Лекция 4 Основы редактирования таблиц в Microsoft Excel. Характеристика команд меню Excel

Основные разделы лекции Интерфейс табличного процессора. Настройка программы. Создания и сохранение документов. Оформления документа.

1. Интерфейс Microsoft Excel Miсrosoft Excel 2000 Miсrosoft Excel 2000 – табличный процессор, программа для создания и обработки электронных таблиц. WYSIWYG (англ. What You See Is What You Get) - Базируется на концепции WYSIWYG (англ. What You See Is What You Get) - разрешает пересматривать на дисплее готовый в печать документ. Отформатированные символы отображаются на экране так, как они будут выглядеть после печати.

1.1.Запуск Microsoft Excel Microsoft Excel Дважды щелкнуть ЛКМ на пиктограмме Microsoft Excel на рабочем столе: Команда главного меню: Пуск -> Программы -> Microsoft Excel Пуск -> Программы -> Microsoft Excel письмо Microsoft Excel Создать в произвольной папке на диске файл - письмо Microsoft Excel

1.2.Окно Microsoft Excel Строка заголовка Строка меню Панели инструментов Строка состояния Полосы прокрутки Кнопки управления окном Закладки страниц Табличный курсор Вертикальна строка адреса Горизонтальна строка адреса

1.3.Меню программы Файл Файл – операции с файлами документов: создание, открывание, сохранение, печать. Правка Правка – команды работы с буфером обмена, поиска и замены текстовых фрагментов. Вид Вид – команды настройки интерфейса программы. Вставка Вставка – вставка разнообразных объектов в документ – рисунков, графиков, и т.д. Формат Формат – команды форматирования элементов документу – символов, клеточек, писем, объектов. Сервис Сервис – сервисные команды – проверка орфографии, исправления, настройка, надстройки. Данные Данные – команды сортировки, фильтрования, группирования и подведения итогов.

1.4.Панели инструментов (ПИ) кнопок (команд) (значения команды). Состоят из кнопок (команд) с рисунками (значения команды). Дублируют наиболее часто употребительные команды в меню. СтандартнаяФорматирование Обычно отображается две ПИ – Стандартная и Форматирование. ВидПанели инструментов Чтобы вывести или забрать ПИ - в меню Вид выбрать пункт Панели инструментов, - нажать на имя нужной панели.

2.Настройка программы Настройка режима отображения документу. Масштабирование изображения. Настройка видимости ПИ. Добавления кнопок на ПИ. Общие настройки программы

2.1.Режим отображения Вид Устанавливается командами меню Вид: Обычный Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций набора таблицы. Разметка страниц Разметка страниц – отображает документ так, как он будет выведен на печать; с всеми элементами оформления.

2.2.Масштаб изображения Стандартная Выпадающий список на ПИ Стандартная Вид ->Масштаб Команда меню Вид ->Масштаб (открывает диалоговое окно)

2.3.Отображение ПИ ВидПанели инструментов В меню Вид выбрать пункт Панели инструментов - нажать на имя нужной панели. СервисНастройка Панели инструментов В меню Сервис выбрать пункт Настройка -> Панели инструментов – установить отметку возле имени нужной панели.

2.4.Отображение кнопок ПИ Добавит или удалить кнопки Нажав кнопку Добавит или удалить кнопки - вызовем меню, в котором можно вывести или забрать кнопку из панели. Сервис Настройка Команды В меню Сервис выбрать пункт Настройка -> Команды – выбрать категорию, перетянуть нужную кнопку из списка на ПИ.

2.5. Общие настройки СервисПараметры В меню Сервис выбрать пункт Параметры – выбрать категорию, установить необходимые параметры:

3. Создание и сохранение документов Особенности документа Excel Создание документов. Открытие документов. Сохранение документов. Работа с листами рабочей книги. Работа с отдельным листом

3.1.Особености документа Excel рабочей книгой (РК) Документ Microsoft Excel называется рабочей книгой (РК). РКрабочих листов (РА) РК состоит из рабочих листов (РА), имена которых (Письмо1, Письмо2, …) выведенные на ярлыках в нижней части окна рабочей книги. Нажимая по ярлыкам, можно переходить от листу к листу. Рабочий лист256 столбцов65536 строк Рабочий лист - таблица, которая состоит из 256 столбцов и строк. Столбцы сказываются латинскими буквами, строки – цифрами. адресу Комбинация имени строке и имени столбца представляет собой адресу клеточки таблицы.

