭД, что очень важно для нормальной работы СЭД Организовано постоянное обучение пользователей «Учебным центром» предприятия с принятием зачетов Разработана адаптированная к пользователям компании инструкция по работе с СЭД Установлен контроль за процессом внедрения СЭД со стороны руководителя проектной группы

Проблемы, возникшие в процессе внедрения «Человеческий фактор», консерватизм сотрудников, непонимание бизнес-ролей в СЭД; Отсутствие на начальном этапе типовых маршрутов документов; Незаинтересованность сотрудников в изменении культуры работы с документами; Постоянные структурные изменения организации;

ИСХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ

ВХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

На сегодняшний день к системе Босс- Референт подключено 282 сотрудника. Все они активно участвуют в электронном документообороте.

Итоги внедрения СЭД Создано единое информационное пространство(офис, оптовый склад, около 250 розничных обособленных подразделений Созданы электронные базы основных организационно- распорядительных и нормативных документов предприятия. Введена единая номенклатура дел. Оптимизирован механизм работы с приказами, служебными записками, входящей и исходящей корреспонденцией, договорами. Регистрация и архивация всех документов происходит в электронном виде. В период промышленной эксплуатации системы поставлены новые задачи и созданы 58 новых маршрутов документов. Переход предприятия с бумажного документооборота на электронный произошел за 6 мес.

Отслеживается исполнительская дисциплина сотрудников. Оптимизирован процесс принятия управленческих решений.

На 90% ликвидирован бумажный документооборот

Эффект от внедрения Прямой связан с экономией средств на расходные материалы, логистику бумажного документооборота, рабочее время сотрудников Косвенный связан с преимуществами, которое дает СЭД для предприятия: -прозрачность и оперативность управления -контроль исполнительской дисциплины -отсутствие потерь документов -возможность накопления, хранения, быстрого поиска информации

Планируемые изменения Доработка базовой отчетности (по виду документов, по периодам, по исполнителям и т.д.) Доработка существующего типового процесса по заключение договоров ( внесение в карточку правоустанавливающих документов, учет договоров по видам расхода и т.д.) Некоторые сервисные улучшения для удобства пользователя Дооснащение сканерами линейных подразделений компании для передачи документов в кадровою службу

Спасибо за внимание