Опыт применения информационных систем для повышения эффективности организаций разных отраслей в новых экономических условиях. М.И.Слесаренко, зам. директора фирмы «1С» по корпоративным клиентам

Цель доклада Рассмотреть: –комплекс взаимосвязанных проблем, возникающих на предприятиях реального сектора экономики (вне зависимости от отрасли) вследствие сложных финансово- экономических условий –комплекс ответных мер, позволяющих повысить стабильность бизнеса и конкурентоспособность предприятий путем эффективного использования современных информационных технологий. –доклад должен помочь проанализировать руководителям управленческие задачи, связанные с ними риски, данные, необходимые для принятия правильных решений и управленческие инструменты системы программ «1С:Предприятие 8» для их оптимального решения. Доклад нацелен на руководителей (стратегическое управление, финансы, кадры, и др.)

Влияние финансового кризиса на экономику предприятия Секвестирование бюджета Контроль расходования бюджетных средств Финансовая прозрачность Контроль расходования бюджетных средств Финансовая прозрачность

4 из 82 Оперативные точечные меры Все изменения в условиях кризиса можно отнести к двум основным типам: направленные на снижение затрат (выделены красным) и направленные на обеспечение доходов (выделены синим). Если на первом этапе оперативных точечных мер роль ИТ может быть неочевидна для руководства, то по мере перехода к регулярным и прогрессивным изменениям, роль ИТ существенно возрастает. Задача, изменениеСкоро сть Эффект ивность Риск ошибки Роль ИТ Приостановить ряд инвестиционных проектов и секвестировать самые дорогие проекты, которые не успели начать ******** * Сократить часть персонала ************* Приостановить производство ************** Увеличить цены на продукцию ******** ** Пересмотреть затраты на продвижение ************

5 из 82 Регулярные меры Правильно и оперативно оценить ситуацию, понять с каких мер начать, как их применять, «что и где резать», и в результате избежать многих ошибок, помогают ИТ, которое необходимо для принятия правильных решений. Цель: обеспечить стабильность бизнеса с учетом кризисных условий Задача, изменениеСкоро- сть Эффект ивность Риск ошибки Роль ИТ Анализ и снижение затрат **************** Оптимизация складских запасов ************** Правильный выбор поставщиков ********** Оптимизация затрат на ремонты и ТО ** *** Повышение эффективности персонала ************** Выявление должников, анализ «дебиторки» **** * Удержание и привлечение клиентов ************** Повысить качество продукции ************** Оперативный анализ рентабельности заказов *** ******* Ежедневный контроль ключевых показателей ******** Планирование поступлений и расходов ******** Предотвращение кассовых разрывов **** *******

6 из 82 Прогрессивные меры Сейчас период, когда роль ИТ возрастает. Это не гламурная дань моде, а реальный инструмент повышения эффективности и управляемости Цель: обеспечить конкурентоспособность и развитие бизнеса в среднесрочной и долгосрочной перспективе Задача, изменениеСкорос ть Эффе ктив- ность Риск ошибки Роль ИТ Оптимизация производственных процессов и снижение себестоимости ************** Повышение конкурентоспособности продукции ************* Оптимизация продуктовой линейки ***** ***** Бюджетирование, несколько сценариев развития ************** Управление портфелем инвестиционных проектов *********** Эффективное управление филиалами и ДЗО ************** Слияния, поглощения, стратегические партнерства ************* Повышение прозрачности финансирования и финансовый контроль за деятельностью собственного и подведомственных учреждений ****** ****

Последовательность рассмотрения задач и антикризисных инструментов для руководителей различных направлений

4. Задачи и инструменты управления персоналом Для руководителя организации, директора по персоналу, руководителя отдела кадров, руководителя отдела труда и заработной платы

9 из 82 Сократить неэффективные трудовые ресурсы для снижения затрат на персонал Риски: сократить полезных сотрудников Данные для правильного решения: Объективные измеримые показатели работы сотрудников

Оптимизировать систему мотивации персонала, завязать систему оплаты на ключевые показатели Риски: Не учесть возможные сценарии изменения ключевых показателей и их отражения в системе оплаты труда. Данные для правильного решения: Сценарии планов затрат на персонал с учетом различных вариантов развития экономики.

