Семинар «Информационные системы в строительстве» г. Москва, Актуальные вопросы стандартизации электронного документооборота ЗАО «Научно-технологический центр ИРМ» Конференция апреля 2010 г. «ИнфоДокум-2010» «Эффективный документооборот в органах государственной власти и местного самоуправления» Гильдия Управляющих Документацией, Российская академия государственной службы при Президенте РФ

2 Основные определения документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО ) документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р ) электронный документ – электронное сообщение, подписанное ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи… (п.3 ст.11 ФЗ от ФЗ) система электронного документооборота – система автоматизации делопроизводства и документооборота … обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота (РПРФ N 1403-р) межведомственный электронный документооборот – взаимодействие информационных систем электронного документооборота; обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками (ППРФ от N 754)

3 Системы и подсистемы электронного документооборота ПО для создания ЭД на стороне отправителя: –офисное ПО для ручного ввода текста; –специализированное ПО для полуавтоматической из баз данных проектов документов по шаблонам; –подсистемы для организации групповой совместной работы над проектом документа –системы ретроконверсии – сканирование бумажных документов, в том числе с распознаванием текста. ПО для регистрации документов и придания юридической силы –подсистемы штрих-кодирования документов; –технологии генерации электронной цифровой подписи и штампа времени; –подсистемы для автоматизированной регистрации и учета исходящих электронных документов и электронных сообщений – для учета реквизитов документа (тип документа, от кого – кому, тема документа, регистрационный номер, дата, связанные документы и другие реквизиты); –подсистема для автоматизированной регистрации и учета входящих электронных документов и электронных сообщений; ПО управления документами и работами –модули управления бизнес-процессами (workflow); –подсистемы контроля исполнения поручений; ПО для оперативного и постоянного хранения документов –электронный архив – для хранения образов документов ПО для передачи и обеспечения информационной безопасности –информационно-телекоммуникационная инфраструктура посредством которой осуществляется гарантированная доставка электронного документа; –подсистемы обеспечения информационной безопасности; –подсистема обеспечения проверки юридической значимости электронных документов – технологии проверки электронной цифровой подписи и штампа времени; ПО для работы c электронными документами –подсистемы поиска электронных документов; –ознакомление с электронным документом (в общем случае – по крайней мере, некоторый «вьювер» – программа для просмотра электронного документа); –оборудование для создание бумажных документов из электронных (принтеры); –ПО для автоматической обработки входящих ЭД, автоматизированный ввод данных из ЭД в специализированные БД для дальнейшей обработки

4 Жизненный цикл документа

5 Интероперабельность Интероперабельность (англ. Interoperability) – способность информационных и организационных систем работать вместе, взаимодействовать и функционировать с иными системами на основе открытых интерфейсов стандартов. Интероперабельность предполагает следующие виды совместимости: синтаксическую : совместимость интерфейсов, протоколов информационного обмена, форматов передаваемых сообщений семантическую: совместимость логических структур передаваемых сообщений и возможность их одинаковой интерпретации различными системами функциональную: однообразное поведение систем в сходных ситуациях, однообразное исполнение внешних команд и команд пользователей

6 Тенденция развития СЭД: от локальной автоматизации – к сквозной автоматизации жизненного цикла электронного документа Исторически, автоматизация производилась: локально и спонтанно: автоматизировались отдельные этапы жизненного цикла документов (создание документа, печать документа, регистрация документа, контроль исполнения), развивался гибридный документооборот (т.е. одновременно бумажный и электронный); использовались различные мало совместимые друг с другом информационные системы и подсистемы. В настоящее время: более 90% офисных рабочих мест в той или иной мере автоматизированы; автоматизированы рутинные операции на различных этапах жизненного цикла документов; используется гибридный документооборот (создание, печать, регистрация документа – при помощи ИТ, а передача использование – на бумажном созданы предпосылки для сквозной автоматизации всех этапов жизненного цикла документов (в пределе - полностью безбумажный документооборот) Однако, препятствием является изначально неучтенные требования по обеспечению интероперабельности самостоятельных модулей, автоматизирующие (в разных подразделениях и организациях) лишь отдельные этапы жизненного цикла документа – для каждого этапа жизненного цикла документа, как правило, используется автономное ПО. Задача «сквозной» интеграции ПО автоматизирующих этапы ЖЦ ЭД исторически не ставилась). Современная задача: разработка системы совместимых стандартов, регулирующих отдельные этапы жизненного цикла электронных документов; «сквозная» интеграция разрозненных программных модулей (эксплуатируемых в разных подразделениях и организациях, от разных производителей), автоматизирующих работу с документами на различные этапах жизненного цикла документов; доработка эксплуатируемого ПО автоматизирующее различные этапы жизненного цикла документов до уровня поддержки единых стандартов, а также все дальнейшие доработки, разработки и закупки программного и аппаратного обеспечения осуществлять с учетом общих требований совместимости.

