Тема 8. Функции и возможности Office SharePoint Server 2007

Базовые требования к современной информационной системе компании: наличие единого центра хранения информации; автоматизация основных бизнес-процессов компании; наличие единой точки входа для сотрудников компании; возможность работы с единым решением в офисах разных стран; развитые средства коммуникации.

Что представляет собой Office SharePoint Server 2007? Office SharePoint Server это интегрированный пакет простых в использовании серверных приложений, который позволит увеличить эффективность работы организации благодаря следующим преимуществам: Эффективное управление содержимым, помогающее организациям извлечь самое ценное из информационных ресурсов. Ускорение внутренних и внешних совместных бизнес-процессов. Эффективный поиск и доступ к информации для принятия более взвешенных решений. Безопасность обмена знаниями внутри и вне пределов организации. Единая интегрированная платформа, обеспечивающая выполнение корпоративных приложений для всей организации в интрасети и Интернете.

Главный офис. Server Win 2003+SP 2 MS SQL SP2+Framework 3.0+Microsoft Office Share Point Microsoft Office 2007 Корпоративное приложение(Системы документооборота, шаблоны документов, общие проекты) Главный офис. Server Win 2003+SP 2 MS SQL SP2+Framework 3.0+Microsoft Office Share Point Microsoft Office 2007 Корпоративное приложение(Системы документооборота, шаблоны документов, общие проекты) Локальная сеть главного офиса Пользователи ( Microsoft InternetExplorer7 ) Пользователи ( Microsoft InternetExplorer7 ) Удаленный офис. Пользователи (Microsoft Internet Explorer7) Удаленный офис. Пользователи (Microsoft Internet Explorer7) Интернет Удаленный офис. Пользователи (Microsoft Internet Explorer7) Удаленный офис. Пользователи (Microsoft Internet Explorer7) Удаленный офис. Пользователи (Microsoft Internet Explorer7) Удаленный офис. Пользователи (Microsoft Internet Explorer7)

Office SharePoint Server круг задач. SharePoint Server 2007 охватывает чрезвычайно широкий круг бизнес-задач благодаря возможностям в шести областях: портал; поиск по данным предприятия; коллективная работа; бизнес-аналитика; производственный процесс и управление контентом.

Локальная сеть главного офиса Пользователи ( Microsoft InternetExplorer7 ) Пользователи ( Microsoft InternetExplorer7 ) Удаленный офис.(г. Москва) Пользователи (Microsoft Internet Explorer7) Удаленный офис.(г. Москва) Пользователи (Microsoft Internet Explorer7) Интернет Удаленный офис.(Редмонд,США)) Пользователи (Microsoft Internet Explorer7) Удаленный офис.(Редмонд,США)) Пользователи (Microsoft Internet Explorer7) Головной офис (город Томск) 1. БД шаблонов документов5.Табели рабочего времени 2.Инструкции по ТБ6.Инструкция для новичков 3.Оформление заявок7.Командировки 4.График отпусков8.Совместные проекты и.т.д.

Office SharePoint Server 2007 обеспечивает следующие возможности: Повышение индивидуальной производительности труда и персонального влияния на результаты работы предприятия. Упрощение совместной работы независимо от времени и места. Наведение порядка в текущей работе и управлении корпоративным содержимым. Углубление и повышение качества анализа дел в организации.

Новые возможности Microsoft Office SharePoint Server 2007 Для поддержки ежедневной работы каждого сотрудника была реализована система управления бизнес- процессами пользователя, а также управления персоналом. Главное преимущество новой версии Microsoft Office SharePoint Server 2007 – это технология Windows Workflow Foundation, благодаря которой легко реализуются цепочки утверждения документов и отчетов. Например, используя workflow на портале, сотрудники могут легко подготовить ежемесячный отчет о работе и направить его вышестоящим должностным лицам, а те, в свою очередь, при необходимости могут отправить отчет еще на одну ступень выше в пирамиде управленческого аппарата компании.

