Технология построения и оптимизации логистики корпоративного учебного центра Марат Удовиченко Генеральный директор компании ОБРАЗ, Идеолог клуба Директоров учебных центров

1.Шоры ведут к: -невосприятию конструктивной критики -упущению возможностей -отсутствию гибкости 2.Выхолащивание бизнеса Финансовыми показателями ведет к: -Арифметическому восприятию бизнеса -Предпочтению сиюминутной выгоды – стратегическому успеху (Агентская проблема) -Потере персонала -Падению качества услуг 3.Учебная Бюрократия приводит к: -Неповоротливости и негибкости -Устареванию -Клиенто - неориентированности -Размытию ответственности 4.Застой: -часто путают со Стабильностью -теряется чувство Опасности -становится невозможным эволюционное развитие -потеря Имиджа 4 основных проблемы уч. центра:

ОТЛАЖЕННАЯ ЛОГИСТИКА Поможет справиться по крайней мере с одной из проблем – БЮРОКРАТИЕЙ

ВНЕДРЕНИЕ: Анализ поля сил Разморозка Изменение Заморозка ОБУЧЕНИЕ ЭКСПЛУАТАЦИЯ обкатка форм и процедур внесение изменений анализ результатов Контроля автоматизация АНАЛИЗ И РАЗРАБОТКА: орг.структуры должн.инструкций процедур правил чек-листов учетных и отчетных форм каталога курсов системы Контроля

Разработка (базовой) организационной структуры Процедура построения: 1.Составляется полный список работ- обязанностей по УЦ (неупорядоченный) 2.Вводятся критерии разбиения работ на группы 3.Работы разбиваются на группы 4.Проводится оценка стоимости выполнения групп работ – обязанностей 5.Группы (модули) работ собираются в Должностные инструкции и обяз-ти, и формируют Должности 6.Аналогичным образом получаются размеры зарплат сотрудников (цифра) 7.Формируется структура и МВО Процедура изменения: 1.Выделить должности, требующие изменения 2.Перераспределить группы-модули работ (3) и размеры оплат (6) 3.Сформировать новые Должности и должностные обязанности 4.Отразить изменения в структуре Модульный подход Принципы образования Критериев: А. Средняя величина и разброс зарплат В. Квалификационный барьер С. Минимальность пересечений D. Количество групп и должностей E. Объемы работ на должность F. Типы работ (аналитическая, организационная,...) G. Традиционность – инновационность H. Горизонтальные связи Т.е. Структуры – конструктора всех остальных структур УЦ

Разработка Должностных обязанностей На примере обязанностей Директора Директор УЦ отвечает за: Планирование и бюджетирование проведения курсов, а также (годовую) отчетность Согласование графика курсов со всеми заинтересованными сторонами Контроль исполнения графика Принятие решений о переносе, изменении, отмене курсов Контроль качества проведения курсов Контроль корректности и аккуратности ведения необходимого учета Контроль функционирования и адекватности обратной связи по качеству курсов Контроль бюджетов и платежей, связанных с курсами Контроль соблюдения мотивационных схем сотрудников и выплат преподавателям и УЦ Контрактацию и учет договоров Оперативное управление и контроль персонала УЦ Контроль и организацию Учета хозяйственно-технических средств УЦ и склада УЦ Функционирование и развитие Web-сервера и необходимого Software Четкое исполнение запланированных дел сотрудниками УЦ Поиск партнеров: преподавателей и учебных организаций Проведение переговоров Отбор, в том числе и конкурсный, преподавателей и учебных организаций Организацию методического взаимодействия с преподавателями и учебными организациями Организацию и поддержание круга постоянно взаимодействующих с УЦ преподавателей и учебных организаций Участие в стратегическом планировании, прогнозировании УЦ в рамках общей стратегии Компании Выработку рекомендаций по развитию и изменению УЦ Годовое планирование работ в рамках УЦ Выработку необходимых стандартов, шаблонов, процедур и процессов и их согласование и внедрение Постоянный методический анализ деятельности УЦ и выработку рекомендаций по её развитию Выработку методических стандартов и требований к курсам, учебным материалам, процессу обучения, учебному оборудованию и т.п. Контроль адекватности стандартов Контроль следования принятым стандартам, нормативам и рекомендациям Предоставление руководству необходимой отчетности с должным качеством, в должном формате и в установленные сроки Установление и поддержание профессиональных горизонтальных связей Участие в составлении Должностных инструкции и требований Участие в поиске, собеседовании, отборе, найме, увольнении сотрудников Участие в разработке мотивационных схем менеджеров и внутренних преподавателей, МВО Участие в организации профессионального развития и обучения сотрудников УЦ Помощь коллегам в их работе Следование корпоративным правилам, принципам и духу всех сотрудников УЦ ШАГ 1: Список ВСЕХ обязанностей Директора

