Развитие системы управления персоналом Анализ эффективности и оптимизация системы управления трудовыми ресурсами Управление мотивацией и лояльностью персонала Управление качеством трудовых ресурсов: система оценки и развития персонала © Александр Крымов

HR – директор: функционер или Топ – менеджер? Обслуживание HR – процессов: Делопроизводство Найм Оценка и расстановка Обучение Увольнения Всё остальное, что прикажут Управление рентабельностью использования человеческих ресурсов и инвестированием в их развитие: Планирование и реализация HR – политики Приобретение Содержание Сохранение Развитие Мониторинг и контроль Приносит прибыль!!! Создаёт затраты??? ШЕФ

Подходы к оценке расходов на персонал Экономический Бухгалтерский Управленческий Калькулирование себестоимости Дебиторская задолженность Кредиторская задолженность Финансирование проектов Размещение свободных средств Разнесение расходов по статьям бухгалтерского баланса Налогообложение Исчисление ФОТ Первичка Соотношение выигрышей и затрат на содержание персонала Кадровое планирование Оценка потребностей в персонале Эффективность затрат на содержание персонала Рыночные критерии

Часть 1. Анализ эффективности и оптимизация системы управления трудовыми ресурсами Что такое эффективность? Эффективность = Доходы (выигрыши) Затраты (издержки) _____________________ Что такое оптимизация? Состояние Б Состояние А Доходы А Затраты А Доходы Б Затраты Б Оптимизация Затраты на оптимизацию Оптимизация = Состояние Б – затраты на оптимизацию > Состояние А

Управление рентабельностью использования человеческих ресурсов и инвестированием в их развитие Текущее состояние Целевое состояние Система показателей Предлагаемые меры Оценка затрат Оценка рентабель- ности Оценка стоимости оптимизации Инвестицион- ный проект Оценка ROI

Стратегии управления трудовыми ресурсами 6 Открытый рынок труда Замкнутый рынок труда "Затратный" подход Инвестиционный подход «Советская» модель Оголтелая эксплуатация Внутренний рынок труда Вынужденные инвестиции в трудовые ресурсы

Кадровая политика Политика экономии затрат Политика инвестирования в персонал «Рынок работодателя» «Дешёвые» работники и «дорогие» деньги Низкие требования к качеству персонала Конкуренция за рабочие места Экономия затрат на персонал «Рынок работника» «Дорогие» трудовые ресурсы Необходимость высокой квалификации Конкуренция за персонал Вложения в развитие и лояльность персонала 7

Российская модель «точечный рекрутмент», пополнение за счёт внешнего рынка труда 8

Современная международная модель (инвестирование в персонал, внутренний рынок труда) Принцип «бесконечной карьеры» Система «двух лестниц» «Внутренний» рынок труда Принцип «готовь себе преемника» 9

Факторы, определяющие расходы на персонал СУБЪЕКТИВНЫЕ ФАКТОРЫ Экономика фирмы (возможно сти) Рынок труда Мнение персонала (климат) ОБЪЕКТИВНЫЕ ФАКТОРЫ Законы Мнение руководства (политика) расходы на персонал 10

План по оптимизации управления трудовыми ресурсами(«дорожная карта») Текущая ситуация: что имеем? Сетевой план- график План по оптимизации Целевое состояние: куда хотим прийти? Оценка объёмов и структуры расходов Оценка стоимости оптимизации расходов 11

Российская практика (согласно действующей инструкции Госкомстата Российской Федерации от ) Издержки работодателя на персонал: 1.Расходы на оплату труда (фонд заработной платы): Оплата за отработанное время. Оплата за не отработанное время. 2. Выплаты социального характера. 3. Расходы, не относящиеся к фонду заработной платы и выплатам социального характера. Часть 2. Методы и инструменты управления расходами 12