Головной офис (город Томск) Технология Windows Workflow Foundation + БД Отчетов + Утвержденный маршрут документа Головной офис (город Томск) Технология Windows Workflow Foundation + БД Отчетов + Утвержденный маршрут документа Локальная сеть главного офиса Пользователи ( Microsoft InternetExplorer7 ) Пользователи ( Microsoft InternetExplorer7 ) Удаленный офис.(г. Москва) (Microsoft Internet Explorer7 +) Microsoft Office 2007 Удаленный офис.(г. Москва) (Microsoft Internet Explorer7 +) Microsoft Office 2007 Интернет Удаленный офис.(Ричмонд(США)) Пользователи (Microsoft Internet Explorer7) Удаленный офис.(Ричмонд(США)) Пользователи (Microsoft Internet Explorer7) Куратор «Утверждение» Пользователь – «Проект документа(Отчет о проделанной работе)» Windows Workflow Foundation Начальник удаленного офиса. «Утверждение отчета» Начальник удаленного офиса. «Утверждение отчета» Руководитель «Виза» БД докумен тов

Что такое технология Microsoft Windows SharePoint Services? Что такое технология Microsoft Windows SharePoint Services? Технология Microsoft Windows SharePoint Services - это технология в составе Microsoft Windows Server 2003 с управляемой инфраструктурой и расширяемой платформой, увеличивающей производительность приложений. Технология Microsoft Windows SharePoint Services предназначена для совместной работы в веб- ориентированных рабочих пространствах. Службы Windows SharePoint Services - это основа для приложений, поддерживающих совместную работу, которые просты в использовании и освоении благодаря интеграции с привычными инструментами, такими как приложения Microsoft Office. С помощью этих приложений пользователи смогут хранить, публиковать и совместно работать с документами, а также отслеживать потоки информации в организации. Организации смогут с наименьшими затратами адаптировать шаблоны приложений для своих задач и процессов.

Чем новый Office SharePoint Server 2007 отличается от технологии Windows SharePoint Services? Сервер Office SharePoint Server 2007 построен на платформе, предоставляемой технологией Windows SharePoint Services, и позволяет организациям объединить существующие бизнес-процессы с используемыми приложениями. Такая интеграция возможна благодаря средствам поддержки совместной работы и гибкой настройке профилей пользователей. С Office SharePoint Server 2007 компании получат возможности эффективного сбора и поиска информации, совместной работы с содержимым, назначения целевых групп для каждого вида содержимого.

Сравнение WSS 3.0 и Microsoft Office SharePoint Server 2007

WSS Issue tracking 2. Рабочие области 3. Блоги 4. Windows Workflow Foundation 5. Средства администрирования и развертывания 6. Базовые средства по работе с документами Репозиторий документов Версионирование Метаданные Безопасность и т.п. 7. Базовая инфраструктура управления сайтами и ролями 8. Текстовый поиск по team sites

Microsoft Office SharePoint Server Встроенные шаблоны workflow 2. Расширенные средства по работе с документами Аудит Политики Управление записями ( records management) 3. Персонализация 4. Расширенные средства для развертывания 5. Site Manager 6. Business Data Catalog 7. Расширенный и кастомизуемый поиск по контенту и персоналиям 8. Поиск по внешним источникам 9. Интеграция веб-партов 10. Средства по публикации и управлению электронными формами ( Forms Services ) 11. Средства по публикации электронных таблиц, отчетов и т.п. ( Excel Services, Report Center ) Так же в состав MOSS 2007 входит веб-парт для WSRP (Sharepoint 2007 WebPart Connections - т.е. средства интеграции между веб-партами. Это было в SPPS 2003, но в MOSS 2007 расширено. Добавлены следующие возможности: - Cross page connections - Connections between Web Parts that are outside of a Web Part zone - Client-side connections (Web Part Page Services Component).