ШАГ 2: Введение Критериев Разбиения На примере обязанностей Директора Разобьем обязанности Директора на группы, Согласно определению менеджмента Анри Файоля ( ): По Файолю, Менеджмент это: 1. Прогнозировать и планировать = изучать будущее, его оценивать и готовиться к нему (ставить цели); 2. Организовывать = создавать материальную и человеческую структуру соответствующую поставленным целям; 3. Руководить = отдавать распоряжения, быть примером для подчиненных, воодушевлять их; 4. Координировать = работать вместе с подчиненными, согласовывать деятельность подчиненных с общим планом организации; 5. Контролировать = деятельность в соответствии с правилами и распоряжениями. Критерии разбиения: Планирование Организация Распорядительство Координация Контроль

ШАГ 3: Введение Критериев Разбиения На примере обязанностей Директора Критерии разбиения: Планирование Организация Распорядительство Координация Контроль Планирование: Планирование и бюджетирование проведения курсов, а также (годовую) отчетность Участие в стратегическом планировании, прогнозировании УЦ в рамках общей стратегии Компании Выработку рекомендаций по развитию и изменению УЦ Годовое планирование работ в рамках УЦ Организация: Контрактацию и учет договоров Функционирование и развитие Web-сервера и необходимого Software Поиск партнеров: преподавателей и учебных организаций Отбор, в том числе и конкурсный, преподавателей и учебных организаций Организацию методического взаимодействия с преподавателями и учебными организациями Организацию и поддержание круга постоянно взаимодействующих с УЦ преподавателей и учебных организаций Выработку необходимых стандартов, шаблонов, процедур и процессов и их согласование и внедрение Постоянный методический анализ деятельности УЦ и выработку рекомендаций по её развитию Выработку методических стандартов и требований к курсам, учебным материалам, процессу обучения, учебному оборудованию и т.п. Участие в составлении Должностных инструкции и требований Участие в поиске, собеседовании, отборе, найме, увольнении сотрудников Участие в разработке мотивационных схем менеджеров и внутренних преподавателей, МВО Участие в организации профессионального развития и обучения сотрудников УЦ Координация: Согласование графика курсов со всеми заинтересованными сторонами Проведение переговоров Установление и поддержание профессиональных горизонтальных связей Распорядительство: Принятие решений о переносе, изменении, отмене курсов Четкое исполнение запланированных дел сотрудниками УЦ Помощь коллегам в их работе Следование корпоративным правилам, принципам и духу всех сотрудников УЦ Контроль: Контроль исполнения графика Контроль качества проведения курсов Контроль корректности и аккуратности ведения необходимого учета Контроль функционирования и адекватности обратной связи по качеству курсов Контроль бюджетов и платежей, связанных с курсами Контроль соблюдения мотивационных схем сотрудников и выплат преподавателям и УЦ Контроль и организацию Учета хозяйственно-технических средств УЦ и склада УЦ Контроль адекватности стандартов Контроль следования принятым стандартам, нормативам и рекомендациям Предоставление руководству необходимой отчетности с должным качеством, в должном формате и в установленные сроки

