Как отдать склад на аутсорсинг: проблемы и решения апрель 2013

Краткое содержание История компании Преимущества ответственного хранение Этапы подготовки и передачи склада на ответхранение

Общие сведения Товарооборот за 12 мес г тыс. руб. Прирост товарооборота к 12 мес г. 5 % Численность сотрудников чел. Покрытие торговых точек т/т 295 единиц Общая площадь складов кв.м

География бизнеса Казань - ЦО Ижевск Набережные Челны Чебоксары Бугульма Йошкар-Ола Уфа Нефтекамск Стерлитамак Москва, МО Киров Ульяновск Саратов

Направления бизнеса Дистрибуция Логистика Девелопмент Маркетинг IT-сервис

Направления бизнеса FMCG Distribution Logistics services BTL promotion services IT services Development Логистические партнеры:

Ожидания руководства любой компании от работы своего склада: -минимизация расходов на содержание склада. А кто не вынужден экономить ? -быстрая обработка грузов и отсутствие простоя транспорта -надежность склада (не закроют и не арестуют товар пожарники, СЭС, органы правопорядка и т.п.) -нет пересортицы и ошибок при отправке заказов со склада -минимизация вложения денег в складские запасы -хороший учет по ассортименту и количеству -Ваши клиенты довольны складским обслуживанием и не пишут жалобы -вменяемый персонал склада: все на месте и все работают.

Преимущества склада с ОТВЕТСТВЕННЫМ хранением грузов (аутсорсинг в логистике): Отсутствие инвестиций в строительство и развитие склада Сокращение финансовых рисков. Хранение в стеллажах на поддонах (эффективных местах хранения ), а не на полу. Гибкость в потребности складских мощностей. Изменяемый по потребности резерв объема хранения Возможность расширения в рамках одного большого склада Нет необходимости подбора квалифицированных кадров и их обучения Сокращение эксплуатационных расходов. Снижение Ваших затрат на неосновной вид деятельности. Получение комплекса услуг (склад + развозка со склада + предпродажная подготовка) Рациональное ведение погрузо-разгрузочных работ Фирма по аутсорсингу мотивированна на повышение эффективности в работе. Она несет прямую финансовую ответственность за качество выполняемых работ и дает юридическую гарантию.

Преимущества склада с ОТВЕТСТВЕННЫМ хранением грузов (аутсорсинг в логистике): Поддержка Высокого Уровня Обслуживания Ваших Клиентов Оптимизация транспортных потоков. Помощь в выработки политики обслуживания Ваших Клиентов Оптимальное размещение на складе - даёт Вам экономию денег !!! Быстрое выполнение заказов с большим ассортиментом Помощь в оптимизации ассортимента Вашей фирмы по отчётам Склада Соответствие скомплектованного заказа заявке Вашего клиента - нет пересортицы. Информирование Вашей службы маркетинга и отдела продаж по оборачиваемости каждого наименования продукции, помощь при анализе продаж по каждому Клиенту. Любые отчеты по складу ! Информирование Вашей службы закупок о состоянии товарных запасов. Оптимизация запасов и повышение оборота -экономия финансов! Современный склад -повышение имиджа Вашей компании. Увеличение удельного дохода на одного работника у Вашей компании, за счёт уменьшения числа персонала и передачи некоторых функций на аутсорсинг.

Преимущества склада с ОТВЕТСТВЕННЫМ хранением грузов (аутсорсинг в логистике): Ваша компания занимается только основным видом деятельности, в котором сосредоточена значительная часть ресурсов. Развитие и развёртывание профильного Вашего бизнеса. Вы получаете доступ к ресурсам и новейшим складским технологиям, которые раньше были недоступны. Используя аутсорсинг, Вы можете всю структуру расходов предприятия в финансовых отчётах привести к фиксированным показателям и сократить расходы на оборудование. Один сотрудник склада ответственного хранения может обслуживать сразу несколько Клиентов,поэтому у оператора меньше затраты на оплату труда. Сокращение у Клиента фонда оплаты труда и налогооблагаемой базы для исчисления некоторых видов налогов и сборов. При существенном сокращении персонала может применяться для организации упрощённая система налогообложения. Концентрируясь на приоритетных направлениях деятельности, Компании удается повысить качество своей продукции, а это влечет за собой получение дополнительной прибыли от продажи, которая значительно превышает затраты на аутсорсинг. В случае осуществления самостоятельно всего цикла производства приходится все издержки относить только на свое предприятие.

