Лекция 12_Электронный документооборот Г.Б. Паршукова Электронное государство

Электронный документооборот автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. Основные понятия электронного документооборота Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р ); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Электронный документ (ЭД) документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Блоки качественной системы электронного документооборота «Захват» – Регистрация документов, автоматизация рутинных операций при ручном вводе – Системы потокового ввода, распознавание – Комплексное управление метаданными (карточками документов) – Контроль версий документов – Категоризация и пакетирование, формирование дел – Управление качеством данных Процесс – Маршрутизация документов в соответствии с бизнес-процессами – Совместная работа над документами и управление шаблонами – Контроль поручений и связанных с документами задач – Протоколирование этапов движения документа и операций над ним Хранение – Создание хорошо структурированных хранилищ документов – Управление политиками жизненного цикла документов – Эффективный полнотекстовый поиск и поиск по атрибутам – Реализация концепции электронного архива – Интеграция с информационными системами предприятия

Типичные комплексные решения Организационно-распорядительный документооборот Договорный документооборот Электронный архив Совместная работа Корпоративный портал Аналитическая отчётность Удостоверяющий центр Потоковый ввод документов Мобильный офис руководителя

Организационно-распорядительный документооборот (ОРД) Процессы, связанные с управлением в любой организации, формализуются путем издания внутренних регламентирующих и информационных документов: политик, приказов, распоряжений и документации, которыми обмениваются сотрудники и подразделения. СЭД позволяет организовать и эффективно контролировать работу с этими документами, обеспечивая процедуры рассмотрения, согласования, утверждения и маршрутизации

Менеджмент: процессы согласования и утверждения. Поручения и контроль исполнения. Процессы, связанные с управлением в любой организации, формализуются путем издания внутренних регламентирующих и информационных документов ̶ приказов, распоряжений, документации, ̶ которыми обмениваются сотрудники и подразделения. СЭД позволяет организовать и эффективно контролировать совместную работу над этими документами, обеспечивая процедуры рассмотрения, согласования, утверждения и маршрутизации. Управленческий документооборот рассматривается нами как неотъемлемая часть других потоков документации, в таких областях деятельности организации как продажи, бухгалтерия и финансы, производственные процессы. Так же как и любые другие документы, они могут публиковаться на корпоративном портале, а так же содержать формализованные разделы, для целей управленческого учета и бизнес-анализа. Результатом внедрения системы электронного документооборота становится максимальное упрощение и ускорение процесса движения документов, сохранение данных и истории этих документов для накопления знаний, закрепления ответственности, обучения персонала и проведения бизнес- анализа.

Продажи и взаимодействие с клиентами, договорной документооборот Системы электронного документооборота, поддерживают процесс продаж, помогают оптимизировать маркeтинговую деятельность, повышают эффективность работы специалистов по продажам и маркетологов.

Продажи и взаимодействие с клиентами Фронт-офис организации первым вступает во взаимодействие с внешней средой, а значит, должен быть обеспечен средствами оперативной поддержки, в полной мере пользоваться возможностями и информационными ресурсами своей организации. Обратившись к нам для внедрения системы электронного документооборота для процессов службы продаж вы сможете: Избавить сотрудников от рутинных операций, оставляя больше времени на основные задачи Обеспечить быстрый поиск и категоризацию документов, что особенно полезно при командной работе и обеспечения взаимозаменяемости сотрудников, выполняющих одинаковые либо сходные функции Упорядочить информацию по клиентам и продажам, что дает возможность не только оперативно управлять продажами, но и анализировать и принимать решения по направлениям маркетинговых стратегий. Обеспечить учет ресурсов и контроль эффективности персонала Обеспечить выполнение поручений, соблюдение сроков и стандартов организации Организовать системное хранение информации о продажах, например, договоров, спецификаций, счетов, внутренних документов и всей связанной с ней статистики и обеспечить возможность для других служб использовать эту информацию. Кроме того, расширяемая модель СЭД в области продаж и маркетинга предусматривает встроенные либо интегрируемые функции взаимодействия с внешней средой, такими как прием заказов через интернет или публикация и управление контентом на веб-сайте, а так же развитие системы до полноценной CRM или интеграции со специализированной системой.

Продажи и взаимодействие с клиентами, договорной документооборот Системы электронного документооборота, поддерживают процесс продаж, помогают оптимизировать маркeтинговую деятельность, повышают эффективность работы специалистов по продажам и маркетологов.