ШАГ 4: Введение Критериев Разбиения На примере обязанностей Директора Критерии разбиения: Планирование Организация Распорядительство Координация Контроль Группа Постоянная часть ЗП Переменная часть ЗП Критерии оценки Планирование Точность планирования (сроки, цифры) Организация Количество переносов, отмен. Авралов к общему числу курсов Распорядительст во Командный дух (текучесть) Координация Отзывы коллег Контроль Отзывы руководства ИТОГО ИТОГО РАСХОДЫ НА ЗП (min, max) Оценка расходов на зарплату:

Комментарии к примеру с Директором: Пример дан только по Директору (нет всего списка), поэтому нельзя увидеть перераспределение групп работ Цель 1 – просто проиллюстрировать принцип построения снизу-вверх, его + и -; а также метод сверху-вниз. Цель 2 – показать взаимосвязь между: - Списком обязанностей руководителя - Списками обязанностей подчиненных - Группами обязанностей и формированием схем ЗП и мотивации На практике для старта используют заготовки структур (комбинация методов сверху-вниз и снизу-вверх), + и -. Итерационность процесса!

Разработка мотивационных схем На примере обязанностей Директора Лучше всего мотивационную схему совмещать с МВО; Не забывайте о критериях SMART;

Динамика (развития) структуры СКО - УЦ 1.Менеджер по обучению 2.+ Директор по обучению 3.+ Методист 4.+ Инженер 5.+ Преподаватели Влияние типа УЦ на структуру Перераспределение работ % ФОТа = const СКО: УЦ:

Концепция основного логистического цикла Цикл База - Обзвон – Рассылки (БОР) База потребителей Web-сервер Каналы продаж пример

Разработка основных внутренних процессов Планирование, учёт и контроль Бюджетирование Коммуникации Оперативное управление Организация курсов Организация обратной связи Поиск и отбор преподавателей Разработка внешних процессов Разработка процессов взаимодействия

Постановка цикла Планирования 1.Цикл годового планирования-учета-контроля: Отчет за прошедший год - Коррекция Концепции (Описания) – План на следующий год. Документы: Описание, Бюджет, План дел, График. Процедура: Собрания в течение Декабря. 2. Цикл оперативного планирования-учета-контроля: Отчет за прошедший месяц - Коррекция годового плана – План на следующий месяц. Документы: Бюджет, План дел, График. Процедура: Собрания в последнюю Пятницу каждого месяца. 3.Цикл текущего планирования-учета-контроля: Отчет за прошедшую неделю - План на следующую неделю. Документы: мемка по собранию. Процедура: Еженедельные получасовые летучки в 9-00 в Понедельник.

Постановка Бюджетирования Формат: Смета расходов и доходов в формате ОПУ На год, с помесячной разбивкой, с полями ПЛАН и ФАКТ у каждой статьи Группировка статей по признакам: - по Департаментам - Прямые и Накладные расходы ! - Дать правила разнесения Накладных (Косвенных) расходов по: - Департаментам - Курсам, приходящимся на департамент ! – Согласовать с Финансовой службой сроки и принципы разнесения

Постановка поиска и аудита внешних образовательных ресурсов 1. Анализ того, кого лучше и на какие курсы привлекать? Свободнопрактикующие преподаватели, УЦ долгосрочные или краткосрочные проекты, типы курсов 2. Каналы поиска: Trainings.ru, HRM.ru, Профильные конференции, Клубы тренеров, Вендоры, Web-серверы УЦ, Поисковики 3. Методики и процедуры поиска: Маркетинг во время прогулки, Посещение мастер классов и открытых курсов, Отзывы коллег 4. Методики отбора: Сравнение с образцом, Отзывы, Тендеры, Таблицы анализа критичных параметров