Международная стандартная классификация стоимости труда, рекомендованная Международной конференцией статистиков по труду* * Источник: «Российский бухгалтер» , 1.Прямая зарплата и оклады 2.Оплата неотработанного времени, выходное пособие, окончательный расчет 3.Премиальные и денежные вознаграждения 4.Еда, питье, топливо и другие выплаты в натуральной форме 5.Стоимость жилья для рабочих 6.Затраты работодателей на социальное обеспечение 7.Стоимость профессионального обучения 8.Стоимость культурно-бытового обслуживания 9.Стоимость труда, нигде не классифицированная: стоимость транспортировки на работу и с работы, предпринятой работодателем; стоимость рабочей одежды; стоимость восстановления здоровья и другие виды стоимости труда. 10.Налоги, рассматриваемые как стоимость труда Часть 2. Методы и инструменты управления расходами 13

Структура расходов на персонал: оптимизационная модель Компенсации Налоги Содержание рабочих мест Управление и развитие персонала Часть 2. Методы и инструменты управления расходами Производи- тельные Инвести- ционные Непроизводи- тельные (потери) Повышение рентабельности Оценка ROI Контроль выполнения Оценка ущерба, сокращение 14

Два типа соотношения трудовой функции и рабочего места Трудовая функция – рабочее место Рабочее место - трудовая функция Зависит от компетенции и качеств работника Зависит от технологии, квалификации и качеств работника ЭФФЕКТИВНОСТЬ… 15

Возмещение затрат Премии Оклад (по тарифной сетке) Постоянная часть Переменная часть Персональные надбавки Бонусы Отпуска, больничные Страховые гарантии Товары и услуги Компенсационный план и его составляющие Прямые выплатыСоциальный пакет 16

Контроллинг трудовых ресурсов Часть 2. Методы и инструменты управления расходами Сбор информации (аудит ТР) Контроль состояния ТР Целеполагание, принятие решений Планирование Координация участников 17

Формальная организационная структура предприятия (пример) Часть 2. Методы и инструменты управления расходами 18

КОНСОЛИДИРОВАННЫЙ БЮДЖЕТ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОБРАЗЕЦ) Часть 2. Методы и инструменты управления расходами Статьи расходов Подразделения (бизнес – единицы) АБВГИтого 1.Фонд оплаты труда 1.1.Заработная плата 1.2.Дополнительные выплаты 1.3.Премии и бонусы 2.Социальный пакет 2.1.Дотации на питание 2.2.Дотации на оплату проезда 2.3.Медицинское страхование 2.4.Материальная помощь 3.Подбор персонала 3.1.Оплата кадровых агентств 3.2.Объявления в СМИ и Интернет 4.Обучение и развитие 4.1.Внутрикорпоративное обучение 4.2.Тренинги и семинары 5.Корпоративные мероприятия 5.1.Корпоративные праздники 5.2.Конкурсы на лучшего по профессии Всего 19

Контроллинг расходов на трудовые ресурсы (управление по отклонениям) Часть 2. Методы и инструменты управления расходами Департамент Компенсации Содержание раб. мест Управление и развитие Непроизв. расходы Итого План Отклонение от плана % От прошл. периода Маркетинг+20%0 Коммерческий+30% Производственный- 40%- 60% Финансовый0- 5% ИТОГО 20

Сегментарная структура предприятия (ч.1) Часть 2. Методы и инструменты управления расходами ВНЕШНИЕ ПОТРЕБИТЕЛИ ПРЕДПРИЯТИЕ ВНЕШНИЕ ПОСТАВЩИКИ Товары и услуги Расходы Товары и услуги Доходы ПРИБЫЛЬ Операционные расходы Инвестиционные расходы ВИД СНАРУЖИ 21