СОВРЕМЕННЫЙ СКЛАД В СИСТЕМЕ ПРОИЗВОДСТВА - ПРОДАЖИ ТОВАРА Оптимальная схема для производителя или торговой компании: Вы: Производите и продаете Оператор : Управляет Вашим складом, отслеживает запасы, предоставляет отчёты

Этап проектирования проекта Разработка концепции проекта Разработка бизнес-процессов Определение бюджета Формирование коммерческого предложения Формирование плана внедрение Определение команды внедрения Этап проектирования проекта Разработка концепции проекта Разработка бизнес-процессов Определение бюджета Формирование коммерческого предложения Формирование плана внедрение Определение команды внедрения Этапы проекта на примере Леруа Мерлен 12 Этап внедрения проекта Согласно утвержденной концепции и согласованных бизнес-процессов Этап внедрения проекта Согласно утвержденной концепции и согласованных бизнес-процессов

Общая информация 1.Местоположение – г. Пушкино МО. 2.Площадь склада – m отдельных блока по м2 3.Вместимость – п/м

Организация деятельности склада Этап 1 - заполнение склада 2 (с рампой) (кроссдокинг, хранение товара с паллетной отгрузкой без предварительного пикинга) Этап 2 – с последующим ростом объема перевод операций на склад 1 (хранение общего стока, в том числе с пикингом)

Группа С Группа В Группа А Общий сток (импорт + Россия) Зона запасов магазинов импорт Зона запасов магазинов Россия Зона транзита импорт Зона возвратов Организация зон на складе

Этапностость перевода объема операций подготовка к запуску поток импорт+россия общий сток поток кроссдокинг запас магазинов транзит импорт августсентябрьоктябрьноябрьдекабрьянварьфевральмарт поток кроссдокинг 50%100% запас магазинов 100% поток импорт+россия общий сток 30%50%75%100% транзит импорт 50%100%

© 2006 Infor Global Контроль запасов Приемка Портал Поставщика Портал Клиента Система Управления Предприятием Заказы Офис ЛМРаспределение KPI/Управление событиями Магазины ЛМ Предписания Размещение Возвраты Загрузка Управление заказами Отбор Управление Задачами Управление персоналом Пополнение Кросс докинг Двор Подача транспорта WMS EXceed (Infor WM) 4000 Предполагается 100% операций склада покрыть учетом в WMS.

Контрольные точки складских процессов На складе в он-лайн режиме будет возможность отслеживать статусы товародвижения. Статусы по приходу Статусы по заказам новая приемкасоздан идет приемказарезервирован полученозапущен закрытаотбирается отобран упакован загружен отгружен Начальники участков, руководитель склада будут контролировать объем и своевременность складских процессов по данным контрольным точкам. Для сотрудников ЛМ будет организован доступ к определенным отчета WMS.

Обеспечение сохранности товаров на складе Для обеспечения точности учета и сохранности товара на складе в штате будут работать ревизоры и контролеры. Основные функции ревизоров: - проведение циклических инвентаризаций по зонам, по группам товаров, по запросу - оперативный разбор ситуаций с расхождениями в ячейках - контрольные проверки готовых к отгрузке собранных заказов - контроль качества приемки Основные функции контролеров: - 100% контроль отгрузки - выявление и предотвращение нарушений правил внутреннего трудового распорядка - обработка Актов от магазинов

Диаграмма Ганта IT задач

Бизнес-процессы Цель: 1)Стандартизация и регламентация бизнес-процессов; 2)Разработка библиотеки бизнес-процессов компании в оn-line режиме; 3)Обучение персонала, адаптация сотрудников; 4)Прозрачность процессов для наших партнеров; 5)Постоянная работа по оптимизации процессов в сторону повышения эффективности операций компании Необходимо с самого начала проекта описать все согласованные бизнес процессы по проекту в стандартном формате.

