Тема 6. Информационно- справочная документация предприятия. Преподаватель – к.полит.н., доцент Н.А. Царева Кафедра ГТАП ИП ВГУЭС

Содержание Информационно-справочные документы: представление, докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, предложение.

Рекомендуемая литература 1. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., Емышова Е.М. Докладная записка: советы по составлению // Справочник секретаря и офис-менеджера Постовалова Л.М. Составление актов // Справочник секретаря и офис-менеджера Пшенко А.В. Особенности оформления наиболее распространенных видов документов (акт, докладная записка и т.д.) // Секретарское дело Топчиева И.В. Докладные и объяснительные записки в работе секретаря-референта // Секретарское дело Янковая В.Ф. Информационно-справочные документы // Секретарское дело

Представление документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. составляется руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации. Обязательными реквизитами являются наименование подразделения, наименование вида документа, дата, номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование работника, на которого составляется представление; занимаемая им должность и структурное подразделение; стаж работы (общий, в данной организации, в данном подразделении и должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Докладная записка документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство 1. об имевших место событиях, фактах, явлениях, 2. сложившейся ситуации, требующих принятия решения, 3. о выполненной работе, а также содержит выводы и предложения составителя.

Пример оформления внешней докладной записки: Министерство Генеральному директору образования и науки РФ Завода точного Новосибирское областное машиностроения управление народного И.И. Петрову образования ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА г. Новосибирск О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей, мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе 1 необходимо вставить стекла, корпус 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых. Зав. районо Подпись Н.И. Пирогова

Служебная записка это документ составляемый работником или руководителем подразделения по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Обязательными реквизитами являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. текст состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п.

Объяснительная записка 1. документ, объясняющий причины какого- либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. 2. документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных его положений (плана, отчета и т.п.). Оформляется на общем бланке учреждения. Текст должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Образец оформления объяснительной записки Наименование организации Генеральному директору Производственный отдел А.А.Зуеву ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 2004 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов. Начальник отдела Подпись Ю.П. Елкин

Акт документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. составляется комиссией по указанию вышестоящей организации или руководителя. составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Поводы для составления акта различные: 1. акт приема работ по контракту, объектов 2. акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций) 3. акт приема-передачи документов (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.) 4. акт списания материалов, уничтожения дел, испорченных товаров 5. инвентаризации 6. коммерческий акт 7. обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности) 8. испытаний (образцов, систем, технологий) и др.

Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, структурного подразделения наименование вида документа – АКТ дата регистрационный номер заголовок (как правило, согласуется с наименованием вида документа, отвечая на вопрос «Чего?». АКТ… приема- передачи дел) текст подписи (акт подписывают председатель и члены комиссии) отметка о наличие приложения гриф утверждения. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем фирмы и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Образец оформления акта: Министерство культуры России УТВЕРЖДАЮ Комитет по культуре Председатель комитета Администрации _______Н.И. Петров Новосибирской области АКТ г. Новосибирск О проверке сохранности документов в комитете Основание: приказ председателя комитета от «О проверке сохранности управленческих документов». Составлен комиссией в составе: Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В. Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И. 2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г. 3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И. В период с 16 по 18 мая 2005 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й в дело й в областной архив. Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева Подпись ГГ. Михайлова

Справка документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Например: Новомосковское производственное объединение «Азот» Детский сад 2 СПРАВКА г. Новосибирск Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад 6000 рублей в месяц. Начальник отдела кадров Подпись А.В. Иванов

Сводка документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений и т. п.). допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. оформляется по тем же правилам, что и справка.

Заключение документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. составляется на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертаций, дипломные проекты), проекты стандартов и др. Текст состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет».

Отзыв документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Перечень документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.

Список документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. составляется в целях регистрации или информирования. Предложение документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Вопросы для самопроверки знаний 1. Какую информацию содержит текст представления? 2. О чем информирует руководство докладная записка? 3. Реквизиты внешней докладной записки. 4. Специфика служебной записки. 5. Назовите две группы объяснительных записок. 6. Что является главным при составлении акта? 7. Составляющие текста акта. 8. Реквизиты акта. 9. Кто подписывает акт? 10. Дайте определение – «справка».