Сегментарная структура предприятия (ч.2) Часть 2. Методы и инструменты управления расходами ВИД ИЗНУТРИ РАСЧЁТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ РАСЧЁТЫ С ПОТРЕБИТЕЛЯМИ ПРЕДПРИЯТИЕ ЦФО 1 (ЗАГОТОВКИ) ЦФО 2 ПРОИЗВОДСТВО ЦФО 3 ( ПРОДАЖИ) ВЗАИМНЫЕ РАСЧЁТЫ ЦФО ПО ТРАНСФЕРТНЫМ ЦЕНАМ МЕНЕДЖМЕНТ ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ СЕГМЕНТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ 22

Виды центров финансовой ответственности (ЦФО) ч.1 Часть 2. Методы и инструменты управления расходами Бюджет затрат ЦЕНТР ЗАТРАТ Отчёт УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ ЦЕНТР ПРИБЫЛИ (ВЫРУЧКИ) Продукция предприятия (товары / услуги) ВНЕШНИЕ ПОТРЕБИТЕЛИ УПРАВЛЕНИЕ ДОХОДАМИ ДОХОДЫ 23

Виды центров финансовой ответственности (ЦФО) ч.2 Часть 2. Методы и инструменты управления расходами УПРАВЛЕНИЕ ВНУТРЕННЕЙ РЕНТАБЕЛЬНОСТЬЮ ЦЕНТР САМО- ОКУПАЕМОСТИ ВНУТРЕННИЕ ПОТРЕБИТЕЛИ ВНУТРЕННИЕ УСЛУГИ УСЛОВНЫЕ ДОХОДЫ (ПО ТРАНСФЕРТНЫМ ЦЕНАМ) ВНУТРЕННИЕ ПОСТАВЩИКИ ВНУТРЕННИЕ УСЛУГИ УСЛОВНЫЕ РАСЧЁТЫ (ПО ТРАНСФЕРТНЫМ ЦЕНАМ) ЦЕНТР ПРИБЫЛИ (ВЫРУЧКИ) Продукция предприятия (товары / услуги) ВНЕШНИЕ ПОТРЕБИТЕЛИ УПРАВЛЕНИЕ ДОХОДАМИ ДОХОДЫ 24

"ВНУТРЕННИЕ УСЛУГИ" СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ (примеры) УслугаПотребитель Формирование вакансии (описание рабочего места, требований к специалисту, размеров и формы оплаты труда) Заказчик вакансии Найм нового сотрудника Заказчик вакансии Ведение личного дела сотрудника (всей сопроводительной документации) Общефирменные Проведение адаптации и испытания нового сотрудника Заказчик вакансии Организация и проведение обучения (повышения квалификации) сотрудника Заказчик повышения квалификации Организация и проведение внешнего обучения (тренинги, семинары) Заказчик обучения Анализ рынка труда по востребованным специальностям Высший менеджмент Кадровый аудит предприятия Высший менеджмент Оценка сотрудников Высший менеджмент заказчики оценки Кадровое планирование, бюджет трудовых ресурсов Высший менеджмент, департамент финансов 25

ПРОЦЕСС ФОРМИРОВАНИЯ БЮДЖЕТА ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ БИЗНЕС – ПЛАН ПРЕДПРИЯТИЯ (НА ГОД) КАДРОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ В РАЗРЕЗЕ ТАРИФНЫХ СТАВОК В РАЗРЕЗЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ (БИЗНЕС – ЕДИНИЦ) ПЛАНИРУЕМАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ ПЕРСОНАЛА ПЛАНИРУЕМОЕ ПОПОЛНЕНИЕ И ОБНОВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛА ПЛАН БЮДЖЕТА РЕКРУТМЕНТА ПРОГНОЗ ПОТРЕБНОСТИ В ОБУЧЕНИИ ПЕРСОНАЛА ПЛАН СОЦИАЛЬНОГО БЮДЖЕТА АНАЛИЗ ЦЕН ВНЕШНИХ ПРОВАЙДЕРОВ УСЛУГ ПЛАН ПО ФОТ ПРОГНОЗНЫЕ ОЦЕНКИ УВЕЛИЧЕНИЯ ЗП ПЛАН БЮДЖЕТА ОБУЧЕНИЯ КОНСОЛИДИРОВАННЫЙ ПЛАН БЮДЖЕТА ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ 26