Принципы построения Office SharePoint Server 2007 на основе служб Windows SharePoint Services? Службы Windows SharePoint Services предоставляют интеграционную платформу для приложений, поддерживающих совместную работу, и включают в себя структурную основу для управления документами и единое хранилище для документов всех типов. Кроме того, в состав Windows SharePoint Services входят универсальные инструменты для администрирования и развертывания. И наконец, службы Windows SharePoint Services работают на основе ключевых служб Windows Server, таких как службы управления документооборотом (Windows Workflow Services, WWS) и службы управления правами (Windows Rights Management Services). Office SharePoint Server 2007 предоставляет хорошо масштабируемые решения для совместной работы и удобные инструменты для их развертывания и поддержки. Office SharePoint Server 2007 объединяет людей, страницы и бизнес- процессы и облегчает обмен знаниями. Он также расширяет возможности служб Windows SharePoint Services, предоставляя средства для поддержки и создания страниц SharePoint и обеспечивая рабочим группам возможность публикации информации на внутренних корпоративных узлах

Образец главной страницы Microsoft Office SharePoint Server 2007

Основные преимущества Office SharePoint Server 2007 Единая интегрированная платформа Office SharePoint Server 2007 обеспечивает выполнение корпоративных приложений для всей компании в интрасети, в экстрасети и в Интернете. Пользователи получают возможность контролировать хранение, распространение и безопасность содержимого с помощью простых в использовании и тесно интегрированных в привычные приложения инструментов. Организации смогут ускорить и расширить за пределы организации совместные с клиентами и партнерами бизнес-процессы, используя решения на основе электронных форм. Сотрудники компаний смогут легко и быстро находить сведения и нужных людей, используя возможности обмена информацией, совместной работы с данными и публикации содержимого. И наконец, доступ к данным, хранящимся во внутренних информационных системах, стал возможен прямо через веб-обозреватель, а представление этих данных может быть настроено специально для каждого пользователя. ИТ-отделы получат мощные инструменты, облегчающие и ускоряющие процессы развертывания, управления и системного администрирования. Поэтому у них появится возможность сосредоточиться на решении стратегических задач компании. Использование встроенной поддержки документооборота Office SharePoint Server 2007 освободит ИТ-сотрудников от написания серверного кода

Этап 1. Взаимодействие Взаимодействие пользователей в реальном времени Веб-часть 'Социальные связи' Блоги Списки групп и сотрудников Интеграция с почтой Задачи и проекты Встроенная поддержка WorkFlow

Взаимодействие пользователей в реальном времени. Предусмотрен довольно широкий набор инструментов для осуществления взаимодействия. В их числе Доски обсуждений, объявления и список контактов. Создавать, удалять, настраивать данные списки и т.д. может пользователь с правами администратора или дизайнера. Добавлять элементы могут все пользователи (за исключением тех, кто обладает ТОЛЬКО правом read). Присутствует система значков присутствия пользователя в реальном времени, которые отображаются почти везде, где появляется имя пользователя. Данные значки позволяют определить подключен ли пользователь к сети, можно ли с ним связаться по телефону, или иным способом.

Блоги. Администратор может создать блог для любого из пользователей. Фактически в блоге может отображаться любое содержимое на вкус владельца. В сущности, можно также отнести блоги к одному из способов взаимодействия в рамках SharePoint. Блог представляет собой один из типов site collection, т.е с точки зрения пользователя является сайтом, посвященным конкретному человеку или группе. В состав Windows SharePoint Services 3.0 включен шаблон блога, который поддерживает: 1. Размещение статей 2. Комментарии читателей 3. Представления архива 4. Создание RSS-каналов

Списки групп и сотрудников. Список отображает всех пользователей портала SharePoint, их свойства и права, принадледность к кокой-либо группе сайта. Пользователя можно назначить членом какой-либо созданной ранее группы, в таком случае он будет обладать правами определенными группе. Группа может быть создана администратором, хотя есть ряд групп по умолчанию, которые создаются всместе с сайтом автоматически (например группа Owners). «Люди и группы», в целом, это место поиска людей, их разрешений, управления учетными записями и установления связи. Группы обеспечивают: повторное использование групп в разных узлах, составление списка раччылки для участников узла.

