Управление проектами МИХАИЛ СТРАШКИН, УКРАИНА Председатель правления Днепровская Ассоциация Развития Регионов

ТЕМАТИКА ТРЕНИНГА Что такое проект и управление проектами Жизненный Цикл проекта Формирование идеи проекта, планирование Проработка целей, задач, Формирование команды, Фаза реализации проекта Менеджмент ориентированный на результат Мониторинг и оценка, Показатели

ПРОЕКТ это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение определенных целей относительно решения социальных проблем в обществе в пределах установленного времени и бюджета.

Основные характеристики проекту является средством/инструментом для осуществления изменения имеет четко очерченное начало и конец имеет конкретную цель приводит к получению реальных результатов при нем несет ответственность отдельная личность или структура требует затрат средств, ресурсов и времени

5 причин – успешных проектов: 1. Команда проекта участвует в планировании. 2. Команда проекта участвует в подготовке графиков. 3. Команда проекта участвует в подготовке реалистических бюджетов. 4.Команда проекта работает с руководством и ознакомлена с процедурами. 5. Целевая группа и общественность – вовлечена в проект на начальной стадии.

7 причин, почему некоторые проекты терпят неудачу. 1. Недостаточные полномочия. 2. Команда проекта не участвует в планировании. 3. Недостаточные навыки коммуникации. 4. Недостаточные технические навыки. 5. Недостаточные административные навыки. 6. Нереалистичные проектные графики. 7. Неясные проектные цели.

Не начинайте проект, если - он не важный для целевой группы и сообщества, - цели проекта не согласуются с целями и ценностями организации - делать это для молодежи. Нужно делать это вместе с ними - ваш проект против влиятельных людей в обществе! - нет персональной мотивации и компетенции, - делать это только, потому что это модно!

Формирова- ние идеи, определение проблемы Формирова- ние структуры Детальное планирование, проработка целей и задач Организация и исполнение работ Контроль, мониторинг, отчетность Оценка проекту Закрытие проекту ПРОЕКТНИЙ ЦИКЛ

Структура проекта на разных этапах определение реализация мониторинг оценка подведение итогов корректирование планирование

Проектный менеджмент - этапы Проект Планирование Начало проекта Разработка Фандрейзинг Менеджмент Внедрение Мониторинг ОценкаОтчет

Формирование идеи, определение проблемы - Выполнение - Оценка 1) Определение проблемы, целевой группы, анализ сообщества 2) Формирование идеи 3) Выбор приоритетов 5) Конкретные цели и задачи 6) Стратегия и методология 7) Люди, взаимодействие, распределение обязанностей 8)Материально-технические ресурсы, расчет времени 9) Источники финансирования, сбор средств 10) Планируемая деятельность 11) Мониторинг, Оценка.

ФАЗА: Формулирование (Определение) Формулирование (Определение) - раннее планирование и предварительная работа - от анализа потребностей до формулировки целей и деятельности и необходимых ресурсов. Эта вся "невидимая" работа, которая ведется до проектных запусков. Работа в этой фазе должна включать: - анализ потребностей сообщества - анализ организации, возможностей и интересов - предварительно формулировка целей и задач - формулировка возможных/вероятных мероприятий - потребности в оценке - календарь проекта - потенциальные ресурсы - менеджеры проекта - партнеры - возможные доноры

ФАЗА: Выполнение (реализация) Этап Реализации часто перекликается с этапом Формулировка и должен рассматривать: - фактическая деятельность и мероприятия, - управление ресурсами : человеческие, финансовые и технические, - коммуникация и связи с общественностью, - процесс оценки, мониторинга и регулирования, - отчетность и бухгалтерский учет

ЦЕЛЬ проекту Цель - это то, ради чего начинается проект. Цель логически вытекает из поставленной проблемы; Цель должна быть достижимой. Цель – это общие утверждения, которые трудно оценить количественно, главное назначение которых показать какой тип проблемы на решение. Цель – означает состояние дел, которого мы надеемся достичь в конце проекта Цель проекта требует четкой формулировки. Основные требования: четкость, ясность, реалистичность.