АВС (Activity Based Costing) : Учёт затрат по видам деятельности ABM (Аctivity-based Мanagement) операционно- ориентированное управление Вид деятельности: последовательность операций, направленных на достижение определённого результата, генерирующий затраты. Бизнес - процессы Виды деятельности Подпроцессы Драйверы затрат Потребляемые ресурсы 27

Виды деятельности и распределение фонда рабочего времени БРИГАДЫ ЭЛЕКТРОМОНТЕРОВ 28

Перечень видов деятельности для подпроцесса «Доставка продуктов» 29

Часть 3. Эффективность расходов на персонал: пути повышения Эффективность = Результаты ________________ Затраты Задачи менеджмента: Рентабельность (прибыль) Управляемость Безопасность Развитие Комфорт

Сегментарный анализ расходов на персонал Топ - менеджмент Основной сегмент (центры прибыли/выручки) Производство Снабжение произв-ва Реализация Инфраструктура основного сегмента Инфраструктура (центры затрат) Управление и учёты HR Безопасность Обеспечение офиса Проекты (центры инвестиций ) Аппарат Топ - менеджмента Расходы на персонал 100% 30% 7% 10% 3% 10% 60% 30% 15% 10% 5% Часть 3. Эффективность расходов на персонал: пути повышения 31

Аудит организационно – штатной структуры и трудовых ресурсов «Золотой фонд» Замена, совмещение РотацияСокращение Необходимые подразделения / должности Лишние подразделения / должности Сильные работники Слабые работники Часть 3. Эффективность расходов на персонал: пути повышения 32

Аудит трудовых ресурсов предприятия Списки сотрудников по подразделениям Оценка показателей работы Отзывы руководителей Стаж и опыт Другие значимые факторы Управленческие решения 1-я очередь 2-я очередь Изменение условий найма Аутсорсинг Обобщающий отчёт по результатам аудита 3-я очередь Неприкасаемые План по реструктуризации организационно - штатного состава Часть 3. Эффективность расходов на персонал: пути повышения 33

Критерии оценки эффективности расходов на персонал организационные показатели, к примеру, добавленная стоимость на одного работника, прибыль на 1 рублю затрат на персонал; критерии, связанные с поведением работника, к примеру, процент отсева и текучесть кадров; количество невыходов на работу и др.; критерии, характеризующие достижение поставленных целей: удовлетворенность внутренних клиентов. 34

Прибыль на 1 руб. затрат на персонал 35 Прибыль на 1 руб. затрат Время

Прибыль на 1 руб. затрат на персонал (сегментарный анализ), примеры 36 Прибыль на 1 руб. затрат Время Основной сегмент Инфраструктурный сегмент Инфраструктура проедает прибыль Прибыль на 1 руб. затрат Время Оптимизируем затраты на персонал

Система координат для отслеживания деятельности организации 37

4 ключевых направления ССП 38

Разработка KPI: (ПРАВИЛО «SMART») KPI ДОЛЖНЫ БЫТЬ: S (Specific): ЯСНО И ПРОСТО СФОРМУЛИРОВАННЫМИ M (Measurable): ИЗМЕРИМЫМИ, ПОДДАЮЩМИСЯ КОЛИЧЕСТВЕННОЙ ОЦЕНКЕ A (Accurate): ТОЧНЫМИ, ОПРЕДЕЛЁННЫМИ R (Realistic and tangible): РЕАЛИСТИЧНЫМИ, ВЫПОЛНИМЫМИ T (Time bound): ОГРАНИЧЕННЫМИ ВРЕМЕННЫМИ РАМКАМИ 39