Пример описания бизнес процессов верхнего уровня в ГК Смайл

Пример описания бизнес-процессов нижнего уровня в ГК Смайл

Основные пункты плана запуска Подготовка инфраструктуры (склад, техника, оборудование) Разработка процедур, бизнес процессов, технических заданий Набор персоналаРазработка и тестирование технических заданийАдаптация и обучение персонала Поэтапный запуск

Критерии успешного запуска проекта Выполнение согласованного плана запуска по срокам и объему операций 2. Критерий выполнения обязательств в проекте обеими сторонами В формате совместных встреч/телеконференций с фиксацией обязательств и договоренностей, подведением результатов этих договоренностей на следующих встречах

Риски и пути их минимизации Возможные рискиВозможные пути минимизации рисков Общие риски Риск неготовности склада (стеллажи, разрешения, ремонты и т.п.) к согласованной дате начала проекта Согласовать график всех работ по складу со сроками и ответственными, требовать соблюдение сроков выполнения работ с ответственных лиц Риск отсутствия складской техники и ИТ оборудования к дате запуска из-за длинных сроков поставки и каникул в Европе Поэтапный перевод объема. Начало работы с операций, возможных без использования высотной техники. Использование ИТ оборудования из резервов ГК Смайл Расхождения в понимании требуемого качества процессов и ответственности за те или иные операции из-за отсутствия прописанного документооборота и требований со стороны ЛМ к лог. оператору. На стадии подготовки к запуску организовать рабочую группу специалистов с обеих сторон для прописания процедур, схемы документооборота и ответственных

Риски и пути их решения Возможные рискиПути минимизации рисков Персонал Риск не набрать большое количество складского персонала в короткие сроки Заключение договоров с кадровыми агентствами на набор персонала. Организация наборы персонала вахтовым методом из других регионов России. Привлечение к отбору персонала менеджеров по персоналу из филиалов ГК Смайл Заранее пройти адаптацию ключевым менеджерам проекта, разработать документы по адаптации и согласовать их менеджерами ЛМ. Логистика Риск неоптимальности операций (ручного труда) на стороне лог.оператора из-за отсутствия возможности предоставления необходимой информации со стороны ЛМ Внесение необходимых изменений в ИТ системы ЛМ собственными силами или с помощью внешних ИТ компаний Риск замедления процессов приемки и размещения из-за отсутствия полного справочника товаров у ЛМ ЛМ запросить у Поставщиков товаров информации в требуемом формате и предоставить лог.оператору в электронном виде. Риск некорректного учета из-за наличия разных единиц учета входа и выхода у ЛМ ЛМ предоставить таблицу перевода из одной единицы измерения в другую для закачки в систему лог.оператора

KPI проекта 28 1.Уровень сервиса 1.1. кол-во отгруженных машин план/факт 1.2. Кол-во принятых машин 1.3. Время разгрузки машин - часов план/факт 1.4. Время загрузки машин – часов план/факт 2. Своевременность проведения документов – закрытие дня 3. Точность складского учета 4. Результат инвентаризации Совместное ревью результатов в формате протокольных встреч.

Ошибки или что НЕ надо делать 30 1.Делать переход во время пика сезона 2.Отсутствие заинтересованного лица и менеджера проекта со стороны Заказчика 3.Скрывать или умалчивать про «скелеты в шкафу». 4.Умышленно завышать объемы обработки для получения низких ставок. 5.Требовать 100% выполнение всех KPI с первого дня. 6.Заранее не информировать внутри своей компании о переходе на аутсорсинг и не изменить процессы внутри своей компании. 7.Решение о передача на аутсорсинг должно быть стратегическим для развития компании

Спасибо ! Вопросы ?