ПДК: как все успевать, все помнить и быть любимым Элементы управления проектами в подготовке РИ Николай Горбунов (ака Орленок aka Горба) Петербургский Семинар Целеполагания (ПеСеЦ) «Клуб «Северное Буги», Санкт-Петербург

КГ/АМ: где баланс? Рулит креативщик : много идей, интересно, но: «режим ошпаренной кошки»; часть задуманного теряется, потому что забыта или уже некогда Рулит администратор : все запланированное сделано, но: креатив постоянно подавлен; необходимость соответствия целям и срокам сбивает концентрацию Проблема: Очевидно, что администратор на проекте необходим, но сколько его должно быть? «Креативная группа / Административный модуль»

Вопрос дня Какова предельно допустимая концентрация (ПДК) административа в проекте? Административ гнетет креативщиков Без эффективного креатива нельзя ничего создать Без эффективного административа нельзя ничего сохранить и довести до конца

Выход: «идеальный управленец» Фиксировать все, что создают креативщики Приводить креатив к исполняемому виду Создать и поддерживать информационное поле команды Разрешать противоречия, блокирующие прогресс Убирать с пути креатива бытовые препятствия Согласовывать решение задач во времени Не прессовать сроками и рамками, но помнить о них

О чем пойдет речь Планирование: помнить все и успевать вовремя Цели и результаты План проекта, фазы и вехи. Отслеживание графика Документирование: исключить противоречия Шаблоны документов Рабочие инструкции Рабочая тетрадь проекта Коммуникации: договариваться и быть в курсе Оперативные коммуникации: что работает, а что нет Встречи: какие, как и когда Принятие решений и разрешение спорных ситуаций

Знакомьтесь: это ВАДИК Время Адекватность Достижимость Измеримость Конкретность Цель = Когда нужно получить результат? Реализуемо ли это в рамках имеющихся ресурсов? Возможно ли это за приемлемый срок? Что должно получиться в результате? В чем измеряется корректность результата?

Есть задача? Спросите ВАДИКа 1.Что? 2.Почему? 3.Когда? 4.Кто? 5.За счет чего? 6.На каком основании? 7.Что может помочь/помешать? Что должен из себя представлять конечный результат? Как проверить, надлежащего ли он качества? Каково место данного результата в общей структуре проекта? С чем он связан? Как? Когда результат должен быть готов к использованию? Каковы допустимые задержки, и как они влияют на график? Кто вовлечен в подготовку результата? Кто и что конкретно делает? Какие ресурсы нужны, чтобы получить результат? Когда они нужны, чтобы получить результат вовремя? Чем заменить, если ресурсы окажутся недоступными? Где написано, как что делать? Что делать, если мнения расходятся? Кто уполномочен принимать решения? Что может помешать получению результата в срок? Что способствует получению результата в срок? Что делать, если соблюдение графика под угрозой? План проекта Шаблоны и рабочие инструкции Оперативная информация

План проекта, фазы и вехи План проекта – сводный документ, описывающий: Список задач в проекте Ресурсы и сроки, сопоставленные каждой задаче Связи и зависимости задач между собой Ключевые точки в проекте и их плановые сроки Фаза проекта – группа задач, имеющая общий логически завершенный результат Веха – точка в проекте, время достижения которой следует особо отметить. Обычно привязывается к завершению важных задач или фаз

План проекта: простой пример Фаза / Задача РезультатСрокОтветств енный Статус 1Разработка пакета игрока Пакет игрока выложен на сайт игры 10-Апр- 06 Горба[10-Ноя-05] Выполнено 20% 1.1Сводная информаци я об игре Сводка.doc согласован с МГ и выложен на FTP в /player 01-Янв- 06 Горба[10-Ноя-06] Начало работы [5-Ноя-06] Конь не валялся 1.2Описание мира Мир игры.doc согласован с МГ и выложен на FTP в /player 03- Мар-06 Мора[10-Ноя-06] Черновик выложен на FTP

… но лучше делать это в MS Project Полная информация о задачах и их состоянии Удобная прорисовка логической структуры задач и их взаимосвязей Визуальное отслеживание выполнения проекта При внесении изменений график пересчитывается автоматически