Формула Розенкранца (определение численности работников АУП) где Ч - численность персонала определенной профессии, специальности, подразделения и т.п.; n - количество видов работ, определяющих загрузку данной категории специалистов; mi - среднее количество определенных действий (расчетов, обработки заказов, переговоров и т.п.) в рамках i-ro организационно-управленческого вида работ за установленный промежуток времени (например, за месяц); ti - время, необходимое для выполнения единицы m в рамках i-ro организационно- управленческого вида работ; Т - рабочее время специалиста согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах; Кнрв - коэффициент необходимого распределения времени: Кнрв = Кдр * Ко где Кдр - коэффициент, учитывающий затраты на дополнительные работы, заранее не учтенные во времени, необходимом для определенного процесса ( mt) ; как правило, находится в пределах 1.2 Кдр 1.4; Ко - коэффициент, учитывающий затраты времени на отдых сотрудников в течение рабочего дня; как правило, устанавливается на уровне 1, n Ч=( mi * ti / T * К нрв ) i=1

Подходы к оценке и планированию эффективности инвестиций в персонал Ожидаемые результаты: Повышение производительности (счётные показатели) Сокращение издержек (счётные показатели) Достижение качественных результатов (KPI, поставленные цели) Повышение удовлетворённости внешних и внутренних клиентов (по результатам опроса) Часть 3. Эффективность расходов на персонал: пути повышения

Проектные методы в управления развитием персонала (1) Главные признаки проекта: Уникальность Наличие конечной цели Ограниченность во времени Ограниченность по ресурсам Координация усилий участников Часть 3. Эффективность расходов на персонал: пути повышения

Проектные методы в управления развитием персонала (2) Пример проекта по развитию персонала: повышение эффективности продаж Часть 3. Эффективность расходов на персонал: пути повышения Анализ работы лучших продавцов Организация обучения Изменение системы стимулирования Повышение объёмов продаж Оценка затрат Оценка увеличения доходов Оценка сроков ROI = (Доходы – Затраты) _________________ * 100% Затраты

Часть 4. Эффективность деятельности службы управления персоналом Функции управления трудовыми ресурсами: Кадровое планирование Рекрутмент (наём работников) Адаптация новых работников Стимулирование (мотивирование) персонала Развитие и обучение персонала Оценка (аттестация) персонала Планирование карьеры и расстановка персонала Увольнения Решение проблем работников Развитие благоприятной корпоративной культуры и организационного климата Обеспечение удержания персонала и лояльности Участие в решении конфликтов Кадровое делопроизводство и документооборот

Генеральный директор: определение политики окончательные решения арбитраж HR - директор: рынок труда и обстановка в компании владение технологиями координация всех участников Главный бухгалтер налоги учёты и отчётность Финансовый директор: экономика предприятия бизнес - планы анализ эффективности Линейные руководители: оценка работников оценка проф. пригодности кандидатов предложения по обучению и карьере подчинённых Участники системы управления персоналом Часть 4. Эффективность деятельности службы управления персоналом 45

Показатели для оценки эффективности управления персоналом (1) Показатели общей оценки эффективности HR Экономическая эффективность HR = Бюджет HR / Оборот предприятия. Бюджет HR = ФОТ сотрудников отдела HR + Затраты на проведение обучения всех сотрудников компании за период + Затраты на проведение рекрутинговых кампаний и PR HR + Затраты на информационное обеспечение HR деятельности и иные затраты по HR-направлению. Экономическая эффективность HR (вариант 2) = Инвестиции в HR / Прибыль предприятия. HR затраты на одного сотрудника = Бюджет HR / Количество штатных сотрудников с полной занятостью. 46

Показатели для оценки эффективности управления персоналом (2) Кадровое делопроизводство Количество негативных для компании решений трудовой инспекции. Количество ошибок в кадровой документации, допущенных и выявленных за период. Доля информации, корректно введенной в информационную систему. Стоимость одной транзакции в час = Время на обработку и передачу документов, выраженное в денежной форме, + Финансовые затраты на передачу документов / Общее количество документов, обрабатываемых за час. 47