Постановка курсового цикла с ОС Типичный курсовой цикл: - Изучение договора и Четкое следование и исполнение договора по курсу - Оповещение всех учащихся о начале курса или его отмене, или переносе - Заказ и печать учебных материалов (если необходимо) - Организация: Питания, Оборудованных и подготовленных классов, Проживания в гостинице, Проезда, Пропусков. -Перед курсом, - Информирование слушателей о правилах поведения, процессе обучения, обедах и т.п. -Во время курса, - решение организационных вопросов слушателей, информационная поддержка - По окончании курса: Сбор информации по обратной связи по курсу Выдача слушателям необходимых учетных документов и сертификатов - Приведение класса в порядок - Занесение необходимой информации в учетные файлы Обратить внимание: 1.Взаимопонимание и отлаженность взаимодействия с ХТУ, Столовой, типографией у менеджера УЦ 2.Объяснить все шаги цикла, какую форму на каком шаге и как использовать. Почему именно так, а не иначе. 3.Расставить акценты 4.Согласовать контрольные сроки. 5.Согласовать делегирование полно- мочий 6.Первые 3-4 курса – ежедневный контроль. Потом – покурсовой.

Постановка Маркетинга УЦ Информационные каналы Компании Использование мемок Информационные рассылки по Департаментам: - о графике курсов (предстоящие курсы и соотв. изменения) - о возможных новых курсах (с целью – узнать интерес) - опросы о необходимых темах обучения - приглашения на внутренние презентации преподавателей и встречи с УЦ Маркетинг во время прогулки Внутренние презентации и опросы Налаживание обратной связи (ОС) Цикл БОР (в продажах) Информационные материалы

Подготовка и организация офиса 1.Информированность секретарей и офис менеджеров 2.Место для информационных материалов 3.Доска графика курсов 4.Доска контактов 5.Доска объявлений 6.Доска (и место) для собраний и списка дел на неделю 7.Тетрадь учёта входящих звонков 8.Место для внутренних организационных документов

Классификация курсов 1.Необходимое обучение -по технике безопасности -по требованию государства, нормативов, технологий -по требованию бизнеса Компании -по корпоративной Культуре, правилам, нормам и процедурам,… -привязанное к должности 2.Поддерживающее обучение -поддерживающее необходимый уровень квалификации и компетенции -обучение новым внедряемым практикам и технологиям 3.Развивающее обучение -согласно тактическим планам, целям, задачам -согласно стандартным карьерным планам развития персонала 4.Стратегически развивающее обучение -согласно стратегическим целям, планам, стратегиям и задачам -согласно Видению Будущего и места, занимаемого Компанией в нем -Программы УКР, КРР, КРС, Мол. Спецы, Студенты, Корп. МВА, HiPo,…

Разработка методических материалов Для подготовки менеджеров УЦ Для подготовки преподавателей УЦ Конструктор для создания новых и развития имеющихся курсов Конструктор для создания новых и развития имеющихся дистанционных курсов

ВНЕДРЕНИЕ Диаграмма поля сил Три этапа проведения изменения Lewin, 1951 Размораживание Информиирование, Вовлечение, Поддержка, Время для привыкания Проведение изменений Изменение, Поддержка и обучение, Мониторинг Замораживание Укрепление приверженности, Наставничество, Узаконивание

Обучение сотрудников УЦ

Разработка Программного обеспечения Разработка WEB-сервера УЦ Проработка концепции Проработка форм и обкатка их на xls-файлах в ручном режиме Написание подробного ТЗ Выбор исполнителя (на заказ / стандарт, своё / аутсорсинг) Согласование сроков и стоимости выполнения ТЗ Контрольные точки (и оплата!) привязываются, в первую очередь, не к срокам, а к выполнению ТЗ Оценка проекта по методу сопутствующих издержек

СЮРПРИЗ