ЗАДАЧИ : Задачи - конкретные результаты, которые можно измерить или оценить и направленные на достижения цели, улучшают ситуацию и решают проблему в результате реализации проекта. Задачи проекта должны: быть настолько ясными и точными, соотноситься с целью проекта, определены по шкале времени по срокам ее достижения. Каждая задача должна быть сформулирована таким образом, чтобы Вы были способны понять, что Вы ее достигли. Задачи – не являются процессом это конечный результат.

Пользуйтесь критериями SMART при формулировке заданий: Sspecific конкретность Mmeasurable исчисляемость Aarea-specific территориальность Rrealistic реалистичность Ttime-bound определенность во времени

Рабочий план реализации мероприятий проекта: план, по которому будет выполнятся работа над проектом; перечень мероприятий, которые необходим выполнить по проекту; ступеньки, ведущие к цели, что дают ответы на вопрос: Что будет сделано? (задача) Где это будет сделано? (территория) Кто будет отвечать за выполнение поставленных задач Какие ресурсы будут задействованы Какие сроки выполнения задач Для успешного составления рабочего плана необходимо учесть: шагов должно быть достаточно для выполнения данной задачи; шаги должны быть последовательны; сроки выполнения каждого шага должны быть реальны. По рабочему плану составляется бюджет и проводится мониторинг проекта. Планируйте каждый день: распределяя срочный дела и менее важные.

Менеджмент ориентированный на результат (МОНР) Основные принципы: Простота Учеба через действия Широкое приложение Партнерство Подотчетность Открытость

Менеджмент ориентированный на результат Цель проектаОжидаемые результаты (влияние) Показатели достижения (влияющие показатели) Источники информации Задания проектаОжидаемые результаты ( последствие) Показатели достижения (конечные показатели) Источники информации Мероприятия проекта Ожидаемые результаты (продукт) Показатели достижения (начальные показатели) Источники информации

Менеджмент ориентированный на результат Характерные признаки: Участие заинтересованных сторон Определение ожидаемых результатов Определение показателей выполнения Предположение и анализ рисков Организационное усвоение Отчетность о ходе деятельности

Основные навыки, необходимые для (МОНР) Слушать и усваивать Способность быть гибким Обучаться через действие Ориентироваться на результат Проводить диалог с клиентами, партнерами, сообществом

МОНИТОРИНГ Осуществляется вначале проекта, в средине и в конце. Мониторинг – внутренний и внешний. Цель мониторинга - Определение хода выполнения и окончательного завершения запланированных действий по проекту - Выявление проблем и необходимых изменений и позволяет вносить своевременные коррективы в проект до того как они станут слишком серьезными

Мониторинг обеспечивает менеджера информацией необходимой для: Анализу данной ситуации Определение проблемы и нахождение решений Открытие новых направлений Соблюдение плана выполнения проекта Измерение прогресса в исполнении поставленных задач и формулировке (пересмотре) будущих целей и задач Принятие решений о человеческих, финансовых и материальных ресурсах

Кто проводит мониторинг ? На первом уровне мониторинг осуществляется сотрудниками проекта. Руководители подразделений являются ответственными за мониторинг работников и конкретных заданий, какие они выполняют, а менеджер проекта несет ответственность за мониторинг всех аспектов проекта. На втором уровне мониторинг осуществляется учреждением, которое выделяет средства. С помощью поездок на места, и регулярных отчетов от менеджера проекта происходит мониторинг состояния дел и продвижения к целям.

Оценка это процесс сбора и анализа информации с целью определения соответствия употребления в течение реализации проекта мероприятий, запланированным целям, а также подтверждение в какой мере эти мероприятия содействуют достижению сформулированной в проекте цели.

Что такое показатель? Количественное и качественное измерение вклада, продуктов, последствий и влияний проекта, которые используются для мониторинга прогресса в достижении ожидаемых результатов

Как используются показатели? Измерение результатов на протяжении определенного времени Измерение степени удовлетворенности клиентов Определение преимуществ и недостатков в реализации проекта Принятие решений на информационной основе Оповещение результатов

Процесс отбора показателей Мозговой штурм Оценка показателей согласно критериям отбора Отбор показателей, которые отвечают всем критериям Детальное определение каждого показателя

Виды показателей Количественные Количество Частота Процент Соотношение Колебания в рамках Качественные Присутствие Качество Объем Уровень Согласованность

Показатели начальные показатели - описывают, что входит в проект, как например, количество учебных часов, количество потраченных денег, количество доставленных контрацептивов; конечные показатели - описывают деятельность, например, количество работников, которые прошли обучение, количество семей занятых в программе семейного планирования, количество женщин зачисленных в женские клубы; влияющие показатели - меры, которые действительно внесли изменения в здоровье или другие условия, как - снижение количества детской смертности, снижение уровня прироста населения, или снижения числа подростковой беременности.