Показатели для оценки эффективности управления персоналом (3) Подбор персонала Затраты на привлечение новых сотрудников = Затраты на размещение вакансий в СМИ + Затраты на привлечение рекрутинговых агентств + Вознаграждение сотруднику за привлечение новичка + Возмещение транспортных расходов соискателя (если требуется) + Затраты на переезд из другого региона (если требуется) + Денежное выражение времени, затраченного рекрутером и другими сотрудниками компании на проведение интервью, + 10% (примерная оценка административных расходов по рекомендации Mercer) / Количество вновь набранных сотрудников. Уровень откликов на вакансии = Число вакансий, на которые получен отклик / Общее число вакансий, размещенных за период, * 100%. Время закрытия вакансии = Дата выхода на работу нового сотрудника – Дата размещения вакансии. Показатель качества найма = Количество набранных сотрудников, повышенных в должности в последующие 1-2… года / Общее количество работников со стажем работы 1-2… года. 48

Показатели для оценки эффективности управления персоналом (4) Испытание и адаптация персонала Затраты на адаптацию новых работников = Время, затрачиваемое сотрудниками компании на введение в должность новых сотрудников в денежном выражении + Заработная плата работника в период, отведенный на адаптацию, + Стоимость внешних тренингов, необходимых работнику для введения в должность + Иные затраты, необходимые новому работнику для выполнения его работы, / Число работников, принятых в компанию за период. Доля сотрудников, уволенных в первые полгода работы после прохождения испытания. 49

Показатели для оценки эффективности расходов на персонал (1) Лояльность и обслуживание текучести персонала Текучесть персонала по определенной категории должностей = Количество уволившихся по собственному желанию сотрудников, относящихся к определенной категории должностей, / Общее количество сотрудников, относимых к данной категории должностей * 100%. Затраты на текучесть персонала = Затраты на возмещение и адаптацию + Упущенная выгода от простоев + Оплата переработок. Коэффициент удержания критически значимых сотрудников = Количество сотрудников, относимых к ключевым, выразивших желание сменить работу и переменивших свое решение в результате переговоров внутри компании / Общее количество сотрудников, выразивших желание сменить работу в данном периоде. Индекс лояльности персонала = Количество сотрудников, планирующих покинуть компанию в течение ближайших 2-3 лет (по результатам опроса) / Общее количество сотрудников * 100%. 50

Показатели для оценки эффективности расходов на персонал (2) Непроизводительные расходы Среднее количество дней, пропущенных по болезни сотрудниками за период. Потери, связанные с абсентеизмом, = Количество рабочих дней, пропущенных работниками за определенный период как без предъявления бюллетеня так и с его предъявлением (неделя, месяц, квартал) / Общее количество рабочих дней в том же периоде * Количество работников. Потери из-за некомплекта персонала: количество часов простоя оборудования вследствие некомплекта персонала, сумма переплаты компенсации за переработки. Потери из-за недоброкачественных увольнений: выплаты увольняемым (по соглашению сторон), судебные издержки. 51

Показатели для оценки эффективности расходов на персонал (3) Вознаграждение персонала Количество дней, требуемое для расчета заработной платы сотрудников за прошедший период. Количество ошибок, допущенных при расчете ЗП за период. Дифференциал оплаты = Усредненные выплаты за период сотруднику, чьи результаты деятельности заслуживают наивысшей оценки / Усредненные выплаты за период сотруднику, чьи результаты деятельности признаны неудовлетворительными либо удовлетворительными. Ежегодный прирост общего объема выплат сотрудникам по стратегически значимым должностям. В отдельных случаях измеряется отношение к среднерыночному приросту по данным должностям. Доля ФОТ в расходах организации = Сумма затрат на оплату труда / Общая сумма расходов организации. 52