Списки групп и сотрудников.

Задачи и проекты. В SharePoint имеется ряд инструментов, позволяющих следить и контролировать исполнение назначенных заданий и проектов, выполняемых кем-либо. К этим инструментам относятся: Календарь, Список заданий, Опросы и пр. «Задачи и проекты» предоставляют функции управления задачами, включая диаграммы Ганта, которые отображают связи между задачами и их состоянием. Интеграция с электронной почтой. В библиотеках документов, досках обсуждений, календарях и системах извещений можно разрешить получение новых записей по электронной почте. В Windows SharePoint Services 3.0 существует расширяемая поддержка пользовательских обработчиков электронной почты. В общих папках Microsoft Exchange Server и в досках обсуждений с включенной электронной почтой поддерживается следующее: 1. Гибко масштабируемая архитектура на основе тематических разделов 2. Новый тип поля с расширенными возможностями форматирования текста 3. Аналогичные возможности для обсуждений по электронной почте и в Интернете 4. Составление списков рассылки Active Directory одним действием в процессе создания узла 5. Единые функции управления группами SharePoint и службой каталогов Active Directory

Поддержка Workflow. Windows SharePoint Services 3.0 поддерживает модель Windows Workflow Foundation, позволяющую создавать настраиваемые рабочие процессы и использовать их для работы с элементами библиотек документов и списков. С помощью Office SharePoint Designer 2007 можно проектировать и конфигурировать собственные рабочие процессы, используя поддержку Windows Workflow Foundation в Windows SharePoint Services 3.0. В комплект Office SharePoint Server 2007 входят готовые к применению шаблоны рабочих процессов, а также новый набор решений для Windows SharePoint Services, загружаемых с веб-узла Microsoft TechNet.

Этап 2. Корпоративный портал Расширенная система безопасности Менеджер сайтов Мобильный портал Интеграция с Office 2007 Интеграция с SharePoint Designer 2007

Корпоративный портал Корпоративный портал – это единая точка входа сотрудников для оформления широкого спектра различных заявок (отпуска, командировки, оплата мобильной связи и т.п.), а также для создания и хранения документов.

Интеграция с Office 2007 Windows SharePoint Services 3.0 легко интегрируется с клиентскими программами с помощью набора веб-служб и документированных интерфейсов с приложениями. Эти программы похожи на другие, хорошо знакомые среды, такие как система Microsoft Office. Например, пользователи программ Microsoft Office 2007 могут непосредственно работать с информацией, хранящейся в узлах SharePoint, не загружая это содержимое вручную. Пользователи могут создавать рабочие области, размещать и редактировать документы, назначать задачи в процессе работы с документами, хранящимися в узлах SharePoint. Интеграция с SharePoint Designer Microsoft Office SharePoint Designer 2007 – редактор, основанный на технологии Microsoft Office Front Page SharePoint Designer 2007 включает в себя набор средств, позволяющих автоматизировать бизнесс-процессы, создавать приложения поверх платформы SharePoint и оформлять узлы SharePoint в соответствии с требованиями конкретного проекта. Помимо автоматизации бизнес-процессов SharePoint Designer поддерживает автоматизацию документооборота с помощью Workflow Designer, основанном на технологии Windows Workflow Foundation.

Этап 3. Корпоративный поиск Расширенный пользовательский интерфейс Результаты поиска и соответствие правам доступа пользователя Поддержка источников и форматов файлов People Search

Корпоративный поиск Поддерживается поиск по произвольным свойствам содержимого, таким как URL-адрес, тип и автор. Вывод результатов контролируется системой безопасности, поэтому пользователи увидят только данные, к которым у них есть доступ. Поддержка источников и форматов данных. Поддерживается поиск в файлах более чем 200 типов. Файлы могут располагаться в таких источниках содержимого, как общие файловые ресурсы, веб-узлы, узлы SharePoint, общие папки Exchange и базы данных Lotus Notes, причем имеется возможность включать в поиск дополнительные сторонние хранилища и типы файлов, используя обработчики протоколов и интерфейсы iFilter. People Search Возможности поиска людей позволяют пользователям вести поиск нужных лиц не только по отделам и должностям, но и по квалификации, социальному положению и кругу интересов.