КГ/АМ: главное о планировании План нужен для того, чтобы сделать все вовремя Не парьте креативщиков планированием! План составляет и поддерживает администратор «Наружу» видны только ключевые точки плана План доступен всем, но не обязателен для изучения (диаграммами Ганта можно пугать детей) Доносить ключевые моменты до команды должен не документ, а человек Слова человека должны от раза к разу оставаться неизменными, и именно для этого они должны быть основаны на документе

… далее Планирование: помнить все и успевать вовремя Цели и результаты План проекта, фазы и вехи. Отслеживание графика Документирование: исключить противоречия Шаблоны документов Рабочие инструкции Рабочая тетрадь проекта Коммуникации: договариваться и быть в курсе Оперативные коммуникации: что работает, а что нет Встречи: какие, как и когда Принятие решений и разрешение спорных ситуаций

«Нет на бумаге» = «нет в природе» Великолепный хаос идей Рабочая группа Ресурсы / инструменты Оформленный результат Документация Умный Парень Не всегда доступен, и говорит не всегда одно и то же Недостаточно конкретны, чтобы на их основе что- то сделать

Строение определяет свойства Документы нужны, чтобы несколько людей могли воспринимать что-то одинаково и действовать согласованно Задача документа – наиболее эффективно донести полезную информацию до человека Свойства документов непосредственно следуют из их задач Минимальный размер Ясная, простая и неизменная структура (включая структуру хранилища) Централизованное хранение Высокая скорость доступа Актуальность содержимого, своевременное обновление Отсутствие дублирования информации между документами Чем меньше информации, тем легче ее запомнить Структурирование способствует запоминанию и облегчает поиск Всегда известно, где брать информацию (одно место проще запомнить) Исключается риск одновременного использования разных версий Исключает соблазн хранить локальные копии Гарантирует, что все пользуются самой свежей информацией Гарантирует отсутствие противоречий

Как структурировать информацию? «Учебники» vs. «справочники» Справочники: содержат конкретную информацию, непосредственно применимую на практике. Оптимизированы под быстрый поиск информации по структуре и ключевым словам Учебники: нужны для запоминания структуры справочников. Интересные, читаются легко (но один раз ), многократное дублирование информации «Правило 5 объектов» Число одновременно воспринимаемых однородных объектов (папок, файлов, глав и т.п.) не должно превышать 5 (легко запоминается после беглого взгляда) Критерий качества справочника: он позволяет за минимальное время найти ответ на вопрос «Как?» Критерий качества учебника: он позволяет сформулировать вопрос «Как?» таким образом, чтобы ответ можно было легко найти в справочнике

Как оформлять документы? Единообразие (шапка, встроенный контроль версий, колонтитулы) – нужны шаблоны Значащие имена файлов Структура – не более 2 уровней, не более 4-5 глав Размер одного документа – не более 4-5 страниц Нумерация глав, параграфов и абзацев Не дублируйте информацию между документами! Упрощает чтение – организация документа привычна Упрощает поиск нужного файла – по имени сразу ясно, что файл содержит Помогает ссылаться на конкретные места при согласовании и редактировании Иначе каждое изменение придется вносить в более чем один документ

Хранение и доступ к документам Единое централизованное хранилище, доступное всем по чтению (файл-сервер, комод, etc.) Структуру хранилища желательно зафиксировать как можно раньше и не менять Документов в одной папке – не более 5 Одновременно доступна только одна (последняя) версия каждого документа Каждый раз перед использованием документа он берется из репозитария. Никаких локальных копий

Внутренние vs. публичные Внутренние документы – доступны только команде План проекта, рабочие инструкции, роли в команде, графики и протоколы совещаний, и т.п. Публичные документы – доступны всем Пакет игрока, лента новостей, календари, и т.п. Не содержат служебной информации Открывайте только то, что нужно открывать Публичные документы полезно сначала оформлять как внутренние, а переводить в статус публичных только после необходимой проработки Точки доступа к внутренним и публичным документам должны быть разделены Здесь неплохо иметь автоматизированное решение, убирающее из внутреннего документа служебную информацию и сохраняющее его как публичный

