СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОВЫХ ПРОЦЕССОВ

Статистика работы с документами 15% бумажных документов теряются. 30% времени у сотрудников офиса уходит на поиск нужного бумажного документа, необходимого в работе. В организации в среднем делается копий бумажного оригинала. Для доставки документов средние по масштабу фирмы используют 2-3 курьеров.

Основные определения Документирование - набор стандартных правил подготовки, составления, оформления и изготовления документации. Документооборот – система правил организации исполнения документа. Документооборот охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или списания в дело. Делопроизводство – последовательность обработки документов в организации. Основными этапами работы с документом являются: прием, регистрация, рассмотрение, передача, оперативное хранение на время его исполнения, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей, передача в архив. Для организации делопроизводства создаются специальные службы (секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел…).

Российская модель делопроизводства

В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. То есть, документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям до конкретных исполнителей, все более детализируясь.

При исполнении документа возникают два информационных потока. Первый поток связан с движением самого документа: 1) документ поступает в канцелярию, где его регистрируют; 2) из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по нему резолюции; 3) после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям; 4) исполненный документ списывается в дело.

Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку документа : 1) в момент регистрации документа в его карточку вносятся реквизиты: регистрационный номер, присвоенный документу, информация о корреспондентах поступившего документа, краткое содержание документа, другие данные общего характера (состав документа, примечания и т. п.); 2) факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фамилий исполнителей документа, срока исполнения документа, назначенного автором резолюции; 3) по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются тексты отчетов исполнителей, фактический срок исполнения документа; 4) списание документа в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копии исполненного документа.

Зарубежное делопроизводство Западный подход к управлению характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Документ после его получения без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. Подобная децентрализация работы с документами существенно упрощает организацию документооборота

Отсутствие автоматизированной технологии управления документооборотом в любой системе делопроизводства приводит, в конечном счете, к тому, что, в произвольный момент времени неизвестно: 1) над какими документами работает учреждение; 2) какова история и текущее состояние того или иного вопроса; 3) чем конкретно заняты исполнители.

Система управления электронными документами (Electronic Document Management Systems, EDMS) набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов

Конструктивное понятие электронного документа (ЭД) структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на жестком диске компьютера. Необходимым признаком ЭД является "регистрационная карточка", состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем.

Преимущества электронных документов 1. Более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое. 2. Более низкая стоимость и время тиражирования ЭД. 3. Более низкая стоимость архивного хранения ЭД. 4. Возможность контекстного поиска. 5. Новые возможности защиты документов. 6. Упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями. 7. Принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамичное содержание (например, аудио-, видеовставки).

Классификация систем управления электронными документами

Рейтинг систем электронного документооборота

На отечественном рынке программного обеспечения присутствуют две группы систем автоматизации делопроизводства. Они соответствуют двум моделям делопроизводства. Их можно условно назвать российском и западной. Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации России. К системам автоматизации данной технологии относятся: 1. Дело (компания «Электронные офисные системы»); 2. Система Электронная канцелярия - Золушка, НТЦ ИРМ, г. Москва.

К системам западного направления относятся: 1. Русифицированные версии популярных западных сред разработки: DocsOpen (PC DOCS); LinkWorks (DEC); Lotus Notes (Lotus-IBM). 2. Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем: система Босс-Референт компании «Ай-Ти» (Lotus Notes); системы OfficeMedia и CompanyMedia компании ИнтерТраст, г. Москва (Lotus Notes); 3. Собственные разработки российских компаний: система LanDocs компании «Ланит»; система Эффект-Офис компании «Гарант International»; система Optima WorkFlow компании «Оптима».

В качестве платформы выступает программный комплекс, основным компонентом которого является промышленная СУБД. В качестве платформы также может выступать система автоматизации управления предприятием. Примеры платформ: - продукты семейства Lotus Domino корпорации IBM, - 1С:Предприятие. Стоимость такой СУЭД складывается из стоимости самой программы и ее «платформы». Преимущества и недостатки такого решения с одной стороны мощность, с другой возможная избыточность и высокая цена.

Самостоятельные приложения представляют собой самостоятельный продукт, не требующий специальных программных средств. Примерами могут служить: - Дело, - Евфрат-Документооборот, - Эффект-Офис.