11 из 82 Контролировать профессиональный уровень с целью повышать качество услуг и продукции Риски: Вложить средства в обучение и не получить улучшения показателей работы. Данные для правильного решения: Динамика показателей работы сотрудника до и после обучения, аттестация

Повысить производительность труда

Не допустить утечки информации о сотрудниках при кадровых изменениях Риски: Передача информации конкурентам. Данные для правильного решения: База данных персонала с распределением прав доступа

Формируем команды Мониторинг состояния Действия по удержанию Действия по обучению Оценка управленческих способностей Подбор команды менеджеров Выявление лидеров Психологический климат Определяем лучших Аналитика для руководителя Принятие решений по оптимизации персонала Оптимизация работы персонала в период кризиса

15 из 82 Инструменты 1С для решения задач, возникающих при работе с персоналом 1С:Управление производственным предприятием 8,1С:Зарплата и управление персоналом 8 – управление эффективностью и мотивацией персонала. 1С:Управление финансово-хозяйственной деятельностью медицинской организации 1С:Оценка персонала 1С:Бизнес школа – мастер для создания учебных курсов, обучение на рабочих местах 1С:Управление проектной организацией– управление кадровыми ресурсами на проектах. Статьи на сайте 1С:Антикризис : «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» помогает повысить эффективность работы персонала и другие

5. Задачи и инструменты управления материальными ресурсами Для директора по производству, коммерческого директора, руководителей экономических служб, руководителя отдела управления запасами и закупками

Оптимизировать потоки материалов на предприятии Риски: Без системы сквозного планирования (продаж, передачи в подразделения, производства, снабжения) оптимизация может стоить дороже, чем полученная в результате экономия, так как при каждом существенном изменении планов нужно вновь «вручную» оптимизировать материальные потоки. Данные для правильного решения: Данные о потребностях в материальных ресурсах на всех участках, согласованные по времени с планами производства, передачи и снабжения.

Оптимизировать затраты на складской хранение Риски: Если не обеспечить бизнес- процесс современными складскими технологиями, можно получить комплекс проблем. Данные для правильного решения: Данные из информационной системы, оптимизирующей складское хранение. Снижение человеческого фактора. Прозрачность и сквозной контролью

Инструменты 1С для управления материальными ресурсами 1С:Управление торговлей 8 – комплексное управление материальными ресурсами в торговых предприятиях, планирование продаж и закупок 1С:Управление производственным предприятием 8 – комплексное управление материальными ресурсами на всех участках предприятия, планирование потребностей в соответствии с принципами MRP II 1С-Логистика:Управление складом - автоматизации управления складским хозяйством предприятия 1С-Логистика:Управление перевозками - автоматизации процессов транспортировки грузов по цепочке «поставщик склад клиент» 1С:Управление финансово-хозяйственной деятельностью медицинской организации – внутрибольничная аптека, склад

6. Задачи и инструменты управления финансами Финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель планово- экономического отдела, руководитель финансового отдела, руководитель группы МСФО, руководитель отдела консолидации

Не допускать кассовых разрывов, планировать поступления и расходы. Риски: Не оплатить вовремя поставку материалов, лекарственных средств – сорвать выполнение плана, не выплатить вовремя задолженность – поставить под вопрос новые кредиты, не предоставить клиенту рассрочку на 3 дня, имея такую возможность – потерять покупателя и т.д. Данные для правильного решения: Прогнозные данные о поступлениях и расходах на каждый день, план-фактные сравнения, учет отклонений.