Обновление и контроль версий Командный документ – всегда результат коллективного труда, но отвечает всегда один Подробнее – далее в разделе про совещания За обновление каждого документа отвечает один конкретный человек; никто другой к редактированию не допускается Контроль версий ведется непосредственно в самом документе (т.н. лист регистрации изменений) Нумерация версий должна подчиняться правилам О внесении изменений желательно уведомлять всех Системы управления версиями (Perforce, CVS, etc.) проблему не решают, т.к. информация о версиях хранится на сервере, и документ, выдранный из контекста, автоматически ее лишается

Контроль версий: пример ДатаОснованиеАвторГлава / Параграф Что изменено / Комментарии Ноя- 06 -Горба- Исправлен нижний колонтитул, надо исправить шаблон Ноя-06 RR В Протокол Кастинг.doc Горба- Предварительный кастинг утвержден Можно вешать на сайт 0.95-Ноя- 06 RR В Заявка на дриад.eml ГорбаЛокации > Лес Дриады помечены как «заняты» (Снифф, Мира, Хелен)

КГ/АМ: главное о документах Документы нужны для того, чтобы ничего не забыть и работать в согласии Не парьте креативщиков документированием! Документы составляет и поддерживает администратор В черновик документа записывается все; в чистовом документе остается только то, что нужно для принятия конкретных решений Все документы доступны по чтению всем членам команды Изменения в каждый документ вносятся только одним человеком (например, автором)

… далее Планирование: помнить все и успевать вовремя Цели и результаты План проекта, фазы и вехи. Отслеживание графика Документирование: исключить противоречия Шаблоны документов Рабочие инструкции Рабочая тетрадь проекта Коммуникации: договариваться и быть в курсе Оперативные коммуникации: что работает, а что нет Встречи: какие, как и когда Принятие решений и разрешение спорных ситуаций

Как общаться? Письменно – точнее, но на порядок медленнее Если письменное общение выходит за рамки 2 сообщений, беритесь за телефон Если по телефону за 15 минут прогресса не видно, назначайте встречу Если за час встречи решить вопрос не удается, исключайте его из рассмотрения

Как контролировать время? Контролировать время можно только лично Вступать в переписку – бесполезная трата времени Хотите задать конкретный вопрос и быстро получить ответ – звоните Хотите о чем-то сообщить быстро – звоните Хотите о чем-то сообщить быстро и точно – пишите письмом и звоните в тот же день Уточнять письма голосом – опасная практика, поскольку сохраняется только то, что записано Хотите быстро выяснить несколько вопросов или прийти к общему мнению – назначайте встречу

Кого на какую встречу звать? Создать что-то новое – мозговой штурм Те, «кто курит одно и то же» – чем их больше, тем лучше Те, кто обеспечит им необходимый комфорт Поделиться информацией – оповещение Только если нужна обратную связь от всех, и ее будет много (иначе было бы достаточно одного письма) Только те, от кого нужна обратная связь Прийти к общему мнению – согласование Выработать единое мнение и зафиксировать его Только те, чье мнение будет опрошено

«Больше трех не собираться» Чем меньше группа, тем легче работать Группа из 2 человек договаривается за 1-2 минуты Группа из 4 человек договаривается за минут Группа из 8 человек договаривается за минут Группа из 16 человек может не договориться вовсе Это не просто реальная статистика, это проверено на личном опыте. Цифры могут варьироваться, но пропорция сохраняется

Как обеспечить кворум? Встреча состоится, только если наберется кворум Для каждой встречи условия кворума должны быть определены заранее и известны всем Кворум проще собрать, запросив у всех участников их временные сетки на возможные даты встречи Вопрос к каждому: когда у тебя будет столько-то времени для встречи на такой-то неделе? Встреча назначается на время, когда свободное время у всех пересекается Незадолго до встречи необходимо напомнить о ней всем приглашенным (раз или два )

Как прийти к согласию в срок? Цель встречи – выработать действия по каждому обсуждаемому вопросу за заданное время Вопрос считается решенным, если по нему выработано действие, выполнение которого снимает этот вопрос Определенность действий (читай – общая цель) важнее разрозненных частных мнений Если обсуждение заходит в тупик или превышает регламент, вопрос снимается с повестки или разрешается арбитром в приказном порядке Арбитры по каждому типу вопросов должны быть известны всем участникам заранее Существуют более прогрессивные методы принятия решений, сводящие любое решение к единогласию и поэтому не требующие арбитража. См., например, «Программируем командный дух», Д. и М. Маккарти