Фронт-офис организации первым вступает во взаимодействие с внешней средой, а значит, должен быть обеспечен средствами оперативной поддержки, в полной мере пользоваться возможностями и информационными ресурсами своей организации. Системы электронного документооборота для процессов службы продаж должны обеспечить: Избавить сотрудников от рутинных операций, оставляя больше времени на основные задачи Обеспечить быстрый поиск и категоризацию документов, что особенно полезно при командной работе и обеспечения взаимозаменяемости сотрудников, выполняющих одинаковые либо сходные функции Упорядочить информацию по клиентам и продажам, что дает возможность не только оперативно управлять продажами, но и анализировать и принимать решения по направлениям маркетинговых стратегий. Обеспечить учет ресурсов и контроль эффективности персонала Обеспечить выполнение поручений, соблюдение сроков и стандартов организации Организовать системное хранение информации о продажах, например, договоров, спецификаций, счетов, внутренних документов и всей связанной с ней статистики и обеспечить возможность для других служб использовать эту информацию. Встроенные либо интегрируемые функции взаимодействия с внешней средой, такими как прием заказов через интернет или публикация и управление контентом на веб-сайте, а так же развитие системы до полноценной CRM или интеграции со специализированной системой.

Производственный документооборот СЭД-решения, разрабатываемые нашей компанией, включают управление совокупностью документов, включая инженерно-конструкторскую документацию, обеспечивающих процесс производства товаров и создания услуг, контроль качества и обратную связь для различных звеньев управления – от рабочих-бригадиров до директоров.

СЭД-решения, включают управление совокупностью документов, обеспечивающих процесс производства товаров и услуг, контроль качества и обратную связь для различных звеньев управления – от рабочих- бригадиров до директоров. Кроме того, в рамках согласования, утверждения и контроля исполнения поручений, производственные документы могут и должны подвергаться маршрутизации, контролю версий, закрываться необходимыми внутренними контрольными и бухгалтерскими документами.контрольнымибухгалтерскими СЭД в области производства поможет автоматизировать, ускорить и сделать более эффективными следующие основные процессы: Командная работа и контроль версий при разработке конструкторско-технической документации, с передачей конечной документации в производственные подразделения и экономические службы. Автоматическое формирование приходно-расходных ордеров, накладных на перемещение и других документов, необходимых для перемещения или отпуска материалов, полуфабрикатов и готовых изделий исходя из стандартизированных или полностью индивидуальных технических решений. Формирование документов, связанных с выдачей производственных заданий (в т.ч. заданий на оказание и состав услуг) Обеспечить контроль выполнения заданий Накопление и хранение данных, содержащихся в документах для аналитических целей и измерений эффективности, выявления «узких мест», вплоть до оценки времени выполнения отдельных операций.

Наш подход так же предполагает быстрое создание производственных документов на основе внешних по отношению к производству документов (например, отгрузка товара на основании заключенного договора путем автоматической генерации соответствующих документов). Система так же должна работать и в обратную сторону, например, заключение договоров может производиться на основании предварительно разработанной конструкторской и технической документации. Выбор направления для разных документов может быть разным. Но независимо от направления, Itransition всегда фокусируется на ключевых параметрах: настраиваемость, гибкость, масштабируемость системы и интеграция с другими процессами в организации.другими процессами Являясь, с одной стороны, отражением производственных процессов, и, с другой, регулятором этих процессов, производственный документооборот должен быть максимально интегрирован в системы планирования ресурсов и учета в организации, кроме непосредственной цели регулирования производственных процессов, поставляя своевременную и точную информацию для целей бизнес-анализа и контроля производственных процессов.максимально интегрирован

Бухгалтерия и финансы, экономические службы Для любого бизнеса важно своевременно получать точную и однозначную финансовую информацию. Бухгалтерские и финансовые службы как никто нуждаются в упрощении учета и обработки первичных документов, особенно при потоковых процессах. Именно поэтому мы уделяем особенное внимание процессам бухгалтерского и финансового учета и, в особенности, автоматизации передачи данных в специализированные бухгалтерско-финансовые программные комплексы, а также обеспечению эффективной обратной связи.

