Рекомендации по подготовке ДРОНДа Росархива Семинар «Результативное управление и финансовый менеджмент в государственных архивах», г. Иркутск, 23 августа 2007 г. Ирина Стародубровская, руководитель научного направления Института экономики переходного периода Анна Богомолова, доцент экономического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова This project is funded by the EU Этот проект финансируется ЕС

Предлагаемые цели и задачи ЦЕЛЬ 1. Сохранить документы Архивного фонда РФ, а также документы, подлежащие хранению в Архивном фонде в соответствии с законом, для настоящих и будущих поколений. ЦЕЛЬ 2. Обеспечивать публичный доступ к документам Архивного фонда РФ в сроки, установленные нормативно-правовыми документами. Предоставлять полную, своевременную, оформленную в установленном порядке информацию по запросам пользователей. 1соответствие приоритетам государственной политики и способствование достижению стратегических целей развития страны в предстоящем периоде + 2соответствие лишь к тем целям стратегического развития страны, которые имеют прямое отношение к сферам деятельности СБП + 3охват всех направлений деятельности СБП (совокупность целей) + 4количество целей субъекта бюджетного планирования, как правило, не должно превышать пяти + 5наличие обоснования соответствия цели сферам деятельности СБП + 6специфичность (соответствие области компетенции СБП) + 7измеримость (достижение можно проверить, в том числе и прежде всего – с помощью количественных индикаторов) + 8релевантность (наличие четкой связи с основной деятельностью СБП) + 9достижимость (потенциальная достижимость в среднесрочной перспективе) ? 10формулировка цели должна быть краткой и ясной+ This project is funded by the EU Этот проект финансируется ЕС

Цель 1. Сохранить документы Архивного фонда РФ, а также документы, подлежащие хранению в Архивном фонде в соответствии с законом, для настоящих и будущих поколений. ЗАДАЧА 1.1. Привести в соответствие объем документов постоянного хранения и физический объем хранилищ (оптимизация перечня документов постоянного хранения вкупе с расширением помещений архивов). Доля принятых в федеральные архивы документов от общего объема документации, подлежащей приему ЗАДАЧА 1.2. Внедрить новые технологии хранения Доля оцифрованных документов в общем количестве документов, подлежащих оцифровке. ЗАДАЧА 1.3. Уменьшить угрозы утраты архивных документов федеральной собственности и/или содержащейся в них информации. Доля документов федеральных архивов, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение; Доля особо ценных документов федеральной собственности, имеющих страховые копии; Доля площадей федеральных архивов, находящихся в нормативном состоянии. This project is funded by the EU Этот проект финансируется ЕС

ЦЕЛЬ 2. Обеспечивать публичный доступ к документам Архивного фонда РФ в сроки, установленные нормативно-правовыми актами. Предоставлять полную, своевременную, оформленную в установленном порядке информацию по запросам пользователей. ЗАДАЧА 2.1. Своевременное исполнение тематических и социально-правовых запросов. Количество запросов (социально-правовых и тематических), поступающих в Росархив в год. Доля запросов (социально-правовых и тематических) исполненных в срок (%, отражает результативность работы Росархива и подведомственных учреждений, в том числе, обеспеченность научно-справочным аппаратом). ЗАДАЧА 2.2. Повышение качества обслуживания пользователей читальных залов Доля пользователей читальными залами федеральных архивов, получивших документы в установленные сроки (отражает результативность работы читальных залов и обеспеченность научно-справочным аппаратом). Средние сроки выдачи документов (отражает загруженность архива, обеспеченность научно-справочным аппаратом) ЗАДАЧА 2.3. Формирование единого информационного пространства архивной отрасли Доля государственных и муниципальных архивов, использующих ПК «Архивный фонд» в общем числе государственных и муниципальных архивов Доля web-сайтов государственных и муниципальных архивов, выполненных с учетом методических рекомендаций Росархива в общем числе web-сайтов государственных и муниципальных архивов Доля фондов федеральных архивов, включенных в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ. This project is funded by the EU Этот проект финансируется ЕС

ЗАДАЧА 2.4. Расширение возможности доступа пользователей к информационным ресурсам посредством сайта Росархива (включает в себя два аспекта – информационную насыщенность сайта и предоставление услуг посредством сайта). Доля справочных изданий (каталоги, описи, путеводители, справочники, обзоры и т.д.), размещенных на сайте в общем числе опубликованных справочных изданий за последние 5 лет Индекс цитирования сайта Росархива. Доля принятых социально-правовых запросов, поступивших через Интернет. ЗАДАЧА 2.5. Обеспечение своевременной подготовки документов к рассекречиванию. Отношение количества дел своевременно переданных в МВК для рассекречивания к количеству дел, назначенных к рассекречиванию (планово и внепланово). ЗАДАЧА 2.6. Популяризация деятельности Росархива Посещаемость выставок. Количество упоминаний в СМИ об организованных Росархивом (или совместно с Росархивом) выставках (аналог индекса цитирования). Тираж изданных документов. ЦЕЛЬ 2. Обеспечивать публичный доступ к документам Архивного фонда РФ в сроки, установленные законом. Предоставлять полную, своевременную, оформленную в установленном порядке информацию по запросам пользователей. (Продолжение)

Примеры аналогичных целей архивных ведомств в зарубежных странах Хранение, распространение лучших стандартов The National Archives, UK (Национальные архивы, Великобритания): Сохранение национального архивного достояния (Сохранять и защищать публичные документы независимо от их формата и обеспечивать распространение лучших стандартов хранения по всей Великобритании) The National Archives and Records Administration, USA (Национальное управление архивов и документации, США): Миссия – NARA служит американской демократии, обеспечивая сохранность и защиту документов, принимаемых федеральными органами государственного управления США, гарантируя возможность использования, изучения, исследования документального наследия народом. National Archives of Australia (Национальные архивы, Австралия) Сохранение и обеспечение доступа к национальным архивным документам для всех граждан Австралии.

The National Archives, UK (Национальные архивы, Великобритания): Предоставление услуг, доступных и значимых для всего населения. Обеспечить инновационный подход к предоставлению услуг. Услуги должны предоставляться как традиционным способом, так и через web-сайт, и процесс их получения должен быть удобен пользователю. Предоставляемые услуги должны позволить всем, кто хочет использовать архивные документы, получить доступ к ним. The National Archives and Records Administration, USA (Национальное управление архивов и документации, США): Обрабатывать и хранить архивные документы, обеспечивая публичный доступ так скоро, как это положено по закону. Обеспечивать быстрый, простой, безопасный доступ к архивным коллекциям документов в любое время, в любом месте. Примеры аналогичных целей архивных ведомств в зарубежных странах Доступ, предоставление услуг This project is funded by the EU Этот проект финансируется ЕС

Примеры аналогичных целей архивных ведомств в зарубежных странах Популяризация, образование The National Archives, UK (Национальные архивы, Великобритания): Увеличение общественного интереса к деятельности ведомства. Обеспечить рост информированности населения о ведомстве к 2009 г. на уровне 70%. The National Archives and Records Administration, USA (Национальное управление архивов и документации, США): Увеличить доступ к архивным документам с тем, чтобы способствовать развитию гражданской грамотности населения Америки, через музей NARA, работу с общественностью, а также образовательные программы. This project is funded by the EU Этот проект финансируется ЕС