Этап 4. Управление содержимым портала Поддержка WorkFlow - утверждение документов, отзывы, подписи маршруты утверждений Интеграция с Microsoft IRM письма как содержимое портала Статистика и аудит доступа

Управление содержимым портала Поддержка рабочих процессов для деловых документов Автоматизация рассмотрения и утверждения документов, сбора подписей и отслеживания вопросов с помощью приложений рабочих процессов. Утверждение Сбор отзывов Сбор подписей Утверждение ликвидации Шаблоны узлов управления документами Шаблон узла «Библиотека управляемых документов» задает структуру крупномасштабных узлов управления документами. Шаблон узла «Библиотека подразделения» включает библиотеки управляемых документов, цифровые панели, ключевые индикаторы производительности и другие инструменты отчетности. Шаблон узла «Библиотека переводов» помогает организациям управлять несколькими переводами документа.

Управление содержимым портала Политики хранения и аудита Настраиваемые политики управления информацией, позволяющие контролировать срок хранения, действия, выполняемые по его истечении, и параметры аудита документов. Хранилище записей Обеспечивает целостность хранящихся файлов и поддерживает политики управления информацией, обеспечивающие согласованное и единообразное применение правил аудита и прекращения действия записей.

Управление содержимым портала Создание содержимого Специалисты, работающие с информацией, получают возможность разрабатывать веб-страницы с разнообразным содержимым, используя веб-обозреватель. Публикация и развертывание содержимого Встроенный рабочий процесс утверждения позволяет отправлять веб-содержимое на утверждение перед публикацией. Развертывание содержимого на рабочих узлах можно планировать, определяя соответствующие задания, и для каждой страницы можно задать период времени, в течение которого она будет доступна для просмотра.

Управление содержимым портала Шаблоны узлов Шаблон «Корпоративный портал» предлагает средства создания и совместного использования содержимого, связанного с текущей деятельностью предприятия, его подразделения или иной организационной единицы. Шаблон «Корпоративный узел в Интернете» включает инструменты и рабочие процессы, предназначенные для создания и управления веб-содержимым, таким как описания продуктов и услуг, новости от компании и документы для публичного доступа. Шаблон «Портал приложения» сводит воедино всю информацию и инструменты, относящиеся к конкретному бизнес-приложению. Шаблон «Сводный портал» консолидирует данные и содержимое из нескольких приложений или расположений и представляет их в интегрированном формате.

Управление содержимым портала Варианты узлов Эта возможность Office SharePoint Server 2007 позволяет связывать узлы отношением подчинения, формируя базовую структуру односторонней координации веб- содержимого. Данная возможность позволяет предприятиям развертывать узлы многоязычных публикаций в гораздо более организованной и управляемой среде. Редактирование веб-содержимого в режиме точного отображения (WYSIWYG) Пользовательский интерфейс SharePoint дополняется новыми командами и индикаторами состояния, используемыми для создания веб-страниц в соответствующих контекстах.

Управление содержимым портала Политики, аудит и соответствие требованиям Хранилища в Windows SharePoint Services 3.0 поддерживают перечисленные ниже возможности, связанные с политиками, аудитом и контролем соответствия требованиям. Возможности, отмеченные звездочкой, активизируются только после установки Office SharePoint Server Политики хранения и прекращения действия документов Гибкая настройка политик Рабочий процесс для определения порядка прекращения действия Управление доступом и безопасность Политики управления правами на доступ к данным, применяемые при загрузке для безопасности функционального доступа к документам Отслеживание и аудит Регистрация всех действий, выполняемых с узлами, содержимым и рабочими процессами Хранилища официальных документов Узел для хранения или архивирования типов содержимого, утвержденных предприятием

письма как содержимое портала Содержимое электронной почты хранится в виде записей, что обеспечивает согласованное управление электронной почтой Office Outlook 2007, Microsoft Exchange Server 2007 и Office SharePoint Server Поддержка Workflow Предусмотрена возможность автоматизации рассмотрения и утверждения документов, сбора подписей и отслеживания вопросов с помощью приложений рабочих процессов.