Для любого бэк-офиса важно своевременно получать точную и однозначную финансовую информацию. Бухгалтерские и финансовые службы как никто нуждаются в упрощении учета и обработки первичных документов, особенно при потоковых процессах. Именно поэтому мы уделяем особенное внимание процессам бухгалтерского и финансового учета, и, в особенности, автоматизации передачи данных в специализированные бухгалтерско-финансовые программные комплексы и обеспечению эффективной обратной связи. Наша концепция разработки, внедрения и развития системы электронного документооборота, с одной стороны, предоставляет возможности максимально оперативного обмена информацией для бухгалтерского и финансового учета, и, с другой стороны, максимально вовлекает эти службы в процессы оперативного управления и контроля, что, в свою очередь, позволяет своевременно предпринимать корректирующие действия.

Внедрение системы электронного документооборота, вы сможете эффективно решить проблемы, стоящие перед вашими бухгалтерскими и финансовыми подразделениями: Существенно сократить количество, и даже исключить ситуации, когда не оформляются документы, необходимые для ведения бухгалтерского и налогового учета Обеспечить своевременное получение бухгалтерией таких документов Автоматизировать процесс передачи данных из первичных документов в специализированные программные комплексы, снижая нагрузку рутинного труда на сотрудников и уменьшая вероятность ошибок Обеспечить категоризацию и быстрый поиск необходимых документов и автоматизировать контрольные операции по выявлению расхождений Эффективно транслировать требования к оформлению документов для различных подразделений организации Использовать актуальную информацию для управленческого учета Устали от отсутствия взаимопонимания между оперативными службами и бухгалтерией? Плотнаяинтеграция с комплексами генерации и хранения первичной документации различных подразделений, например в продажах, бизнес-анализе и производственном документообороте, позволит до минимума сократить время прохождения информации, исключить разногласия по сферам ответственности, четко определить сроки выполнения тех или иных задач, установить и использовать единые стандарты отчетности.интеграцияпродажахбизнес-анализепроизводственном документообороте

Управленческий учет и бизнес- аналитика Каждый руководитель на каждом уровне управления время от времени испытывает острую нехватку информации в процессе принятия как оперативных, так и стратегических решений. Информация должна извлекаться из первичных источников, максимально приближенных к соответствующему процессу и рассматриваем системы электронного документооборота как один из таких источников, предоставляя возможности автоматизированного расчета и визуализации показателей.

Каждый руководитель любого уровня управления время от времени испытывает острую нехватку информации в процессе принятия как оперативных, так и стратегических решений. Мы уверены в том, что аналитичемкая информация должна извлекаться из первичных источников, максимально приближенных к соответствующему процессу, и рассматриваем системы электронного документооборота как один из таких источников, предоставляя возможности автоматизированного расчета и визуализации показателей. Ответственные за формирование и расчет аналитических данных подразделения, будь то бухгалтерско-финансовые службы либо выделенные экономико-аналитические отделы, могут сталкиваться с серьезными трудностями при формировании оперативных и аналитических отчетов: неполнота либо отсутствие информации, необходимость прилагать серьезные усилия на ее извлечение неструктурированность информации и невозможность структурировать ее самостоятельно отсутствие программных инструментов анализа, либо сложность и практическая неприменимость уже имеющихся инструментов Эти факторы приводят к вынужденному использованию информации недостаточно высокого качества и принятию во многом интуитивных решений. Зачастую создаваемые в рамках различных бизнес-процессов (продажи, производство, бухгалтерия,менеджмент) документы, содержащие необходимую для анализа информацию, обрабатываются в этих подразделениях для своих, локальных, целей. Аналитические службы вынуждены либо приводить промежуточную отчетность к удовлетворительному виду, либо дублировать уже проделанную работу, включая в структуру информации необходимые категории и признаки.продажипроизводствобухгалтерияменеджмент Решающим преимуществом СЭД для целей бизнес-аналитики является то, что документы не просто хранятся в "текстовом", неформализованном виде, но являются источником структурированных статистических данных, легко поставляемых в существующие аналитические комплексы или извлекаемых с помощью таких привычных средств как Excel. Например, использование в качестве основной платформыMicrosoft SharePoint сводит к минимуму затраты на обучение, одновременно централизируя и систематизируя работу в уже привычных приложениях MS Office.Microsoft SharePoint Вы планируете внедрение полноценной аналитической системы, базирующейся на электронном документообороте или испытываете трудности при обмене данными между уже имеющимися решениями? Используйте наши знания, опыт и профессионализм для интеграции используемых информационных систем и хранилищ данных.интеграции