Сфокусированные на бизнес-задачах ECM-решения Средства и решения ЕСМ-систем для эффективного управления деятельностью предприятия на примере ЕСМ системы DIRECTUM Денис Макаров ООО «ЛАН СЕРВИС»

Сфокусированные на бизнес-задачах ECM-решения Типичные задачи и эффекты ECM-системы Делопроизводство и ОРД Централизованный архив документов Автоматизация документо-ориентированных бизнес-процессов Типичные задачи Типичные эффекты Нет потерь документов Ускорение документооборота Снижение затрат на бумагу Повышение безопасности Контроль и дисциплина

Сфокусированные на бизнес-задачах ECM-решения Эффект от использования ECM-системы Модель зрелости ROI Качество Контроль Безопасность Прямой эффект Инфраструктурный эффект Снижение затрат Ускорение процессов Минимизация рисков

Сфокусированные на бизнес-задачах ECM-решения От документооборота к бизнес решениям

Сфокусированные на бизнес-задачах ECM-решения Управление договорами Бизнес-задачи: – ускорение процесса заключения договоров, – сокращение договорных рисков, – повышение контроля исполнения договорных обязательств – упрощение подготовки отчетности и др. Бизнес-заказчик: – высшее руководство, – договорной отдел, – юридический отдел, – финансовая

Сфокусированные на бизнес-задачах ECM-решения Финансовый архив Бизнес-задачи: – подготовка к налоговым и аудиторским проверкам, – поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов, – сверка операций по первичным документам, – ведение претензионной деятельности Бизнес-заказчик: – высшее руководство, – договорной отдел, – юридический отдел, – финансовая служба

Сфокусированные на бизнес-задачах ECM-решения Классическое делопроизводство (Канцелярия) Бизнес-задачи: – Поддержка полного жизненного цикла работы с входящими, исходящими письмами, с приказами и распоряжениями по основной деятельности – Организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение) – Контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и внутренним документам – Контроль возврата документов – Подготовка отчетности по документообороту организации Бизнес-заказчик: – Служба делопроизводства (канцелярия) – Высшее руководство – Секретари-референты (помощники) руководителей – Руководители подразделений – Ответственные за делопроизводство в подразделениях

Сфокусированные на бизнес-задачах ECM-решения Требования к ECM в контексте бизнес-решений «Сырые» данные об объектах и процессах ECM-системы Развернутые фактыКлючевые показатели ARIS PPM, Business Studio, и другие о документах о справочниках о пользователях о процессах Длительность согласования документов Трудоемкость подготовки к проверкам Количество запросов в архив Количество нарушений сроков оплаты Регистрация данных Обработка данных и расчет показателей Визуализация данных и выгрузка для анализа ОтчетыКонтрольные панели Внешние системы

Сфокусированные на бизнес-задачах ECM-решения Информация для принятия решений Кто больше всех тратит времени на согласование по этапу? Кто большее всех задерживает процесс? Кому договор чаще всего возвращается на доработку? Какой этап самый продолжительный? Как повлияло изменение системы мотивации труда на продолжительность процесса? Выявление причин «торможения» процесса. Получение показателей по операционному процессу. Анализ процесса как части более крупного процесса. Изменение характеристик процесса в зависимости от характеристик. исполнителей и внешних условий на момент выполнения процесса. Сценарии использования:

Сфокусированные на бизнес-задачах ECM-решения Ключевые показатели для руководства

Сфокусированные на бизнес-задачах ECM-решения Спасибо за внимание! Денис Макаров ООО «ЛАН СЕРВИС»