Как пресечь нездоровый флуд? Старайтесь придерживаться повестки дня Записывайте все, что полезно; но если обсуждение не вписывается никуда, прекращайте его, ссылаясь на нарушение повестки дня Если пресекать все, что не относится к повестке дня, можно потерять много хороших мыслей Мозговой штурм – место для открытых вопросов Это позволяет создать больше новых идей Согласование – место для закрытых вопросов Это экономит время, удерживая дискуссию в русле

Как сохранить результаты встречи? Протоколировать встречи абсолютно необходимо Повестка дня, условие кворума и арбитры по каждому вопросу должны быть известны заранее Их вносят в черновик протокола и рассылают всем Все записи в протоколе должны быть направлены на то, что нужно сделать, чтобы снять текущие вопросы с повестки дня Письма, если из них вытекают действия, тоже могут считаться протоколами встреч Выработанные действия нужно вносить в план Иначе они через несколько дней просто потеряются

Что писать в протоколе встречи? Цель встречи, дата, название одной фразой Условие кворума Арбитры по каждому типу вопросов Кто присутствовал, и кто составлял протокол Повестка дня Вопрос Заметки по ходу обсуждения: кто что говорил Решение: что надо сделать, кто делает, к какой дате Связанные документы Что должно получиться в результате встречи. (Иногда одной попытки сформулировать цель достаточно, чтобы понять, что встреча не нужна вообще.) Кто должен присутствовать, чтобы встреча состоялась Кто обладает правом снимать вопрос с повестки и разрешать коллизии В какие документы по результатам встречи будут внесены изменения Где искать более подробную информацию Это позволяет правильно назвать файл протокола

КГ/АМ: главное о коммуникациях Коммуникации нужны, чтобы все вовремя узнавали то, что должны знать, и знали это одинаково Организуйте общение, но не «светитесь» сверх меры Следите за соблюдением простых правил (не вдаваться в переписку, «больше трех не собираться», и т.п.) Определяйте, когда нужны встречи, назначайте их и собирайте людей. Определите плановые встречи Разрешайте спорные ситуации – они стопорят процесс Записывайте все и сразу распределяйте по документам

Резюме Планирование: помнить все и успевать вовремя Составьте план, основанный на результатах Планирование – дело администратора Документирование: исключить противоречия Записывайте все, из чего следуют решения и действия Все должно быть мало, просто и централизованно Содержать документы в порядке – дело администратора Коммуникации: договариваться и быть в курсе Чем меньше людей, тем им проще договориться Остерегайтесь переписки. Сочетайте телефон и встречи Протоколируйте все! Только так можно все сохранить Организация коммуникаций – дело администратора

Бонус: «правило трех простых» 1: «Больше 1-го не отвечать» 3: «Больше 3-х не собираться» 5: «Больше 5-и не класть» За каждую задачу должен отвечать один конкретный человек. Исполнителей может быть несколько, но право финального решения должно быть закреплено за кем-то одним Чтобы достичь согласия, число обсуждающих не должно превышать 3. (Группа, обсуждавшая тот же вопрос ранее и уже достигшая согласия, считается за одного обсуждающего (?).) Количество одновременно воспринимаемых объектов (файлов в папке, глав в оглавлении, документов в пакете, тезисов для запоминания и т.п.) не должно превышать 5.

… ну хорошо, а кого назначать-то? Вариант: администратор – правая рука главмастера Главмастер имеет авторитет и наделяет полномочиями Администратор должен уметь делать 50% делегируемых задач самостоятельно Это дает необходимый естественный авторитет Это повышает точность оценки сроков Администратор – это не диагноз, а роль Лучше, если роль администратора берет на себя такой же креативщик, как и все остальные Потому что иначе нам сложнее друг друга понять

Спасибо! На все вышеописанное (почти ) есть примеры Шаблоны документов, план проекта в MS Project, структура хранилища документов, и т.д. Все это, включая сами слайды, можно переписать Заходите в гости (корпус «Сказка», комната 38) Присылайте комментарии, это важно ICQ: (gorba) ЖЖ: ru_pesec