7 Тенденция развития СЭД: от локального внутриведомственного документооборота – к межведомственному документообороту Исторически, ведомственная автоматизация электронного документооборота, в том числе ведомственное регулирование требований к электронным документам, осуществлялась разрозненно. В настоящее время ведомственные требования к электронным документам приняли: Федеральная налоговая служба РФ; Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии; Федеральная таможенная служба; Фонд социального страхования, Пенсионный фонд РФ; Федеральная служба государственной статистики; и некоторые другие. Соглашения о межведомственном взаимодействии утверждены, в частности: Росстатистики и Госимуществом; Минкомсвязи и Росстатистики; Федеральная налоговая службы РФ и Фондом социального страхования РФ; и некоторые другие. Однако, препятствиями являются: Большое разнообразие ведомственных специфических требований к электронным документам Большое количество частных парных соглашений между ведомствами Большое количество ведомственных систем классификации и кодирования информации (НСИ) Современная задача: разработать единые базовые требования к электронным документам (содержащие общую часть и обеспечивающие межведомственную совместимость), на базе которых могут быть разработаны ведомственные требования (содержащие лишь ведомственную уникальную специфику) Разработать единые требования к межведомственному взаимодействию (минимизировать количество парных частных соглашений об информационном взаимодействии ведомств, использовать единые системы классификации и кодирования информации (НСИ))

8 Тенденция развития СЭД: от информационно-справочных систем – к юридически значимым систем Исторически: информационные системы выполняли лишь роль информационно-справочных систем; юридическая значимость обеспечивалась в основной массе бумажными документами с «мокрой» печатью и собственноручной подписью В настоящее время : созданы государственные информационные ресурсы и информационные системы практически по всем направлениям деятельности органов власти; выдано несколько миллионов сертификатов ключей подписей (в рамках действия Федерального закона 1-ФЗ от 2002 г.); Однако, ЭЦП применяется только в узких областях. В настоящее время при выдаче сертификата ЭЦП, сфера его применения существенно ограничивается. Современная ЭЦП не применяется как универсальная подпись для обеспечения юридической значимости любых типов документов. Для выполнения разных задач пользователь вынужден пользоваться разными ЭЦП юридический процесс по своей природе предполагает участие «третьей стороны» (аудиторов, уполномоченных органов власти, судей и др. третьих лиц). Современная задача: Необходимо разработать универсальный механизм ЭЦП для минимизации сертификатов ЭЦП выдаваемых конечным пользователям для выполнения различных задач, причем, данный механизм должен отслеживать юридические полномочия подписанта электронного документа; Таким образом, юридически значимый документооборот должен поддерживать интеграцию на базе открытых протоколов информационного обмена с системами, которыми пользуются третьи лица.

9 Развитие XML-схем в сфере электронного документооборота XML-схемы в сфере СЭД: Корпоративный стандарт «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления» (XML-схема ) (утвержден Гильдией Управляющих Документацией от ) XML-схема MoReq2 «Типовые требования к управлению электронными официальными документами» (принято Еврокомиссией, 2008 г.) Проект ГОСТ «Автоматизированные системы управления документами. Взаимодействие автоматизированных систем управления документами. Требования к электронным сообщениям» (разработчик: ПК-6 при Ростехрегулировании) Дальнейшие задачи интеграции: Обеспечить совместимость XML-схемы в сфере СЭД с ведомственными и межведомственными требованиями к электронным документам и информационному взаимодействию

10 Развитие нормативной базы РФ и города Москвы в области систем электронного документооборота

11 ВЫВОДЫ Актуальными вопросами являются: разработка системы совместимых стандартов, регулирующих отдельные этапы жизненного цикла электронных документов; разработка универсальной XML-схемы как механизма (технологии) для обеспечения доступа к государственным информационным ресурсам и взаимодействия государственных информационных систем; разработка технического регламента (проект Федерального закона) «О базовых протоколах и стандартах электронного юридически значимого документооборота и информационного взаимодействия»; развитие государственной (или саморегулируемой) системы сертификации информационных и организационных систем по работе с электронными официальными документами; дальнейшее развитие информационной телекоммуникационной инфраструктуры электронного юридически значимого взаимодействия и документооборота. разработка механизма применения универсальной ЭЦП, удостоверяющей личность подписанта и регулирующей его юридические полномочия; разработка открытых стандартов обеспечения юридической значимости электронных документов и информационного взаимодействия.

12 О компании ЗАО «НТЦ ИРМ» органы исполнительной власти и городские организации города Москвы администрации муниципальных образований администрации субъектов Российской Федерации коммерческие организации и предприятия

Семинар «Информационные системы в строительстве» г. Москва, Спасибо за внимание! Ковтуненко Сергей Михайлович Генеральный директор ЗАО «Научно-технологический центр ИРМ» Загоруйко Александр Евгеньевич заместитель генерального директора по научной работе ЗАО «Научно-технологический центр ИРМ» тел: (495) тел: (495) Группа компаний «Системы и проекты» Конференция апреля 2010 г. «ИнфоДокум-2010» «Эффективный документооборот в органах государственной власти и местного самоуправления» Гильдия Управляющих Документацией, Российская академия государственной службы при Президенте РФ