Этап 5. Автоматизация бизнес-процессов с помощью форм InfoPath Возможность заполнения форм InfoPath непосредственно через веб- обозреватель Управление доступом к формам Возможности для бизнеса Excel Services и совместное ведение таблицы Excel Коллекции источников данных интегрированные с MS Office Report Center Администрирование Расширенный интерфейс администрирования Делегирование полномочий администратора Динамическое изменение иерархии сайтов SharePoint Мониторинг и статистика Возможности платформы Фильтрация оповещений Настройка оповещений Оповещения, привязанные к задачам Поддержка RSS Корзина документов Поддержка ASP.NET 2.0 Выполнение запросов на выборку данных из нескольких списков

Автоматизация бизнес-процессов с помощью форм InfoPath Службы форм Microsoft Office InfoPath доступны в Office SharePoint Server 2007, они позволяют разрабатывать веб-формы в Microsoft Office InfoPath 2007 и распространять их через корпоративные интрасети, экстрасети или Интернет. Пользователи могут заполнять формы в обозревателе или на мобильном устройстве, поддерживающем HTML, не загружая никакие файлы и не устанавливая клиентские компоненты. Управление доступом к формам. Службы форм Office InfoPath обеспечивают доступ к централизованному каталогу форм, который контролируется администратором. В данном каталоге пользователи могут найти нужную форму. Администраторы получают в свое распоряжение средства управления безопасностью и доступностью форм.

Управление доступом к формам. Службы форм Office InfoPath обеспечивают доступ к централизованному каталогу форм, который контролируется администратором. В данном каталоге пользователи могут найти нужную форму. Администраторы получают в свое распоряжение средства управления безопасностью и доступностью форм. Ведение таблицы Excel Службы Excel позволяют создателям электронных таблиц легко передавать в широкий доступ свои таблицы, использующие новые функции бизнес-аналитики, доступные через обозреватель. Полностью интерактивные электронные таблицы, привязанные к данным и содержащие диаграммы, таблицы и сводные таблицы, могут создаваться как часть портала, цифровой панели или системы показателей бизнеса, не требуя специальной разработки Доступ к данным электронных таблиц и результатам их анализа предоставляется через интерактивные электронные таблицы Office Excel, составляемые на сервере, из веб- обозревателя.

Report Center (Центр отчетов) Представляет собой узел, оптимизированный для работы с отчетами, включает библиотеку отчетов, библиотеку подключений к данным и шаблон цифровой панели. Делегирование полномочий администратора. Делегирование в Windows SharePoint Services 3.0 предоставляет владельцам узлов SharePoint масштабируемый и централизованно управляемый набор административных прав. Мониторинг и статистика. В состав Windows SharePoint Services 3.0 имеется пакет управления операциями (MOM), который подделживает централизованный мониторинг и управление конфигурациями для различных сред (например отдельные сервера, или фермы серверов).

Поддержка RSS RSS-каналы интегрированы в каждый список SharePoint, что позволяет сформировать механизм получения информации конечными пользователями при помощи таких программ, поддерживающих RSS, как Office Outlook 2007 и Internet Explorer 7.

Возможности платформы Фильтрация оповещений Существует ряд фильтров, которые позволяют выделять из потока оповещений наиболее значимые. Оповещения привязанные к задачам При назначении пользователю задания, ему автоматически высылается оповещение, при этом пользователю не надо подписываться заранее на данный тип оповещений. Настройка оповещений. В платформе предусмотрены возможности настройки форматов, событий и оповещений. Корзина документов. Пользователь может легко восстановить случайно удаленный элемент. Предусмотрены также административные средства для управления циклом пребывания удаленных элементов в корзине.