Для хранения информации системы могут использовать БД разного типа. Различают системы, использующие реляционные базы данных (РБД), и системы, использующие документальные базы данных (ДБД). Под документальными БД понимаются, преимущественно, базы Lotus Domino. Основное отличие между ними состоит в хранении содержания документов. В БД реляционного типа для этого используется файловая система. Вторые хранят содержание документа непосредственно в БД (поэтому базы и называются документальными).

У каждого из этих решений есть свои достоинства и недостатки. Преимущества реляционных БД - скорость работы, производительность, устойчивость. Преимущества документальных БД - безопасность информации и стоимости автоматизации делопроизводства при средних объемах документооборота.

Системы управления электронными документами (Electronics Document Management Systems – EDMS) 1. Обеспечивают поддержку документов различных форматов с применением широкого набора библиотечных служб. 2. Автоматизируют процессы их создания, рецензирования, редактирования и подготовки к распространению разнородных документов. 3. Сопровождают создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним. 4. Выполняют автоматическое архивирование документов. Примеры: Евфрат-документооборот, Эффект-Офис.

Системы автоматизации делопроизводства (САД) СУЭД ориентированы на предприятие в целом, со всем его документационным фондом. САД в основном поддерживают автоматизацию обособленного участка деятельности официального делопроизводства. С точки зрения техники работы с документами: - в СУЭД объектом действия является содержимое документа; - в САД объектом действия является регистрационная карточка (РК) документа, содержимое документа прикрепляется к РК. К САД относятся продукты только российских разработчиков. Основу САД (с точки зрения делопроизводства) составляют справочники-классификаторы и РК документов. РК являются основным объектом манипулирования в САД. Примеры САД: Дело.

Системы автоматизации деловых процессов (Workflow management systems) Деловой процесс предполагает определенное взаимодействие сотрудников в ходе выполнения всех этапов делового процесса – подготовки и заключения сделки, подготовки нового бизнес-проекта… В ходе реализации делового процесса в определенные моменты времени сотрудники должны получать друг от друга определенные документы, или создавать их самостоятельно на базе определенных шаблонов и данных. Последовательность этапов делового процесса (совершение действий и передача результатов работы от одного исполнителя к другому) составляет маршрут делового процесса. Маршруты обработки типовых, часто повторяющихся событий, как правило, жестко регламентируются по срокам и исполнителям в виде маршрутных карт делового процесса. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать, все необходимые для этого данные и в какой срок необходимо выполнить работу.

Системы автоматизации деловых процессов позволяют 1) описывать деловые процессы (сделка, договор…) в терминах движения документов; 2) осуществлять маршрутизацию и координацию движения документов для обеспечение групповой работы сотрудников в соответствии с корпоративными стандартами; 3) контролировать выполнение деловых процессов через своевременность оформления необходимых документов; 5) устанавливать права доступа пользователей в информационным ресурсам предприятия; 6) определять срок выполнения операций и другие атрибуты делового процесса.

Электронные архивы Основные функции электронных архивов: 1) ведение архива документов предприятия в иерархии папок; 2) коллективный доступ и редактирование электронных документов архива, хранение версий документов; 3) быстрый поиск нужной информации.

Задачи, решаемые с помощью систем управления электронными документами 1) регистрация документов; 2) контроль исполнения документов; 3) создание справочников и работа с ними; 4) контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами; 5) создание и редактирование реквизитов документов;

6) формирование отчетов по документообороту предприятия; 7) импорт документов из файловой системы и интернет; 8) работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями; 9) электронное распространение документов; Задачи, решаемые с помощью систем управления электронными документами

10) получение документов посредством сканирования и распознавания; 11) экспорт документов в другие приложения; 12) работа с реестрами документов, предназначенных для отправки; 13) поиск документов по различным критериям отбора; 14) ведение архивов документов; 15) ограничение прав доступа к документам. Задачи, решаемые с помощью систем управления электронными документами

Положительный эффект от использования СУЭД связан 1) со снижением стоимости хранения документов; 2) уменьшением затрат на поиск документов; 3) уменьшением затрат на копирование документов; 4) уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов; 5) повышением производительности труда сотрудников и работы оборудования; 6) уменьшением затрат на бумагу.

Косвенные преимущества от применения СУЭД 1) повышение исполнительной дисциплины за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам; 2) повышение скорости принятия и качества управленческих решений в соответствии с корпоративными стандартами; 3) повышение оперативности реагирования на изменение внешних факторов, например, законодательства.