Использование DocsVision для автоматизации процессного управления Виктор Сущев Директор по развитию компании DocsVision

2 Процессное управление DO CONTROL ACT PLAN PLAN – сформировать модель процесса DO – запустить процесс согласно модели CONTROL – собрать метрики процесса ACT – модифицировать модель

3 Возникающие задачи Исполнение процессов в соответствии с регламентом Оперативный контроль за ходом процессов Сбор большого количества метрик Необходимость использования адекватных средств автоматизации

4 Процессное управление и автоматизация документооборота Технологии workflow в управлении документами Процесс обработки документа vs Бизнес- процесс Реальный бизнес-процесс: Затрагивает не один, а множество документов по разным сценариям обработки; Характеризуется информацией не столько о документе, сколько о ходе выполнения работ; Охватывает различные информационные системы, используемые на предприятии.

5 Управление документами Регистрация и хранение документов (файлы, версии, настраиваемые атрибуты) Сканирование и распознавание текста Связи между документами Навигация и поиск (атрибутивный и полнотекстовый) Разграничение доступа к документам ЭЦП и шифрование Задания по обработке документов Управление бизнес-процессами Моделирование процесса для исполнения в системе Создание библиотеки шаблонов автоматизированных процессов Запуск экземпляров процессов вручную или автоматически по инициирующим событиям Исполнение процесса: формирование заданий исполнителям, этапы автоматической обработки Контроль за ходом процесса Сбор показателей исполнения процессов Интеграция с почтой, порталом, ERP-системами, офисными приложениями Функциональность

6 Моделирование процесса Моделирование схемы процесса производится в графическом редакторе Используется библиотека функций - типовых этапов процесса Настраиваются параметры всего процесса и каждой функции Например, для функции «Задание»: Исполнитель Срок (длительность) Содержание Информация, которую необходимо ввести при завершении … Для функции «Условие»: Пороговое значение суммы счета, при котором меняется маршрут Следующий этап в зависимости от суммы счета …

7 Исполнение процесса Исполнители получают от системы Задания в соответствии со схемой процесса Задания могут содержать вложения и ссылки на обрабатываемую информацию При завершении задания система может запросить ввод/выбор необходимых данных, например: Дату, сумму, сотрудника, решение Любое значение из справочника … Система фиксирует параметры исполнения заданий Некоторые этапы выполняются автоматически, например: Взаимодействие с другой ИТ- системой Вычисления и приятие решения по известному правилу …

8 Контроль процесса Менеджер может получать от системы уведомления (в т.ч. по электронной почте) о ходе процесса, например: О завершении этапа О нарушении сроков или других показателей … Настраиваемые отчеты содержат информацию о процессах: Текущий этап и исполнитель Плановые/фактические сроки Другие заданные показатели Сведения об отклонениях … Накапливаемая информация может экспортироваться в электронные таблицы Excel для дальнейшей обработки, анализа и построения диаграмм Отчет по экземплярам одного процесса-шаблона Отчет по этапам одного экземпляра процесса ПРИМЕР: Выполнение заявки на ремонт оборудования

9 DocsVision шлюзы Файловая система Электронная почта Microsoft Exchange Server Веб-портал Microsoft SharePoint ERP-системы Microsoft Dynamics AX 1C:Предприятие 8.0 Расширяемый механизм шлюзов Чтение/запись данных Передача данных в/из бизнес-процесса Маршрутизация ссылок на объекты

10 Эффект от использования Выполнение процессов в соответствии с регламентом, настроенным в системе Возможность оперативно реагировать на отклонения в ходе процесса Снижение несоответствий и операционных рисков Сокращение сроков выполнения процессов Сокращение непроизводительных затрат времени (межоперационных простоев) Возможность автоматического сбора данных о выполнении процессов для измерения, анализа и улучшения

11 Вопросы? Контактная информация: Санкт-Петербург ул. Беринга, д. 32 корпус 2 Тел.: (812) Москва Варшавское шоссе 36, офис 505 Тел.: (495) Web: Спасибо за Ваш интерес!