Оптимизировать дебиторскую задолженность. Классифицировать должников, определить для каждого из них политику взыскания долгов Риски: Задержки платежей, потери денег, потери клиентов, судебные издержки и др. Данные для правильного решения: Данные о текущей задолженности, включая срок просроченной задолженности, история отношений с клиентом, объем и регулярность договоров, доля покупателя в структуре доходов и структуре валовой прибыли, количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды.

Оперативно отслеживать структуру оборотных средств Риски: Если отслеживать структуру оборотных средств по итогам периода, можно пропустить изменения, начавшиеся в начале месяца и угрожающие созданием дефицита денежных средств. Данные для правильного решения: Оперативные данные из учетной системы о структуре оборотных средств.

Анализировать доходность по видам деятельности, подразделениям, проектам Риски: Если при сокращении затрат или персонала не отслеживать структуру доходности в нескольких разрезах, есть риск «зарезать курицу несущую золотые яйца». Данные для правильного решения: Данные о доходности, маржинальной прибыли, выработке на 1 сотрудника в различных разрезах структуры и бизнес процессов предприятия.

Оптимизировать затраты, выявив все источники их снижения Риски: Если не иметь детальные данные о структуре затрат и их взаимосвязях, есть риск принятия неправильных решений. Данные для правильного решения: Достоверные данные о структуре затрат в различных разрезах по периодам.

Быстро получать оперативную информацию по финансовым показателям Риски: При подготовке данных разными подразделениями в ручном режиме и при лоскутной автоматизации неизбежны ошибки, которые могут привести к неправильным решениям. Данные для правильного решения: Данные непосредственно из комплексной учетно- управленческой системы.

Планировать деятельность по нескольким сценариям развития в зависимости от длительности кризиса, степени его проникновения в отрасль, влияния на курсы валют Риски: В условиях постоянных изменений бюджетирование без качественной автоматизации превращается в монстра из тысяч слабосвязанных таблиц, не позволяющего быть уверенным в достоверности планов и принятии правильных решений. Данные для правильного решения: Бюджеты движения денежных средств, доходов и расходов, разработанные для нескольких сценариев развития экономики, регулярные оперативные данные план-фактного анализа.

28 из 82 Оперативно контролировать финансовые показатели филиалов и дочерних обществ Риски: Если получать данные из филиалов и ДЗО один раз в месяц, через несколько дней после сведения баланса, есть огромный риск неправильно оценить скорость проникновения кризиса в регионы и ошибиться в планируемых поступлениях и затратах. Данные для правильного решения: Оперативная (не реже 1 раза в день) информация по ключевым показателям, в том числе поступлениям и расходам.

Комплект консолидированной отчетности одним кликом! Импорт и входной контроль Обработка, элиминация промежуточная консолидация Финальная консолидация

30 из 82 Инструменты 1С для управления финансами 1С:Бухгалтерия 8 – оперативная информация по финансовым показателям деятельности предприятия 1С:Управление торговлей 8 – вся необходимая информация для осуществления оперативной деятельности, включая принятие решение по многим финансовым вопросам 1С:Управление производственным предприятием 8 – оперативная информация по финансовым и нефинансовым показателям, управление денежными средствами, сценарное планирование и бюджетирование с высоким уровнем аналитики, бухгалтерский, налоговый, управленческий учет без дублирования ввода данных. Отчетность в соответствии с МСФО 1С:Управление корпоративными финансами - позволяет автоматизировать ведение регламентированного учета, вести оперативный учет по международным стандартам (IFRS, GAAP и любой другой), осуществлять бюджетное планирование и контроль, управлять движением денежных средств, управлять процессами исполнения договоров, решать задачи подготовки отчетности РСБУ для выгрузки в решение 1С:Консолидация. 1С:Консолидация – позволяет усилить финансовый контроль, обеспечить прозрачность бизнес-единиц, оперативно получать достоверную корпоративную отчетность, снизить затраты на ее подготовку, адекватно оценивать риски и планировать деятельность, рационально нормировать ресурсы и лимитировать расходы, быстро включать новые бизнес-единицы в 1С:Управление финансово-хозяйственной деятельностью медицинской организации

