Microsoft ® Office SharePoint ® Server 2007 Учебный курс Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий. - презентация

1 Microsoft ® Office SharePoint ® Server 2007 Учебный курс Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

2 Цель этого документа научить пользователя выполнять следующие действия: Выявлять, хранятся ли в библиотеке предыдущие версии документов. Просматривать журнал версий файла. Восстанавливать предыдущие версии файлов. Понимать разницу между основными и промежуточными версиями, а также причины такого разделения версий. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

3 Просмотр и восстановление версий Вам доводилось работать с документом в течение длительного периода времени – нескольких недель, месяцев или даже лет? Поразительно, насколько сильно может измениться файл. Но что делать, если потребуется вернуться к первоначальной или одной из предыдущих версий документа, чтобы вспомнить, почему было принято то или иное решение? Что делать, если потребуется восстановить предыдущий вариант документа, чтобы исправить ошибку? Эти возможности доступны, если в библиотеке документов SharePoint включено использование версий. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

4 Как проверить, сохраняются ли версии Как узнать, что в библиотеке поддерживается хранение версий? Установите указатель мыши на файле, щелкните появившуюся стрелку вниз и найдите команду Журнал версий. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

5 Как выглядит журнал версий Если нажать кнопку Журнал версий для файла, появится список версий, для каждой из которых будет указан номер версии, а также дата и время версии. Кроме того, можно узнать, кем создана каждая версия файла. Текущая версия отображается в самом верху списка. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

6 Как просматривать предыдущие версии Как открыть одну из предыдущих версий файла, чтобы просмотреть ее? Щелкните дату и время версии. Следует помнить, что предыдущие версии открываются в режиме для чтения и такие документы нельзя изменить. Анимация. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Воспроизведение. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

7 Как просматривать предыдущие версии Как открыть одну из предыдущих версий файла, чтобы просмотреть ее? Щелкните дату и время версии. Следует помнить, что предыдущие версии открываются в режиме для чтения и такие документы нельзя изменить. Для этого сначала выберите команду Журнал версий, как показано здесь. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

8 Причины создания версий При каких событиях создаются версии? Их достаточно много. Сначала добавьте файл в библиотеку. Измените файл, сохраните его, а затем щелкните. Извлеките файл, измените его и возвратите обратно. Наиболее важные события: Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

9 Сохранение работы в виде версии Если нужно воспользоваться примечаниями, чтобы описать работу, проделанную для версии, вам понадобиться извлечь файл, изменить его, сохранить, а затем возвратить. При возврате файла можно добавить примечания, описывающие выполненную работу. Именно это Вадим Корелин сделал со своим файлом три раза. Каждый раз он извлекал файл, изменял и сохранял его, а затем возвращал, добавляя примечания. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

10 Существует ли ограничение на количество версий? Существует ли ограничение на количество версий, которое можно хранить в библиотеке? В большинстве случаев – нет. Однако следует помнить, что сотрудники, отвечающие за работоспособность узла, могут установить такие ограничения в целях экономии места на файловых ресурсах узла. Если эти ограничения будут достигнуты, сначала будут удалены самые старые версии. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

11 Существует ли ограничение на количество версий? Часто это не имеет значения. Однако в том случае, если необходимо хранить все из прошлых версий, обратитесь к лицу, который настраивал параметры библиотеки, чтобы узнать число хранимых версий. По мере работы качество документов обычно улучшается, поэтому ценность старых версий снижается. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

12 Основные и промежуточные версии Некоторые библиотеки настроены таким образом, что в них ведется отслеживание двух типов версий: промежуточных и основных. На это указывает приглашение при возврате файла выбрать нужный тип версии. Вот что означают эти типы версий: Промежуточная версия представляет собой версию, которая находится в работе, например версия, содержащая неполные сведения о продажах. Основной версией называется версия, которая готова к просмотру большой аудиторией, например версия с окончательными объемами продаж. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

13 Основные и промежуточные версии При выводе приглашения выбрать одну из этих двух версий поведение библиотеки может отличаться в зависимости от выбранного типа. Например, если указать версию как промежуточную, этот файл может автоматически скрываться при просмотре библиотеки определенными людьми, которые не обладают разрешениями на просмотр промежуточных итогов работы. Если указать версию как основную, файл может быть опубликован для большой группы людей. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

14 Как восстановить предыдущую версию файла Как быть, если текущая версия файла не устраивает и необходимо сделать предыдущую версию файла текущей? Это возможно. Эта возможность особенно удобна, если в текущей версии допущена серьезная ошибка, например удалены все слайды презентации PowerPoint и она случайно возвращена на сервер. Анимация. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Воспроизведение. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

15 Как восстановить предыдущую версию файла Как быть, если текущая версия файла не устраивает и необходимо сделать предыдущую версию файла текущей? Это возможно. Эта возможность особенно удобна, если в текущей версии допущена серьезная ошибка, например удалены все слайды презентации PowerPoint и она случайно возвращена на сервер. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий

16 Как восстановить предыдущую версию файла Как быть, если текущая версия файла не устраивает и необходимосделать предыдущую версию файла текущей? Это возможно. Чтобы восстановить предыдущую версию файла, нажмите кнопку Журнал версий, как показано на рисунке. Затем найдите версию файла, содержащую все слайды, щелкните стрелку рядом со слайдом и нажмите кнопку Восстановить. Библиотеки документов SharePoint III. Работа с журналом версий