3.2.Создание документов Команды выводят диалоговое окно выбора типа документу: ФайлСоздать Меню Файл, пункт Создать. Команды создания документу с параметрами по замалчиванию: Создать Кнопка Создать на ПИ письмо Microsoft Excel Создать в произвольной папке на диске файл - письмо Microsoft Excel

3.3. Открытие документов В меню Файл выбрать команду Открыть. нажать кнопку Открыть на ПИ. Откроется диалоговое окно Открытие документа. В списке Папка следует выбрать диск, в списке внизу выбрать папку с документом и сам документ. По умолчанию в перечне выводятся только файлы с книгами Microsoft Excel, которые имеют расширение.xls и значки

3.4. Сохранение документов ФайлСохранить В меню Файл выбрать команду Сохранить. Сохранить нажать кнопку Сохранить на ПИ: ФайлСохранить как... Для сохранности файла под новым именем следует в меню Файл выбрать команду Сохранить как... Сохранение документаПапка При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранение документа. В списке Папка следует выбрать диск, в списке внизу выбрать папку с документом и указать имени файла документа.

3.5. Работа с листами рабочей книги Переименование Переименование: дважды КЛКМ на ярлыке с названием письма и указать новое название. Копирование (перемещения): Правка Переместить/скопировать письмо Копирование (перемещения): в меню Правка выбрать команду Переместить/скопировать письмо, указать книгу-приемник, и положение РЛ в списке имеющихся РЛ. Удаление ПравкаУдалить письмо Удаление: сделать его активным и в меню Правка выбрать команду Удалить письмо.

3.6. Работа с отдельным листом Вставка элементов таблицы: указать правый верхний угол фрагмента, который будет вставлено; Вставка Ячейки в меню Вставка выбрать команду Ячейки, и выбрать один из пунктов диалогового окна. Удаления элементов таблицы: выделить группу клеточек, которая следует удалить; Правка Удалить в меню Правка выбрать команду Удалить, выбрать один из пунктов диалогового окна.

4.Оформление таблиц Ввод и редактирование данных Установление параметров страницы. Форматирование данных. Установления выравнивания в таблице. Форматирование шрифта.

4.1. Ввод и редактирование данных Для ввода данных в клеточку таблицы следует: активнойвыделить сделать ее активной (выделить) и ввести данные из клавиатуры. Данные появятся в клеточке и в строке редактирования: Enter нажать Enter или одну из клавишу управления курсором. Для редактирования данных в клеточке таблицы следует: сделать ее активной и нажать клавишу F2, или дважды КЛКМ; появится текстовый курсор, который можно передвинуть клавишами управления курсором в нужное место и отредактировать данные. Адреса клітинки, або імя формули Вміст активної клітинки

4.2.Параметры страницы Файл Параметры страницы В меню Файл выбрать команду Параметры страницы. Устанавливаем необходимые поля и размер страницы.

4.4.Форматирование данных Каждое число в таблице можно подать в разном формате: Выделить клеточки, которая следует оформить; ФорматЯчейки В меню Формат выбрать команду Ячейки; Число выбрать вкладыш Число; Числовые форматы в перечне Числовые форматы выбрать тип формата содержимого клеточки, а в полях по правую сторону - параметры формата

4.5. Выравнивания в таблице По умолчанию в клеточках таблицы числа, даты и время выравниваются по правому краю, текст по левому, а логические значения центрируются. Для изменения выравнивания следует: Выделить клеточки, которая следует оформить; ФорматЯчейки В меню Формат выбрать команду Ячейки; Выравнивание Выбрать вкладыш Выравнивание; Установить выравнивание по горизонтали и вертикалу, угол наклона и параметры отображения текста.

4.6.Форматирование шрифта Для задания параметров шрифта следует: Выделить клеточки, которая следует оформить; ФорматЯчейки В меню Формат выбрать команду Ячейки; Шрифт Выбрать вкладыш Шрифт; Установить тип, написания, размер, шрифта, а также выбрать эффекты и цвет текста.