7. Задачи и инструменты стратегического управления Для учредителей, совета директоров, генерального директора, директора по развитию бизнеса, директора по управлению проектами и других топ менеджеров

В период кризиса важно принимать стратегические решения с учетом прогнозов ключевых показателей Факт Прогноз Стратегическое целеполагание Ключевые факторы успеха Ключевые показатели эффективности (KPI) Целевые значения KPI Бюджетная модель

Долгосрочное планирование, принятие решений Задачи: Осуществлять долгосрочное планирование стратегических целей, определять сценарии их достижения с учетом сценариев развития кризиса, контролировать показатели в ключевых точках. Риски: Ошибка в планах, неучтенные факторы, непредусмотренные сценарии развития событий могут нанести бизнесу непоправимый урон. Данные для правильного решения: Ключевые показатели текущей деятельности, прогнозы развития ключевых внешних факторов (спрос, конкуренция, доступность финансов, развитие технологий и др.), ключевые показатели через 1, 3 и 5 лет с учетом различных сценариев развития бизнеса. Анализ Контроль Прогнозирование и планирование

Управление инвестиционными проектами Задачи: Решить, какие инвестиционные проекты необходимо заморозить, а какие продолжить, как это отразится на затратах и доходах, каким будет срок возврата инвестиций по каждому из проектов. Риски: Когда решение о сокращении затрат нужно принимать быстро, без информации о последствиях сокращения персонала и инвестиционных проектов можно допустить серьезные ошибки, которые отразятся на других инвестиционных проектах и текущей деятельности. Данные для правильного решения: Информация о последствиях при изменении кадровых и финансовых ресурсов, а также состава портфеля инвестиционных проектов. Инструменты «1С:Предприятия 8»: «1С:Управление проектной организацией» позволяет управлять портфелем проектов, учитывая задействованные в них кадровые и финансовые ресурсы. Используя данный инструмент, руководство может принимать обоснованные решения по изменению состава и приоритетов инвестиционных проектов в составе портфеля проектов.

35 из 82 Нужная информация всегда под рукой WEB-интерфейс Формирование и рассылка комплекта отчетности по расписанию

1С:Предприятие 8 – комплексный подход Уже стоит на вооружении более ста тысяч предприятий

37 из 82 Пример покрытия задач служб с помощью 1С:Предприятия 8 Договорной отдел Отдел капстроительства ITIL / ITSM 1С:Решения для строительства (Сметы и др.) УПП: Договора Дирекция ПЭО Сбыт ОМТС Маркетинг БухгалтерияОтдел кадровОТИЗ Смежники ВЭД Метрология Проектно- конструкторс кий отдел Служба качества УПП: Рапорт руководителю УПП: Планирование УПП: БюджетированиеУПП: Бухгалтерия УПП: Кадры УПП: Зарплата УПП: Казначейство УПП: Договора 1С: PDM Психо- диагностика 1С: ТОИР УПП: CRM УПП: SRM1C: CRM ПРОФ УПП: Закупки УПП: Продажи УПП: Склад, УПП: Ордерный склад 1С: WEB расширение Управление качеством в производстве ISO С: Терминальный доступ УПП: Структура изделия 1С: PDM 1С: Управление автотранспортом Сканер штрихкодов 1С-Логистика Цеха, кладовые ПДО УПП: Планирование и др. УПП: Производство и др. Отдел главного конструктора Отдел главного технолога Отдел главного механика Склады материалов, ГП Автотранспортное подразделение Удаленные склады Отдел главного энергетика 1С: ТОИР УПП: ОС 1С: УПО 1С:Консолидация 1С-Логистика. Управление перевозками ИТ служба Учет Договоров Управление документообо ротом

38 из 82 1С:Предприятие 8 – новые возможности для развития организации и отрыва от конкурентов! Подробнее: anticrisis.1c.ru