Критерии отбора показателей Сила (Действительно ли показатель измеряет результат?) Чувствительность (Если результат изменяется, зафиксирует ли показатель зафиксирует эти изменения?) Надежность (Является ли подходящим измерение на протяжении определенного времени?) Простота (Легко ли собирать и анализировать информацию?) Полезность (Будет ли информация полезной для принятия решений?) Рентабельность (Стоит ли информация затраченных средств?)

Рекомендации Соберите все заинтересованные стороны Определите необходимое количество показателей Держите несколько показателей в резерве Четко опишите показатель Укажите единицу измерения Опишите любую ожидаемую ситуацию

Составные части плана наблюдения за ходом реализации проекта Выбранные показатели Определенные источники информации Методы и график сбора данных Методы оценки и анализа данных График принятия решений и отчетности Роли и соответствия за все этапы процесса

Источники данных Реалии, из которых возникает информация Каждый показатель имеет свой источник Источники могут потребовать помощи в строительстве потенциала сбора данных Смена источника данных ставит под сомнение надежность данных

Принятие решений Кто предоставляет информацию заинтересованным сторонам? Какая именно информация будет предоставлена? Когда информация будет оценена? Как заинтересованные стороны будут принимать решения, базируясь на этой информации?

Внесение корректив Направления, где достигнутые результаты могут быть укреплены Для проблемных направлений могут быть укреплены или усилены подходы и мероприятия Мероприятия, которые признаны как ненужные могут быть удалены

ДеятельностьПродуктПоследствиеВлияние 1. Формирование рабочей группы Системные решения Практические навыки, умения в повседневной деятельности Лучше коммуникация населения и власти, партнерство Усовершен ствована нормативно- правовая база Повышение качества решения социальных проблем (лучшая социально- гуманитарная политика) 2. Формулировка тем, заданий Усовершенствование аналитического обеспечения принятых решений 3. Анализ целевых программ, которые реализуются на региональном уровне Наработанные рекомендации относительно повышения эффективности финансирования программ 4. Проведение семинаров для госслужащих Знания по вопросам социально-гуманитарной политики 5. Проведение семинаров для представителей регионов Знания по особенностям проведения социально- гуманитарной политики 6. Подготовка предложений по решениям Президента Проекты указов, постановлений, распоряжений Новые подходы к решению социальных вопросов

Результат 1-го уровня ПОКАЗАТЕЛИ Системные решенияКоличество решений на системном уровне Усовершенствование аналитического обеспечения принятых решений Количество аналитических документов социально-гуманитарного направления, предоставленных руководству Наработанные рекомендации по повышению эффективности финансирования программ Наличие практических рекомендаций Знания по вопросам социально-гуманитарной политикиРезультаты тестирования Знания по особенностям проведения социально- гуманитарной политики Количество информационных материалов, распространенных среди населения Проекты указов, постановлений, распоряженийКоличество проектов документов Результат 2-го уровня ПОКАЗАТЕЛИ Готовность системы к распространению полученного опыта Количество подготовленных специалистов Уровень подготовки специалистов Количество регионов, которые готовы к адаптации Улучшена коммуникация населения и власти, партнерство Часть решений, которые приняты по результатам общественных обсуждений Количество коммуникаций Уровень доверия Усовершенствована нормативно-правовая базаКоличество измененных и заново принятых нормативно- правовых актов, по поручениям Президента Качество работы местной власти Процент регионов с позитивными изменениями Результат 3-го уровня ПОКАЗАТЕЛИ Повышение качества решения социальных проблем (улучшена социально-гуманитарная политика) Количество социально обеспеченного населения Часть населения, уровень благосостояния которого вырос Уровень доброту

49069, Украина, Днепропетровск, пр. Кирова 107г, офис 119, , , Днепровская Ассоциация Развития Регионов