4.7.Форматирование границ Для задания параметров шрифта следует: Выделить клеточки, которая следует оформить; ФорматЯчейки В меню Формат выбрать команду Ячейки; Граница Выбрать вкладыш Граница; Установить количество, тип и толщину линий а также цвет. Границы Создавать рамки можно также, чем помощь списка Границы на ПИ

4.8.Вставка объектов Вставка В меню Вставка выбрать команды: Диаграмма – Диаграмма – запуск мастера создания графика Рисунок Рисунок – для добавления разного типа рисунков. Объект Объект – данные из других прибавлений.

5.1.Формулы в документах Excel формул, математических операторовзначений, ссылок на клетки и имена функций Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул, которые могут состоять из математических операторов, значений, ссылок на клетки и имена функций; "=; Формула начинается с знака уравнения "=; +, -, *, / ; В формуле могут использоваться арифметические операторы +, -, *, / ; новое значение клеточке, где находится формула Результатом выполнения формулы есть некоторое новое значение, которое содержится в клеточке, где находится формула.

5.2.Структура формулы в Excel Посылание на ячейку с данными (относительное) Функцыя с перечислением аргументов Математический оператор Признак функции Пример простой формулы: =(А4+В8)*С6; Пример простой формулы: =(А4+В8)*С6; Пример составленной формулы: Пример составленной формулы:

5.3.Аргументы формул Excel Константы Константы – текстовые или числовые значения, вводятся непосредственно в формулу и не изменяются во время вычислений; Ссылка на клеточку или группу Ссылка на клеточку или группу – адреса клеточки или группы клеточек, которые метят текстовые или числовые данные. Бывают двух типов: относительные – : F7; относительные – адреса соответствующей клеточки (например: F7); абсолютные $ $F$7 абсолютные, адреса соответствующей клеточки в соединении с знаком $ (например: $F$7).

5.4.Аргументы - группы Для обращения к группе клеточек таблицы используют специальные символы: : (двоеточие) – формирует обращения к клеточкам, которые находятся между двумя операндами. Например: С4:С7 обращается к клеточкам С4, С5, С6, С7; : (двоеточие) – формирует обращения к клеточкам, которые находятся между двумя операндами. Например: С4:С7 обращается к клеточкам С4, С5, С6, С7; ; (точка с запятой) – обозначает объединения клеточек. Например, D2:D4;D6:D8 – обращения к клеточкам D2, D3, D4, D6, D7, D8. ; (точка с запятой) – обозначает объединения клеточек. Например, D2:D4;D6:D8 – обращения к клеточкам D2, D3, D4, D6, D7, D8.

5.5.Функции в Excel Функция в Excel - объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции представляют собой формулы, с одним или несколькими аргументами (числовые значения или адреса клеточек). Для вставки функции следует: выделить клеточку для формулы. вызвать Мастер функций с помощью команды Функция меню Вставка или кнопки на ПИ:

5.6. Использование мастера функций в Excel Шаг 1 Категория ФункцияОК Шаг 1: выбрать тип функции в перечне Категория и потом нужную функцию в перечне Функция. Нажать ОК; Шаг 2Число1, Число2 Шаг 2: в полях Число1, Число2 и др. следующего окна ввести аргументы функции (числовые значения или ссылка на клеточки); Ссылка на клеточки вводят из клавиатуры, или можно нажать кнопку по правую сторону поля, и выделить мышью соответствующий участок клеточек

Шаг 1: Окно выбора категории и функции

Выводы В данной лекции изучались вопросы: Табличный процессор Microsoft Excel как компонент пакету Microsoft Office. Использования табличного процессора Microsoft Excel.

Источники дополнительной информации Электронное пособие на локальной веб-странице кафедры: ауд. 28: ауд. 1, 5 : Лапач С.Н., Чубенко А.В., Бабич П.Н. Статистические методы в медико-биологических исследованиях с использованием Excel. К.: «Морион». Microsoft Office Шаг за шагом: Практ пособие. / Пер. с англ. – М.: Изд-во ЭКОМ. Пасько В. Excel 2000 (руссифицированная версия):. – К.: Изд- группа BHV.